謝亞非

【摘要】電子文件檔案管理系統(tǒng)是企業(yè)信息化管理的重要組成部分，在企業(yè)檔案管理中可以實(shí)現(xiàn)有效應(yīng)用。電子文件檔案管理系統(tǒng)在企業(yè)管理中的應(yīng)用具有諸多優(yōu)勢(shì)，目前正逐步被應(yīng)用到企業(yè)的管理工作中，對(duì)于信息化管理水平的提升具有一定的促進(jìn)作用。本文主要介紹了電子文件檔案管理系統(tǒng)應(yīng)用趨勢(shì)發(fā)展情況，分析電子文件檔案管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)思路，分析電子文件檔案管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)和實(shí)現(xiàn)策略。

【關(guān)鍵詞】電子文件;檔案管理;系統(tǒng)設(shè)計(jì)

電子文件檔案管理系統(tǒng)主要是借助計(jì)算機(jī)系統(tǒng)，為電子文件的掃描、生成、存儲(chǔ)等工作提供路徑，其主要的工作任務(wù)是進(jìn)行電子文件的收集、分類、歸檔以及存儲(chǔ)，這種檔案管理模式和傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理有很大的區(qū)別，相對(duì)來(lái)說(shuō)，這種管理模式更加高效、先進(jìn)，這也是目前企業(yè)現(xiàn)代化管理發(fā)展的重要內(nèi)容。而要實(shí)現(xiàn)電子文件檔案管理系統(tǒng)的相關(guān)功能，需要做好相應(yīng)的系統(tǒng)設(shè)計(jì)，促進(jìn)設(shè)計(jì)功能有效實(shí)現(xiàn)。

一、電子文件檔案管理系統(tǒng)應(yīng)用趨勢(shì)

就電子文件檔案管理系統(tǒng)來(lái)說(shuō)，這種管理系統(tǒng)能夠借助電子化的文件信息收集技術(shù)和設(shè)備，確保電子文件檔案收集效率提升，保證全面性和多樣性。其主要的系統(tǒng)應(yīng)用趨勢(shì)大致如下：

（一）向規(guī)范化發(fā)展。電子文件檔案管理系統(tǒng)的主要工作目標(biāo)是保證電子文件檔案的完整性以及全面性，提升文件準(zhǔn)確率和可靠性，而電子文件檔案管理系統(tǒng)收集的信息內(nèi)容越來(lái)越多樣化，因此，確保全面可靠是有難度的。所以，在電子文件檔案管理應(yīng)用中，需要針對(duì)電子文件檔案管理系統(tǒng)的具體操作和執(zhí)行進(jìn)行規(guī)范化處理，形成相應(yīng)的電子文件主要格式、大小等，保證檔案完整性和全面性，同時(shí)要保證電子文件檔案本身的管理價(jià)值和應(yīng)用價(jià)值。

（二）向一體化發(fā)展。目前，相關(guān)技術(shù)快速發(fā)展，信息技術(shù)一體化的應(yīng)用不斷增多，而電子文件檔案管理系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)一體化也是必然的發(fā)展趨勢(shì)和要求。電子文件檔案管理系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)一體化發(fā)展，能夠保證電子文件檔案管理可靠性不斷提升，保證電子文件檔案的真實(shí)性，借助相關(guān)的一體化技術(shù)設(shè)備，實(shí)現(xiàn)電子文件檔案安全、高效的管理目標(biāo)。

二、電子文件檔案管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)

（一）系統(tǒng)功能需求。通過(guò)對(duì)于電子文件檔案管理系統(tǒng)業(yè)務(wù)需求的分析，這些功能包含打印、報(bào)表制作、信息查詢等，對(duì)于系統(tǒng)的管理權(quán)限劃分可以分為普通以及系統(tǒng)界別。普通權(quán)限管理員能夠依照自身?yè)碛械臋?quán)限實(shí)施電子文件檔案的注冊(cè)審核、填寫(xiě)檔案調(diào)用申請(qǐng)、進(jìn)行檔案清理等，提供管理員審核處理。普通權(quán)限管理員還可以進(jìn)行系統(tǒng)數(shù)據(jù)瀏覽，但不能進(jìn)行信息修改。這一權(quán)限管理者主要是針對(duì)單位人員的。企業(yè)檔案管理人員被設(shè)定成系統(tǒng)管理員級(jí)別，負(fù)責(zé)處理和反饋電子文件檔案信息。此外，工作人員還能夠?qū)崿F(xiàn)信息整合，操作系統(tǒng)生成報(bào)表，管理員可以根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行關(guān)鍵字段設(shè)定，對(duì)于關(guān)鍵詞句進(jìn)行標(biāo)識(shí)，管理員可以對(duì)于相應(yīng)數(shù)據(jù)信息進(jìn)行操作和修改。兩類型權(quán)限管理員都可以執(zhí)行輸出打印。完整的電子文件檔案信息管理是通過(guò)眾多功能模塊和他們的子功能模塊相結(jié)合的，借助相關(guān)模塊之間的協(xié)作，實(shí)現(xiàn)檔案管理的全部?jī)?nèi)容。就功能性模塊設(shè)計(jì)的具體內(nèi)容來(lái)看，還可以進(jìn)一步進(jìn)行劃分。

