孫潔

摘 要： 人事檔案是機(jī)關(guān)事業(yè)單位在人事管理活動(dòng)中所形成的，檔案管理也是人事管理制度的核心內(nèi)容，近年來隨著改革的不斷推進(jìn)，機(jī)關(guān)事業(yè)單位在服務(wù)體系中有了更高的要求，事業(yè)單位的人事檔案管理工作模式也要隨之發(fā)生改變，檔案管理的水平必須提升，就此對(duì)當(dāng)前機(jī)關(guān)事業(yè)單位的人事檔案管理工作不足做簡(jiǎn)要分析，并提出幾點(diǎn)改進(jìn)建議，以期讓我們的人事檔案管理工作更加高效化、規(guī)范化、科學(xué)化，發(fā)揮出人事檔案的更多的實(shí)用價(jià)值。

關(guān)鍵詞： 機(jī)關(guān)事業(yè)單位;人事檔案;管理

【中圖分類號(hào)】G271 ? ? 【文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼】A ? ? 【DOI】10.12215/j.issn.1674-3733.2020.38.284

人事檔案管理是機(jī)關(guān)事業(yè)單位的基礎(chǔ)性工作，記錄了單位內(nèi)每個(gè)人的自然情況、思想水平、專業(yè)能力、歷史和現(xiàn)實(shí)表現(xiàn)以及獎(jiǎng)懲情況等，是單位職工的一個(gè)縮影，是職工晉升、調(diào)動(dòng)的參考依據(jù)，人事檔案具有很高的憑證價(jià)值和參考價(jià)值，因此要確保人事檔案的真實(shí)、準(zhǔn)確、嚴(yán)謹(jǐn)，提高機(jī)關(guān)事業(yè)單位人事檔案的管理水平，在一定程度上也反映出了單位的管理能力，在當(dāng)前社會(huì)發(fā)展順應(yīng)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的大趨勢(shì)下，機(jī)關(guān)事業(yè)單位也要將人事檔案管理意識(shí)提前，改變傳統(tǒng)檔案管理的滯后性，逐漸完善優(yōu)化人事檔案管理體系，強(qiáng)化單位運(yùn)行基石。

1 人事檔案的價(jià)值

1.1 人事檔案是個(gè)人情況的真實(shí)展示

人事檔案是個(gè)人信息的全面收集和展示，它所記載的個(gè)人學(xué)習(xí)工作經(jīng)歷、獎(jiǎng)懲情況反映了這個(gè)人的文化專業(yè)水平;履歷表、自我鑒定反映了其經(jīng)歷，家庭和社會(huì)關(guān)系;年度考核成績(jī)則反映出這個(gè)人在不同時(shí)期的真實(shí)表現(xiàn)和組織評(píng)價(jià);入團(tuán)、入黨、晉升等材料則是組織培養(yǎng)人才的重要依據(jù);崗位工作的實(shí)際情況、科研成果則顯示出這個(gè)人的工作專業(yè)技術(shù)水平和潛在能力，是調(diào)崗任職，人盡其才的重要參考。

1.2 人事檔案是單位用人的參考依據(jù)

人事檔案具有真實(shí)性、嚴(yán)謹(jǐn)性、機(jī)密性的特點(diǎn)，是按照一定程序保存起來的個(gè)人情況資料，人事檔案資料是機(jī)關(guān)事業(yè)單位順利開展工作，優(yōu)化崗位職能的重要的參考依據(jù)，人員調(diào)配、工作安排、組織培訓(xùn)等活動(dòng)都離不開人事檔案，正確用人能讓單位的運(yùn)行效率更高，工作效果更好，提高人事檔案管理工作水平對(duì)于人力資源配置有著非常重要的作用。

1.3 人事檔案是重要的信息資源

人才是第一生產(chǎn)力，無論是在機(jī)關(guān)事業(yè)單位內(nèi)還是國(guó)家建設(shè)的各個(gè)領(lǐng)域，全面了解人才，選拔人才，培養(yǎng)人才，能有效提升國(guó)家競(jìng)爭(zhēng)軟實(shí)力，對(duì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展社會(huì)進(jìn)步有極大的推動(dòng)作用。

2 機(jī)關(guān)事業(yè)單位人事檔案管理存在的不足

2.1 傳統(tǒng)管理思想落后，人事檔案管理重視度不足

機(jī)關(guān)事業(yè)單位人事檔案管理工作受到傳統(tǒng)工作模式的影響，具有一定的局限性，工作形成了思維定式，管理方式和管理經(jīng)驗(yàn)已經(jīng)深入人心，很少有創(chuàng)新改善，在當(dāng)今社會(huì)飛速發(fā)展的環(huán)境下，已顯露出能不適應(yīng)的態(tài)勢(shì)，再加上人事檔案管理工作的重要性并沒有得到更多的重視，在工作改革優(yōu)化方面的進(jìn)度就十分緩慢。

