高亞芳
(哈爾濱市雙城區(qū)農村公路管理站,黑龍江 哈爾濱 150000)
引言:公路檔案充分記錄了公路建設過程中涉及的重要文字、地圖和音像內容同時,公路檔案也記錄了我國公路建設過程中的歷史變遷,具有一定的歷史意義。此外,公路檔案也為施工道路的有效維護和監(jiān)督提供了重要依據,信息時代的到來對檔案管理提出了更高的要求,也為檔案管理提供了發(fā)展機遇檔案決定了發(fā)展方向。特別是公路檔案管理中,在經濟的推動下,公路工程建設在全國各地,道路信息和結構的復雜性,原有檔案的管理工作已不能滿足工作要求。只有對檔案管理工作進行創(chuàng)新,才能提高公路檔案管理的效率和質量。
公路檔案管理起步較晚,缺乏相關工作經驗,加之缺乏健全的管理制度,容易增加工作的有效難度,檔案信息利用率不高,使用過程中存在一些問題由于缺乏管理,不同時期不同類型文件信息的兼容性不高,實際上無法實現信息的良好連接,導致重要數據信息丟失。
隨著信息時代的到來,必須進行信息管理,有效利用信息的收集和管理。信息共享還沒有完全實現,傳統(tǒng)的紙質檔案數據沒有完全轉化為數字數據,導致數據庫信息的匱乏。當用戶搜索相關信息時,很難找到所需的數據。這些問題的存在,一方面是由于硬件結構導致數據和信息的過早存儲,另一方面是由于文件數據的收集效率低下,無法轉化為數字信息,導致文件信息不完整。
目前,現有的檔案管理人員對先進的檔案管理技術認識不足,對信息管理的重要性認識不足,缺乏檔案管理的專業(yè)能力。公路檔案管理從業(yè)人員多,檔案管理人員選聘缺乏專業(yè)調查,對檔案管理工作缺乏重視,導致公路檔案資料管理工作及時更新,降低工作效率,阻礙檔案管理計算機化進程。
公路檔案信息管理是指建立公路檔案數據信息數據庫,確保公路檔案信息資源共享到一定程度,進一步提高工作人員管理效率對于公路建設的發(fā)展,公路檔案具有提供信息服務的功能,能夠有效地促進道路建設過程的發(fā)展。同時,公路建設項目還可以根據前期建設檔案進行相應的加固分析,不斷提高公路建設的發(fā)展水平。而且,公路建設通過對檔案信息的管理,工作人員有利于檔案的收集、保管和使用。利用計算機可以增加公路檔案的保存,進一步拓寬檔案服務領域,達到加強公路建設發(fā)展水平的目的。因此,通過對公路檔案信息的管理,在一定程度上提高了公路建設的發(fā)展水平,具有十分重要的意義。
隨著現代科學技術的發(fā)展,檔案管理專用軟件的開發(fā)、使用和更新,檔案管理的現代化和計算機化已成為不可逆轉的趨勢,公路服務也應尊重時代的潮流和要求。無論是文件的傳遞還是文件的借閱,無論是工程、科技檔案管理還是人員培訓,都應適應現代化發(fā)展和信息化建設的需要。
歸根結底,檔案管理就是對信息資源的管理。信息資源的社會價值在于開發(fā)利用,開發(fā)利用的效果取決于開發(fā)速度和利用程度。任何類型的信息儲存在現代化的管理手段中,都更便于使用和發(fā)展,也能產生更廣泛的社會效益。公路檔案管理的信息化,不僅提高了工作效率,而且對縮短項目工期、減少不必要的重復勞動具有重要的經濟和社會意義。
在信息時代,公路檔案管理要順應時代發(fā)展趨勢,嚴格執(zhí)行完善的管理制度。為了提高公路檔案管理的效率,切實做好信息化建設,一個完善的檔案管理體系應該包括管理方法和管理流程,并應確保該體系的嚴格實施。這樣才能使公路檔案工作建立完善的部門管理機制,優(yōu)化管理檔案。隨著信息技術的到來,檔案管理將實現數字化,突出檔案信息,確保檔案的安全和完整。檔案系統(tǒng)必須納入獎懲機制,主要包括加強對人員的管理和監(jiān)督,規(guī)范檔案管理工作中的信息采集、整理和存儲,提高檔案管理服務形象。同時,有必要鼓勵員工加強對管理體系的研究,優(yōu)化系統(tǒng)中存在的問題,以實現良好的管理,促進公路檔案信息管理的實施。
公路檔案管理專業(yè)檔案管理人員缺乏,導致管理工作效率低下,對整個公路建設工作產生一定影響。公路檔案信息化已成為必然趨勢,因此主管部門必須重視引進專業(yè)管理人員,提高管理效率。同時,要加強對現有專業(yè)人員的培訓,在掌握傳統(tǒng)檔案管理的基礎上,加強信息管理的工作就更為重要。組織管理人員積極學習信息技術,掌握現代檔案管理設備。檔案管理人員是提高檔案管理工作效率的重要條件,因此有必要加強對管理人員的培訓和考核。
為了實現公路檔案的高效管理,必須根據公路檔案管理的特點,建立數字化的檔案管理信息系統(tǒng),加強對原始紙質檔案的重建。建立統(tǒng)一的公路檔案信息數據庫,實現檔案集中管理。這一措施不僅有效地解決了紙質文件存儲空間的問題,而且通過文件管理服務實現了數據信息的查找和使用,幫助用戶做出正確的決策,提高了文件的使用率,實現了文件數據的有效性。管理部門必須運用計算機技術和網絡技術,確保檔案信息安全,實現檔案資源共享的高效信息獲取途徑,改進工作方法和檔案管理,提高運行效率。
在社會發(fā)展的新時期,加強公路建設,促進公路進一步發(fā)展。在信息化環(huán)境下,我們對公路檔案管理提出了新的挑戰(zhàn)。在新的發(fā)展階段,必須重視公路檔案管理工作。不破壞檔案的完整性,規(guī)范檔案管理過程,實施信息管理,促進中國公路建設的快速發(fā)展。