張念聰

（五蓮縣公共就業(yè)和人才服務中心，山東 日照 262300）

引言

做好人力資源檔案管理工作，不僅有利于促進單位的更好發(fā)展，而且還能最大化調(diào)動員工的工作熱情，實現(xiàn)其個人發(fā)展目標。因此，各級事業(yè)單位必須對該項管理工作給予一定的重視度和認知度，既要將其納入到單位戰(zhàn)略發(fā)展決策中，又要完善相應的檔案管理制度，并明確人力資源檔案管理內(nèi)容，提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)和業(yè)務水平，加強人力資源檔案管理信息化建設，這樣才能真正提高人力資源檔案管理水平為事業(yè)單位的進一步發(fā)展提供可靠的數(shù)據(jù)信息。

一、提升事業(yè)單位人力資源檔案管理水平的必要性和重要性

（一）有利于促進事業(yè)單位的可持續(xù)發(fā)展

事業(yè)單位人力資源檔案管理工作的開展將會影響到事業(yè)單位的穩(wěn)定發(fā)展，其可以幫助管理者對公司職員的基本情況有一個大概的了解和認識，可以給管理者和決策者制定更多的發(fā)含策略和為相關的規(guī)劃提供一定參考和依據(jù)，只有將人力資源可以進行最大限度地利用，才可以有效提升企業(yè)的競爭力，將人才的才能充分地發(fā)揮出來，對人力資源檔案進行充分的利用，可以對員工的興趣愛好進行了解，然后根據(jù)員工的特長和優(yōu)勢將其安排在更為合適的部分當中。同時在對人力資源檔案進行查閱的過程中應該及時了解工作人員的基本素質(zhì)水平和相關的業(yè)務能力，同時人力資源檔案中還對員工的品行有一定的紀錄，所以在對檔案資料進行利用的時候一定要做好分析工作。另外事業(yè)單位還可以制定內(nèi)部的考核制度，換句話說人力資源檔案就是對人員進行任命和調(diào)配的一個重要依據(jù)。

（二）有利于更好的調(diào)動單位員工的工作熱情

一般情況下，事業(yè)單位在進行人員崗位調(diào)動時，都會充分考慮員工的業(yè)務水平和專業(yè)素質(zhì)與能力等因素。而人力資源檔案中，既包含員工的個人信息，也對其以往的工作表現(xiàn)及各項業(yè)績考核等有著詳細的記錄。因此，從某種意義上看，提高事業(yè)單位人力資源檔案管理水平，能夠更好地調(diào)動員工的工作熱情和積極性，從而使其事業(yè)單位發(fā)展過程中發(fā)揮出最大的力量。

二、事業(yè)單位人事檔案管理工作中存在的問題

（一）人事檔案管理工作長期未受到足夠重視

人事檔案管理盡管在事業(yè)單位當中占有關鍵性的地位，但卻不能給單位創(chuàng)造經(jīng)濟效益或業(yè)績，部分人員認為此項工作無須具備一定的專業(yè)水平，所以對人事檔案管理并未給予足夠重視。如此情況下，會使事業(yè)單位人事檔案管理所用的硬件設備和軟件跟不上時代發(fā)展步伐，再加上人才配置不合理，便會使得人事檔案管理一直處于應付狀態(tài)。

（二）人力資源檔案管理技術有待更新

人力資源檔案管理技術存在著很大的漏洞，因此需要對其進行及時的更新?lián)Q代，在傳統(tǒng)的檔案管理模式下主要采用的是紙質(zhì)的方式進行保存，所以開展檔案管理工作實際上也就是對大量的紙張進行保存然后保證其的完整性，但是當事業(yè)單位中出現(xiàn)一位工作人員調(diào)配到另外一座城市的情況發(fā)生的時候，人力部門如果需要對檔案進行調(diào)取或者查閱，就需要到另一座城市進行查閱和調(diào)取，這將會對人力部門的工作開展帶來很大的不便。

（三）信息化建設投入不足水平偏低

事業(yè)單位人事檔案管理人員信息化水平低是困擾大多事業(yè)單位的主要問題，究其原因主要有兩點：1.檔案管理人員入門關沒把好，并且缺乏信息科技培訓，無法實現(xiàn)檔案管理的信息化轉(zhuǎn)變，也無法利用現(xiàn)代化設施有效提升工作效率；2.部分事業(yè)單位對人事檔案管理重要性缺乏認知，并沒有意識到把規(guī)范化信息化管理系統(tǒng)引入的必要性，不能在工作中運用互聯(lián)網(wǎng)等現(xiàn)代化設備實現(xiàn)檔案管理效率的有效提升。先進計算機系統(tǒng)也因重視度的不高而無法獲得及時硬件和軟件更新，對人事檔案管理效率的提升和信息查閱的便捷都造成阻礙。限制了其向信息化發(fā)展的進程，使得信息保存、檢索、調(diào)閱等耗時耗力，不僅嚴重降低了人事檔案管理質(zhì)量，且過多翻閱搬動會對實體檔案造成不可挽回的損傷。

