周紅霞 王榮宗 鐘克理

（中國(guó)石油大學(xué)（華東）圖書館，山東 青島 266580）

匯文文獻(xiàn)信息服務(wù)系統(tǒng)Libsys5.5針對(duì)文獻(xiàn)管理，專門設(shè)定了采訪、編目、典藏、流通、統(tǒng)計(jì)等一級(jí)管理系統(tǒng)，其中流通管理系統(tǒng)還下設(shè)讀者管理、業(yè)務(wù)管理、數(shù)據(jù)維護(hù)、查詢統(tǒng)計(jì)、系統(tǒng)設(shè)置等分欄 目[1]。筆者自從事讀者服務(wù)部咨詢處工作以來(lái)，發(fā)現(xiàn)匯文libsys5.5流通管理和統(tǒng)計(jì)功能在批量處理數(shù)據(jù)的同時(shí)可以大大提高實(shí)際的工作 效率。

1 匯文Libsys5.5讀者數(shù)據(jù)表的結(jié)構(gòu)

匯文Libsys5.5讀者數(shù)據(jù)表中有多個(gè)字段，分別是條碼號(hào)、證件號(hào)、姓名、身份證號(hào)、性別、單位、讀者類型、電話等，這些字段可根據(jù)需要選擇使用。其中，帶＊的字段為必備字段，生效日期自動(dòng)設(shè)定為當(dāng)前日期，證件號(hào)是唯一的，且條碼號(hào)與證件號(hào)一致，讀卡器默認(rèn)讀取的是讀者的條碼號(hào)，借閱等級(jí)默認(rèn)為“等級(jí)一”。

根據(jù)中國(guó)石油大學(xué)（華東）（以下簡(jiǎn)稱“我?！保┑霓k學(xué)情況及社會(huì)服務(wù)對(duì)象不同，讀者類型主要分為大學(xué)生、研究生、教職工、校外讀者等類型，每種類型的讀者借閱權(quán)限也不一樣（見表1），其中研究生、教職工最大借閱量為15本，單個(gè)書庫(kù)最大借閱量為10本，借期為120天；本科生最大借閱量為10本，單個(gè)書庫(kù)最大借閱量為5本，借期為30天；校外讀者最大借閱量為2本，單個(gè)書庫(kù)最大借閱量為2本，借期為60天。

表1 借書數(shù)量與期限

2 利用館藏分類統(tǒng)計(jì)功能，合理圖書排架空間

匯文libsys5.5館藏分類統(tǒng)計(jì)模塊，可以對(duì)某一類別的圖書現(xiàn)有館藏和某一時(shí)段的某一類別的新入藏圖書數(shù)量進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，管理員可以根據(jù)相關(guān)數(shù)據(jù)對(duì)現(xiàn)有圖書和擬入藏新書的排架進(jìn)行綜合考慮，預(yù)留出近幾年的排架空間，避免出現(xiàn)排架不均的情況出現(xiàn)。

具體操作步驟如下：進(jìn)入統(tǒng)計(jì)模塊，點(diǎn)擊設(shè)定分類模板——選擇用戶模板——命名新建模板名稱——新建多個(gè)分類明細(xì)（分類名稱和分類號(hào)可以相同，一個(gè)類型名稱只能對(duì)應(yīng)一個(gè)分類號(hào)）——進(jìn)入館藏分類統(tǒng)計(jì)——選擇已經(jīng)新建的模板——設(shè)定需要統(tǒng)計(jì)的時(shí)間段、入藏方式和館藏地——點(diǎn)擊統(tǒng)計(jì)。

3 利用讀者數(shù)據(jù)導(dǎo)出功能，高效辦理畢業(yè)生離校核準(zhǔn)手續(xù)

