李陽

（新疆眾和股份有限公司 烏魯木齊 830013）

近年來，隨著國家經(jīng)濟的發(fā)展、推進，并結(jié)合地方財力情況及基本建設(shè)的總體布局，合理確定進行了很多重點建設(shè)的行業(yè)和骨干項目，在我國現(xiàn)代化建設(shè)中具有重要地位。重大建設(shè)項目檔案既是重大建設(shè)項目的真實記錄，又是項目投產(chǎn)運行、維修、改擴建等工作的重要依據(jù)，是項目建設(shè)的重要組成部分，是整個項目管理不可缺少的重要環(huán)節(jié)。然而由于重大建設(shè)項目的建設(shè)周期較長，參建單位眾多，工程資料比較復(fù)雜，因而造成重大建設(shè)項目的檔案管理工作存在一定的難度。如何采取有效措施，保證國家重大建設(shè)項目檔案的齊全完整和有效利用，為企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營和各項管理工作服好務(wù)是我們檔案工作者面臨的一項艱巨任務(wù)。這就要求我們必須深入了解和掌握重大建設(shè)項目檔案的特點，積極探索項目檔案形成的規(guī)律，切實的做好重大建設(shè)項目檔案的管理工作。本文結(jié)合新疆眾和股份有限公司近年以來重大建設(shè)項目檔案管理的實際，對重大建設(shè)項目檔案管理工作的實踐加以探討和思考。

1 公司檔案管理基本情況

新疆眾和股份有限公司是中國鋁基電子新材料產(chǎn)業(yè)的研制出口基地，于1958 年建廠，1996 年在上海證券交易所上市，是新疆第一家上市的工業(yè)企業(yè),歷經(jīng)六十余年的發(fā)展，已成為中國戰(zhàn)略性新材料產(chǎn)業(yè)的核心骨干企業(yè)，中國電子元件百強企業(yè)。近年來眾和公司一貫重視檔案工作，認真落實自治區(qū)檔案工作要求，堅持把檔案管理作為企業(yè)發(fā)展的一項重要工作來抓。把檔案工作作為重要的專業(yè)技術(shù)管理，與眾和公司的生產(chǎn)經(jīng)營、設(shè)計科研、技術(shù)管理等工作同步發(fā)展，設(shè)立了眾和公司綜合檔案室（內(nèi)含四大園區(qū)檔案資料），歸口管理公司的各類檔案。目前公司綜合檔案室存有自1967 年--2020 年各門類檔案90593 卷/件。主要有人事檔案4263 卷，文書40732卷/件、會計檔案33360卷、科技工程檔案12123卷、聲像檔案2744 組/冊、實物檔案834 件，另外全宗卷488卷。檔案室建筑面積200平方米，設(shè)有檔案專用庫房5個，各類檔案裝具設(shè)施基本滿足國家檔案管理的需要，其中工程檔案由公司工程管理部統(tǒng)一管理歸檔，我公司先后榮獲“國家二級檔案管理企業(yè)”、“自治區(qū)檔案系統(tǒng)先進集體”等榮譽和稱號。

眾和公司至今已完成了12個重大建設(shè)項目檔案的歸檔與驗收工作。在實踐中我們遵照《檔案法》建立檔案法規(guī)標準體系的要求，逐漸學(xué)習(xí)和完善，做好重大項目檔案的歸檔與管理工作。

