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        地方本科院校機構(gòu)知識庫建設實踐研究
        ——以凱里學院機構(gòu)知識庫為例

        2020-12-12 09:35:04趙冬香朱巧玲
        卷宗 2020年28期
        關(guān)鍵詞:建庫知識庫成果

        趙冬香 朱巧玲

        (凱里學院圖書館,貴州 凱里 556011)

        機構(gòu)知識庫,很多文獻上又稱之為“機構(gòu)庫”、“機構(gòu)存儲”等,是一個學術(shù)機構(gòu)在網(wǎng)絡環(huán)境下建立的一個開放共享數(shù)據(jù)庫,該數(shù)據(jù)庫對機構(gòu)內(nèi)各種數(shù)字化學術(shù)成果獲取、存儲、管理、發(fā)布[1],最終目標是實現(xiàn)可開放資源的共享,并借此提高本機構(gòu)的學術(shù)影響力。自2002年俄亥俄州立大學建立第一個機構(gòu)知識庫以來,機構(gòu)知識庫已被越來越多的國內(nèi)外科研院所與高等院校關(guān)注并加以應用。目前,機構(gòu)知識庫已經(jīng)逐步成為知識共享的重要內(nèi)容,同時也是大學、科研院所等機構(gòu)傳播學術(shù)作品的重要交流平臺。

        1 國內(nèi)外機構(gòu)知識庫建設現(xiàn)狀

        根據(jù)國際著名開放存取名錄OpenDOAR的實時統(tǒng)計[7],在 OpenDOAR 網(wǎng)站注冊的機構(gòu)知識庫從2005年的79個,迅猛發(fā)展到2020年9月1日的5391。但是,數(shù)據(jù)顯示各國知識庫的發(fā)展分布很不平衡,5391個機構(gòu)庫中,中國大陸地區(qū)只有57個,僅占總數(shù)的1.06%。瀏覽這57個機構(gòu)庫所涉及的高校,發(fā)現(xiàn)地方高校寥寥無幾。盡管中國機構(gòu)知識庫建設相關(guān)理論研究和實踐探索連年增長,但是關(guān)于地方高校機構(gòu)知識庫建設研究和實踐仍遠遠滯后于國內(nèi)大趨勢[1]。凱里學院作為新建地方本科高校,率先克服困難建設了機構(gòu)知識庫,在建庫過程中既有艱辛也有喜悅,現(xiàn)希望通過本文和其他地方高校分享整個建庫過程。

        2 凱里學院機構(gòu)知識庫建設實踐

        為適應信息資源的共享發(fā)展,構(gòu)建學術(shù)研究資源收集、共享、展示、管理和存儲的平臺,全面揭示學校的學術(shù)研究成果資源,促進校內(nèi)科研成果的傳播、共享與交流,凱里學院(以下簡稱凱院)機構(gòu)知識庫從2016年底月正式開始建設,采用的是同方知網(wǎng)(北京)技術(shù)有限公司的軟件平臺。經(jīng)過1年的建設,截止2017年11月,完成了全校所有分院、研究所及行政、教輔部門的機構(gòu)知識庫建設工作,實現(xiàn)了學術(shù)資源收集、整理、上傳[2],收集了學校教師自建校以來發(fā)表的論文元數(shù)據(jù)9000余條,以及1100多條學者數(shù)據(jù),至2020年9月22日,數(shù)據(jù)訪問量已達到142000余次,成果下載量達7200多次。由于凱里學院在2006年才升本,對于這樣升十多年的新建地方本科院校來說,這個數(shù)據(jù)訪問量是頻為驚人的。

        我們在建設機構(gòu)知識庫時主要考慮了服務對象、實現(xiàn)功能、選用軟件、用戶元數(shù)據(jù)的設計及導入、資源元數(shù)據(jù)的設計及導入、數(shù)據(jù)更新及維護、后臺管理等因素,而其中最為重要的就是用戶元數(shù)據(jù)和資源元數(shù)據(jù)的設計及導入,這也是機構(gòu)知識庫建設的核心部分。本文也將針對這兩項進行介紹。

