劉斯曼

（北京市地鐵運(yùn)營有限公司，北京 010000）

引言

在知識經(jīng)濟(jì)時代，企業(yè)既面臨著發(fā)展機(jī)遇，也面臨著較大的壓力和挑戰(zhàn)。為了促進(jìn)企業(yè)的發(fā)展和進(jìn)步，需要重視辦公室行政管理工作，通過精細(xì)化管理手段，促進(jìn)企業(yè)行政管理工作的高效開展，提高企業(yè)的經(jīng)濟(jì)收益和社會收益。企業(yè)的員工要不斷學(xué)習(xí)新知識，轉(zhuǎn)變思維方式，提高自身工作能力和職業(yè)素養(yǎng)，增強(qiáng)責(zé)任心和進(jìn)取心，嚴(yán)格按照公司規(guī)章制度進(jìn)行行政管理工作，最大限度發(fā)揮自身價值，為企業(yè)的發(fā)展貢獻(xiàn)自己的力量。

一、辦公室行政管理精細(xì)化的思路

（一）管理項目的精細(xì)化

辦公室行政管理工作所涉及的管理內(nèi)容相對較多，因此，要實現(xiàn)精細(xì)化管理，必須要對辦公室行政管理所涉及的一些工作內(nèi)容、任務(wù)等加以細(xì)化，明確各項管理任務(wù)的詳細(xì)劃分，使得在行政管理的過程中，各個管理項目與任務(wù)都能夠?qū)崿F(xiàn)監(jiān)督與管理，保障行政管理工作的順利開展。在傳統(tǒng)的辦公室行政管理模式下，其管理模式相對分散，且管理的連續(xù)性不足，導(dǎo)致辦公室無法充分發(fā)揮其在行政管理工作中的協(xié)調(diào)作用。而精細(xì)化管理要求實現(xiàn)行政管理工作的科學(xué)化，力求每名員工都要具備基本的責(zé)任意識等，提高行政管理的水平。

（二）管理理念的精細(xì)化

當(dāng)前，辦公室行政管理的精細(xì)化是市場經(jīng)濟(jì)發(fā)展的必然結(jié)果，在一些大型上市公司，逐步引進(jìn)了行政管理的精細(xì)化管理理念，使得在行政管理工作中，一切的管理工作都可以以該理念為指導(dǎo)，進(jìn)而實現(xiàn)對上市公司行政管理工作的有效監(jiān)督與管理。管理理念的精細(xì)化是辦公室行政管理精細(xì)化的必然要求，要求在上市公司的發(fā)展過程中，辦公室相關(guān)人員要充分認(rèn)識到行政管理精細(xì)化對上市公司長遠(yuǎn)發(fā)展的重要作用，應(yīng)用先進(jìn)的精細(xì)化管理理念，實現(xiàn)行政管理工作的分解與調(diào)度，促進(jìn)行政管理工作的順利開展[1]。

二、實現(xiàn)辦公室行政管理工作精細(xì)化的相關(guān)對策

（一）健全辦公室行政精細(xì)化管理工作的規(guī)章制度

推進(jìn)辦公室行政精細(xì)化管理工作需要不斷健全相關(guān)規(guī)章制度，結(jié)合企業(yè)的實際經(jīng)營管理情況，了解員工的工作能力和性格特點(diǎn)，有針對性地制定行政管理制度，提高辦公室行政精細(xì)化管理的工作效率和工作質(zhì)量。同時，員工要嚴(yán)格按照相關(guān)規(guī)章制度進(jìn)行工作，規(guī)范自己的言行舉止，企業(yè)要大力監(jiān)督辦公人員的工作方法和工作內(nèi)容，定期考察員工的專業(yè)知識。員工在開展流程化管理工作時，要熟練掌握工作內(nèi)容和要求，認(rèn)真、負(fù)責(zé)地完成工作任務(wù)，貫徹落實責(zé)任制管理制度，同時有關(guān)人員要制定行政精細(xì)化管理工作標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)則，將工作時間、工作質(zhì)量和工作流程規(guī)范化，優(yōu)化行政管理工作。此外，還應(yīng)該定期檢查行政管理人員的工作結(jié)果、工作質(zhì)量，通過獎懲制度激發(fā)員工的工作積極性，培養(yǎng)員工的責(zé)任心和進(jìn)取心，讓員工最大限度發(fā)揮自身價值。

