文·畢牧 馮恩杰

近年來，我國高校規(guī)模不斷擴大，信息技術(shù)在學(xué)校業(yè)務(wù)中得到廣泛應(yīng)用，傳統(tǒng)的檔案手工管理方式與單純的面對面查詢利用途徑制約了檔案館工作效率的提升，與校內(nèi)外各方面對高校檔案館不斷提高的利用要求不相適應(yīng)。為應(yīng)對日益增長的檔案數(shù)量，滿足與學(xué)校各方面工作對接要求，并進一步提高檔案管理水平與利用效率，數(shù)字檔案館的建設(shè)成為高校檔案館的必然選擇。

一、調(diào)研背景

信息化建設(shè)的快速發(fā)展推動著數(shù)字檔案館建設(shè)進程，我國目前已有多家檔案館建設(shè)成為“全國示范性數(shù)字檔案館”，J市數(shù)字檔案館于2018年底通過國家檔案局組織的測試，位列其中。隨著國內(nèi)各綜合檔案館建設(shè)數(shù)字檔案館的工作不斷取得新成就，高校數(shù)字檔案館建設(shè)也在不斷推進，如中山大學(xué)、浙江大學(xué)、南京大學(xué)等高校數(shù)字檔案館建設(shè)取得一定成績。但是從全國范圍來看，各高校數(shù)字檔案館建設(shè)步伐不一致，存在較大差異。J市擁有多所高校，高校檔案館擁有豐富的檔案資源，這些檔案見證了J市高等教育發(fā)展的路程，是J市檔案資源重要的組成部分，但J市高校數(shù)字檔案館建設(shè)步伐不一，建設(shè)工作中存在著一些問題。

二、研究設(shè)計

國家檔案局頒布的《數(shù)字檔案館建設(shè)指南》中提出數(shù)字檔案館建設(shè)應(yīng)當(dāng)遵照“統(tǒng)籌規(guī)劃、循序漸進，項目帶動、重點突破，需求導(dǎo)向、保證安全，合理適用、穩(wěn)步實施”[1]的原則，包括建設(shè)基礎(chǔ)設(shè)施、開發(fā)或應(yīng)用檔案管理系統(tǒng)、推進基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫建設(shè)、保證數(shù)字檔案信息資源的可靠可信和長期可用、滿足利用需求和確保數(shù)字檔案信息安全6方面內(nèi)容。

本次調(diào)研以《數(shù)字檔案館建設(shè)指南》為主要參考依據(jù)，采用網(wǎng)絡(luò)調(diào)查法與實地調(diào)查法，首先通過訪問J市具有代表性的3所高校檔案館網(wǎng)站，了解檔案館基本情況與網(wǎng)站提供利用情況，然后對3所高校數(shù)字檔案館建設(shè)進行實地調(diào)查，包括對檔案館館長或數(shù)字檔案館項目負責(zé)人進行訪談并體驗建設(shè)成果。對J市高校檔案館的數(shù)字檔案館建設(shè)的實地調(diào)查分6個部分：第一，檔案館概況與數(shù)字檔案館建設(shè)項目啟動時間，對檔案館概況的了解包括檔案館館藏數(shù)量、工作人員數(shù)量與學(xué)歷等；第二，數(shù)字檔案館的建設(shè)重點，主要是了解把握高校檔案館建設(shè)數(shù)字檔案館的初衷與目前主要的工作內(nèi)容；第三，高校在數(shù)字檔案館建設(shè)中參照的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，各高校是否有為本校數(shù)字檔案館建設(shè)項目量身定做一套標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范；第四，資源體系構(gòu)建，即數(shù)字檔案館資源的構(gòu)成，是否能夠做到“存量數(shù)字化，增量電子化”；第五，服務(wù)利用體系構(gòu)建，高校數(shù)字檔案館提供利用主要有三個途徑：信息網(wǎng)站、局域網(wǎng)內(nèi)的檢索利用以及外網(wǎng)的遠程利用，通過調(diào)研，了解這3所高校的服務(wù)利用體系是否完備；最后，了解安全體系構(gòu)建，包括庫房安全、網(wǎng)絡(luò)安全和信息安全，區(qū)別于傳統(tǒng)檔案館的“九防”措施。高校數(shù)字檔案館建設(shè)的主要任務(wù)是構(gòu)建資源體系、服務(wù)利用體系和安全體系，以及貫穿其中的檔案管理系統(tǒng)的開發(fā)與應(yīng)用，所以資源體系、服務(wù)利用體系與安全體系的構(gòu)建和檔案管理系統(tǒng)的使用情況為調(diào)研的重點問題。