        2.1 服務對象及實現(xiàn)功能

        凱院機構(gòu)庫的服務對象為本校的教師、博碩士研究生、科研人員/行政人員等凡在本校工作或?qū)W習的人員。服務對象可以向系統(tǒng)中提交多種類型的數(shù)據(jù)資源,具體內(nèi)容包括教學與學科科研活動中產(chǎn)生的正式出版成果和非正式出版的灰色資源,類型有期刊論文、學位論文、會議論文、圖書、專利、標準、科技成果、研究報告、音視頻、演示課件、圖片、預印本等[3]。以上沒有的類型可以添加到“其他”這一類別中。同時,在機構(gòu)知識庫中,服務對象提交學術(shù)成果之后,還能享受以下服務:

        1)管理個人在科研教學中產(chǎn)出的各種成果;

        2)可查看自己成果的收錄引用情況;

        3)可以查看個人成果的傳播情況;

        4)管理自己的學術(shù)簡歷;

        5)可查看自己成果的引證、合作、分布等可視化分析。

        主要要求實現(xiàn)以下功能,如圖1所示:

        圖1 凱院機構(gòu)知識庫實現(xiàn)功能

        從圖一可以看出,凱院機構(gòu)庫主要從機構(gòu)知識庫展示、建設、系統(tǒng)設置/用戶管理三方面實現(xiàn)了其功能在機構(gòu)庫展示部分,主要是提供給訪客瀏覽、檢索的界面,包括資源導航、情況統(tǒng)計、成果展示等功能;機構(gòu)庫建設部分,是數(shù)據(jù)庫的核心區(qū)域,主要實現(xiàn)的是數(shù)據(jù)提供方或成果擁有者對數(shù)據(jù)或成果的錄入、認領(lǐng)、審核、編輯、補充、統(tǒng)計、導出等。系統(tǒng)設置/用戶管理部分主要為系統(tǒng)管理員進行后臺管理準備,這部分功能是否能順利實現(xiàn)關(guān)系著建庫后系統(tǒng)維護、管理、推廣的效果與該庫的可持續(xù)性發(fā)展問題.

        2.2 選用建庫軟件

        確定了機構(gòu)庫要實現(xiàn)的功能后,重點要考慮的就是建庫軟件的選用。通常有兩個選擇,其一是選用開源軟件,如高校機構(gòu)知識庫常用的DSpace、Eprints和Fedora等,其中DSpace因功能成熟,適合國情,國內(nèi)機構(gòu)知識庫建設大部分采用了該系統(tǒng)。

        其二則是選用商業(yè)軟件。很多高校機構(gòu)選擇開源軟件,多半是迫于經(jīng)濟壓力,但是,例如DSpace軟件的問題就是當對其系統(tǒng)擴展功能進行修改時,需要更改系統(tǒng)的核心組件,這必然會影響系統(tǒng)的兼容性及穩(wěn)定性。因此,為了規(guī)避以上問題,更是為了方便今后的維護工作,凱里學院申請了專項建庫資金,購買了清華同方的軟件系統(tǒng),由其幫助建立系統(tǒng)構(gòu)架及進行數(shù)據(jù)導入服務。

        清華同方的建庫軟件系統(tǒng)優(yōu)勢如下:

        1)CNKI海量數(shù)據(jù)支持機構(gòu)知識庫的便捷、規(guī)范建設。表現(xiàn)為:公開發(fā)表成果資源收錄完整;數(shù)據(jù)更新持續(xù)、及時;支持歷史數(shù)據(jù)回溯;數(shù)據(jù)加工嚴格、規(guī)范;提供中文成果引文數(shù)據(jù)服務。

        2)平臺擴展性強,安全性高。支持資源類型豐富:期刊論文、會議論文、報紙、著作文集、專利、標準、科技成果、軟件著作權(quán)、音像出版物、研究報告、演示文稿、音視頻圖片、預印本等。

        3)功能模塊化,支持按需選配模塊。模塊化管理,可靈活控制用戶功能權(quán)限、數(shù)據(jù)權(quán)限,內(nèi)容開放策略自定義設置。

        4)豐富的展示與應用服務,促進機構(gòu)知識庫推廣。系統(tǒng)整理、呈現(xiàn)學者、團隊的研究成果;通過學者關(guān)注與分享、成果引用與傳播分析等服務,吸引作者提交內(nèi)容;增加成果傳播度,提高學術(shù)論文引用率;提供多維度統(tǒng)計圖表,為科研考核與評估提供客觀的數(shù)據(jù) 支撐[4]。

