曹 琳/內(nèi)蒙古大學(xué)檔案館

1 問題提出

隨著大數(shù)據(jù)時代的來臨，信息化技術(shù)的快速發(fā)展及國家智慧化校園建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)的出臺，高校的建設(shè)由數(shù)字化校園邁入了智慧化校園的建設(shè)，校園“一站式”工作方式及思維貫穿到了學(xué)校各部門業(yè)務(wù)領(lǐng)域和服務(wù)中，形成了大量高價值的電子文件、照片、聲像等數(shù)據(jù)資源。這些數(shù)據(jù)資源在極大豐富了檔案館館藏資源內(nèi)容的同時，其數(shù)據(jù)的異構(gòu)性、多源性的特性也為高校檔案館傳統(tǒng)的數(shù)據(jù)管理方式帶來了極大的挑戰(zhàn)。

數(shù)據(jù)治理作為數(shù)據(jù)管理的核心職能，它能夠?qū)⒈姸嗖煌瑏碓?、不同結(jié)構(gòu)的數(shù)據(jù)在收集、處理、管理、存儲、利用及共享過程中進行合理規(guī)劃、執(zhí)行和監(jiān)控，提高數(shù)據(jù)質(zhì)量特性，近年來逐漸引起檔案界的關(guān)注。2018年，錢毅[1]在《面向智能檔案管理的企業(yè)數(shù)據(jù)治理路徑研究》中提出企業(yè)檔案數(shù)據(jù)的治理路徑，包括開展主題資源建設(shè)、提高資源質(zhì)量、構(gòu)建保障機制和形成治理文化等；2018年，何玉顏[2]在《檔案部門參與政府大數(shù)據(jù)治理的路徑研究》中提到檔案部門應(yīng)加快檔案數(shù)據(jù)資源收集和融合的工作步伐，主動融入政府?dāng)?shù)據(jù)資源的開放與共享，同時實現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)資源的細顆?；_發(fā)，推進檔案數(shù)據(jù)資源的智庫化利用，深化與社會各方的合作；2020年，常大偉[3]在《檔案數(shù)據(jù)治理能力的結(jié)構(gòu)體系與建設(shè)路徑》中從完善檔案數(shù)據(jù)治理的制度框架、健全檔案數(shù)據(jù)治理的組織架構(gòu)、創(chuàng)新檔案數(shù)據(jù)治理的參與機制、優(yōu)化檔案數(shù)據(jù)治理的方法體系四個方面，分析了檔案數(shù)據(jù)治理能力建設(shè)的路徑。由此可見，數(shù)據(jù)治理雖然在檔案界研究剛起步，但從目前研究成果上看，數(shù)據(jù)治理在檔案界（包括高校）具有著很大的研究價值及發(fā)揮空間。

2 高校檔案館數(shù)據(jù)來源及特點

2.1 高校檔案館數(shù)據(jù)來源

對于高校檔案館來說，高校內(nèi)所有可能產(chǎn)生價值的數(shù)據(jù)均可以成為檔案館數(shù)據(jù)，其數(shù)據(jù)來源主要有：第一，館內(nèi)業(yè)務(wù)資源的數(shù)據(jù)，包含館藏紙質(zhì)檔案的數(shù)字化內(nèi)容數(shù)據(jù)及元數(shù)據(jù)，聲像檔案、數(shù)碼照片及各類電子檔案內(nèi)容數(shù)據(jù)及元數(shù)據(jù)，管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)及相關(guān)元數(shù)據(jù)等。第二，館外業(yè)務(wù)資源的數(shù)據(jù)，包含學(xué)校OA辦公形成的各類電子文件及元數(shù)據(jù)，不同部門業(yè)務(wù)系統(tǒng)的應(yīng)當(dāng)歸檔的電子文件及元數(shù)據(jù)等。第三，非業(yè)務(wù)資源的數(shù)據(jù)，包含記錄各個業(yè)務(wù)系統(tǒng)數(shù)據(jù)變化的數(shù)據(jù)、記錄數(shù)據(jù)運行狀態(tài)的日志數(shù)據(jù)及元數(shù)據(jù)等非直接面向業(yè)務(wù)的動態(tài)數(shù)據(jù)，收集的一些用戶數(shù)據(jù)、網(wǎng)站數(shù)據(jù)、app應(yīng)用數(shù)據(jù)、微博、微信推廣數(shù)據(jù)等零散數(shù)據(jù)。