（二）系統(tǒng)主要模塊設(shè)計(jì)。此電子文件檔案管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)中，主要包括以下幾大模塊：1.登錄模塊;2.用戶注冊(cè)模塊;

3.用戶信息管理模塊;4.其他系統(tǒng)模塊。其中，登錄模塊主要是為已經(jīng)進(jìn)行系統(tǒng)注冊(cè)的用戶進(jìn)行登錄操作，用戶在注冊(cè)后可以使用用戶名以及密碼登錄到主頁(yè)界面中，滿足用戶瀏覽網(wǎng)頁(yè)和進(jìn)行電子文件系統(tǒng)管理的需要。用戶注冊(cè)模塊主要是針對(duì)注冊(cè)過(guò)程設(shè)置的，用戶需要按照相應(yīng)要求來(lái)進(jìn)行用戶名、密碼、確認(rèn)密碼等操作，按照系統(tǒng)提示將必填的項(xiàng)目填寫(xiě)完整，包含用戶姓名、企業(yè)、性質(zhì)等，完成注冊(cè)后就可以進(jìn)入管理員信息模塊。用戶信息管理模塊是針對(duì)已經(jīng)完成注冊(cè)的用戶企業(yè)來(lái)操作的。用戶在登錄相應(yīng)模塊后可以輸入之前設(shè)置的用戶名和密碼進(jìn)入用戶界面，用戶信息管理模塊管理的是用戶的企業(yè)信息，因此其他用戶是無(wú)權(quán)進(jìn)行該用戶信息改動(dòng)的，但是用戶自身可以修改個(gè)人信息。這一模塊還能夠滿足用戶信息的不同展示界面需要，能夠方便管理員進(jìn)行電子文件檔案的查詢、檢索、修改、歸檔、分類、存儲(chǔ)、刪除、新增等操作功能需要。系統(tǒng)設(shè)置管理模塊也是針對(duì)已注冊(cè)企業(yè)用戶的功能模塊，已注冊(cè)的系統(tǒng)企業(yè)管理員可以按照相應(yīng)的需要進(jìn)行系統(tǒng)中檔案設(shè)置項(xiàng)目的更改。

（三）管理流程設(shè)計(jì)。這里的電子文件管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)中，需要針對(duì)相應(yīng)的系統(tǒng)模塊管理流程進(jìn)行設(shè)計(jì)，管理流程的設(shè)計(jì)主要分為流程規(guī)則以及系統(tǒng)內(nèi)部結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)。對(duì)于流程規(guī)則的設(shè)計(jì)要結(jié)合相關(guān)的系統(tǒng)管理標(biāo)準(zhǔn)來(lái)設(shè)計(jì)，考慮到各個(gè)管理工作有相應(yīng)的子系統(tǒng)功能，因此，必須要進(jìn)行優(yōu)先級(jí)別區(qū)分，設(shè)計(jì)好對(duì)應(yīng)的子系統(tǒng)，做好系統(tǒng)的功能排序。此外，在進(jìn)行系統(tǒng)的設(shè)計(jì)中，還需要針對(duì)相關(guān)電子文件的具體應(yīng)用環(huán)境分析，結(jié)合環(huán)境的特殊性與否，制定相應(yīng)的流程規(guī)則，保證電子文件的有效應(yīng)用。還要結(jié)合該檔案管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)的輸入和輸出要求，在具體的系統(tǒng)結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)過(guò)程中，做好相關(guān)活動(dòng)要素控制，對(duì)于相關(guān)的文件進(jìn)行編輯和整理，形成相應(yīng)分類，為實(shí)施電子文件的信息化管理做好準(zhǔn)備。針對(duì)電子文件檔案管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)，要確保系統(tǒng)設(shè)計(jì)的功能滿足需要，相應(yīng)的操作能夠有效實(shí)現(xiàn)，必須要做好文件的流程設(shè)定，并進(jìn)行順序設(shè)定，實(shí)現(xiàn)檔案規(guī)范化管理目標(biāo)。在實(shí)際的設(shè)計(jì)過(guò)程中，需要做好資料的提前收集工作，針對(duì)相關(guān)的內(nèi)容進(jìn)行編輯整理和劃分，為檔案有序、規(guī)范管理奠定基礎(chǔ)。

