（山東省菏澤市單縣加快發(fā)展服務(wù)中心，山東 菏澤 274300）

由于機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案中往往具有較多有重大價(jià)值的信息，并且其檔案管理具有很強(qiáng)的機(jī)密性和嚴(yán)肅性。為了確保相關(guān)信息安全，發(fā)揮機(jī)關(guān)檔案的最大價(jià)值，機(jī)關(guān)檔案管理部門要注重檔案管理的科學(xué)性、保密性。從現(xiàn)實(shí)情況來看，一些機(jī)關(guān)單位在檔案管理中還存在不少問題，亟待改進(jìn)，筆者就此作以下分析。

一、當(dāng)前機(jī)關(guān)單位檔案管理工作中存在的問題

（一）檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施不健全

某些機(jī)關(guān)單位既沒有建立檔案管理的專門庫房，也沒有建立信息化檔案管理系統(tǒng)，檔案管理依然沿用傳統(tǒng)人工管理模式。某些機(jī)關(guān)單位雖然引進(jìn)了信息化管理系統(tǒng)，但未對(duì)系統(tǒng)軟硬件進(jìn)行定期維護(hù)和及時(shí)更新，導(dǎo)致檔案管理效率依然很低，管理成本依然較高。

（二）檔案管理制度不完善

目前我國機(jī)關(guān)事業(yè)單位的管理制度中，關(guān)于人力資源方面的制度占有極大比重，而關(guān)于檔案管理方面的制度內(nèi)容卻相對(duì)較少，甚至有些機(jī)關(guān)單位管理制度中完全忽略了檔案管理內(nèi)容，造成檔案管理工作缺乏基本制度參照，缺乏相關(guān)制度保障，也使得機(jī)關(guān)檔案管理人員缺乏約束，不重視檔案管理工作的安全性和規(guī)范性，容易造成機(jī)密信息泄露和檔案資源損失。

（三）專業(yè)人才相對(duì)不足

因某些機(jī)關(guān)單位長期不重視內(nèi)部檔案管理工作，所以并未配備專業(yè)的檔案管理人才，而且很少對(duì)檔案管理人員進(jìn)行職業(yè)培訓(xùn)，多數(shù)機(jī)關(guān)單位的檔案管理人員非檔案管理專業(yè)出身，并且多為兼職管理人員，其管理工作質(zhì)量和效率較低。同時(shí)，很多檔案管理人員年齡較大，不懂計(jì)算機(jī)和信息化設(shè)備，習(xí)慣于傳統(tǒng)工作模式，不愿意去學(xué)習(xí)和改變，難以適應(yīng)信息化檔案管理工作需求，甚至一些單位花費(fèi)不菲引進(jìn)全套信息化檔案管理系統(tǒng)，但苦于沒有對(duì)應(yīng)的專業(yè)管理人才，而使這些設(shè)備形同虛設(shè)。

（四）檔案管理模式落后

科學(xué)高效的檔案管理方法是決定檔案管理工作的質(zhì)量的重要因素，目前我國一些機(jī)關(guān)單位在檔案管理中，采用傳統(tǒng)紙質(zhì)單軌制管理模式者仍有不少，不僅影響檔案管理效率，造成較大成本壓力，而且不利于檔案的長期存放保管，難以保證檔案的安全性。而且傳統(tǒng)檔案管理下，檔案的轉(zhuǎn)化利用率也非常低，造成檔案資源優(yōu)勢(shì)不能充分體現(xiàn)。

