孔祥靜
(承德市平泉市平北鎮(zhèn)人民政府,河北 承德 067500)
引言:在時(shí)代快速發(fā)展的今天,信息化技術(shù)顯得尤為重要,而檔案管理要想滿(mǎn)足目前日益發(fā)展的社會(huì)需求就需要不斷進(jìn)步。因此,需要不斷對(duì)檔案管理理念進(jìn)行改革,與時(shí)代接軌,順應(yīng)時(shí)代發(fā)展軌跡。信息時(shí)代的到來(lái)讓傳統(tǒng)的檔案管理方式與信息化技術(shù)不斷融合,逐漸形成了新的管理模式,讓檔案管理系統(tǒng)與時(shí)代之間有了一定的聯(lián)系。隨著我國(guó)的科技實(shí)力不斷提高,信息技術(shù)水平也在不斷的增高,對(duì)于檔案管理方面也逐漸有了新的理念。本篇文章對(duì)檔案創(chuàng)新管理與如何實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化進(jìn)行討論分析,以促進(jìn)檔案管理的信息化發(fā)展。
二十一世紀(jì)是智能的時(shí)代,信息化時(shí)代的來(lái)臨,代表著我國(guó)進(jìn)入了一個(gè)數(shù)字化時(shí)代。對(duì)于檔案管理來(lái)講,相關(guān)的檔案信息會(huì)越來(lái)越多,而且種類(lèi)也會(huì)逐漸增加,傳統(tǒng)的檔案管理方式在一定程度上不能完全滿(mǎn)足創(chuàng)新的檔案管理模式。因此,為了可以讓檔案管理模式能順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展,促進(jìn)檔案管理事業(yè)的發(fā)展,必須要實(shí)現(xiàn)以下幾點(diǎn)。
(一)信息化的加入促進(jìn)了檔案管理的穩(wěn)定性
信息化技術(shù)在檔案管理中大大提高了保存時(shí)間,紙質(zhì)檔案的有效期是由纖維素性質(zhì)決定的,當(dāng)空氣潮濕以及發(fā)生不可抗力等特殊情況時(shí),會(huì)造成紙張的不穩(wěn)定。在檔案工作的過(guò)程中,如果稍不留神,可能會(huì)造成無(wú)法挽回的損失,而在使用信息化技術(shù)之后,這種情況完全可以避免。電子檔案最根本的特點(diǎn)就是查找時(shí)方便快捷,容易保存與傳遞,存儲(chǔ)時(shí)間不受限制,穩(wěn)定性極強(qiáng)。隨著電子技術(shù)的不斷發(fā)展,讀取電子文件的設(shè)備也逐漸成熟,在工作中可以按照不同的需求來(lái)選擇不同的電子載體。
(二)信息化的加入讓傳遞的安全性與傳遞速度不斷提高
在進(jìn)行公文處理的過(guò)程中,經(jīng)常會(huì)發(fā)生因?yàn)檗k理人員私存文件或是在傳遞過(guò)程中丟失文件的情況,而傳統(tǒng)文件的傳遞主要是依靠郵寄,這種方式會(huì)因?yàn)闀r(shí)間的原因受到嚴(yán)重限制,甚至還會(huì)在郵寄過(guò)程中丟失文件,這些都讓檔案人員在檢索以及歸檔的過(guò)程中產(chǎn)生限制。在使用計(jì)算機(jī)信息技術(shù)之后,可以在網(wǎng)絡(luò)上一鍵發(fā)送,讓文件在傳遞的過(guò)程中節(jié)省大部分時(shí)間,提高了檔案管理的及時(shí)性以及安全性,節(jié)省了大量的人力和財(cái)力。
(三)讓檔案管理信息化成為主流,可以不斷提高檔案管理的工作效率,信息化管理模式是對(duì)計(jì)算機(jī)技術(shù)以及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)對(duì)檔案管理進(jìn)行高效、安全地使用,使眾多的存檔及查檔環(huán)節(jié)變得簡(jiǎn)單方便,大大縮減了檔案管理人員的工作量。
(四)信息化的使用可以讓檔案資源實(shí)現(xiàn)共享。讓其變?yōu)殡娮有问?,增添備份以便于查找和利用,在互?lián)網(wǎng)的基礎(chǔ)上,讓檔案的利用率逐漸提高。
