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        企業(yè)提升辦公室綜合管理效率的策略

        2020-12-07 08:46:44陳震
        魅力中國(guó) 2020年3期
        關(guān)鍵詞:辦公室管理工作

        陳震

        (黑龍江省九建建筑工程股份有限公司,黑龍江 哈爾濱 150000)

        引言:目前我們國(guó)家正在逐步的發(fā)展,許多的事物都在更新?lián)Q代,層出不窮,當(dāng)然辦公室的管理也要不斷的進(jìn)行發(fā)展,避免繼續(xù)停滯不前的狀態(tài)。無論哪一個(gè)行業(yè),傳統(tǒng)的經(jīng)營(yíng)方式都已經(jīng)落后,無法保證高效率的完成工作,因?yàn)檗k公室中互相逐層傳遞信息難免存在誤差,這樣就會(huì)導(dǎo)致信息存在不確定性,降低辦公室工作效率的同時(shí)也不能夠滿足當(dāng)前環(huán)境變化的需要,所以要及時(shí)的轉(zhuǎn)變思路,相信科學(xué),有效的轉(zhuǎn)變辦公室管理思路,逐步的完善科學(xué)管理體系,針對(duì)提升辦公室綜合管理效率尐展開分析討論,并采取科學(xué)的管理措施。

        一、綜合管理中出現(xiàn)的問題

        (一)管理墨守成規(guī),思想落后

        傳統(tǒng)的管理機(jī)制更傾向于執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)化流程,執(zhí)行工作的過程中嚴(yán)格按照標(biāo)準(zhǔn)去落實(shí),認(rèn)真依據(jù)行政后勤的標(biāo)準(zhǔn)去完成某項(xiàng)工作,導(dǎo)致工作在進(jìn)行過程中會(huì)因?yàn)閷?shí)際情況而受到影響,這根源就在于從指導(dǎo)思想上存在著問題,所以并不會(huì)達(dá)到預(yù)期的效果,員工不懂得去靈活變通,這就需要公司在管理指定規(guī)定的時(shí)候要結(jié)合目前社會(huì)的實(shí)際情況,辦公室的人員要不斷的進(jìn)行學(xué)習(xí),去汲取新的知識(shí),促進(jìn)自身能力的完善和提高,不能太過于墨守成規(guī),靈活做事。同樣也要注意員工的心態(tài),不要讓員工失去信心,防止綜合管理給員工帶去比較消極的影響。

        (二)專業(yè)人員稀缺,行政人員管理水平偏低

        目前,專業(yè)的管理人員稀缺,能者多勞這個(gè)詞語相信大家已經(jīng)耳熟能詳。多數(shù)的情況下,公司的管理人員面臨著一個(gè)常見的問題,就是要在完成自己的本職工作之外還要進(jìn)行辦公室的綜合管理,每個(gè)人的精力本身是有限的,分身乏術(shù),即使是非常專業(yè)的管理人事也很難在繁重的工作任務(wù)、超大的工作難度之外保證不會(huì)出現(xiàn)任何的問題,甚至?xí)霈F(xiàn)手忙腳亂的事情,多數(shù)情況下,辦公室的管理人員面臨著工作內(nèi)容繁瑣,許多單位還會(huì)增加一些其他的工作任務(wù),無法做到專注的去做一件事情,三個(gè)人的工作強(qiáng)度一個(gè)人在做,所以出現(xiàn)問題時(shí)難免的,多數(shù)情況下而傳統(tǒng)的工作過程中缺乏必要的溝通,有一些工作存在重復(fù)問題,反復(fù)的在做無用功,加之并沒有起到工作成果,在無形之中就浪費(fèi)了人力物力,在工作中應(yīng)該加強(qiáng)專業(yè)性以及主動(dòng)服務(wù)意識(shí)和工作的前瞻性。

        二、企業(yè)提升辦公室綜合管理效率的策略

        (一)本以人為本,是科學(xué)發(fā)展觀的核心

        每個(gè)人都是有自我意識(shí)的,首先要肯定員工在企業(yè)當(dāng)中存在的價(jià)值,讓員工意識(shí)到工作的結(jié)果是對(duì)自身有意義的,所以才會(huì)為之而努力。讓員工感受到自己是被尊重的,感受到了尊重才會(huì)愿意與企業(yè)共同進(jìn)退,充分發(fā)揮自我價(jià)值,通過這樣激發(fā)自己的潛力和激情。

