陳一卿

【摘要】隨著我國城市建設(shè)的快速發(fā)展，對于城建檔案的利用越來越頻繁，繼而對城建檔案調(diào)閱利用工作提出了更高的要求。本文針對城建檔案調(diào)閱利用工作進行探討，以期為城建檔案的借閱利用提供支持。

【關(guān)鍵詞】城建檔案;借閱;利用

城市建設(shè)檔案是城市規(guī)劃、建設(shè)及管理工作中形成的應(yīng)當(dāng)歸檔保存的文字、圖表、聲像等各種載體的文件材料，既是城市建設(shè)總體規(guī)劃和詳細規(guī)劃的基礎(chǔ)，也是各建設(shè)主管部門依法實施行政管理、行政許可、市場監(jiān)管和執(zhí)法監(jiān)管的可靠信息和憑證，更是城市自然面貌、地質(zhì)狀況、建筑物地上、地下管線的真實記錄。在我國城市建設(shè)突飛猛進、城市化高速發(fā)展的背景下，城建檔案的利用率越來越高，已成為我國城市建設(shè)的重要信息資源。本文將著重探討城建檔案的利用需求、利用難點，提出符合城建檔案自身發(fā)展規(guī)律的、切實可行的建議，擴大城建檔案的利用價值，更好地為城市的發(fā)展服務(wù)。

一、城建檔案的利用需求

（一）對保留城市記憶的文化需求。優(yōu)秀的建筑有著鮮明的特征，是一個城市永久的名片。只要建筑矗立在大地上，就能透過建筑大致了解城市的性格，再稍稍深入了解，就能挖掘出一段珍貴的歷史記憶。時光變遷、風(fēng)雨侵蝕，建筑會慢慢失去本來的面貌，甚至消失不見，這時，需要穩(wěn)定性非常強的實體進行記載。而城建檔案充當(dāng)了這一角色，為城市記憶提供了一個穩(wěn)定的儲存場所。依托城建檔案而形成的優(yōu)秀書刊將分散、零亂的城市記憶進行挖掘、整合。《上海城建檔案》《上海傳統(tǒng)民居》《上海建筑百年》……這些文化產(chǎn)物在建筑與公眾之間架起橋梁，為公眾留住城市記憶、傳播建筑文化提供途徑，具有社會文化價值。

（二）對城市規(guī)劃、建設(shè)的管理需求。每一次城市規(guī)劃的編制、軌道交通的設(shè)計建設(shè)、土地的地籍變更，無不涉及大量的城建檔案，這些檔案為決策者提供了非常重要的參考依據(jù)。城市地下交通四通八達，建設(shè)工程要在充分了解地下狀況后才可以進行。早在20多年前上海地鐵一號線規(guī)劃時，有關(guān)方面為了解地鐵沿線房屋的建造年份、結(jié)構(gòu)類型、地下樁基等情況，查閱了沿線189個建設(shè)項目的城建檔案;城市管理機構(gòu)在“五違三必治”執(zhí)法過程中，城建檔案作為建筑最原始形態(tài)的證明文件，對房產(chǎn)物權(quán)的證明有依據(jù)及參考作用。

（三）對房產(chǎn)物權(quán)的民生需求。城建檔案雖然只是存放在城建檔案館里的一張張圖紙、一個個數(shù)據(jù)，但與人民生活卻是息息相關(guān)的。近年來，隨著人們檔案意識的不斷加強以及城建檔案的現(xiàn)實作用，越來越多的單位和個人通過城建檔案來維護自身權(quán)益，例如業(yè)主因房屋質(zhì)量、公攤面積等產(chǎn)生糾紛、多層住宅加裝電梯需求等，城建檔案館為業(yè)主提供竣工圖紙、測量報告等，為群眾解決了燃眉之急。

二、城建檔案利用過程中的難點

（一）檔案調(diào)閱事前控制過于嚴(yán)格。城建檔案的館藏量巨大，但利用率很低。在房產(chǎn)糾紛中，業(yè)主無法用城建檔案來維護自己的權(quán)益;舊小區(qū)加裝電梯時因無法取得整棟房屋的產(chǎn)權(quán)證明，導(dǎo)致惠民工程擱淺;科研院校希望對城市公共建筑進行學(xué)術(shù)研究時，往往需要層層審批，方能調(diào)閱到原始圖紙。城建檔案關(guān)乎城市安全、個人隱私、知識產(chǎn)權(quán)等問題，為了維護檔案移交單位及個人的權(quán)益，城建檔案很少能夠無限制地向社會開放，但是為了滿足社會各界對城建檔案的需求，各地城建檔案管理機構(gòu)都制定了調(diào)閱利用規(guī)定，向公眾依法開放檔案?？v觀我國各大城市城建檔案館的調(diào)閱利用規(guī)定，調(diào)閱手續(xù)都比較嚴(yán)苛，總體原則是建筑的所有者或檔案的移交者方可調(diào)閱。在現(xiàn)實的經(jīng)濟生活過程中，對檔案有需求的人遠遠不止這些。城建檔案利用需求的不斷增加、利用用途的不斷擴大與利用政策不明晰的矛盾越來越突出。

