文·李鳳蓮 孫華

（作者單位：山東大學檔案館）

高校學籍檔案是記錄和反映學校招生錄取、學生在校期間學習、生活情況的材料，是對學生獎勵、處分、休學、轉(zhuǎn)學等情況的原始記錄，是學校檔案的重要組成部分。它不僅對高校教學、科研等活動產(chǎn)生重要影響，而且對學生日后生活、工作等都具有重要作用。隨著信息化的快速發(fā)展，對高校學籍檔案的利用也提出了新的要求，為適應時代發(fā)展需要，構(gòu)建基于信息化平臺的學籍檔案信息整合利用模式，深入開發(fā)利用學籍檔案信息資源勢在必行。

一、高校學籍檔案信息化平臺建設的重要性

（一）有效保護原始學籍檔案的必要手段

高校學籍檔案是學生在校學習期間逐步形成的各類原始資料，真實地反映了學生在校期間學習和生活全貌。由于學籍檔案具有原始性、憑據(jù)性、權(quán)威性，其利用率也在不斷提高。例如，用人單位甄別學歷真?zhèn)?、就業(yè)履歷、學業(yè)深造、出國留學、資格認證以及學生補辦畢業(yè)證等，都需要查閱利用學籍檔案。根據(jù)山東大學利用信息統(tǒng)計，學籍檔案利用約占全館檔案利用的85%左右，尤其自2015年以來，全國開展干部人事檔案審核工作，嚴格審查“三齡兩歷一身份”，重點審核干部的學歷、學位、出生時間、工作經(jīng)歷等重要信息，學籍檔案的利用率更加大幅提升，年均利用達上萬人次。由于原始學籍檔案都是紙質(zhì)載體，有的生成時間還比較久遠，經(jīng)常取出歸還、翻閱復印，會加速紙張的磨損、老化等，對檔案的損害極為嚴重。另外，紙質(zhì)載體的檔案，需要人工查詢和調(diào)閱，存在一定的誤查率和漏檢率。所以，對紙質(zhì)學籍檔案進行數(shù)字化管理，構(gòu)建學籍檔案整合利用信息化平臺，對保護紙質(zhì)檔案意義重大，刻不容緩。

（二）有效進行學籍檔案信息整合利用的必然要求

隨著各大高校的擴招以及高校間聯(lián)合辦學、合并等，使得許多高校擁有了眾多校區(qū)，給利用者利用檔案帶來了不便。以山東大學為例，山東大學是一所歷史悠久、學科齊全的教育部直屬重點綜合性大學。從誕生起，學校先后經(jīng)歷了山東大學堂、國立青島大學、國立山東大學、山東大學，以及由原山東大學、山東醫(yī)科大學、山東工業(yè)大學三校合并組建的新山東大學等幾個歷史發(fā)展時期。學校規(guī)模宏大，形成了一校三地（濟南、威海、青島）的格局，并且在濟南本地又有多個校區(qū)。多次的校校合并，機構(gòu)重組、專業(yè)調(diào)整，導致學生學籍檔案多次移交歸檔，檔案資料的完整性受到影響。另外，由于學籍檔案由各個校區(qū)保存，同一個學生的學籍檔案可能分存于不同地點，查閱檔案要奔波于不同校區(qū)，給利用者查檔造成困難。為此，山東大學自2017年開始投入大量經(jīng)費用于學籍檔案信息化建設，目前山東大學檔案館數(shù)字化一期項目已經(jīng)完成，二期正在進行中。

（三）提高學籍檔案服務水平的有效途徑

通過高校學籍檔案信息化平臺建設，實施檔案的網(wǎng)絡化管理，學校各部門可以將學生的學籍信息錄入數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)信息共享。同時，檔案信息化平臺的建立，使檔案檢索更加方便快捷，且不受地點、空間的制約，大幅提高了檔案資源的利用率。學籍檔案利用方式的改變，讓檔案工作者從繁瑣的手工勞作中解脫出來，也讓學籍檔案的檢索利用實現(xiàn)了質(zhì)的飛躍。此外，學籍檔案信息化平臺的建立，還可以實現(xiàn)學籍檔案信息的遠程服務，極大地方便了利用者，讓“數(shù)據(jù)多跑路，群眾少跑腿”的夢想成為現(xiàn)實。

二、構(gòu)建基于信息化平臺的高校學籍檔案信息整合利用模式

（一）建立健全檔案信息化平臺的管理制度

首先，建立管理架構(gòu)頂層設計，確保信息化平臺建設切實可行。學校成立檔案信息化工作小組是信息化平臺建設的領導機構(gòu)，由分管信息化工作的校長和相關(guān)職能部門負責人組成，確定人員范圍、分工和責任；檔案館成立信息化建設顧問與咨詢專家團隊，提出需求與標準，把關(guān)立項與驗收。這種組織機構(gòu)的確定和多部門聯(lián)動，可以解決跨部門間無法協(xié)調(diào)解決的許多問題，更加高效地開展工作，確保信息化平臺建設的順利進行。

其次，制定學籍檔案數(shù)字化標準與規(guī)范，使學籍檔案數(shù)字化數(shù)據(jù)統(tǒng)一規(guī)范，便于數(shù)字檔案信息資源的整合、互聯(lián)和共享。例如，根據(jù)《中華人民共和國紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》，對紙質(zhì)學籍檔案數(shù)字化過程中的質(zhì)量標準、加工操作、掃描參數(shù)、掃描數(shù)據(jù)驗收等方面制定規(guī)章制度，使學籍檔案數(shù)字化有據(jù)可依、有章可循。

