(天津經(jīng)濟(jì)技術(shù)開(kāi)發(fā)區(qū)檔案館,天津 300457)
城建檔案數(shù)字化是在現(xiàn)代計(jì)算機(jī)技術(shù)、掃描技術(shù)的基礎(chǔ)上產(chǎn)生一種用于檔案管理工作的方法,將各種形式的檔案資源信息以數(shù)字化的形式記錄下來(lái),并存儲(chǔ)到硬盤(pán)中,而網(wǎng)絡(luò)又可以將這些信息資源連接在一起,利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行系統(tǒng)的而管理,使之成為一個(gè)有序且結(jié)構(gòu)性完整的檔案信息庫(kù),為實(shí)際的城建檔案工作及時(shí)提供參考資料。數(shù)字化的城建檔案工作能夠?qū)崿F(xiàn)資源的實(shí)時(shí)共享,從日常的工作中提升城建檔案工作的管理水平,加強(qiáng)檔案業(yè)務(wù)部門的服務(wù)職能。
基層城建檔案管理部門所使用的計(jì)算機(jī)型號(hào)及系統(tǒng)軟件千奇百怪,一些部分專有的管理軟件并不能共享,而且著錄的標(biāo)準(zhǔn)也有所差異,所以城建檔案的數(shù)字化工作缺乏通用性,在一些需要多個(gè)部門合作完成的工作中,常由于這一問(wèn)題導(dǎo)致信息管理工作不能如期完成,甚至?xí)绊懝芾碚叩臎Q策,在某些程度上也限制了城建檔案數(shù)字化的發(fā)展。
標(biāo)準(zhǔn)化與規(guī)范性是有效開(kāi)展城建檔案數(shù)字化的重要前提,但是由于各個(gè)部門的管理方式不同,所以其檔案業(yè)務(wù)水平也存在差異。而且在不同地區(qū)的城建檔案管理工作中,由于經(jīng)濟(jì)水平的不用,各地的業(yè)務(wù)水平存在明顯的不均衡現(xiàn)象,城建檔案數(shù)字化工作中使用的系統(tǒng)軟件移植性較差,如果有關(guān)部門僅將數(shù)字化運(yùn)用的范圍規(guī)定于某一部分,那么就會(huì)影響城建檔案數(shù)字化工作的全面實(shí)施。
城建檔案工作所應(yīng)用的信息技術(shù)與組織工作的程序標(biāo)準(zhǔn)相對(duì)固化,并未從信息化處理的形式特點(diǎn)進(jìn)行考量,更多的城建檔案文件資料的歸檔是通過(guò)磁盤(pán)或光盤(pán)的形式開(kāi)展工作,而這些形式與檔案整理、分類的標(biāo)準(zhǔn)并不能完全適應(yīng),所以在實(shí)際的城建檔案數(shù)字化管理工作中,相關(guān)信息安全保障體系的建設(shè)還不夠完善,有關(guān)部門所使用的信息化軟件水平有待提升。
要想實(shí)現(xiàn)城建檔案工作的數(shù)字化發(fā)展,有關(guān)部門就要廣泛的吸納專業(yè)人才,從事管理工作的人員應(yīng)當(dāng)具備較高的專業(yè)知識(shí)水平,并不能以普通的計(jì)算機(jī)操作水平來(lái)衡量,需要對(duì)相關(guān)計(jì)算機(jī)軟件熟悉并且能夠熟練的應(yīng)用,才能滿足城建檔案數(shù)字化的要求。但就目前的發(fā)展現(xiàn)狀來(lái)看,許多地區(qū)的城建檔案管理部門并未擁有充足的專業(yè)人才資源,而且對(duì)在崗人員的計(jì)算機(jī)素養(yǎng)培訓(xùn)也并不到位,所以城建檔案數(shù)字化應(yīng)用未能發(fā)揮其優(yōu)勢(shì)。
