（黑龍江省大慶市公共資源交易中心，黑龍江 大慶 163000）

引言

現(xiàn)如今，在事業(yè)單位中，檔案管理工作水平的提高必然利于推進(jìn)事業(yè)單位發(fā)展，作為檔案管理工作人員，要積極做好檔案歸檔文件的整理工作，本文對其整理技巧以及具體的整理方法進(jìn)行了總結(jié)，希望分析能夠全面提高檔案管理水平，從而進(jìn)一步為事業(yè)單位日后發(fā)展奠定良好基礎(chǔ)。

一、事業(yè)單位檔案歸檔文件整理的原則

（一）檔案保存文件整理的基礎(chǔ)原則

事業(yè)單位檔案是單位在日?；顒訉W(xué)習(xí)中產(chǎn)生的，真實(shí)反映了單位的歷史面貌。在進(jìn)行事業(yè)單位文件整理的時候，要注意文件的整體性。如文件的正文、附件以及文件的請示與批復(fù)等都要保證其完整性。對于檔案的整理工作，要盡量做到不拆卷整理。對各個部門整理歸檔的文件，要充分研究原來的卷宗，盡可能地遵循充分利用的原則，力求保持整理過程中檔案的原狀。若文檔有明顯的錯誤，可進(jìn)行業(yè)務(wù)上的指導(dǎo)修改、糾正。

（二）堅(jiān)持利于保管和有效利用的原則

在進(jìn)行檔案整理的過程中，要滿足檔案安全和有效利用的目的。如今，計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展日新月異，事業(yè)單位的文件也多以電子檔的形式上傳下達(dá)，利用信息化技術(shù)對文件進(jìn)行保存，可使不同目錄的同一文件有效的索檢出來，形成檔案的成套體系。既有利于檔案的保管，也能夠?qū)n案充分利用。

（三）嚴(yán)格遵守歸檔文件整理規(guī)則

《歸檔文件整理規(guī)則》是為企事業(yè)單位進(jìn)行文件整理時的一項(xiàng)基本準(zhǔn)則指導(dǎo)，其中包含了許多文件整理以及檔案歸檔的基本方法和原則。如事由原則，即同一事由的相關(guān)文件整理排列在一起的原則；盡量不破壞原有文件排列的原則；以及對文件檔案紙張編目等應(yīng)遵循的一系列原則。這一規(guī)則的制定能夠有效地促進(jìn)文件整理和檔案的歸檔，在規(guī)范檔案管理人員工作的基礎(chǔ)上，大大提高了工作效率和工作質(zhì)量。

二、檔案管理歸檔分類技巧

（一）以密級分類的技巧

根據(jù)檔案內(nèi)容的隱秘性程度，可將其劃分為絕密、一般及公開三種層級。其中絕密類的檔案僅限具有固定權(quán)限的人查閱，因此能夠接觸并調(diào)閱的人員數(shù)量較少，對其保密程度也較高。檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格審核檔案內(nèi)容的調(diào)閱權(quán)限，嚴(yán)禁無權(quán)人員私自查看或者調(diào)閱檔案文件。此外對于整個調(diào)閱流程應(yīng)進(jìn)行嚴(yán)格的記錄，以便后續(xù)有據(jù)可查。一般性的檔案雖然其秘密程度不及絕密性文件，但也需按照嚴(yán)格的流程進(jìn)行借閱和調(diào)取。通常該類檔案信息的受眾較為廣泛，涉及到林、農(nóng)機(jī)水利等相關(guān)文件信息均屬于此類。公開性質(zhì)的檔案則面向所有調(diào)閱人員開放，此類檔案信息為公用檔案，必須真正實(shí)現(xiàn)公開才能發(fā)揮信息的價值。

