（洮南市光明街道人力資源社會(huì)保障事務(wù)所，吉林 白城 137100）

一、基層單位檔案管理的概述

檔案是指過去和現(xiàn)在的國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織以及個(gè)人從事政治、軍事、經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、技術(shù)、文化、宗教等活動(dòng)直接形成的對(duì)國(guó)家和社會(huì)有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。

基層單位檔案管理指基層單位檔案管理人員，通過規(guī)范化的科學(xué)方法對(duì)基層人事檔案資料進(jìn)行收集、整理、立卷、歸檔、檢索、查找等歸檔流程?；鶎訂挝粰n案管理工作作為一項(xiàng)基礎(chǔ)性、支撐性工作，對(duì)整個(gè)檔案事業(yè)的發(fā)展起到舉足輕重的作用。

二、基層單位檔案管理存在的主要問題

1.檔案管理體系問題。為促進(jìn)基層單位檔案管理工作的持續(xù)健康發(fā)展，就必須建立健全檔案管理體系。目前，基層單位檔案管理工作缺乏完整的歸檔體系及科學(xué)合理的管理機(jī)制，檔案館內(nèi)網(wǎng)絡(luò)得不到科學(xué)配置，致使無法實(shí)現(xiàn)傳統(tǒng)管檔手段的全面數(shù)字化，檔案資源得不到充分開發(fā)和有效利用。另一方面，檔案管理工作執(zhí)行機(jī)制的不健全，使相關(guān)工作人員在檔案整理流程中操作不規(guī)范，對(duì)諸多有價(jià)值的檔案資料隨意擺放，對(duì)有用檔案資源的開發(fā)也只是流于表面，并未深入挖掘其真正利用價(jià)值，檔案管理工作得不到創(chuàng)新發(fā)展，阻礙了基層單位檔案管理工作的健康、長(zhǎng)效發(fā)展。

2.人員問題。目前基層單位檔案管理工作中人員機(jī)構(gòu)分配單一，缺乏專業(yè)性人才，檔案管理人員整體素質(zhì)不高，檔案管理能力較差，尤其在信息化時(shí)代背景下，我國(guó)政府機(jī)關(guān)、高校以及大型企業(yè)普遍配有高素質(zhì)、高技術(shù)管理人員，而在基層的檔案管理中技術(shù)性人才和高素質(zhì)人才都極度匱乏，普遍存在人員數(shù)量不夠，道德素質(zhì)差，檔案管理能力低等問題，甚至有些基層單位存在崗位變動(dòng)頻繁、輪流管檔行為，導(dǎo)致對(duì)檔案資料的整理、保存及開發(fā)利用問題頻出，檔案資源缺失嚴(yán)重。另一方面，基層領(lǐng)導(dǎo)過度追求政績(jī)，在基層單位檔案管理上缺少重視，缺乏對(duì)相關(guān)工作人員的專業(yè)培訓(xùn)及有力的引導(dǎo)，導(dǎo)致工作人員態(tài)度不端正，沒有認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性，對(duì)檔案管理的工作流程也是一知半解，在其位不謀其業(yè)的現(xiàn)象發(fā)生。

三、新形勢(shì)下加強(qiáng)基層單位檔案管理的措施

1.健全完善相關(guān)規(guī)章制度?；鶎訂挝槐仨毟叨让鞔_檔案管理工作的重要價(jià)值，進(jìn)行檔案管理制度的科學(xué)制定，確保其完善性。嚴(yán)格基于國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)要求進(jìn)行檔案收集方案、文件保管期限和存檔范圍的科學(xué)制定，同時(shí)，有效落實(shí)具體工作制度，嚴(yán)格鑒定檔案資料，并對(duì)其進(jìn)行科學(xué)收集和分類，在檢索，保管，調(diào)閱方面嚴(yán)格制定工作制度，同時(shí)還需要確保利用，統(tǒng)計(jì)和銷毀工作的有序進(jìn)行，科學(xué)制定檔案信息保密制度，定期維護(hù)檔案管理設(shè)備，制定突發(fā)事件應(yīng)急策略。對(duì)其檔案管理過程中的工作規(guī)范，工作紀(jì)律和崗位職責(zé)進(jìn)行合理劃分，使其相關(guān)工作人員能夠積極主動(dòng)地參與日常工作。確?，F(xiàn)場(chǎng)工作人員能夠?qū)ζ涓黝悪n案進(jìn)行全面收集和科學(xué)分類，確保其存放的有序性，使其能夠?qū)崿F(xiàn)更為高效的利用，保證檔案管理工作的有效落實(shí)。