2.2 高校檔案館數(shù)據(jù)的特點

第一，數(shù)量大及結(jié)構(gòu)復(fù)雜。高校檔案館隨著高校智慧化及“雙一流”校園建設(shè)的推進，大力提高館藏檔案資源的收集范圍，館藏數(shù)據(jù)資源收集由原來只接收單一部門的電子文件轉(zhuǎn)變?yōu)槭占瘜W(xué)校不同部門辦公過程中形成的電子文件及相關(guān)元數(shù)據(jù)，其中包含大量非結(jié)構(gòu)及半結(jié)構(gòu)數(shù)據(jù)，結(jié)合檔案館自身不斷增加的數(shù)據(jù)資源，檔案館數(shù)據(jù)的數(shù)量及結(jié)構(gòu)的復(fù)雜性大幅增加。第二，具有憑證及價值作用。檔案是對高校各個部門行為、活動的歷史記錄，具有著考證、維權(quán)、解決各類爭端的價值作用，國家已經(jīng)從各個層面肯定了檔案數(shù)據(jù)的價值及憑證作用。第三，質(zhì)量密度差。檔案館數(shù)據(jù)來源于不同的系統(tǒng)、軟件、程序，伴隨價值數(shù)據(jù)的收集，其中有大量重復(fù)數(shù)據(jù)及垃圾數(shù)據(jù)混合在一起，影響了數(shù)據(jù)資源整體的質(zhì)量性。

3 高校檔案館數(shù)據(jù)管理的現(xiàn)狀及數(shù)據(jù)治理必要性

第一，高校決策層及檔案管理者對數(shù)據(jù)管理重視度不夠，各類數(shù)據(jù)在其整個生命周期（收集、處理、存儲、維護、共享）各個階段缺少相應(yīng)配套措施及資金，沒有統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范、使得收集數(shù)據(jù)冗余且不全面、不準(zhǔn)確、不規(guī)范。第二，早期各高校缺乏整體的信息化規(guī)劃，系統(tǒng)建設(shè)大多都是以業(yè)務(wù)部門驅(qū)動的單體架構(gòu)系統(tǒng)或套裝軟件，各個數(shù)據(jù)分散在這些架構(gòu)不統(tǒng)一、開發(fā)語言不一致、數(shù)據(jù)庫多樣化的系統(tǒng)中，甚至還有大量的數(shù)據(jù)存放在員工的個人電腦中，加大了檔案數(shù)據(jù)收集難度與數(shù)據(jù)傳輸過程風(fēng)險性，同時數(shù)據(jù)規(guī)范性、準(zhǔn)確性、完整性等質(zhì)量特性也難以保證。第三，檔案管理人員能力及責(zé)任心缺失，缺乏有效管理機制，沒有嚴(yán)格數(shù)據(jù)進出監(jiān)控措施；數(shù)據(jù)隨意堆放，數(shù)據(jù)庫服務(wù)器及信息系統(tǒng)缺乏安全防護措施，出現(xiàn)了數(shù)據(jù)丟失、隱私外泄，垃圾數(shù)據(jù)堆積等現(xiàn)象。第四，缺乏數(shù)據(jù)治理意識，在大范圍收集各類數(shù)據(jù)時只盲目重視數(shù)據(jù)“量”而不重視數(shù)據(jù)的“質(zhì)”，缺乏數(shù)據(jù)創(chuàng)新及知識挖掘能力，對不同結(jié)構(gòu)數(shù)據(jù)仍采用傳統(tǒng)的管理方式，致使很多數(shù)據(jù)存在無法應(yīng)用、垃圾數(shù)據(jù)堆積、數(shù)據(jù)價值難以發(fā)揮等現(xiàn)象。第五，受傳統(tǒng)檔案思維的影響及沒有統(tǒng)一的檔案數(shù)據(jù)保密及共享級別劃分標(biāo)準(zhǔn)，為了確保數(shù)據(jù)安全，大多數(shù)高校檔案數(shù)據(jù)資源不采取對外開放及共享，甚至校內(nèi)共享也無法實現(xiàn)，嚴(yán)重阻礙檔案館信息化發(fā)展。