2.2 人事檔案管理人員意識(shí)不強(qiáng)，水平不高

受整體工作氛圍的影響，人事檔案管理工作人員對(duì)于自己的工作態(tài)度也有些許的滯后性，檔案管理的積極性不高，責(zé)任意識(shí)逐漸淡化，檔案管理部門工作松懈，一直是處于對(duì)檔案的被動(dòng)收集整理中，但是人事檔案管理其實(shí)是一項(xiàng)要求專業(yè)水平非常高的工作，內(nèi)容復(fù)雜操作難度大，要想精準(zhǔn)、完備的整理人事檔案還是必須要專業(yè)的檔案管理人員來開展工作，但是目前機(jī)關(guān)事業(yè)單位的人事檔案管理工作人員大多邊緣化，不具備專業(yè)技能，而單位內(nèi)部對(duì)于檔案管理工作人員的專業(yè)培訓(xùn)又不到位，使得檔案管理的效率十分低下，工作內(nèi)容不明確，制度不完善，工作人員整體素質(zhì)不高，管理意識(shí)不強(qiáng)，影響了檔案的收集管理工作效果。

2.3 人事檔案管理建設(shè)落后，檔案資源利用率低

在人事檔案管理體系建設(shè)方面一些單位并沒有單獨(dú)提出來自成一系，而是歸于綜合檔案管理部門進(jìn)行管理，人事檔案的管理工作重心分散，缺乏規(guī)范性，有的人事檔案是由部門在管理的，沒有統(tǒng)一起來，出現(xiàn)管用分離的狀態(tài)，對(duì)工作的順利開展也是不利的。另外一方面，現(xiàn)在信息化管理發(fā)展很快，但是在一些單位的人事檔案管理工作中的信息化投入不大，停留在初步的信息數(shù)字化階段，真正發(fā)揮信息化檔案功能的不多，并且由于缺乏統(tǒng)一的檔案信息化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，人事檔案的借閱查詢費(fèi)時(shí)費(fèi)力，存在重保密輕利用的情況，還沒有實(shí)現(xiàn)人事檔案資源共享，檔案服務(wù)處于被動(dòng)的狀態(tài)，無法真正發(fā)揮檔案價(jià)值。

3 提高機(jī)關(guān)事業(yè)單位認(rèn)識(shí)檔案管理水平的策略

3.1 制度化、規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化人事檔案管理工作

要建立起完整的人事檔案管理規(guī)章制度，明確管理的工作內(nèi)容、流程、崗位職責(zé)、獎(jiǎng)懲機(jī)制、考核機(jī)制等一系列相關(guān)制度，獨(dú)立設(shè)置人事檔案管理部門，有專門的地方來存放人事檔案，對(duì)人事檔案進(jìn)行系統(tǒng)的收集、整理、歸類、保存，電子檔案要與紙質(zhì)檔案相一致，并且存好備份，避免隨意改動(dòng)。管理人員的工作要責(zé)權(quán)明晰，嚴(yán)格管理手續(xù)，如有發(fā)現(xiàn)問題，第一時(shí)間進(jìn)行解決處理并追責(zé)，確保人事檔案管理工作能夠有序開展。

3.2 及時(shí)更新、定期修復(fù)人事檔案

人事檔案資料是動(dòng)態(tài)化的，是隨著人的工作學(xué)習(xí)變動(dòng)而一直在更新的狀態(tài)，檔案生成后要注意檔案的補(bǔ)充、更新、完善，確保檔案的真實(shí)性、準(zhǔn)確性和權(quán)威性，還要定期對(duì)檔案進(jìn)行核查，發(fā)現(xiàn)損壞丟失的部分要及時(shí)修正，所有的檔案材料交接都要嚴(yán)格按照程序辦理，認(rèn)真細(xì)致核對(duì)，交接簽字蓋章，確保檔案安全。

3.3 做好人事檔案的信息化管理，保障信息安全

建立人事檔案資源信息庫(kù)，整合人事檔案資料，逐步實(shí)現(xiàn)資源共享，挖掘人事檔案潛在利用價(jià)值;科學(xué)管理信息庫(kù)，做好信息庫(kù)的權(quán)限設(shè)置;建立信息庫(kù)的安全保障機(jī)制，防止病毒、黑客攻擊;加強(qiáng)檔案管理工作人員的安全意識(shí)，培訓(xùn)安全技能，保障紙質(zhì)檔案與數(shù)字檔案的存儲(chǔ)安全。

3.4 強(qiáng)化人事檔案管理隊(duì)伍，提高管理人員待遇

對(duì)于機(jī)關(guān)事業(yè)單位內(nèi)部，要招攬檔案管理的專業(yè)人才，給予一定的薪資待遇和職業(yè)發(fā)展機(jī)會(huì)，留住人才，提高人事檔案管理隊(duì)伍的整體水平;對(duì)于已有的檔案管理工作人員要加強(qiáng)檔案專業(yè)管理技能的培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，提高工作人員的專業(yè)素質(zhì);加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作人員的管理意識(shí)的強(qiáng)化，緊跟社會(huì)發(fā)展的腳步，及時(shí)吸取檔案管理的先進(jìn)理念，改變傳統(tǒng)檔案管理的滯后思想，讓檔案管理工作具有超前意識(shí)，活躍檔案管理部門的工作氛圍，更好地投入檔案管理的事業(yè)中去。