三、事業(yè)單位人事檔案管理水平的提升策略

（一）強化領導及工作人員對人事檔案管理的重視度

如果想做好某一項工作，首先必須要做好示范，帶好頭。這一道理也非常適合用在事業(yè)單位的人事檔案管理。如想做好事業(yè)單位人事檔案管理工作，就一定要提高領導對這一工作的重視度。為此一定要采用合理并且科學的方法，如可構建專門的人事檔案管理團隊，定期對人事檔案管理工作進行相應的考核，同時要求人事檔案管理的相關人員必須要實施崗位競聘機制，可把平時的考核成績當作參考的內(nèi)容。利用一些嚴格的制度來進行約束，可以使事業(yè)單位人事檔案管理實現(xiàn)規(guī)范化和科學化。

（二）用好大數(shù)據(jù)挖掘技術

隨著計算機技術的不斷深入發(fā)展，大數(shù)據(jù)分析、數(shù)據(jù)挖掘等技術逐漸出現(xiàn)并展開應用，數(shù)據(jù)挖掘能夠從海量模糊數(shù)據(jù)中，找出有價值的信息，這是一種非常有價值的數(shù)據(jù)分析方法。面對網(wǎng)絡求職信息虛假度較高的局面，采用人工甄別的方式不但效率非常慢，更重要的是準確性難以保障。對于今天“互聯(lián)網(wǎng)+”時代來說，通過大數(shù)據(jù)挖掘技術來對其中的信息展開輔助審核，是最有效的方法，這對于提升人才信息的篩選效率是非常巨大的幫助。另外，在人才的選擇和篩選方面，以大數(shù)據(jù)挖掘技術結合人才評價體系，同樣能夠極大地提升人才與崗位的匹配性和匹配效率，從而輔助高校做出正確的人才招聘決策。所以說，面對網(wǎng)絡招聘，要特別重視大數(shù)據(jù)挖掘技術的應用，這對于提升招聘效率和招聘質(zhì)量都有極大的價值。

（三）突出人事檔案管理工作規(guī)范化與標準化

規(guī)范化和標準化是現(xiàn)代事業(yè)單位人事檔案管理工作的重要發(fā)展目標。這就需要事業(yè)單位檔案管理人員做好文書處理工作。盡管文書處理工作與檔案管理工作之間相互獨立，但是存在較為密切的聯(lián)系。應該通過開展規(guī)范化的文書處理工作促進人事檔案管理工作趨于規(guī)范化與標準化。事業(yè)單位人事管理部門應該結合實際的檔案管理工作對人員實施合理配置，滿足檔案管理工作的實際需求。另外，其他部門的領導應該發(fā)揮監(jiān)督作用，為檔案管理工作創(chuàng)設公開化與透明化的環(huán)境。在整理檔案材料的過程中，應該將其融到人員崗位責任當中，將其作為一項考核依據(jù)，升這項工作的效率。針對檔案的形成，事業(yè)單位應該建立立卷制度，并結合實際情況對其實施管理，對這項工作形成充分的認識。

（四）健全事業(yè)單位人事檔案管理制度并優(yōu)化其管理手段

在國家各項人事檔案管理制度的基礎上，事業(yè)單位要結合當前自身人事檔案管理工作的實際情況，建立健全人事檔案管理制度，針對人事檔案管理工作中的具體過程、具體要求、結果標準、服務范圍、人員責任、效益影響等多項內(nèi)容提出明確要求，確保當前事業(yè)單位的人事檔案管理制度符合事業(yè)單位的發(fā)展情況與發(fā)展戰(zhàn)略，也為后續(xù)的人事檔案管理制度改革留下充足的空間與保障。同時在管理手段上，事業(yè)單位可以嘗試豐富人事檔案信息內(nèi)容，記錄相關人員的業(yè)務能力、技術能力、業(yè)績內(nèi)容、社會信用等相關材料，將信息化技術納入人事檔案管理工作中，以提升人事檔案管理工作的效率和質(zhì)量。

結束語

綜上所述，事業(yè)單位在人事檔案管理工作的開展過程中，應當進一步拓展其服務范圍，建立健全各項規(guī)章制度，不斷加強對其重要地位的宣傳，并不斷提升管理人員的綜合能力，確保人事檔案管理工作的效果得到積極提升。