（二）檔案調(diào)閱利用效率不高。在全國推進簡政放權(quán)、放管結(jié)合、職能轉(zhuǎn)變的大背景下，城建檔案調(diào)閱利用工作應(yīng)以“最多跑一次”為目標(biāo)，盡可能讓群眾感到辦事方便、快捷。目前，群眾前來調(diào)閱檔案，往往做不到“最多跑一次”，除了因手續(xù)不齊全，更多的是因為市級檔案與區(qū)級檔案存放位置劃分不清。群眾分不清應(yīng)該去市級還是區(qū)級的城建檔案館，區(qū)級城建檔案室沒有按時將區(qū)里產(chǎn)生的檔案移交給市級城建檔案館統(tǒng)一保管儲存。另外，市級的城建檔案庫存卷數(shù)常常達到百萬級，如果檔案電子化和地理信息系統(tǒng)的應(yīng)用沒有及時跟上檔案產(chǎn)生的速度，將花費大量的時間在尋找檔案上。一旦調(diào)閱數(shù)量大，往往不能當(dāng)日事當(dāng)日畢，群眾就需要多跑一次。調(diào)閱工作人手不足、檔案信息化進程緩慢，軟件和硬件的缺失制約著城建檔案的利用前景。

（三）檔案調(diào)閱事后無法控制。檔案管理者在檔案管理過程中應(yīng)熟悉且嚴(yán)格遵守國家的各項保密法規(guī)，把檔案的安全看作是工作的核心，即在各項手續(xù)完整和清楚的前提下提供檔案的使用。為了減少檔案泄密的可能性，檔案管理機構(gòu)只提供檔案帶有水印的復(fù)制件，一般不會對外提供檔案原件的查詢，也不會讓檔案以電子形式被帶離。即使這樣，一旦檔案的復(fù)制件通過合法手續(xù)被帶離了檔案館，檔案管理機構(gòu)就無法對這些檔案的安全進行把控，只能依賴檔案利用者的自覺意識。城建檔案不僅關(guān)系著知識產(chǎn)權(quán)和個人隱私，對城市公共安全也有至關(guān)重要的影響。城市重要建筑物、構(gòu)筑物和基礎(chǔ)設(shè)施的信息一旦被不法分子獲得，將對人民的生命財產(chǎn)安全產(chǎn)生巨大的威脅。建設(shè)單位有獲取這些檔案的權(quán)利，但沒有承擔(dān)對檔案保密的義務(wù)，城建檔案管理部門無法對其合理使用進行有效監(jiān)管，造成相當(dāng)嚴(yán)重的安全隱患。

三、城建檔案利用工作的改進建議

（一）抓緊調(diào)研民生需求，完善調(diào)閱利用規(guī)定。開放檔案是公民民主權(quán)利的體現(xiàn)。城建檔案為了保證各類利用者利用檔案的權(quán)利，必須根據(jù)利用者與工程的關(guān)系，確定不同的利用范圍，從而保證各類利用者利用檔案的合法權(quán)益，同時又能保護他人的合法權(quán)益不因檔案利用而受損。因此，城建檔案管理機構(gòu)應(yīng)緊跟時代潮流，采用多種形式，貼近民生、下到基層，從利用目的入手，開展廣泛調(diào)研，根據(jù)不同利用需求，結(jié)合法律法規(guī)，不斷完善城建檔案的調(diào)閱利用規(guī)定。調(diào)閱利用規(guī)定應(yīng)發(fā)布在政府平臺上，讓有需求的單位和個人能夠清晰知道如何準(zhǔn)備手續(xù)、如何調(diào)閱檔案。城建檔案管理機構(gòu)應(yīng)一邊守住檔案的安全底線，一邊適當(dāng)擴大檔案的利用范圍，一份“外松內(nèi)緊”的調(diào)閱利用規(guī)定能夠為群眾提供便利的服務(wù)，又能發(fā)揮城建檔案自身的價值。