由上可見，基于當(dāng)前高校檔案館數(shù)據(jù)的特點，目前檔案館數(shù)據(jù)管理方式致使各類數(shù)據(jù)質(zhì)量大幅降低，嚴(yán)重影響檔案的利用效率，高質(zhì)量的數(shù)據(jù)才能保障檔案數(shù)據(jù)價值及決策力的發(fā)揮，數(shù)據(jù)的治理工作成為檔案館數(shù)據(jù)管理過程中非常緊迫及必要的工作。

4 高校檔案館數(shù)據(jù)治理的路徑

4.1 數(shù)據(jù)治理思維模式的建立

第一，決策者數(shù)據(jù)治理思維的培養(yǎng)：隨著高校智慧化校園建設(shè)的深入，無紙化辦公成為高校未來發(fā)展的主流，大數(shù)據(jù)成為高校檔案館未來發(fā)展主要格局。在這種變革下，高校決策者的數(shù)據(jù)治理思維的培養(yǎng)成為高校檔案館數(shù)據(jù)治理實現(xiàn)的首要條件。只有讓決策者了解到國內(nèi)外數(shù)據(jù)治理的先進技術(shù)及成果，認(rèn)識到目前高校大數(shù)據(jù)治理的緊迫性與必要性，才能真正將大數(shù)據(jù)治理工作責(zé)任及任務(wù)層層落實到各個部門，協(xié)調(diào)相關(guān)各部門協(xié)作共建關(guān)系，將配套資金及設(shè)施落實到位，最終將檔案館數(shù)據(jù)治理工作從理論框架落實到實際運作層面上。第二，檔案管理者數(shù)據(jù)治理思維的培養(yǎng)：高校檔案工作者是檔案資源的直接管理者，檔案數(shù)據(jù)的管理質(zhì)量直接決定于他們對于數(shù)據(jù)管理的態(tài)度。為此，除了必要的對檔案管理者灌輸數(shù)據(jù)治理的重要性外，定期組織、培訓(xùn)各自員工參加國內(nèi)外相關(guān)會議、進行學(xué)術(shù)交流、了解其他高校數(shù)據(jù)治理先進成果，使得他們意識到自身檔案資源數(shù)據(jù)治理的重要性所在，加強數(shù)據(jù)管理責(zé)任意識，真正將數(shù)據(jù)管理工作重視起來。

4.2 數(shù)據(jù)治理主體及客體的確定

在高校檔案館數(shù)據(jù)治理中為杜絕權(quán)責(zé)不明，所有數(shù)據(jù)一鍋端現(xiàn)象，明確由誰來進行及實施數(shù)據(jù)治理，對哪些數(shù)據(jù)進行治理是非常重要的。對于高校檔案館來說，數(shù)據(jù)治理的主體應(yīng)由決策者、數(shù)據(jù)管理者及業(yè)務(wù)部門員工組成，決策者是數(shù)據(jù)治理工作的總體規(guī)劃者、而數(shù)據(jù)管理者則是數(shù)據(jù)治理的具體實施者及與其他部門信息溝通、協(xié)調(diào)者，業(yè)務(wù)部門員工則是數(shù)據(jù)治理實施工作的協(xié)作者，數(shù)據(jù)治理對象則是檔案館所有有價值的數(shù)據(jù)。