        一個(gè)企業(yè)之所以能夠發(fā)展,都是團(tuán)隊(duì)成員努力的結(jié)果,所以企業(yè)的管理者必須關(guān)心自己的員工,努力幫員工解決好衣食住行的實(shí)際問題,物質(zhì)上的問題解決后,員工才會(huì)更加重視精神上的尊嚴(yán)和自我價(jià)值的體現(xiàn),人的心理是一個(gè)很微妙的事情,作為企業(yè)管理者,也許你的一個(gè)微笑就可以為員工加油打氣,可以給某個(gè)人帶來極大的喜悅,你的一聲詢問,也許是員工繼續(xù)的動(dòng)力,你的一句話,說不定可以解開員工內(nèi)心里困惑已久的問題,現(xiàn)代心理學(xué)和行為科學(xué)的研究成果表明,人的最殷切的精神需求是渴望工作上和事業(yè)上被公眾肯定和尊重,從而獲得心理上的成功感和滿足感。

        (二)整潔的辦公環(huán)境有利于提升工作效率

        整理雜亂無章的空間與我們的工作效率有很大的聯(lián)系,你會(huì)發(fā)現(xiàn)面對(duì)雜亂無章的空間時(shí)候,工作的效率會(huì)大大的降低,工作的時(shí)間也會(huì)無形中拉長(zhǎng)。當(dāng)我們面對(duì)整潔的工作環(huán)境時(shí),工作效率也會(huì)大大提高。員工可以自行整理好各人的辦公空間,當(dāng)辦公用品很多的情況下,首先可以運(yùn)用組合法去購(gòu)買具有兩個(gè)或兩個(gè)以上功能的物品,可以有效的減少空間和時(shí)間去整理,多功能的物品比如說便簽等等都可以節(jié)省辦工作上的空間,第二可以運(yùn)用掛件來減少辦工作的空間,比如臺(tái)歷和中性筆可以做成掛飾的,這樣可以節(jié)省空間。第三就是分類的方法,文件過多可以分成四類,第一類是已經(jīng)處理好的但是沒有上交的,第二類就是當(dāng)天需要處理的文件,第三類就是一些輔助的文件,第四類就是其他的文件等等,可以規(guī)劃好幾個(gè)區(qū)域,把相應(yīng)的文件放置其中,再貼上標(biāo)簽做好標(biāo)記。

        (三)形成有效制度,規(guī)范日常工作

        在落實(shí)辦公室綜合管理的過程中,需要建立人性化、高效率的管理體系,針對(duì)所有日常工作需要具有一個(gè)相對(duì)統(tǒng)一的制度,進(jìn)而在系統(tǒng)中利用該制度對(duì)日常工作進(jìn)行規(guī)范,讓相關(guān)工作能夠順利的開展。工作中最重要的嚴(yán)謹(jǐn),定期的會(huì)議有助于企業(yè)的凝聚力,讓大家的目標(biāo)統(tǒng)一,責(zé)任到人,在會(huì)議過程中把任務(wù)分配給每一個(gè)員工,讓每一個(gè)員工清楚知道自身的職責(zé),這樣有助于下一步的工作。還應(yīng)該建立起相應(yīng)的溝通制度,也就是讓辦公室負(fù)責(zé)相關(guān)工作的人員嚴(yán)格的依照溝通制度落實(shí)具體的工作,這樣才能保證決策和制度的科學(xué)合理性。

        三、結(jié)語

        日新月異,企業(yè)管理者需要不斷的進(jìn)行豐富和學(xué)習(xí),要結(jié)合每一位員工的實(shí)際情況,研發(fā)出更加科學(xué)有效的管理制度,注重把握員工的愿望和需求,在公平性和相對(duì)穩(wěn)定性的基礎(chǔ)上,靈活的運(yùn)用管理手段,在辦公室綜合管理工作實(shí)際開展的階段,應(yīng)該重視人性化理念的融入,適當(dāng)?shù)膹?qiáng)化單位中的凝聚力,保證每一位員工都能積極的融合到一起,給綜合管理工作的開展提升效率創(chuàng)造優(yōu)質(zhì)的條件,通過本篇文章,本文將重點(diǎn)闡述辦公室中經(jīng)常出現(xiàn)的問題以哪里及解決這些問題的策略,希望能夠?yàn)閺V大的工作人員提供有效的借鑒。

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