檔案管理信息化系統(tǒng)需要一個(gè)較為創(chuàng)新的技術(shù)來(lái)支持,并且對(duì)于檔案管理人員也有一定的要求,需要檔案管理人員在管理意識(shí)上不斷創(chuàng)新、轉(zhuǎn)變思想、進(jìn)行提高。因此,才能讓檔案管理信息化有所發(fā)展,不斷提高。
(一)信息化的使用提高了辦公效率
我國(guó)傳統(tǒng)的檔案管理工作大部分都是人工操作,為了保證資料的完整性需要在檔案工作中投入十二分的精力,而在此過(guò)程中,也無(wú)法保證是否會(huì)發(fā)生漏寫(xiě)或是漏抄的現(xiàn)象;另外在書(shū)寫(xiě)方面也有十分嚴(yán)格的要求,檔案人員的勞動(dòng)量十分大,當(dāng)信息化加入到其中之后,使用計(jì)算機(jī)軟件對(duì)檔案進(jìn)行管理,文件資料存儲(chǔ)收集之后,會(huì)讓整個(gè)過(guò)程變得十分簡(jiǎn)單快捷,有效提高辦公效率。
(二)信息化的使用讓資源實(shí)現(xiàn)共享
傳統(tǒng)的檔案管理模式因?yàn)樾畔①Y源的原因,受到了嚴(yán)重的限制,資源共享成為奢望,在查找過(guò)程中由于是采用人工進(jìn)行的,這讓眾多信息逐漸被掩埋,造成資源以及成本上的損失。因此,整個(gè)過(guò)程十分緩慢、事倍功半,當(dāng)信息化技術(shù)加入之后,這些情況會(huì)逐漸得到改善,讓資源能進(jìn)一步整合,逐漸提高檔案查找速度以及整理速度。在網(wǎng)絡(luò)上建立一定的聯(lián)系,管理起來(lái)也簡(jiǎn)單快捷,讓資源達(dá)到共享,使檔案管理效率大大提高。
(一)增強(qiáng)管理意識(shí)。現(xiàn)如今眾多的檔案管理人員都不是檔案專(zhuān)業(yè)畢業(yè),對(duì)檔案管理的意識(shí)還比較淡薄,在管理過(guò)程中沒(méi)有積極的態(tài)度,這就需要檔案管理人員在工作中嚴(yán)格把關(guān),及時(shí)記錄檔案信息,并做好檔案管理工作。
(二)健全管理機(jī)制。檔案工作需要合理的管理以及有效的利用,而這點(diǎn)也是檔案管理工作較為重要的因素。如果管理機(jī)制存在漏洞,則可能會(huì)對(duì)檔案管理造成嚴(yán)重影響。因此,需要在進(jìn)行信息采集時(shí)盡量保證信息的完整、清晰以及準(zhǔn)確,并且每個(gè)環(huán)節(jié)都要認(rèn)真對(duì)待,保證檔案能有效運(yùn)用,實(shí)行科學(xué)管理。
(三)建立規(guī)范體系。如果想要將檔案管理工作做好,其最根本的就是要讓檔案管理工作朝著規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的方向發(fā)展,制定一個(gè)統(tǒng)一規(guī)范的檔案管理體系,推動(dòng)檔案管理朝著信息化、規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、科學(xué)化的方向發(fā)展。
(四)提供信息支撐。要讓檔案管理信息化進(jìn)一步得到發(fā)展,需要有一個(gè)先進(jìn)的技術(shù)設(shè)備做支撐,讓辦公自動(dòng)化系統(tǒng)以及檔案信息化建設(shè)能逐漸融合,不斷增加設(shè)備的自動(dòng)化,做到全方位、多角度的對(duì)檔案信息進(jìn)行搜集。在保證檔案完整性的同時(shí),提高檔案的綜合利用功能,逐漸形成一個(gè)完善的檔案信息管理系統(tǒng)。
檔案是一種歷史記錄,是國(guó)家信息資源體系中最重要的組成部分,它對(duì)于人們目前或未來(lái)的工作起著借鑒和參考的作用,是一筆非常寶貴的財(cái)富,是社會(huì)文明的成果。我們要重視檔案管理信息化的建設(shè),充分利用檔案資源的優(yōu)勢(shì),為檔案管理事業(yè)提供即時(shí)信息,從而實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化。