2 開展重大建設(shè)項目檔案管理工作的實踐與探討

（1）公司領(lǐng)導(dǎo)非常重視檔案工作，宏觀上把檔案工作納入公司方針目標和年度計劃，微觀上公司領(lǐng)導(dǎo)經(jīng)常深入檔案管理部門研究指導(dǎo)工作，針對重大建設(shè)項目，在項目建設(shè)前期公司成立了以主管項目工程的副總經(jīng)理為組長，包括審計部、工程部、安環(huán)部、生產(chǎn)部、財務(wù)部、信息化中心、綜合檔案室專項監(jiān)督小組，其中綜合檔案組下設(shè)建設(shè)方、監(jiān)理方、施工單位、設(shè)計等各參建方，劃分明確項目檔案管理中責任權(quán)力，嚴格落實“誰主辦、誰形成、誰負責”以及“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、統(tǒng)一標準和分級管理”的原則，將檔案保管、整理等每個細節(jié)落實到具體人員身上。同時，結(jié)合重大建設(shè)項目檔案管理的實際需要，采取“前期做好技術(shù)交底、標準要求，全過程控制，同步歸檔、分階段移交”的管理方式，全過程檢查、落實檔案管理的規(guī)范標準和要求。

為了保證建設(shè)項目文件材料歸檔工作的順利開展，工程管理部每季度不定期組織項目部專、兼職檔案員、施工單位資料員、監(jiān)理資料員等各參加單位檔案負責人，以及各專業(yè)監(jiān)督小組具體檔案負責人進行業(yè)務(wù)培訓(xùn)、對標學(xué)習(xí)，講解建設(shè)項目檔案收集歸檔范圍、歸檔標準、重要部分的檔案資料如何更好收集、以及后期竣工驗收方法、收集過程中存在的問題、疑惑等，進一步提高相關(guān)人員的檔案意識、業(yè)務(wù)知識的學(xué)習(xí)，明確建設(shè)項目檔案收集、積累與歸檔的操作程序。

（2）建立健全管理制度，做到有法可依是搞好重大建設(shè)項目檔案管理工作的基礎(chǔ)。建設(shè)項目周期較長，從立項、審批到竣工一般需要1—2 年時間，有的甚至3-5年，給項目文件材料的收集與積累工作帶來難度。我公司文件、圖紙的收集與歸檔全部實行了制度化管理，依據(jù)《重大建設(shè)項目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》、《企業(yè)檔案工作規(guī)范》、《建設(shè)項目檔案驗收辦法》等法律法規(guī)和規(guī)章制度，結(jié)合本企業(yè)實際情況制訂了2 個管理標準，即《重大建設(shè)項目檔案管理辦法》、《重大建設(shè)項目驗收管理辦法》，進一步完善了公司管理體系。在實施過程中，為進一步加強管理力度，編制了眾和公司《眾和公司重大建設(shè)項目檔案技術(shù)交底》，向重大建設(shè)項目部資料員印發(fā)了《眾和公司重大建設(shè)項目檔案歸檔清單》，對施工方、監(jiān)理等各參建方進行業(yè)務(wù)指導(dǎo)，從文件材料的收集、整理、積累到歸檔提出了具體要求。每年修訂、完善重大建設(shè)項目涉及的各相關(guān)單位需歸檔文件材料清單，以文件的形式下發(fā)到各相關(guān)單位，明確歸檔單位、歸檔范圍、歸檔時間及責任人，實行績效考核，有力地保證了歸檔工作的有效開展。

（3）從前端控制入手，抓過程管理是搞好文件材料收集工作的重要環(huán)節(jié)。針對重大建設(shè)項目工程周期長、管理部門多、施工單位多而雜的現(xiàn)狀，眾和公司加強了工程的前端控制，從工程立項開始進行先期介入。工程管理部派出業(yè)務(wù)能力強、協(xié)調(diào)能力強的管理人員負責項目文件材料收集工作的跟蹤指導(dǎo)，第一時間組織所有參建單位進行一定的檔案技術(shù)交底，確定項目收集、歸檔范圍，整理、裝訂標準，以及各類文件施工現(xiàn)場的保管方式做好各項文件的電子備份，確保項目檔案的完整、有效、安全。

(a)從建設(shè)項目工程的立項審批開始，介入前端控制這個時期文件材料多而雜，主要包括工程立項來往行文和設(shè)計基礎(chǔ)材料，容易造成流失。我們在培訓(xùn)指導(dǎo)的基礎(chǔ)上，定期檢查文件材料的收集、積累和管理情況，發(fā)現(xiàn)問題及時改進和糾正。