（四）業(yè)務(wù)流程設(shè)計(jì)。在電子文件檔案管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)中，相應(yīng)的業(yè)務(wù)流程設(shè)計(jì)對(duì)于系統(tǒng)的功能實(shí)現(xiàn)具有重要影響。在進(jìn)行管理系統(tǒng)的業(yè)務(wù)流程設(shè)計(jì)中，一般需要把握三大點(diǎn)內(nèi)容，也就是確保文檔收集、鑒定和整理三部分內(nèi)容能夠?qū)?yīng)相應(yīng)的業(yè)務(wù)流程。因此，在進(jìn)行設(shè)計(jì)時(shí)，需要將這三部分內(nèi)容放在重要位置：首先是做好檔案的收集整理，這一步需要通過(guò)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)來(lái)實(shí)現(xiàn)對(duì)于相關(guān)文件的有效搜集和整理，實(shí)現(xiàn)歸檔。其次是根據(jù)相關(guān)文件屬性來(lái)實(shí)施統(tǒng)計(jì)。最后是進(jìn)行存儲(chǔ)。在管理設(shè)計(jì)中，需要實(shí)施對(duì)于檔案的整體整理，對(duì)于相關(guān)文件的價(jià)值實(shí)施判斷，進(jìn)行歸類。針對(duì)系統(tǒng)中沒(méi)有價(jià)值的文件部門(mén)進(jìn)行及時(shí)清理，保證系統(tǒng)空間足夠。相關(guān)管理人員可以根據(jù)文件日期、類型來(lái)有效管理文檔，保證整體的電子文件檔案管理系統(tǒng)合理化，保證系統(tǒng)資源合理利用。

三、電子文件檔案管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)實(shí)現(xiàn)的前提

（一）建設(shè)電子文件歸檔專遞網(wǎng)線。當(dāng)前，計(jì)算機(jī)信息管理網(wǎng)的建立和發(fā)展為開(kāi)展電子文件檔案管理提供了可能，重要文件通過(guò)電子掃描的形式存檔，能夠借助網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)實(shí)現(xiàn)高效共享，相關(guān)文件可以在業(yè)務(wù)部門(mén)中挑選，能夠?qū)τ谙嚓P(guān)職能活動(dòng)提供一個(gè)概貌信息基礎(chǔ)，對(duì)此，實(shí)現(xiàn)電子文件檔案管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)之前，需要首先做好電子文件檔案管理系統(tǒng)的專遞網(wǎng)線設(shè)計(jì)，確保相應(yīng)的計(jì)算機(jī)信息管理網(wǎng)絡(luò)暢通，能夠建立起相關(guān)的設(shè)備之間的信息傳遞通道，例如，掃描設(shè)備和計(jì)算機(jī)的信息通道，為相關(guān)電子文件檔案管理提供專用網(wǎng)線通道。

（二）選擇電子文件信息的匯集點(diǎn)?，F(xiàn)階段，基于辦公自動(dòng)化的發(fā)展應(yīng)用需要，人們對(duì)于信息工作的標(biāo)準(zhǔn)化、系統(tǒng)化要求不斷提升，計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)開(kāi)發(fā)也逐漸從傳統(tǒng)的分散對(duì)立轉(zhuǎn)向現(xiàn)階段的集中統(tǒng)一，在電子文件檔案管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)實(shí)現(xiàn)過(guò)程中，需要計(jì)算機(jī)以及信息管理部門(mén)提前做好規(guī)劃，統(tǒng)籌本單位信息管理工作，開(kāi)發(fā)集中統(tǒng)一的信息系統(tǒng)，為電子文件尋找信息的匯集點(diǎn)，創(chuàng)造相應(yīng)技術(shù)設(shè)備和人才條件，確保電子文件檔案管理目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。

（三）促進(jìn)相關(guān)部門(mén)職能交融集成，建立電子文件歸檔制度。企業(yè)電子文件來(lái)源非常多，類型多樣、內(nèi)容海量，要對(duì)海量電子文件實(shí)施歸檔，做好文件檔案的有序管理，必須要建立相關(guān)的規(guī)范化操作和管理制度，用制度來(lái)指導(dǎo)相關(guān)工作的開(kāi)展，讓電子文件檔案管理更具有針對(duì)性和指向性。想實(shí)現(xiàn)這一目標(biāo)，相關(guān)部門(mén)之間應(yīng)該盡快達(dá)成一致，針對(duì)相關(guān)電子文件歸檔制度進(jìn)行明確，為相關(guān)工作開(kāi)展提供可靠的制度保障，促進(jìn)電子文件檔案系統(tǒng)有效應(yīng)用。

四、結(jié)語(yǔ)

電子文件檔案管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)對(duì)于提升企業(yè)檔案管理工作效率，促進(jìn)企業(yè)管理信息化發(fā)展等具有重要意義，針對(duì)目前企業(yè)檔案管理工作設(shè)計(jì)和需要，設(shè)計(jì)相應(yīng)的電子文件檔案管理系統(tǒng)，需要把握系統(tǒng)設(shè)計(jì)中的相關(guān)要點(diǎn)，做好電子文件檔案管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)基礎(chǔ)工作，確保電子文件檔案管理設(shè)計(jì)目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。

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