任偉 張杰

（山東醫(yī)藥技師學(xué)院，山東 泰安 271200）

數(shù)字化時(shí)代，高校在檔案管理信息化建設(shè)中，應(yīng)注重加強(qiáng)對(duì)先進(jìn)信息化技術(shù)手段的開(kāi)發(fā)與利用，加大對(duì)檔案管理信息化建設(shè)的資金和人才投入，為數(shù)字化時(shí)代高校檔案管理信息化建設(shè)的順利實(shí)現(xiàn)提供重要的資金和人才保障。

一、數(shù)字化時(shí)代高校檔案管理信息化建設(shè)的重要性

（一）符合高校檔案管理工作的發(fā)展趨勢(shì)

隨著高校的不斷發(fā)展，檔案資料隨之不斷增多，檔案管理工作量也隨之加大。數(shù)字化時(shí)代高校檔案管理信息化建設(shè)的有效實(shí)施，數(shù)字化技術(shù)取代了以往的人工工作方式，極大地減少了檔案管理工作人員的工作量，檔案管理工作的效率大幅提升，并且可以為廣大師生帶去更加便捷的服務(wù)，同時(shí)檔案資料的保存年限也得以延長(zhǎng)，由此可見(jiàn)，數(shù)字化時(shí)代高校檔案管理信息化建設(shè)是高校檔案管理工作發(fā)展的必然趨勢(shì)。

（二）提高檔案管理工作人員業(yè)務(wù)能力的必然要求

數(shù)字化時(shí)代，信息技術(shù)在各個(gè)領(lǐng)域中都得以廣泛的應(yīng)用，隨著高校的不斷發(fā)展，對(duì)檔案管理工作的要求也隨之不斷提高，這就對(duì)了檔案管理工作人員的能力提出了更高的要求。作為檔案管理工作人員，必須具備更高的數(shù)據(jù)處理能力和分析能力，而若想高效地處理大量的數(shù)據(jù)信息，就必須加強(qiáng)對(duì)信息化技術(shù)的掌握。數(shù)字化時(shí)代高校檔案管理信息化建設(shè)的不斷完善，可以在一定程度上提高檔案管理工作人員的業(yè)務(wù)能力，有助于高校檔案資料自身價(jià)值的充分發(fā)揮。

二、數(shù)字化時(shí)代高校檔案管理信息化建設(shè)的有效策略

（一）注重加強(qiáng)高校檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施的完善

為了進(jìn)一步推動(dòng)高校檔案管理信息化建設(shè)，就必須加強(qiáng)對(duì)高校管理基礎(chǔ)設(shè)施的完善，以此為檔案管理信息化建設(shè)奠定零號(hào)的基礎(chǔ)。在完善基礎(chǔ)設(shè)施的過(guò)程中，一方面高校應(yīng)該對(duì)各種硬件設(shè)施進(jìn)行盡快完善，另一方面，高校應(yīng)該積極的引進(jìn)先進(jìn)的檔案管理信息化手段，完善軟件設(shè)施。高校在進(jìn)行檔案管理信息化建設(shè)的過(guò)程中，通常需要輸入、更新、交換和共享大量的信息內(nèi)容，由此可見(jiàn)，這是一個(gè)比較繁瑣和復(fù)雜的過(guò)程。正因如此，高校在完善檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施時(shí)，應(yīng)該配備一些比較高端的計(jì)算機(jī)，并未計(jì)算機(jī)設(shè)備配置與之相匹配的掃描機(jī)器、攝像機(jī)和相機(jī)等設(shè)備。以便在搜集和整理檔案資料時(shí)，對(duì)檔案資料進(jìn)行掃描、錄像、拍照等處理。這就需要高校加大對(duì)檔案管理信息化建設(shè)的資金投入，以此為檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施的完善提供重要的財(cái)力支撐。

（二）強(qiáng)化檔案管理工作人員的安全意識(shí)

從現(xiàn)階段高校檔案管理的是情況來(lái)看，很多高校已經(jīng)開(kāi)始在數(shù)字化時(shí)代的影響下，加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)對(duì)檔案資料進(jìn)行了共享，大大提高了檔案管理工作的科學(xué)性和便捷性。然而，與此同時(shí)一些檔案信息資料管理安全問(wèn)題也逐漸地暴露出來(lái)。為此，高校應(yīng)該對(duì)檔案管理信息化建設(shè)中存在的檔案安全問(wèn)題引起足夠的重視，并注重強(qiáng)化檔案管理工作人員的安全意識(shí)。第一，促使檔案管理工作人員對(duì)檔案信息資料安全問(wèn)題引起關(guān)注和重視，提高其安全警覺(jué)性，以此最大限度地避免出現(xiàn)檔案信息資料安全問(wèn)題。第二，完善檔案管理信息系統(tǒng)的安全防護(hù)功能，以此更加有效地抵御各種病毒。對(duì)于系統(tǒng)中重要的檔案信息資料必須做好備份，這樣一旦出現(xiàn)檔案信息資料丟失，也不至于造成嚴(yán)重的損失。

（三）提高高校檔案信息資料的數(shù)字化程度

數(shù)字化時(shí)代，為了促進(jìn)高校檔案管理信息化建設(shè)的進(jìn)程，就需要提高高校檔案信息資料的數(shù)字化程度。首先，高校在將檔案信息資料錄入到計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的過(guò)程中，必須保證檔案信息資料的完整性，其中包括音頻檔案信息資料、文字檔案信息資料等多種形式。其次，檔案管理工作人員必須對(duì)錄入到計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中的檔案信息資料進(jìn)行仔細(xì)、認(rèn)真的核實(shí)，保證檔案信息資料的真實(shí)性。最后，并非將檔案信息資料錄入到計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中就完成了檔案管理工作，還需要對(duì)錄入的檔案信息資料進(jìn)行不斷更新，以此保證檔案信息資料的時(shí)效性?？偠灾谔岣吒咝n案信息資料數(shù)字化程度的過(guò)程中，必須保證錄入計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中的檔案信息資料的完整性、真實(shí)性和時(shí)效性。

（四）建立完善的檔案管理應(yīng)用系統(tǒng)

數(shù)據(jù)庫(kù)的建立只能夠?qū)⒑Ａ康臋n案信息資料進(jìn)行合理的存儲(chǔ)，但是無(wú)法對(duì)這些資料進(jìn)行快速的提取和分析。因此，數(shù)字化時(shí)代，高校在加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)的過(guò)程中，還應(yīng)該積極建立完善的檔案管理應(yīng)用系統(tǒng)，并保證該系統(tǒng)的穩(wěn)定性、安全性和實(shí)用性。這樣不僅可以極大地滿足廣大師生快捷檢索所需檔案信息資料的需求，同時(shí)操作也十分的便捷和靈活。高校在完成檔案管理應(yīng)用系統(tǒng)的建立后，應(yīng)該加大宣傳和推廣的力度，讓廣大師生都能夠熟練地使用這一系統(tǒng)，從而切實(shí)的提高檔案管理工作的效率和檔案的利用率。

三、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，數(shù)字化時(shí)代，高校應(yīng)該積極的針對(duì)檔案管理工作進(jìn)行一定的改革與創(chuàng)新，加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)，以此不斷提高檔案管理工作的信息化水平，從而切實(shí)發(fā)揮高校檔案的重要價(jià)值。為此，高校應(yīng)該注重加強(qiáng)對(duì)檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施的完善，強(qiáng)化檔案管理工作人員的安全意識(shí)，提高高校檔案信息資料的數(shù)字化程度，并建立完善的檔案管理應(yīng)用系統(tǒng)。