辦理畢業(yè)生離校核準(zhǔn)手續(xù)是圖書館的一項(xiàng)重要工作。畢業(yè)生們有的忙著找工作，有的忙著撰寫畢業(yè)論文，準(zhǔn)備畢業(yè)答辯，有的甚至已經(jīng)提前進(jìn)入到工作崗位。繁忙的同時(shí)，他們往往忽視了借書證上是否有尚未歸還的圖書存在，最后在辦理離校手續(xù)時(shí)給自己和工作人員增加了麻煩。

筆者自2011年從事讀者咨詢工作以來(lái)，總結(jié)出了應(yīng)對(duì)畢業(yè)生漏還圖書的處理辦法，即利用匯文libsys5.5中的“讀者數(shù)據(jù)導(dǎo)出”功能篩選尚未歸還圖書的畢業(yè)生學(xué)號(hào)、姓名、班級(jí)、未還圖書詳細(xì)信息，再結(jié)合“就業(yè)工作專用qq群”將數(shù)據(jù)同步到群文件中，并告知圖書遺失的賠償方法，便于各畢業(yè)班輔導(dǎo)員及時(shí)傳達(dá)到每一名學(xué)生。這樣既能提醒畢業(yè)生及時(shí)清還圖書，對(duì)于那些遺失圖書的畢業(yè)生也可以有充分的時(shí)間購(gòu)買新書賠償，為順利辦理離校手續(xù)提供先前保障。

4 利用限制擔(dān)保功能，服務(wù)校外讀者

為加強(qiáng)圖書館對(duì)外服務(wù)管理，充分發(fā)揮圖書館的文化輻射功能，2016年7月我校圖書館修訂了《校外人員辦理圖書借閱卡管理辦法》。辦法指出凡是黃島區(qū)內(nèi)黨政機(jī)關(guān)、事業(yè)單位、科研院所、駐區(qū)校友等人員，只需要持本人單位介紹信、有效身份證件原件及復(fù)印件同校內(nèi)擔(dān)保人一同前往咨詢處填寫《校外人員辦理圖書卡申請(qǐng)表》并簽訂《校外讀者圖書卡使用協(xié)議書》即可辦理借閱卡。借閱卡持有人一次最多可借圖書2冊(cè)，借期60天，可續(xù)借1次，預(yù)約圖書1冊(cè)。憑借閱卡通過(guò)圖書館入口門禁后，可在各閱覽室免費(fèi)查閱資源。

為了便于管理和加強(qiáng)擔(dān)保人主體監(jiān)督機(jī)制，在對(duì)校外讀者進(jìn)行證件注冊(cè)的時(shí)候，除了必要的字段，如姓名、單位、身份證號(hào)、聯(lián)系電話之外，就需要用到限制擔(dān)保功能。限制擔(dān)保功能可以校外讀者被擔(dān)?；蛘咝?nèi)職工擔(dān)保的兩種方式實(shí)現(xiàn)，方法如下：

在證件注冊(cè)搜索欄輸入提供擔(dān)保的校內(nèi)職工的工號(hào)（或校外讀者的借書證號(hào)），點(diǎn)擊搜索，調(diào)出職工（或校外讀者）個(gè)人信息，點(diǎn)擊“限制擔(dān)?！边x擇“限制類型”為“擔(dān)保”（或被擔(dān)保），證件號(hào)為當(dāng)前擔(dān)保的校外讀者借書證號(hào)（或提供擔(dān)保的校內(nèi)職工的工號(hào)），點(diǎn)擊“確定”即可生成一條擔(dān)保信息。

限制擔(dān)保功能省去人工登記的麻煩，在甄選數(shù)據(jù)的時(shí)候一目了然，可根據(jù)擔(dān)保人和被擔(dān)保人雙方的意愿，隨時(shí)撤銷擔(dān)?；蛘弑粨?dān)保，并且在發(fā)生圖書超期、遺失聯(lián)系讀者無(wú)果的情況下，鎖定擔(dān)保人予以協(xié)助歸還圖書，從而保障其他讀者借閱圖書的權(quán)益。