三、調(diào)研結(jié)果分析

（一）檔案館概況

檔案館館藏數(shù)量直接關(guān)系到檔案數(shù)字化進程，館藏基數(shù)小的檔案館檔案數(shù)字化率相對于基數(shù)大的檔案館而言，在建設(shè)進度上面臨難度較小。工作人員的數(shù)量與質(zhì)量對數(shù)字化工作有重要影響，檔案工作內(nèi)容包括整理、利用兩大板塊，在人員數(shù)量足夠的基礎(chǔ)上，由專人負責(zé)數(shù)字檔案館項目，將更有利于對數(shù)字化全程進行監(jiān)督。本次調(diào)查結(jié)果顯示，建校時間最長，館藏檔案數(shù)量基數(shù)最大的A校工作人員較多，綜合管理、業(yè)務(wù)指導(dǎo)、保管利用等工作分工明確；B校檔案館館藏數(shù)量相對較少，除有正式編制的工作人員以外，聘用的合同制工作人員較多，且學(xué)歷較高；C校館藏數(shù)量相較于A校偏少，工作人員總數(shù)目不少，但具體負責(zé)業(yè)務(wù)工作的人員偏少，往往一名工作人員要同時負責(zé)檔案的接收、整理與利用等工作全流程，工作難度較大。3所高校檔案工作人員存在的一個普遍特征是年齡在45歲以上者偏多。3所高校檔案館的數(shù)字檔案館建設(shè)是近幾年開展的，其中，A校開始于2016年，B校開始于2017年初，C校開始于2018年。

（二）建設(shè)重點與標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范

建設(shè)重點的確定對數(shù)字檔案館建設(shè)工作有導(dǎo)向性的意義，有的機構(gòu)將開展數(shù)字檔案館的建設(shè)重點放在高效率的檢索與提供利用服務(wù)方面，比如美國的西北數(shù)字檔案館，目的是為各類研究人員提供信息檢索與信息服務(wù)[2]。調(diào)研的3所高?，F(xiàn)階段數(shù)字檔案館的建設(shè)重點有兩個，首先是館藏檔案的數(shù)字化，考慮到檔案利用的頻率，目前進行數(shù)字化的檔案種類以學(xué)生錄取名單、成績單、學(xué)籍卡為主；其次，在數(shù)字化過程中不斷探索現(xiàn)有檔案管理軟件的不足，在原有功能基礎(chǔ)上增設(shè)相應(yīng)功能模塊，使檔案管理系統(tǒng)更加貼合實際工作需要。就標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范而言，3所高校在數(shù)字檔案館建設(shè)過程中均參考通行的行業(yè)規(guī)范，如《數(shù)字檔案館建設(shè)指南》等，并未根據(jù)自身工作特點制定相應(yīng)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范指導(dǎo)工作。