（二）加大檔案科技投入，提升檔案利用效率。信息化建設(shè)是城建檔案工作進步的基礎(chǔ)。隨著時代的發(fā)展，檔案越來越多，所以利用現(xiàn)代化設(shè)備來進行管理顯得尤為重要。根據(jù)傳統(tǒng)的方法，工作人員要根據(jù)紙質(zhì)目錄按圖索驥，再至庫房尋找紙質(zhì)檔案，把檔案原件提供給利用人翻閱，再根據(jù)利用人的需求進行復(fù)制。而通過電子設(shè)備來進行一系列的活動就會方便很多，通過電腦在調(diào)閱系統(tǒng)和地理信息系統(tǒng)上檢索，電子檔案就能馬上找到，整個過程只需要短短幾分鐘。這樣不僅提高城建檔案的查閱效率，減少人力、物力的浪費，還可以減少紙質(zhì)檔案的破損率，保護城鄉(xiāng)建設(shè)檔案的完整性。因此，一方面要提高紙質(zhì)檔案電子化、地理信息可視化的速度;另一方面要開發(fā)集合檔案存儲、調(diào)閱利用、地圖可視、信息共享為一體的檔案管理系統(tǒng)。要摒棄部門間“各自為政”的狹隘工作思想，市級、區(qū)級的檔案要信息共享，管理系統(tǒng)要標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一，電子檔案要格式一致。加大檔案科技的投入能讓“群眾少跑腿、數(shù)據(jù)多跑路”早日成為現(xiàn)實。

（三）學(xué)習(xí)先進的服務(wù)形式，提高調(diào)閱利用滿意度。隨著新一輪政府深化改革和制度創(chuàng)新的不斷推進，城建檔案工作同樣存在提升優(yōu)化服務(wù)的空間。城建檔案目前的調(diào)閱服務(wù)絕大多數(shù)只接受現(xiàn)場調(diào)閱，電話咨詢?yōu)檩o，對比其他市民服務(wù)相對落后。城建檔案需要學(xué)習(xí)先進的服務(wù)形式，采用群眾容易接受的方式提高檔案查詢滿意度，例如可以在官網(wǎng)、微信公眾號開設(shè)預(yù)查專欄，讓需要查閱檔案的群眾先在網(wǎng)絡(luò)上提交需要查閱的內(nèi)容及上傳調(diào)閱手續(xù)，由工作人員在網(wǎng)上進行初步回復(fù)，對于手續(xù)齊全的可按網(wǎng)上提交的時間先后順序預(yù)約上門查閱時間，檔案調(diào)閱工作人員可根據(jù)網(wǎng)上提交的申請資料提前準(zhǔn)備好檔案，以此縮短群眾等候的時間并提高辦事效率?！稒n案法》規(guī)定：“國家檔案館保存的檔案一般自形成之日起滿30年向社會開放”。這一類檔案如果能夠建立一個城建檔案的自助查詢平臺，群眾可以隨時查詢，不用再關(guān)注城建檔案館的工作時間，也不用專門為某一個信息多次往返來回，從而節(jié)約了時間與費用，實現(xiàn)資源真正高效利用。

（四）建立利用后反饋機制，加強保密宣傳教育。目前，城建檔案調(diào)閱利用服務(wù)在利用人取得所需檔案、離開檔案館后宣告結(jié)束。城建檔案提供利用后，還有一個重要的環(huán)節(jié)，就是城建檔案信息利用效果的反饋工作。這一工作目前是缺失的，城建檔案管理機構(gòu)沒有將服務(wù)延伸到調(diào)閱完成后。每位利用人都會留有聯(lián)系方式，對利用效果的反饋工作既可以反映出城建檔案利用給國家經(jīng)濟建設(shè)、社會發(fā)展帶來的效益，也可以體現(xiàn)出城建檔案管理部門的價值、地位與作用，對了解社會的利用需求，完善調(diào)閱利用規(guī)定、爭取更多檔案的價值有積極作用。檔案館方面還應(yīng)當(dāng)增加檔案法規(guī)制度的宣傳，讓使用檔案的人明確制度，引領(lǐng)使用人樹立正確的觀念。在對利用人的回訪過程中，也能督促其加強保密意識，注意完好地保存檔案信息，有利于檔案安全。

2000多年前，亞里士多德說過：“人們?yōu)榱松顏淼匠鞘?，為了生活得更好而留在城市”。城市建設(shè)檔案對每個人都息息相關(guān)，利用好城建檔案，是服務(wù)好人民群眾的方式之一。正因如此，城建檔案有關(guān)部門除了做好收集、保管檔案的基礎(chǔ)工作之外，要多采用高效的管理模式，運用先進的科學(xué)技術(shù)，安全有序、合規(guī)合法、高效智能地促進城建檔案價值最大化，滿足人民群眾的需求，拉近檔案與群眾的距離。

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