        2.3 機構(gòu)用戶個人數(shù)據(jù)的收集及導入

        確定了合作對象為同方知網(wǎng)并選擇其軟件建庫后,開始著手創(chuàng)建機構(gòu)知識庫。從圖2機構(gòu)知識庫建設流程可以看出,創(chuàng)建機構(gòu)知識庫,首先要確定機構(gòu)內(nèi)成員個人基本情況,如院系、用戶姓名、部門、職稱、學位、聯(lián)系方式、獲獎情況、研究方向等,并估算下數(shù)據(jù)規(guī)模,提出數(shù)據(jù)質(zhì)量要求。有關(guān)人員基本情況數(shù)據(jù)是請凱院人事部門以行政命令的形勢發(fā)文向各分院、部門收集,之后提供給知網(wǎng)技術(shù)人員,由其在建設初期利用Excel模板整理導入機構(gòu)基本信息,并且對于已知詞典信息進行補充,對重點人員補充作者代碼信息。在收集整理人員信息的過程中不可避免的存在錯漏及需更改情況,故在機構(gòu)庫建成以后,該部分信息交由用戶自行登陸進行補充、修改。

        圖2 機構(gòu)知識庫建設流程

        2.4 機構(gòu)庫資源數(shù)據(jù)的收集及導入

        用戶個人數(shù)據(jù)導入后,由圖二可以看出接下來要進行機構(gòu)庫資源數(shù)據(jù)的收集及導入。在遴選機構(gòu)資源數(shù)據(jù)前,要進行機構(gòu)字段拆分詞標引、碩博士專業(yè)字段標引,再對院系、人員字段機器標引,慎重起見,對院系、人員數(shù)據(jù)字段再次檢查手工標引,將經(jīng)過標引后的機構(gòu)元數(shù)據(jù)導入機構(gòu)成果庫,將元數(shù)據(jù)發(fā)布到UI系統(tǒng),經(jīng)過UI數(shù)據(jù)檢查沒有問題后,最后進行數(shù)據(jù)部署,即提取數(shù)據(jù)全文。這一部分是機構(gòu)知識庫內(nèi)容建設最重要的組成部分,因資源數(shù)據(jù)量龐大且每年遞增,所以在機構(gòu)知識庫初步建成后[2],后續(xù)最重要的工作內(nèi)容就是資源數(shù)據(jù)的持續(xù)更新。

        對于凱院這種單一的高校機構(gòu)庫,資源數(shù)據(jù)獲取主要采用建設者批量導入方式,即由機構(gòu)知識庫管理者或建設者向機構(gòu)知識庫提交該機構(gòu)成員的成果內(nèi)容,這是機構(gòu)知識庫建設初期最主要的內(nèi)容建設方式,這種方式可快速提高機構(gòu)知識庫數(shù)據(jù)量[2]。很多高校有自建的論文庫、科研成果庫等,也可以做為資源數(shù)據(jù)的來源。但是,凱院之前沒有這方面的儲備,故請CNKI公司以建設者的身份數(shù)據(jù)批量導入凱院教師論文、專著等各項科研成果數(shù)據(jù),因為凱院購買了CNKI的相應數(shù)據(jù)庫,所以在導入數(shù)據(jù)方面沒有什么障礙。而且CNKI本身有龐大的歷史數(shù)據(jù)庫作支撐,其提供的資源數(shù)據(jù)無論在準確性還是完整性上,都比較令人滿意,但大批量的數(shù)據(jù)導入過程中,難免會出現(xiàn)錯抓、漏抓數(shù)據(jù)等情況[2],這時可以由機構(gòu)成員主動向機構(gòu)知識庫系統(tǒng)提交個人成果,以輔助形式來查缺補漏。