(b)抓住項目建設(shè)的三個過程實行過程管理

一是工程前期工作階段。這個階段的主要工作是擬定項目建議書進行可行性研究，編制計劃任務(wù)書進行設(shè)計和概算，這個階段形成的文件材料是項目工程的基礎(chǔ)資料。

二是施工階段。此階段將進行設(shè)備訂貨，編制設(shè)計施工圖、施工圖概算，組織施工等，將產(chǎn)生大量設(shè)計文件、圖紙，工程管理文件，施工文件及工藝設(shè)計、設(shè)備文件，財務(wù)、器材管理文件。

三是竣工階段。此階段將產(chǎn)生竣工文件、監(jiān)理文件、決算資料及環(huán)保、衛(wèi)生、消防、質(zhì)量評審文件等，工程管理部將組織全部文件材料的接收歸檔工作。

抓過程控制就是要按工程進度的時間節(jié)點，把握工程進程各個環(huán)節(jié)，不失時機地做好文件材料的收集工作，避免文件材料的流失。為了保證文件、圖紙齊全完整，將檔案資料的收集管理工作納入到工程質(zhì)量管理、進度管理環(huán)節(jié)，制定歸檔計劃，監(jiān)督小組按照計劃每月進行檢查、推進，專、兼職檔案員要每周參加項目例會，第一時間掌握項目進度、檔案工作進度，變“事后收集”為“事前知曉”和“事中管控”，進一步明確責任，將文件材料的收集與歸檔納入施工方合同管理中，設(shè)專人負責收集管理，并且由項目監(jiān)理負責督促和檢查，為文件材料歸檔的完整、齊全提供了組織保證，做到檔案工作與建設(shè)項目同步，即與工程建設(shè)同步、與項目檢查同步、與竣工驗收同步。

（4）抓好組織協(xié)調(diào)，使檔案工作融入重大建設(shè)項目網(wǎng)絡(luò)化管理體系中。

一個重大建設(shè)項目是由工程管理部牽頭，若干部門、參加單位配合共同實施的系統(tǒng)工程。我公司工程管理部在項目啟動之初就建立了與各相關(guān)部門之間及各參建單位之間的檔案管理人員網(wǎng)絡(luò)，跟蹤項目建設(shè)進度，定期進行檢查指導(dǎo)，使項目檔案工作始終處于檔案部門的掌控之中，確保項目檔案的完整與安全。

一個建設(shè)項目所形成的檔案文件材料內(nèi)容廣泛，基建工程、儀器儀表、設(shè)備、非標制造以及相關(guān)各類檔案文件材料如同一個資料庫，記載了建設(shè)項目從立項、建設(shè)到竣工驗收的整個過程。以公司通過驗收的《污水處理工程項目》為例，形成的項目檔案共267卷，這樣一個龐大的文件材料系統(tǒng)，從收集、整理到歸檔，工作量之大、時間之長是可想而知的。因此在建設(shè)項目的網(wǎng)絡(luò)體系中必須抓好組織協(xié)調(diào)，爭取及時得到相關(guān)部門的支持，使檔案文件材料在施工流程中得以積累和保存，保證各類文件材料的齊全、完整和系統(tǒng)。

（5）做好重大建設(shè)項目文件材料的收集、鑒定和歸檔管理工作。

為了保證重大建設(shè)項目文件材料的齊全完整，工程管理部規(guī)定檔案人員必須參加基建工程竣工鑒定驗收會議，參加引進設(shè)備儀器開箱，對應(yīng)歸檔的文件材料進行收集和檢查。我們制定了重大建設(shè)項目文件材料歸檔計劃，對歸檔的文件材料名稱、時間、單位、責任人做了詳細安排，并下發(fā)到項目部及相關(guān)部門，組織文件材料歸檔；編制了項目總目錄，將所有文件材料進行分類、審核，對是否為原件，簽字、蓋章等手續(xù)是否齊備，圖紙編制是否符合規(guī)范等進行鑒定；審核文件材料的完整性、準確性、系統(tǒng)性、邏輯性，并按照建檔規(guī)范進行分類、排序、組卷，方便提供利用。