4.3 數(shù)據(jù)治理組織體系的建立

高校檔案館數(shù)據(jù)治理工作涉及高校各個部門，工作復(fù)雜，不是一個人、一個組織可以完成的。一套完整的檔案數(shù)據(jù)治理組織建立也是開展檔案數(shù)據(jù)治理的基礎(chǔ)環(huán)節(jié)，設(shè)立以檔案館為中心、其他部門輔助的數(shù)據(jù)治理組織格局，將決策者、檔案管理人員、計算機技術(shù)人員及各部門業(yè)務(wù)人員都作為數(shù)據(jù)治理工作中不可缺少的角色。設(shè)立員工激勵機制，確定每個人員的職責(zé)任務(wù)，保障每個角色對不同的業(yè)務(wù)擁有不同的決策能力，即每個角色擁有不同的決策域；協(xié)調(diào)各個部門業(yè)務(wù)協(xié)作工作，設(shè)立安全風(fēng)險保障機制，形成規(guī)范嚴(yán)謹(jǐn)?shù)膹纳系较聰?shù)據(jù)治理組織[4]體系，對高校檔案數(shù)據(jù)治理工作的開展起到關(guān)鍵作用。

4.4 數(shù)據(jù)治理過程

檔案館數(shù)據(jù)治理過程分為前期、中期、后期三個階段進行，前期是規(guī)范的標(biāo)準(zhǔn)理論體系的建設(shè)，中期是規(guī)范不同來源數(shù)據(jù)的質(zhì)量管理、信息知識發(fā)現(xiàn)及共享，后期是對整體數(shù)據(jù)的安全維護。

4.4.1 數(shù)據(jù)治理標(biāo)準(zhǔn)理論體系的建立

第一，數(shù)據(jù)治理規(guī)章制度的設(shè)立：高校檔案館應(yīng)在不違背法律基礎(chǔ)上參照國家及地方政策，從數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)、數(shù)據(jù)質(zhì)量評估、數(shù)據(jù)權(quán)限、數(shù)據(jù)安全監(jiān)控、主數(shù)據(jù)和元數(shù)據(jù)、數(shù)據(jù)安全等管理方面制定統(tǒng)一的、適合本校情況的檔案數(shù)據(jù)治理規(guī)章制度、標(biāo)準(zhǔn)及評價辦法，要求檔案數(shù)據(jù)治理工作每項環(huán)節(jié)都必須從制度及標(biāo)準(zhǔn)上加以規(guī)范與保障，將各類制度、規(guī)章、標(biāo)準(zhǔn)貫穿到各項工作的始終，保證檔案數(shù)據(jù)治理工作順利進行，使得數(shù)據(jù)治理工作有法可依、有章可循。第二，檔案館數(shù)據(jù)治理中數(shù)據(jù)質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)的設(shè)立。高校檔案館應(yīng)結(jié)合檔案實際業(yè)務(wù)需求，分別從數(shù)據(jù)采集、數(shù)據(jù)處理、數(shù)據(jù)存儲、數(shù)據(jù)共享與利用幾個階段設(shè)立數(shù)據(jù)質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)與監(jiān)控標(biāo)準(zhǔn)，其中包含：通用數(shù)據(jù)質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、統(tǒng)計數(shù)據(jù)質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、元數(shù)據(jù)質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、數(shù)據(jù)歸檔代碼標(biāo)準(zhǔn)、數(shù)據(jù)內(nèi)容校對標(biāo)準(zhǔn)、元數(shù)據(jù)錄入標(biāo)準(zhǔn)、數(shù)據(jù)存儲標(biāo)準(zhǔn)[5]等方面，做到事前管理、事中控制和事后分析可控狀態(tài)，最大化保證數(shù)據(jù)質(zhì)量管理的能力。第三，檔案館數(shù)據(jù)治理中各部門協(xié)同體系的建設(shè)。高校檔案數(shù)據(jù)治理工作涉及高校各個部門及相應(yīng)管理人員，為此高校檔案館應(yīng)立足高校實情、統(tǒng)籌考慮檔案數(shù)據(jù)治理的相關(guān)因素，建立自上而下的數(shù)據(jù)治理執(zhí)行機制、數(shù)據(jù)采集機制、多元協(xié)同的互動機制，從理念、主體、目標(biāo)等方面制定各部門協(xié)同的實施方案，最大化打破各部門信息之間隔離壁壘，按照“誰產(chǎn)生數(shù)據(jù)，誰負責(zé)管理”的原則，實現(xiàn)以檔案館為中心各業(yè)務(wù)部門協(xié)作管理的數(shù)據(jù)治理格局。