（二）以保存期限分類的技巧

檔案文件按照保存的時間可分為永久性、定期性及臨時性的檔案。永久性的檔案內(nèi)容較為重要，且其重要性在當(dāng)前階段尚無法準(zhǔn)確判斷，如隕石方面的檔案信息，以目前的天文水平還無法實(shí)現(xiàn)對其價值的準(zhǔn)確預(yù)估，因此該方面的資料信息應(yīng)永久性保存。定期檔案的保存期限通常為三、五或十年不等，按照具體的需求確定保存時間。臨時性檔案通常在使用完畢后便可銷毀，從而減少檔案管理的工作量。對于永久性檔案的保存需要提供適當(dāng)?shù)沫h(huán)境，并結(jié)合檔案存儲的介質(zhì)形式調(diào)節(jié)環(huán)境因素，從而達(dá)到理想的保存效果。

三、事業(yè)單位檔案歸檔文件整理的方法

（一）文件資料整理的方法

第一，管理人員需按照檔案信息的價值及保存時間等進(jìn)行有序分類，按照行業(yè)的規(guī)定系統(tǒng)梳理檔案信息，做到有序保存。第二，事業(yè)單位內(nèi)部的黨政文件應(yīng)分別存儲與管理，并由固定的工作人員專門負(fù)責(zé)，從而避免與其他類的文件內(nèi)容進(jìn)行摻雜。第三，管理人員需準(zhǔn)確將不同年份的檔案信息分別存放，并將加密文件與普通性質(zhì)的文件分別管理，按照不同秘密程度采取相應(yīng)的管理措施，以此提高檔案信息管理的安全性。

（二）檔案的分類方法

對于檔案的歸納和整理是文件處理的最后部分。提高檔案存儲的系統(tǒng)性與完整性，也是檔案管理的終極要求。在實(shí)施檔案信息的整理時，要按照科學(xué)的分類方法系統(tǒng)整理各類文件，從而為后續(xù)管理和查閱、調(diào)取提供便利條件。第一，事業(yè)單位需充分掌握本單位的工作事務(wù)內(nèi)容和結(jié)構(gòu)，同時對所需管理的檔案信息進(jìn)行全面的掌握，從而選擇適合的管理方式進(jìn)行系統(tǒng)整理。使用頻率較高的分類方式有年度分類、機(jī)構(gòu)分類、問題分類等。采取適當(dāng)且實(shí)用的分類方法能夠有效提升檔案管理的工作質(zhì)效。第二，檔案管理部門在實(shí)施信息分類時，應(yīng)針對具體的類別制定出具有針對性的方案計(jì)劃，并將計(jì)劃貫徹到每個工作人員層面，以此形成檔案管理的工作規(guī)律，提升信息分類的精細(xì)化程度。

（三）檔案的編目方法

在完成案卷整理的過程中，完成卷內(nèi)文件的整理后續(xù)對封面進(jìn)行標(biāo)注，從而明確檔案信息的類別。通常編目指的是根據(jù)歸檔文件的具體內(nèi)容編制目錄，其中包括責(zé)任人、題目、頁碼等信息。廣義上的編目則將檔號的編制也納入編目范疇。檔號包括全宗號、卷盒號、保管期限、和頁張?zhí)柕葍?nèi)容，其中全宗號指的是每個全宗的編碼號；件號指卷內(nèi)文件的順序編碼；頁號則指每頁文件的順序編碼。只有按照規(guī)定的層級進(jìn)行系統(tǒng)編碼，才能有效提升檔案信息管理的系統(tǒng)性與全面性，為后續(xù)檔案信息的調(diào)閱提供便利，同時發(fā)揮出檔案信息管理的最終價值。

結(jié)束語

為了保證事業(yè)單位檔案整理工作科學(xué)、有序，在開展檔案整理之前，檔案工作人員應(yīng)了解本單位各項(xiàng)工作的特點(diǎn)，把握本單位檔案的基本構(gòu)成。面對新形勢下的新問題、新挑戰(zhàn)，作為現(xiàn)代檔案管理工作者，就要在檔案領(lǐng)域進(jìn)行有創(chuàng)新的探索，與時代要求相呼應(yīng)，不斷完善檔案歸檔文件整理工作的流程，進(jìn)而促進(jìn)事業(yè)單位檔案管理工作整體水平的提升。