（6）做好重大建設(shè)項目檔案自檢和專項驗收工作。

重大建設(shè)項目檔案形成后，由工程管理部組織生產(chǎn)部、安環(huán)部、信息化中心，項目監(jiān)理和公司綜合檔案室等相關(guān)人員對重大建設(shè)項目工程進行全面檢查，對項目工程生產(chǎn)狀況，設(shè)備運行情況，消防、環(huán)保、安全、衛(wèi)生達標情況，工程決算，檔案的分類、編目與歸檔情況進行全面檢查。對歸檔文件材料不完整、不準確、不系統(tǒng)的方面提出整改與補充，通過采取以上控制措施，有效地提高了重大建設(shè)項目檔案的歸檔率、完整率和準確率。在基本具備檔案專項驗收條件的情況下，形成檔案專項檢查自檢報告，并向當?shù)爻青l(xiāng)檔案館提出檔案專項驗收申請。

（7）根據(jù)不同工程建設(shè)期間進行檔案的整理分類和歸檔工作。

通常重大建設(shè)項目建設(shè)期，會表現(xiàn)出很明顯的階段性，根據(jù)這個特點就能對不同時期各子工程項目檔案進行整理。所有檔案管理人員要確保自身的工作內(nèi)容是和工程建設(shè)同步進行，隨時了解和查找所需各項檔案資料，當該項工程完成后，能夠立馬進行分類立卷編號工作，其中進行分類時，可以利用四級類目分類，也就是根據(jù)不同專業(yè)進行單項目的分類立卷工作。

（8）加強項目過程中影像檔案規(guī)范化管理。

在重大建設(shè)項目初期，根據(jù)施工進度計劃安排，工程管理部組織施工方、監(jiān)理方及其他參加單位方召開影像檔案拍攝討論會，制定拍攝大綱，工程管理部后期每月根據(jù)安排情況進行檢查，及時對完成拍攝的照片、重要部分的隱蔽驗收照片、視頻等影像資料編輯歸檔，確保工程項目完工后，相應(yīng)的影像資料歸檔完畢。

3 幾點體會和思考

在重大建設(shè)項目檔案管理工作的實踐中我們認識到：提高認識是做好重大建設(shè)項目檔案管理工作的關(guān)鍵；建立健全各項管理制度是基礎(chǔ)；收集、歸檔制度化是重要保證；各部門、參建方的密切配合，形成項目檔案管理網(wǎng)絡(luò)體系，加強檔案工作與重大建設(shè)項目的同步化管理是有效手段。

通過重大建設(shè)項目檔案專項驗收，提高了全員的檔案意識，確立了檔案工作的地位，擴大了檔案的影響，重大建設(shè)項目檔案從收集、管理到專項驗收的全過程，始終貫穿依法治檔、依法建檔的理念，為工程全面驗收奠定了基礎(chǔ)。

重大建設(shè)項目檔案管理工作的開展，有力地促進了我公司檔案管理工作，促進了檔案業(yè)務(wù)建設(shè)、檔案人員基本素質(zhì)的有效提升，同時重大建設(shè)項目檔案的專項檢查與驗收也對檔案工作提出了新的要求。今后還需要對重大建設(shè)項目檔案利用情況的典型事例進行提煉，做好重大建設(shè)項目檔案編研工作，逐步實施重大建設(shè)項目檔案數(shù)字化，提高重大建設(shè)項目檔案管理效率，充分發(fā)揮重大建設(shè)項目檔案的作用，進一步促進公司檔案管理工作整體水平的提高。