（三）檔案管理系統(tǒng)的開發(fā)與應(yīng)用

A校目前使用的檔案管理系統(tǒng)為全新研發(fā)，研發(fā)團隊包括本校相關(guān)學(xué)院和校外軟件公司，檔案館工作人員參與其中，提出自身需求，研發(fā)團隊根據(jù)要求為A校量身定制。B校、C?，F(xiàn)階段使用的檔案管理軟件從同一家公司購進，且B?，F(xiàn)階段有更換的考慮。A校檔案管理軟件進行過更換，更換原因是軟件的維護不及時與功能不完善，所以選擇重新研發(fā)。研發(fā)對參與檔案管理軟件設(shè)計與開發(fā)的檔案工作人員要求較高，檔案工作人員必須考慮周全，提出工作需要的相應(yīng)功能與操作要求，與開發(fā)人員進行溝通。高校的檔案管理軟件更換除了維護等原因，更多是因為系統(tǒng)之間的不銜接，目前的檔案管理軟件需考慮與學(xué)校OA、教務(wù)等系統(tǒng)對接，這樣才有助于實現(xiàn)電子文件的全程管理、前端控制與單軌制。此外，承擔(dān)檔案數(shù)字化工作的外包公司在與檔案管理軟件對接的過程中也可能存在問題。系統(tǒng)的后續(xù)維護工作由公司負責(zé)，公司承諾提供連續(xù)服務(wù)，但對于諸如增設(shè)與OA對接等功能模塊則需另外付費，公司也可以根據(jù)用戶的立卷習(xí)慣提供個性化定制服務(wù)。軟件更新得不及時、無法拓展相應(yīng)功能模塊等問題使得高校檔案館不得不進行重復(fù)投入，帶來資源的浪費。

（四）數(shù)字檔案館資源構(gòu)成

“存量數(shù)字化、增量電子化”是數(shù)字檔案館館藏的要求，3所高校檔案館目前工作集中于“存量數(shù)字化”方面。調(diào)查結(jié)果顯示，A校館藏檔案數(shù)量基數(shù)大，但工作進程較快，這與其最先開展數(shù)字化工作有一定關(guān)系，且A校數(shù)字化的檔案已基本與檔案管理系統(tǒng)掛接。B校數(shù)字化檔案數(shù)量次于A校，B校數(shù)字化檔案與系統(tǒng)進行掛接的數(shù)量目前約為數(shù)字化檔案總量的50%，但存在的問題是著錄不完全，不利于后續(xù)數(shù)字化檔案的檢索利用。C校數(shù)字化檔案數(shù)量最少，掛接數(shù)量所占比例也偏少，該?，F(xiàn)階段工作是針對已經(jīng)掃描完成的檔案進行信息著錄，且著錄工作進程緩慢。據(jù)了解，檔案的數(shù)字化掃描工作比較簡單，但著錄過程較為繁瑣，由于目前高校的數(shù)字化檔案以錄取名單、學(xué)籍卡、成績單為主，人名等著錄要求相較于其他內(nèi)容要求更高，著錄過程面臨兩方面的問題：一是由于之前文書與檔案工作的紕漏或不嚴(yán)謹(jǐn)，存在檔案內(nèi)容與目錄不相符、成績單與學(xué)籍卡姓名不統(tǒng)一等問題，這給數(shù)字化檔案的掛接與著錄工作帶來較大困難；二是以前的老檔案多為手寫，計算機全文檢索功能難以發(fā)揮，且由于手寫字的連筆或簡寫等使得著錄工作人員難以確認字跡，需要借助其他有關(guān)信息進行比對，加大了工作量。檔案館工作人員為保證準(zhǔn)確率，也只能放慢速度，與著錄工作人員一起仔細比對、查考，以追求數(shù)字化檔案信息著錄無誤。至于“增量電子化”，現(xiàn)階段3所高?；緹o法實現(xiàn)只接收電子文件，但部分檔案是進行“雙套”歸檔。這一現(xiàn)狀主要是檔案管理系統(tǒng)與教務(wù)、教學(xué)系統(tǒng)之間無法實現(xiàn)全面對接，電子印章政策落實不完善，以及檔案館工作人員無法全面實現(xiàn)對文件的前端控制等導(dǎo)致的。

（五）數(shù)字化檔案的利用服務(wù)