2.增強(qiáng)基層單位檔案管理人員培訓(xùn)力度，提升工作人員整體素質(zhì)。隨著智能化、信息化時(shí)代的到來，各項(xiàng)管理工作都已步入數(shù)字化、智能化行列，基層單位檔案管理工作也應(yīng)該推陳出新，摒棄傳統(tǒng)的落后的檔案管理手段，不斷更新檔案管理方式方法，這不僅需要一批高技術(shù)專業(yè)化的檔案管理人才，還需要加強(qiáng)人才培訓(xùn)力度，在基層單位檔案管理人員的專業(yè)知識(shí)及職業(yè)技能方面加強(qiáng)培訓(xùn)，加大上崗培訓(xùn)，確保在崗在職人員整體素質(zhì)。同時(shí)加大崗位培訓(xùn)，做好崗位競(jìng)聘工作，堅(jiān)持持證上崗。提升基層單位檔案管理人員職業(yè)素養(yǎng)。

3.創(chuàng)新檔案管理業(yè)務(wù)。基層單位檔案管理工作過程中，相關(guān)人員不僅需要科學(xué)建立，保存和維護(hù)檔案，同時(shí)還需要確保技改和科技項(xiàng)目的有效落實(shí)。在此過程中，科技檔案包括基層單位相關(guān)項(xiàng)目設(shè)計(jì)相關(guān)內(nèi)容，對(duì)推動(dòng)基層單位的進(jìn)一步發(fā)展具有極其重要的影響?；诖?，為了確保順利實(shí)施基層單位檔案管理工作，需要為其檔案管理工作科學(xué)制定各項(xiàng)規(guī)章制度，確保能夠更為準(zhǔn)確的保存所有資料，使其應(yīng)用價(jià)值得到最大程度的發(fā)揮。在新時(shí)期創(chuàng)新檔案管理工作過程中，不僅需要對(duì)檔案中不同單位日常工作具體內(nèi)容進(jìn)行合理歸納和整理，同時(shí)還需要科學(xué)統(tǒng)計(jì)和分析數(shù)據(jù)資料，如果發(fā)現(xiàn)問題，必須確保變更記錄完善性，以此為基礎(chǔ)，能夠?qū)n案管理工作的有效性和連續(xù)性進(jìn)行更高程度的保障。除此之外，在實(shí)現(xiàn)數(shù)字化管理工作過程中，相關(guān)單位還需要進(jìn)行資源數(shù)據(jù)獲得科學(xué)構(gòu)建，確保管理業(yè)務(wù)的有效創(chuàng)新，使其檔案資源應(yīng)用價(jià)值得到最大程度的發(fā)揮。

4.落實(shí)依法治檔理念。在基層單位檔案管理過程中，加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的檔案法律法規(guī)及各項(xiàng)規(guī)章制度的培訓(xùn)，積極貫徹落實(shí)上級(jí)政策，不斷更新依法治檔理念，嚴(yán)格按照相關(guān)規(guī)章制度依法管理檔案工作。加大督察及宣傳力度，增強(qiáng)基層工作人員依法管檔的法律意識(shí)，對(duì)違反檔案法的行為依其嚴(yán)重程度予以追責(zé)及嚴(yán)厲處罰。

5.設(shè)立檔案管理專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)。首先基層財(cái)政部門應(yīng)轉(zhuǎn)變觀念，合理統(tǒng)籌，加大基層單位檔案管理方面的資金投入，特別是要增加基層單位檔案管理信息化方面的資金投入，配備完善的基礎(chǔ)設(shè)施，及專業(yè)計(jì)算機(jī)和檔案電子管理軟件等。其次應(yīng)增加大人力方面的投入力度，在選拔檔案管理人員時(shí)嚴(yán)格把關(guān)，擇優(yōu)錄選，保障檔案管理人員的素質(zhì)，同時(shí)增加檔案管理人員資金待遇，留住高技術(shù)人才。最后還要設(shè)立基層單位檔案管理專項(xiàng)資金，在信息化管理上增加投入，提升檔案管理人員信息化能力，實(shí)行基層單位檔案管理工作的現(xiàn)代化發(fā)展。

結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，新形勢(shì)下的基層單位管理工作面臨著新的環(huán)境、新的挑戰(zhàn)，其檔案管理工作發(fā)生了新的變化，因此為了充分發(fā)揮檔案在基層單位管理工作中的價(jià)值作用，必須加強(qiáng)對(duì)新形勢(shì)下的基層單位檔案管理措施進(jìn)行分析。