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        新形勢下人事檔案管理工作的困境和對策

        2020-12-07 10:21:31
        魅力中國 2020年52期

        (吉林省白城市月亮泡水庫管理局,吉林 大安 131307)

        一、新形勢下人事檔案管理工作的困境

        (一)人事檔案管理制度不夠完善

        當(dāng)前很多企業(yè)管理者對于人事檔案管理重視程度不夠,在推進企業(yè)人事檔案管理制度建設(shè)過程中由于缺少系統(tǒng)的頂層設(shè)計,導(dǎo)致企業(yè)人事檔案管理制度不夠完善。很多企業(yè)人事檔案管理工作由于缺少相應(yīng)的制度依據(jù),導(dǎo)致企業(yè)人事檔案管理工作步履維艱,很多部門對于人事檔案管理工作都缺少橫向的溝通和互動,嚴(yán)重影響了企業(yè)人事檔案管理效果,同時也很難發(fā)揮出企業(yè)人事檔案管理的價值和作用。

        (二)信息化程度差

        人事檔案的信息化管理中,計算機將會發(fā)揮主要功能,包括收集、傳遞、開發(fā)等。當(dāng)下部分單位已經(jīng)著手進行電子檔案的應(yīng)用,但是軟件設(shè)計、軟件開發(fā)環(huán)節(jié)中,人員參與有限,無法保證檔案管理滿足預(yù)期要求,相關(guān)工作不能展現(xiàn)高效性、便捷性等要求。信息歸類不嚴(yán)謹(jǐn)、搜索錯誤等也會導(dǎo)致電子信息無法利用。不健全的信息管理系統(tǒng)使相應(yīng)技術(shù)功能無法全面展現(xiàn),導(dǎo)致計算機在人事檔案管理應(yīng)用效果大打折扣。

        (三)管理人員素質(zhì)不高

        現(xiàn)有的人事檔案管理人員對人事檔案的管理局限于傳統(tǒng)的紙質(zhì)人事檔案管理,無法適應(yīng)時代要求,采用新技術(shù)、新方法、新設(shè)備對人事檔案進行科學(xué)有效的管理,造成人事檔案利用困難,人事檔案的社會價值未能得到充分發(fā)揮。另外,人事檔案管理人員流動頻繁嚴(yán)重阻礙了現(xiàn)代人事檔案管理工作的發(fā)展?!皺n案人員隊伍不穩(wěn)定,變化比較大。檔案人員缺乏專業(yè)知識,大多為其他部門人員兼任,且常常身兼數(shù)職,工作調(diào)動頻繁,造成他們業(yè)務(wù)鉆研不夠”。人事檔案管理人員往往利用掌握政府、事業(yè)單位等用人需求信息的有利條件,尋求自身更好的發(fā)展,人事檔案工作人員無法安心于本職工作,更不用說參加培訓(xùn)、學(xué)習(xí),提高自身的業(yè)務(wù)素質(zhì)了。

        二、新形勢下人事檔案管理工作的對策

        (一)建立和完善企業(yè)人事信用檔案新機制

        1992 年勞動部、國家檔案局聯(lián)合頒發(fā)了《企業(yè)職工檔案管理工作規(guī)定》,這對企業(yè)職工檔案進行科學(xué)、規(guī)范的管理起到了較大的推動作用,相當(dāng)一部分企業(yè)已開始走上科學(xué)管理的軌道。但隨著我國加入WTO,企業(yè)進入市場參與全面的競爭,如何加強對企業(yè)職工的管理,增強企業(yè)競爭力,這些問題擺在了我國企業(yè)管理者的面前;當(dāng)前我國國內(nèi)的勞動人事、工資分配、社會保險制度等也在進一步的深入改革完善中,面對國內(nèi)外形勢的新變化,企業(yè)人事檔案管理如何跟上企業(yè)發(fā)展的步伐,更好地服務(wù)于企業(yè),已成為很重要的內(nèi)容。