（二）優(yōu)化辦公室行政精細(xì)化管理模式

辦公室行政精細(xì)化管理工作可以提高企業(yè)的管理效率，企業(yè)要按照實際經(jīng)營情況完善行政精細(xì)化管理制度和模式，促進(jìn)行政工作順利進(jìn)行。傳統(tǒng)的辦公室行政管理制度比較散亂、復(fù)雜，領(lǐng)導(dǎo)擁有直接決定事情結(jié)果的權(quán)利，員工無法參與到行政管理工作中，集權(quán)式的行政管理工作降低了員工的工作積極性，不利于企業(yè)的快速發(fā)展和進(jìn)步?，F(xiàn)代的辦公室行政精細(xì)化管理工作需要不斷健全管理制度，優(yōu)化工作流程和環(huán)節(jié)，在確保行政管理工作質(zhì)量的基礎(chǔ)上，監(jiān)督工作的進(jìn)展和結(jié)果，規(guī)范員工的工作行為[2]。此外，通過完善的獎懲制度，給予努力工作的員工一定物質(zhì)和精神獎勵，對工作不認(rèn)真的員工進(jìn)行懲罰，切實提高員工的工作責(zé)任心。企業(yè)行政管理部門要按照精細(xì)化管理流程進(jìn)行工作，促進(jìn)公司的經(jīng)營管理工作。

（三）明確企業(yè)管理目標(biāo)，細(xì)化、量化工作流程

1.明確劃分崗位職責(zé)

根據(jù)企業(yè)各辦公室職能與工作流程設(shè)置工作崗位，根據(jù)工作崗位性質(zhì)與內(nèi)容，明確崗位職責(zé)，有效實現(xiàn)定崗、定制，明確份分工與合作細(xì)節(jié)，實現(xiàn)各崗位間的獨(dú)立與合作。

2.優(yōu)化工作流程，確保企業(yè)正常運(yùn)行

工作流程的科學(xué)化、規(guī)范化，有助于實現(xiàn)企業(yè)的辦公室行政管理精細(xì)化。企業(yè)管理者在企業(yè)經(jīng)營管理過程中，應(yīng)按工作任務(wù)性質(zhì)、邏輯性，將工作任務(wù)分成若干部分，優(yōu)化工作流程，在實現(xiàn)操作便捷簡單的同時，也方便管理人員更直觀的考慮工作任務(wù)，了解工作中每一環(huán)節(jié)的不足與問題，并制定調(diào)整政策或給出反饋意見。

3.嚴(yán)格執(zhí)行考核標(biāo)準(zhǔn)與要求

企業(yè)辦公室工作主要分為程序性與非程序性工作。針對程序性辦公室工作，在設(shè)計量化指標(biāo)時，需保證量化指標(biāo)的科學(xué)性；針對非程序性辦公室工作或主觀性較強(qiáng)的辦公室工作，需定性地設(shè)計指標(biāo)評價。為增加員工的滿足感與自豪感，針對工作效率高、成績優(yōu)秀的員工，給予適當(dāng)獎勵，針對工作懶散、存在重大違紀(jì)行為的員工，應(yīng)給予相應(yīng)處罰[3]。

4.應(yīng)用互聯(lián)網(wǎng)優(yōu)勢

企業(yè)在實現(xiàn)辦公室行政管理精細(xì)化期間，利用互聯(lián)網(wǎng)優(yōu)勢，實現(xiàn)企業(yè)辦公的自動化，從上到下的全面搜集信息，有效調(diào)節(jié)企業(yè)內(nèi)外的工作管理機(jī)制，有效預(yù)防管理空白的出現(xiàn)，避免各個工作環(huán)節(jié)間出現(xiàn)管理漏洞。

結(jié)束語

企業(yè)的辦公行政精細(xì)化管理工作既提高了員工的工作質(zhì)量和工作效率，也符合了行政工作的發(fā)展潮流，在節(jié)約人力、物力的同時，降低了企業(yè)行政管理成本，提高了企業(yè)的行政管理水平，從而進(jìn)一步促進(jìn)企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。