開(kāi)展城建檔案數(shù)字化管理工作需要計(jì)算機(jī)設(shè)備、存儲(chǔ)元件及輸入輸出等硬件設(shè)施,這就意味著有關(guān)部門要投入一定的資金進(jìn)行建設(shè),但所需投入的資金數(shù)額往往超出有關(guān)部門可承擔(dān)的數(shù)額,所以需要上級(jí)部門撥款,才能完成資金建設(shè),然而層層審批常常會(huì)浪費(fèi)時(shí)間,那么城建檔案數(shù)字化建設(shè)的效率也就難以提升。
在當(dāng)下時(shí)代中,信息技術(shù)成為各個(gè)領(lǐng)域工作的主要模式,尤其是在檔案管理工作中,無(wú)論是哪一類別的檔案管理,應(yīng)用信息技術(shù)開(kāi)展數(shù)字化的管理方式,都可以有效的提升檔案管理的效率與工作質(zhì)量。在城建檔案數(shù)字化管理工作中,工作人員需要接觸大量的文件資料、圖片資料及圖紙資料等,應(yīng)用計(jì)算機(jī)與通訊線路進(jìn)行歸總,可為后續(xù)調(diào)取資料提供極大的便利,但數(shù)字化的城建檔案管理模式使檔案的生成方式也產(chǎn)生了極大的變化,推動(dòng)著我國(guó)有關(guān)部門的辦公形式逐漸朝向自動(dòng)化、無(wú)紙化的方向發(fā)展。許多城建檔案的管理工作以機(jī)讀文件為主要的形態(tài),而且這種檔案的歸總方式與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案利用方式存在較大的差異,標(biāo)志著現(xiàn)代的工作者需要適應(yīng)數(shù)字化的工作形式,并掌握機(jī)讀形式的磁盤(pán)載體記錄檔案的工作方法。
在檢索相關(guān)檔案信息時(shí),所獲得的信息可能來(lái)自于不同的檔案內(nèi)容中,從這些檔案中綜合的提出檔案是工作人員的本職工作,利用數(shù)字化的方式改進(jìn)城建檔案工作的傳統(tǒng)模式,成為其未來(lái)的必然發(fā)展方向,主要可包括以下幾個(gè)方面:第一,有關(guān)部門將逐步建立起完善的城建檔案數(shù)字化工作體系,健全城建檔案數(shù)字化的接收與管理流程;第二,有關(guān)部門將建立起具有地方特色的城建檔案數(shù)據(jù)庫(kù),以便于為社會(huì)提供更加專業(yè)的資源服務(wù);第三,有關(guān)部門對(duì)于城建檔案數(shù)字化的應(yīng)用將朝向通用化的方向發(fā)展,爭(zhēng)取做到多館通用;第四,有關(guān)部門將致力于縮短城建檔案數(shù)據(jù)化錄入的時(shí)間,提升相關(guān)工作的時(shí)效性,并在城建檔案信息的準(zhǔn)確性方面加以提升,雖然采用機(jī)讀的形式,但仍要保證相關(guān)信息的準(zhǔn)確度,才能夠使檔案服務(wù)更加完善。有關(guān)部門將傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字化的檔案形式之后,可以加強(qiáng)對(duì)信息安全的管理,通過(guò)軟件加密的形式,避免相關(guān)信息的泄露,也防止了有人篡改檔案的行為,可以對(duì)歷史較為久遠(yuǎn)的檔案資料進(jìn)行妥善的保存,并延長(zhǎng)其保質(zhì)時(shí)間。
以往有關(guān)部門在開(kāi)展城建檔案管理工作時(shí),通常會(huì)使用紙質(zhì)的檔案記錄方式,所以有關(guān)部門在辦公費(fèi)用及人員費(fèi)用方面會(huì)花費(fèi)大量的成本,應(yīng)用數(shù)字化的管理方式以后,傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案信息變?yōu)闄C(jī)讀檔案,有效的節(jié)約了管理成本及占地空間,并且提升了檔案資料查閱的效率。數(shù)字化歸檔的方式能夠?yàn)槿藗儷@取即時(shí)信息提供便利,使資料查詢變得更加簡(jiǎn)單。