再次，制定電子文件管理標準體系框架。根據(jù)《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》的要求，制定電子文件歸檔元數(shù)據(jù)規(guī)范、電子文件資源分類規(guī)范、電子文件管理系統(tǒng)接口規(guī)范、電子文件通用元數(shù)據(jù)規(guī)范等，使電子文件滿足真實性、可靠性、完整性和可用性的“四性”要求。

（二）構(gòu)建學籍檔案信息化平臺，加快存量檔案數(shù)字化速度

所謂學籍檔案數(shù)字化，是指運用現(xiàn)代技術(shù)和設備對傳統(tǒng)學籍紙質(zhì)檔案進行信息化處理，使之成為能夠進行采集、整理、存儲、管理的數(shù)字模式，并可以通過網(wǎng)絡實現(xiàn)共享利用。學籍檔案信息化平臺是以館藏紙質(zhì)學籍檔案為基礎，搭建一個以網(wǎng)絡技術(shù)為背景的學籍檔案數(shù)字化平臺、資源共享平臺、管理平臺、服務平臺以及綜合應用平臺，實現(xiàn)數(shù)字化檔案資源的網(wǎng)絡化存取、分布式管理和一站式服務。目前，學籍檔案信息化平臺主要包括學籍檔案數(shù)字化加工、學籍檔案信息著錄和學籍檔案查詢與展示三個模塊。通過信息化平臺構(gòu)建，可以有效整合學籍檔案信息，使學籍檔案利用服務方式更加便捷，最大限度地滿足了學籍檔案資源共享需求。

（三）建立電子文件歸檔管理系統(tǒng)，對增量電子學籍檔案進行實時歸檔利用

利用學校信息化建設平臺建立的電子文件歸檔管理系統(tǒng)，與OA系統(tǒng)、研究生教育系統(tǒng)、本科生教務系統(tǒng)、繼續(xù)教育系統(tǒng)等對接后，可以進行電子文件同步歸檔工作，還能夠?qū)崟r在線地向本科生教務系統(tǒng)、研究生教育系統(tǒng)、繼續(xù)教育系統(tǒng)采集畢業(yè)生信息數(shù)據(jù)，并按照檔案管理要求進行規(guī)范化轉(zhuǎn)導，設計相應的課程對譯、報表打印等功能，實現(xiàn)了對所采集電子學籍檔案數(shù)據(jù)的有效利用。

三、構(gòu)建基于信息化平臺的高校學籍檔案信息整合利用模式應注意的問題

（一）信息化平臺定位要準確

學籍檔案信息化平臺建設定位準確，才能構(gòu)建合理、科學、實用。因此，檔案數(shù)字化信息要遵循規(guī)范化、標準化的原則，實現(xiàn)校內(nèi)所有有效學籍信息數(shù)據(jù)的流通與共享；應用系統(tǒng)要統(tǒng)一、兼容，以實現(xiàn)不同系統(tǒng)的合理分布與架構(gòu)；數(shù)字資源要集成化、系統(tǒng)化，以便于學校管理者和系統(tǒng)應用者能夠順利進行數(shù)字資源的存儲和數(shù)據(jù)挖掘。

（二）要選擇專業(yè)可靠的檔案數(shù)字化業(yè)務外包公司

檔案數(shù)字化外包是高校實現(xiàn)檔案管理數(shù)字化、信息化的主要途徑。檔案部門在選擇外包服務提供商時，要對外包商的技術(shù)能力、業(yè)務處理能力、財務狀況、新技術(shù)的研制與開發(fā)能力等進行全面評估與審核，從中選擇能力強、信譽好的服務商。主要包括，一是要對外包商的專業(yè)實力進行資格審查，審查其是否持有相關(guān)的資質(zhì)證書和證明。二是要對外包商的能力進行審查，審查其擁有的技術(shù)設備和開發(fā)的軟件或其它技術(shù)產(chǎn)品能否滿足需求。三是要對外包商的經(jīng)驗、品牌和信譽進行審查，通過該公司完成的項目表，評定其在軟件工程工具、配置管理方法、管理技術(shù)人員、控制項目成本和質(zhì)量的能力及水平，并針對其他用戶對該外包商的滿意程度，進行外包商的選擇。

（三）要注重信息化檔案專業(yè)人才的培養(yǎng)

信息化檔案專業(yè)人才的培養(yǎng)，是學校檔案信息化可持續(xù)發(fā)展的保證。信息化檔案人才是指具備一定的信息化管理水平，同時又具備檔案專業(yè)知識的人。學校要重視這方面的人才引進和培養(yǎng)，以保證學校學籍檔案信息化后續(xù)工作更好地開展。

信息化平臺的構(gòu)建，為學籍檔案信息整合利用提供了無限的可能。各高校要順應時代發(fā)展，大力推動學籍檔案數(shù)字化建設，使學籍檔案的功能得以最大限度地發(fā)揮，價值得以最高程度地實現(xiàn)，使其更好地為個人、企業(yè)、社會服務，促進高校更好、更快地發(fā)展。

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