何厚瑾

（黑龍江省省直機關省政府第一幼兒園，黑龍江 哈爾濱 150001）

結合當前國家經濟的發(fā)展情況，再加上改革開放的不斷推進，大多數(shù)事業(yè)單位得到了較好的發(fā)展機會，給事業(yè)單位檔案管理工作帶來了更好的挑戰(zhàn)。然而，在這種新形勢發(fā)展背景下，為了使事業(yè)單位檔案管理工作能夠得到有效開展，就需要單位所有人員充分認識到檔案管理工作的重要性，并結合當今時代的發(fā)展需求，在提高工作效率的同時，創(chuàng)新出完善的檔案管理方式，在一定程度上使檔案管理工作得到了規(guī)范化管理，進而提高了管理水平和效率，從而將很好的實現(xiàn)事業(yè)檔案管理工作價值。

一、事業(yè)單位檔案管理中存在的問題

（一）工作人員缺乏充足的能力

事業(yè)單位中工作人員的工作水平及工作態(tài)度在一定程度上影響著檔案管理工作的質量與效率。檔案管理工作從內容上講是一項相對復雜的工作項目，因涉及到的內容相對較多如檔案的收集、分類、整理、保存和使用等多個方面，并且部分事業(yè)單位缺乏對檔案管理工作的重視，在招聘員工時未對員工進行嚴格的素質及專業(yè)能力的考核工作，在進行后續(xù)工作時也未提出嚴格的工作要求。還有一部分事業(yè)單位因工作人員不足，經常出現(xiàn)一人兼多職的情況，并沒有安排經驗豐富的專人來負責此項工作，使得檔案管理工作不能做到更好，極大的影響了檔案質量，從而更加不利于單位的長遠發(fā)展。在這種工作繁忙的情況下，如工作人員的實踐能力和專業(yè)能力不足，會出現(xiàn)工作不嚴謹?shù)氖虑榘l(fā)生，將會影響到工作效率，在后期應用檔案資料時很難查找。

（二）缺乏檔案信息化管理

在科技快速發(fā)展的今天，信息化技術已得到廣泛的應用，使得各項工作可以高效率的完成，從而得到了各行業(yè)的好評。事業(yè)單位將信息化技術引用到檔案管理工作中，可以給事業(yè)單位帶來更多的好處，還利于事業(yè)單位各項工作的有效開展，應用信息化技術可以更加方便地對檔案進行的查詢和整理，減少了因傳統(tǒng)技術的不精準而存在的誤差，從而在一定程度上可以有效地提高工作質量及效率。然而在實際工作中，大多數(shù)的事業(yè)單位由于缺乏足夠的資金，使得管理部門的電腦設備落后、硬件設施較差和檔案管理依舊未更新等，并且未意識到檔案管理信息化的優(yōu)勢，使得無法實施信息化的檔案管理技術，從而使所收集的檔案失去了應有的價值。

（三）檔案管理制度缺乏完善性

近年來，隨著事業(yè)單位的改革與變遷，使得檔案管理工作發(fā)生了不同程度的改變。但仍然還存在著較多的不良因素，影響著檔案的質量，在部分事業(yè)單位檔案管理中，已制定過相應的管理制度，但在程序規(guī)范方面各單位始終無法在單位內部形成一套流程的運行體系，使得此項管理制度一直無法徹底落實，也沒有及時了解到新鮮事物的存在，從而無法將其引入到工作中，導致一直處于一個緩慢發(fā)展的狀態(tài)。就是由于缺乏一套完善的管理制度，使得檔案管理方面存在監(jiān)督力弱、管理不規(guī)范和資料分類雜亂等一系列問題，直接給工作帶來了嚴重的混亂，可能會在很大的程度上影響到檔案資料的丟失。

二、事業(yè)單位檔案管理的應對措施

（一）注重工作人員的能力培養(yǎng)

為了能夠使檔案管理工作得到應有的保障，就需要不斷提高事業(yè)單位工作人員的工作水平和工作態(tài)度，在進行人員招聘時應做好充足的準備對人員進行嚴格的考核工作，還應定期開展專業(yè)技能和素質培訓工作，讓人人都了解到檔案管理工作的重要性。因此，事業(yè)單位在檔案管理工作中應避免一人多職或是安排缺乏專業(yè)技能的人負責此項工作的現(xiàn)象，為了能夠使各項工作順利完成，并保證工作的規(guī)范性的同時，就需要招聘專業(yè)的人才。在進行工作人員培訓工作時，應及時了解先進的檔案管理方法，對工作人員進行普及工作，在工作能力上進行重點的培養(yǎng)，從而保證了該項工作的先進性。另外，還應加強工作人員的素質教育，為了保證此項工作的穩(wěn)定性，應讓工作人員充分認識到此項工作的重要性，使員工保持積極進取的心態(tài)，認真對待檔案管理工作，從而可以促進事業(yè)單位的長遠發(fā)展。

（二）加強檔案的信息化管理

應用高科技的信息化設備可以有效地提高工作效率和工作質量，還能有效地實現(xiàn)檔案信息化管理，不僅可以使檔案發(fā)揮出應有的性質，還能延長檔案的儲存時間及縮短檔案的查詢時間。因此，在事業(yè)單位檔案管理工作中，應給管理部門準備充足的資金，不斷引進先進的信息化設備，將紙質檔案轉化成電子檔案放置在電子庫中，從而可以實現(xiàn)檔案數(shù)字化管理；只有掌握到檔案管理信息化的優(yōu)勢，舍棄傳統(tǒng)守舊的檔案管理方式，從而來實現(xiàn)檔案信息化管理模式；還可利用網絡的共享性，向人們提供專業(yè)的最新檔案信息數(shù)據(jù)，實現(xiàn)各個單位的數(shù)據(jù)共享，從而可以使利用者方便得到檔案信息。

（三）建立完善的檔案管理制度

在事業(yè)單位檔案管理工作中，為了能夠避免因監(jiān)督力不足、管理不規(guī)范和資料分類混亂等影響檔案資料丟失的現(xiàn)象。就需要建立健全科學的檔案管理制度，使各種規(guī)章制度能夠徹底落實；在單位內部建立一套完善的管理制度，讓所有的制度簡單明了且不能走形式化，讓規(guī)章制度充分發(fā)揮出有效地管理作用。根據(jù)所制定的規(guī)章流程，嚴格按照管理流程將資料進行分類，做到獎懲分明，保障制度實施時的公平公正性，還應積極了解新事物的發(fā)展，讓事業(yè)單位向更有利的方向發(fā)展。

三、結束語

總而言之，為了能夠更好的做好檔案管理工作，就需要事業(yè)單位的每個工作人員充分認識到此項工作的重要性，結合當今的發(fā)展需求，不斷加強工作人員的專業(yè)水平和不斷引進高質量的硬件措施，制定一套完善的管理模式，是傳統(tǒng)的檔案管理模式向現(xiàn)代化管理模式發(fā)展，從而在一定程度上提高了事業(yè)單位的工作質量。