        (二)進一步規(guī)范檔案的管理秩序以及流程

        為了保證人事檔案管理工作的科學(xué)性和準(zhǔn)確性,應(yīng)該進一步規(guī)范檔案管理的流程,避免出現(xiàn)秩序混亂的現(xiàn)象。尤其是在進行人員的調(diào)出以及調(diào)入或者是選拔任用時,必須要及時的對檔案進行核對,確保檔案信息的準(zhǔn)確無誤,才能夠保證選拔任用的科學(xué)性,因此要對檔案信息的管理進行有效的約束和規(guī)范,通過形成制度體系,確保檔案管理工作更加公開透明,既有利于信息的全面性,也保證檔案信息的共享,同時避免出現(xiàn)檔案信息隨意更改的現(xiàn)象,通過加大監(jiān)督完善檔案管理流程的監(jiān)督,提高檔案管理工作的實際水平,避免出現(xiàn)徇私舞弊的現(xiàn)象,真正的提高檔案的真實性和準(zhǔn)確性,保證發(fā)揮檔案的應(yīng)有作用,確保對人員的充分合理利用,提高工作效率和工作水平,實現(xiàn)社會經(jīng)濟的全面發(fā)展。

        (三)推進檔案管理信息化

        互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)和大數(shù)據(jù)處理技術(shù)的高速發(fā)展,使得計算機等在現(xiàn)代企業(yè)的人事資源管理過程中發(fā)揮了十分重要的作用,目前的檔案查詢和管理工作也主要依靠于計算機進行,傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案的管理工作已經(jīng)逐漸被淘汰。信息化、數(shù)字化人事檔案管理的工作模式,使得存儲能力大大增加,也減少了一部分人事檔案管理工作人員的工作量。但是開放的互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境也為人事管理工作帶來了許多風(fēng)險,面臨著硬盤易被破壞和數(shù)據(jù)傳輸受阻、數(shù)據(jù)承載能力差、信息泄露風(fēng)險大等嚴(yán)重的問題,面臨著黑客和病毒的攻擊風(fēng)險。因此,在企業(yè)人事檔案的管理工作中,需要對大量的企業(yè)人員信息進行綜合性的分析,還需要在技術(shù)方面進行加強,提升信息化管理的能力。企業(yè)工作人員可以通過大數(shù)據(jù)分析做好全面化的管理工作,建立起動態(tài)化的管理系統(tǒng),設(shè)置好工作的權(quán)限。

        (四)提高檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)

        新時期要進一步提高檔案管理工作的質(zhì)量,提升檔案服務(wù)水平,必須充分認(rèn)識到檔案管理人員發(fā)揮的關(guān)鍵作用,尤其是在互聯(lián)網(wǎng)時代,人事檔案管理人員不僅需要具備專業(yè)的檔案管理能力,還要加強互聯(lián)網(wǎng)知識。首先,新招聘的人才盡量選擇黨性意識高、政治敏銳、有專業(yè)基礎(chǔ)、懂計算機知識的人才;其次,現(xiàn)有檔案管理人員要加強自身的素質(zhì),學(xué)習(xí)檔案數(shù)字化相關(guān)技能,理論與實踐相結(jié)合,融會貫通,熟練操作,只有這樣才能在檔案管理工作中緊跟時代的步代。與此同時,應(yīng)多組織檔案管理人員外出考察交流學(xué)習(xí),學(xué)習(xí)外邊先進的檔案管理技術(shù)和管理做法,結(jié)合企業(yè)現(xiàn)在的實際情況,揚長避短,提高檔案服務(wù)質(zhì)量。最后,為更好的適應(yīng)新形勢下對檔案管理工作提出的新要求,我們還要加強人事檔案管理部門和信息技術(shù)部門的合作,為檔案管理中出現(xiàn)的技術(shù)問題提供相應(yīng)的指導(dǎo)。

        三、結(jié)束語

        總而言之,人事檔案在人力資源管理和利用上起著重要的依據(jù)作用和參考價值,用人單位不僅應(yīng)認(rèn)識到其重要性,更要增強檔案管理意識,完善檔案管理制度,做好管理人員的素質(zhì)提升工作,切實提高人事檔案的管理效率,提高人事檔案的利用價值。

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