二、提高機(jī)關(guān)單位檔案管理水平的有效措施

（一）提升檔案管理的軟硬件條件

機(jī)關(guān)單位要想提高檔案管理質(zhì)量，就需要在軟硬件上同時(shí)下功夫，一方面要加大檔案管理的硬件投入力度，購買計(jì)算機(jī)設(shè)備、設(shè)置現(xiàn)代化專業(yè)檔案室，完善網(wǎng)絡(luò)設(shè)施建設(shè)，并實(shí)時(shí)更新硬件設(shè)備。另一方面，購買專業(yè)正版檔案管理系統(tǒng)軟件，或委托專業(yè)軟件機(jī)構(gòu)，根據(jù)自身檔案管理工作需要設(shè)計(jì)開發(fā)個(gè)性化檔案管理系統(tǒng)，并對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行長期在線維護(hù)，保障機(jī)關(guān)單位實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)化、科學(xué)化檔案管理。

（二）完善檔案管理工作制度

制度不健全，會(huì)造成檔案管理工作缺乏相關(guān)依據(jù)和保障。為此，機(jī)關(guān)單位應(yīng)結(jié)合自身的具體情況，完善檔案管理工作的相關(guān)制度體系?？梢詫?shí)行崗位責(zé)任制和績效考評(píng)制，進(jìn)一步明確各自責(zé)任，實(shí)行誰管理誰負(fù)責(zé)，誰出錯(cuò)誰彌補(bǔ)的制度，同時(shí)將所有管理人員納入統(tǒng)一的考核體系，對(duì)其管理成效，工作態(tài)度，專業(yè)技能，職業(yè)道德等內(nèi)容進(jìn)行全面考核，獎(jiǎng)勤罰懶，規(guī)范檔案管理人員的職業(yè)行為，促使其不斷提升自身素質(zhì)，以此提升機(jī)關(guān)單位檔案管理的整體水平。

（三）加大檔案管理的專業(yè)人才培養(yǎng)力度

機(jī)關(guān)單位人事部門要注重把握人才招聘質(zhì)量關(guān)，加強(qiáng)人才審查和綜合考核，不僅要對(duì)人才的職業(yè)能力和專業(yè)技術(shù)進(jìn)行考察還要對(duì)其思想道德予以審核，挑選出專業(yè)化高素質(zhì)檔案人才。同時(shí)，還要加強(qiáng)對(duì)現(xiàn)有檔案管理人員進(jìn)行職業(yè)培訓(xùn)，采取定期培訓(xùn)和不定期培訓(xùn)相結(jié)合模式，對(duì)檔案管理人員的業(yè)務(wù)技能、法律法規(guī)意識(shí)、檔案管理制度等內(nèi)容進(jìn)行培訓(xùn)。另外，還要建立一套人才培養(yǎng)的長效機(jī)制，如制定人才培養(yǎng)職業(yè)規(guī)劃，組織開展職業(yè)再教育活動(dòng)，具備專業(yè)培訓(xùn)會(huì)和業(yè)內(nèi)技能交流會(huì)等，通過多種渠道提升檔案管理人員職業(yè)素質(zhì)。

（四）創(chuàng)新檔案管理方法

要想提升機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理質(zhì)量，就要?jiǎng)?chuàng)新檔案管理方法。其一要提高檔案管理信息化程度，借助大數(shù)據(jù)、云計(jì)算、人工智能和區(qū)塊鏈等先進(jìn)技術(shù)，建立檔案管理數(shù)字化系統(tǒng)，提升系統(tǒng)安全層級(jí)，加強(qiáng)風(fēng)險(xiǎn)預(yù)判，以此提高機(jī)關(guān)檔案管理效率，提升檔案安全性。其二，創(chuàng)新管理方法，利用信息技術(shù)，變單軌制檔案管理模式為雙軌制管理，以電子檔案為主，必要的紙質(zhì)檔案為輔，相互印證，防止關(guān)鍵檔案丟失。

結(jié)論

檔案管理在機(jī)關(guān)事業(yè)單位中具有至關(guān)重要的作用，應(yīng)不斷強(qiáng)化檔案管理基礎(chǔ)，完善檔案管理制度，培養(yǎng)高素質(zhì)檔案管理人才，如此方可提升檔案管理質(zhì)量。