李敬

（山東泰豐城建發(fā)展集團有限公司，山東 濰坊 262500）

一、房地產(chǎn)企業(yè)檔案管理的現(xiàn)狀

（一）檔案人員業(yè)務(wù)操作不夠熟練，檔案管理制度的落實較差

近些年來由于房地產(chǎn)企業(yè)內(nèi)部制度變革，導(dǎo)致檔案管理人員頻繁調(diào)動，再加上沒有相應(yīng)的培訓(xùn)，檔案管理人員對于業(yè)務(wù)的操作流程不夠熟悉，很難勝任當下的檔案管理工作。而在轉(zhuǎn)出、轉(zhuǎn)入以及工資發(fā)布等情況中沒有按照手續(xù)辦事，且存在一定的檔案密封性較差以及檔案造假的情況，這對檔案的真實性和隱私性造成了較大的影響。

（二）管理不夠規(guī)范，檔案的管理意識有待提升

房地產(chǎn)檔案管理人員沒有嚴格遵守“檔案管理材料收集歸檔規(guī)定”辦事，一些管理部門缺乏具體的實施細則，就算有相關(guān)規(guī)則，也不過是流于形式，檔案管理人員只是充當檔案的保管員。此外，一些人員對于檔案管理意識不足也是一大問題，對于相關(guān)檔案材料沒有及時收集和歸檔，導(dǎo)致其中部分檔案出現(xiàn)丟失或者損壞，較為顯著的就是立項文件、可行性報告等資料的丟失。而在檔案的記錄當中，存在填寫格式不規(guī)范，填寫內(nèi)容過于隨意以及審核標準不準確等，直接導(dǎo)致檔案的管理工作不夠嚴格和細致，存在一定的客觀隨意性，不利于向上層單位提供第一手資料。

（三）檔案的管理較為分散

首先是由于近幾年來房地產(chǎn)管理機構(gòu)改革導(dǎo)致人員檔案管理較為分散。比如在人事部門的在職人員檔案的檔案管理，這些管理只是停留在不丟失的狀況。其次是管理檔案的硬件設(shè)備不夠完善，設(shè)施的配置不到位，找不到相關(guān)規(guī)定標準，管理手段和管理設(shè)備都還停留在較為落后的水平，不利于檔案現(xiàn)代化管理的實現(xiàn)。而隨著信息時代的到來，事務(wù)量不斷增大，一些管理部門在選擇檔案管理設(shè)備時還具有較大的隨意性，多數(shù)采用因地制宜的存儲原則，還在采用原始的手工操作，不僅現(xiàn)代化水平較低，還使得在檔案查詢或者管理當中十分繁瑣，增加了工作量。

（四）信息網(wǎng)絡(luò)管理軟件缺乏統(tǒng)一性

房地產(chǎn)檔案管理在很大程度上已經(jīng)實現(xiàn)了信息化管理，但是由于其應(yīng)用的計算機型號不一、規(guī)格各異，各自開發(fā)的管理軟件并不能相互應(yīng)用，而且尚未開發(fā)出一個既適用于文件檢索又能用于檔案信息管理的計算機管理系統(tǒng)，這在很大程度上制約了檔案信息化的進程。

二、信息網(wǎng)絡(luò)平臺在房地產(chǎn)檔案管理企業(yè)的應(yīng)用策略

（一）完善硬件設(shè)備，規(guī)范管理制度

規(guī)范管理制度首先需要完善相關(guān)的基礎(chǔ)硬件設(shè)備，注重硬件等基礎(chǔ)設(shè)備的完善，這是保證檔案完整的前提條件，加大計算機等現(xiàn)代化硬件的投入力度。房地產(chǎn)企業(yè)檔案庫內(nèi)還有必要配置計算機或者打印機等現(xiàn)代化辦公設(shè)備，并在此基礎(chǔ)上解決辦公室擁擠或者資金投入不到位等方面的問題，防止出現(xiàn)多部門多人員監(jiān)管，卻無一人負責(zé)的情況出現(xiàn)，管理錯位或者交叉也會極大影響到檔案管理質(zhì)量和效率。其次是注重管理制度的建設(shè)，房地產(chǎn)檔案管理部門需要建立一個檔案歸檔整理、人員職責(zé)以及檢查核對制度，并將這些制度落到實處，做到“四不查”、“四不借”和“三不轉(zhuǎn)”。何為四不查，即沒有依據(jù)相關(guān)報表不查，不在本單位的范圍內(nèi)不查，沒有相關(guān)的審批手續(xù)或者手續(xù)不全不查。

（二）提升檔案管理人員的信息管理水平

房地產(chǎn)檔案管理的專職人員一定要具備管理經(jīng)驗和專業(yè)知識。首先，需要大力進行檔案管理工作的宣傳，提升全體管理人員對檔案的管理的認識，讓其意識到檔案管理的重要性。其次就是設(shè)備的現(xiàn)代化，當下是信息時代，各種信息手段和管理方式層出不窮，這就需要管理部門引進先進的網(wǎng)絡(luò)管理手段，讓在職員工具備一定的計算機操作能力，讓其能夠勝任現(xiàn)代化管理工作的需要，此外，還可以通過培訓(xùn)的方式不斷提升管理人員的管理素質(zhì)和專業(yè)水平，保證其崗位的穩(wěn)定性。

（三）檔案管理工作的現(xiàn)代化和信息化

信息時代最注重的就是信息技術(shù)現(xiàn)代化，隨著當今社會的快速發(fā)展，利用計算機和信息網(wǎng)絡(luò)進行檔案管理是時代變化的必然趨勢，同時也是實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化必經(jīng)之路。首先，管理部門可以利用掃描儀或者計算機能現(xiàn)代技術(shù)，將檔案以數(shù)字信息的方式輸入到計算機當中，將紙質(zhì)文字、圖片上的信息全面轉(zhuǎn)化為數(shù)字信息，實現(xiàn)紙質(zhì)檔案和數(shù)字檔案的并存。其次就是對管理檔案的信息管理系統(tǒng)進行完善，建立出一個巨大的數(shù)據(jù)庫，采用相關(guān)的管理軟件進行檔案目錄的編制，這不僅提高了檔案的管理效率，還有利于檔案信息的檢索，對實現(xiàn)房地產(chǎn)企業(yè)檔案管理信息化有著重大意義。

（四）保證檔案內(nèi)容的真實和準確

信息網(wǎng)絡(luò)管理模式更加注重信息的真實性，房地產(chǎn)檔案管理人員一定要遵守相關(guān)規(guī)定，實事求是對檔案進行嚴格把關(guān)，不斷提升檔案的真實性以及價值。一位合格的檔案管理人員要具備一定的政治敏感度，然后是具備較高的責(zé)任意識，要對每一位人員的資料進行嚴格鑒別，防止其中混入弄虛作假的文件，保證檔案的準確性和真實性。

三、總結(jié)

信息時代給房地產(chǎn)檔案管理工作帶來了極大的機遇，同時也帶來了較大的挑戰(zhàn)，需要管理部門抓住這些機遇，基于信息網(wǎng)絡(luò)平臺搭建出高效、全新的信息管理系統(tǒng)，對管理人員進行觀念上的更新，并根據(jù)當下檔案管理工作的發(fā)展趨勢，在創(chuàng)新管理制度的同時實現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化，全面提升檔案工作效率。