4.4.2 不同來源數(shù)據(jù)的質(zhì)量管理

高校檔案館各類數(shù)據(jù)來源于不同的工作平臺、軟件、程序，具有著收集難、異構(gòu)性、重復(fù)、不規(guī)范等問題。通過建立統(tǒng)一的數(shù)據(jù)采集、管理平臺（如數(shù)據(jù)倉庫），將來源于不同系統(tǒng)數(shù)據(jù)、零散數(shù)據(jù)通過統(tǒng)一端口、統(tǒng)一規(guī)則采集到系統(tǒng)平臺，根據(jù)清洗規(guī)則與轉(zhuǎn)換規(guī)則，將不合乎標(biāo)準(zhǔn)的各類問題數(shù)據(jù)進行清洗與轉(zhuǎn)換，并建立相應(yīng)數(shù)據(jù)質(zhì)量監(jiān)測報告，將合乎標(biāo)準(zhǔn)數(shù)據(jù)按照相應(yīng)主題進行存儲，不合乎標(biāo)準(zhǔn)數(shù)據(jù)返回源頭修正，實現(xiàn)檔案資源各類數(shù)據(jù)的質(zhì)量管理。

4.4.3 數(shù)據(jù)知識與信息脈絡(luò)的發(fā)現(xiàn)與共享

對于檔案館來說無論哪種數(shù)據(jù)，其存在的意義是能夠?qū)?shù)據(jù)盤活（分析與挖掘）轉(zhuǎn)為知識信息，為利用者服務(wù)。為此，在數(shù)據(jù)統(tǒng)一管理平臺嵌入OLAP（分析）及DM（挖掘）技術(shù)，根據(jù)用戶需求算法對數(shù)據(jù)平臺中主數(shù)據(jù)及元數(shù)據(jù)的內(nèi)容進行挖掘與分析，反復(fù)篩選，最終得出用戶所需的知識點脈絡(luò)，通過系統(tǒng)管理平臺BI智能檢索技術(shù)及可視化技術(shù)在平臺上進行知識脈絡(luò)展示與共享，提高檔案數(shù)據(jù)的利用檢索服務(wù)質(zhì)量。

4.4.4 加入學(xué)校信息門戶，加強數(shù)據(jù)安全防護措施的外圍壁壘

每所高校的網(wǎng)絡(luò)與信息中心，承擔(dān)著全校的網(wǎng)絡(luò)與信息化建設(shè)任務(wù)，有著雄厚的技術(shù)力量。為此，高校檔案館在數(shù)據(jù)治理過程中除了加強自身數(shù)據(jù)平臺與業(yè)務(wù)系統(tǒng)數(shù)據(jù)的安全防護措施之外，更要融入高校信息化建設(shè)中，加入高校信息統(tǒng)一認(rèn)證門戶，通過高校網(wǎng)絡(luò)信息中心統(tǒng)一管理與維護平臺安全，為高校檔案館的數(shù)據(jù)治理外圍建設(shè)牢固壁壘。