        2.5 數(shù)據(jù)維護及更新

        在機構(gòu)知識庫建成并且運行趨于穩(wěn)定后,我們關(guān)注的重點將轉(zhuǎn)向機構(gòu)數(shù)據(jù)的維護、更新及推廣等方面。凱院由于是購買的清華同方(知網(wǎng))公司的軟件使用權(quán),并委托其建庫,所以在軟件使用有效期內(nèi),都是由知網(wǎng)公司負責機構(gòu)庫的維護等工作。但知網(wǎng)作為第三方機構(gòu),首先不能隨時跟進凱院的人員變動情況,即時更新相關(guān)數(shù)據(jù);其次一旦到達軟件使用有效期,機構(gòu)庫的后續(xù)工作將完全交付回凱院,而凱院只能將這個學術(shù)型數(shù)據(jù)庫交給圖書館管理,盡管圖書館管理機構(gòu)庫有天然的資源優(yōu)勢和服務優(yōu)勢,但卻無法彌補其巨大的人員和技術(shù)缺陷。以凱院為例,作為一個地方本科院校,其圖書館根本沒有能力和權(quán)限引進碩士及以上專業(yè)人員,而本科生更連進入招聘計劃的機會都沒有。自2013年至今的七年時間,凱院圖書館沒有引進一位專業(yè)技術(shù)人員,不是不想,而是引進不來。今年是軟件使用期限的最后一年,凱院將面臨著是繼續(xù)交錢續(xù)費由CNKI管理、更新,還是收回來自己管理的問題,無論是哪一種結(jié)果,都將面臨著許多問題。

        3 遇到的問題

        在凱院機構(gòu)知識庫建庫過程中,遇到了一些問題,具體情況 如下:

        3.1 服務功能單一,沒有實現(xiàn)資源共享

        目前,凱院的機構(gòu)庫提供的服務比較單一,僅局限于基本的成果檢索、瀏覽、下載等淺層功能,只初步實現(xiàn)了“成果典藏”的功能,并且缺乏個性化服務,用戶體驗度不高[5]。同時,做為高校的單一機構(gòu)庫,沒有和其他高校結(jié)成聯(lián)盟,無法在最大范圍內(nèi)實現(xiàn)資源的共享,不能充分體現(xiàn)機構(gòu)庫的功能。

        3.2 可持續(xù)發(fā)展問題

        機構(gòu)知識庫在建庫時一般都有專項資金,所以在建庫時感覺不到資金壓力。但一旦建庫完成,其運行階段的資金出處問題就凸顯出來了。沒有資金的具體出處,那機構(gòu)庫軟件的續(xù)費,機構(gòu)數(shù)據(jù)的維護、更新以及對機構(gòu)庫的推廣、功能擴展等工作都不能順利進行。如何使機構(gòu)庫保持持久的生命力,真正長期的服務于教學和科研,而不是淪為“形象工程”、“面子工程”,最終導致其成為“雞肋”,這些都是機構(gòu)庫持續(xù)發(fā)展面臨的難題。

        3.3 宣傳和推廣的難題

        凱院機構(gòu)知識庫在建成之初,曾在學校網(wǎng)站上發(fā)布了新聞,之后就沒有進行過正式的宣傳,導致只有少部分老師知道學校機構(gòu)庫的存在及作用,后期的推廣應用也沒有跟得上,這些都極大限制了機構(gòu)庫的持續(xù)發(fā)展和潛力開發(fā)。

        4 結(jié)語

        凱院機構(gòu)庫在建立的過程中,雖然遇到了一些困難,在后期運行過程中也逐步發(fā)現(xiàn)了不足,但不可不否認的是,其日益增長的訪問量證明了學校師生已逐步認可了機構(gòu)的科研價值,相信其在以后的發(fā)展中會出現(xiàn)更令人滿意的結(jié)果。

        而凱院在建庫中遇到的困難,同樣也困擾著許多其他高校,要解決這些問題,不是單獨的一個高?;蚩蒲性核茏龅降?,而是需要多個機構(gòu)組成聯(lián)盟全力解決,即所謂的機構(gòu)知識庫聯(lián)盟。國外機構(gòu)知識庫聯(lián)盟的實踐較為成熟,國內(nèi)也日益重視機構(gòu)知識庫聯(lián)盟的建設。 聯(lián)盟合作協(xié)調(diào)的形式,將參與其中的每個成員的信息資源與科研成果進行整合,構(gòu)建出具有共享性質(zhì)的機構(gòu)知識庫群,統(tǒng)一提供相應的數(shù)字化服務,最終實現(xiàn)不同機構(gòu)間知識資源的共享與使用[6]。聯(lián)盟化將成為今后機構(gòu)庫發(fā)展的一大趨勢。

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