數(shù)字化的檔案與檔案管理系統(tǒng)對接后，數(shù)據(jù)庫中已有的基本可實現(xiàn)全文檢索，老檔案在著錄后也可檢索電子文件，這給檔案工作人員和檔案用戶的利用帶來了方便。3所高校檔案館目前的數(shù)字化工作成果基本僅限于內(nèi)部使用，通過設(shè)置功能模塊權(quán)限，方便檔案的管理利用服務(wù)，可以多角度、多側(cè)面查找所需檔案信息，極大地提高了檔案館內(nèi)部利用服務(wù)人員的工作效率。此外，部分?jǐn)?shù)字化成果在校園網(wǎng)內(nèi)可通過數(shù)字化工作負責(zé)人的功能授權(quán)使用。檔案網(wǎng)站的建設(shè)與提供利用情況主要表現(xiàn)為：A、C校檔案館網(wǎng)站設(shè)置了檔案館概況、政策法規(guī)、服務(wù)指南等，方便利用者了解館藏可查詢內(nèi)容和提供利用工作的基本情況，但要查閱檔案，利用者必須親自到檔案館。B校檔案館隸屬于校辦，未建立專門的檔案館網(wǎng)站。從現(xiàn)狀看，檔案館網(wǎng)站提供遠程利用服務(wù)，仍有很長的路要走。突破空間的遠程利用，技術(shù)層面已經(jīng)可以實現(xiàn)，諸如身份識別、文件傳遞、安全下載、定期刪除等內(nèi)容，但高校檔案涉及太多個人隱私的特殊性以及檔案傳送后的不可控性，使得檔案工作人員對于數(shù)字化檔案的遠程利用持謹(jǐn)慎態(tài)度。

（六）數(shù)字檔案館的安全體系構(gòu)建

高校數(shù)字化檔案中除牽涉?zhèn)€人隱私外，有的檔案記錄著高校的重大事件以及重要活動，或牽涉高校部分涉密的教學(xué)科研成果或是其他暫時不宜開放的信息，一旦泄露會產(chǎn)生不良影響。因而安全體系的構(gòu)建是高校數(shù)字檔案館工作的重要內(nèi)容。調(diào)查中的3所高校檔案館的庫房安全體系基本一致，都是通過監(jiān)控等措施進行，其中，A校正在建設(shè)智能物聯(lián)保護庫房。在檔案數(shù)字化工作外包過程中，3所高校檔案館的檔案信息安全均通過簽訂保密協(xié)議等方式來保證，B校為防止檔案被數(shù)字化工作人員拷貝，還采取了將數(shù)字化電腦的USB等接口物理去除的措施。三校數(shù)字化檔案的安全主要通過多份儲存的備份方式，以服務(wù)器、移動硬盤、光盤作為載體，分別備份。涉密檔案只進行了目錄數(shù)據(jù)庫建設(shè)，并對網(wǎng)絡(luò)環(huán)境進行物理隔離。

四、結(jié)論與展望

J市3所高校的調(diào)查結(jié)果顯示，高校數(shù)字檔案館建設(shè)工作進程仍需進一步推進。高校數(shù)字檔案館建設(shè)任重而道遠，但此工作的緊迫性刻不容緩，各高校檔案館應(yīng)結(jié)合自身情況，采取積極措施，加快數(shù)字檔案館建設(shè)與服務(wù)進程。

（一）加強數(shù)字檔案館標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的建設(shè)

在標(biāo)準(zhǔn)化指導(dǎo)下建設(shè)的數(shù)字檔案館可以減少低水平重復(fù)建設(shè)的損失，能夠促進后續(xù)數(shù)字化檔案信息資源的共享與利用，對于檔案管理系統(tǒng)的開發(fā)和維護也有重要意義。由于每個單位實際情況的差異，除了參照國家制定的方針政策和相應(yīng)的行業(yè)規(guī)范外，還需要一套從自身情況出發(fā)制定的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范指引數(shù)字檔案館建設(shè)工作，標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的制定可以是在高校之間交流溝通后協(xié)作完成的工作，彰顯共性，為J市高校檔案館工作的一致性做好鋪墊，并注意要綜合考慮建設(shè)要求，保持一個時期的相對穩(wěn)定，且具有一定的動態(tài)特性和可擴充性。數(shù)字檔案館標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的建設(shè)主要在管理、業(yè)務(wù)和技術(shù)三個層面。前期管理標(biāo)準(zhǔn)的制定為后續(xù)電子文件接收工作的進行打好基礎(chǔ)，業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)的制定可為數(shù)字化工作省事省時省力。技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)的制定是與檔案管理系統(tǒng)公司與數(shù)字化公司溝通提出自身要求的主要依據(jù)，比如，我們所需要的功能，與其他系統(tǒng)對接的要求，數(shù)字化的質(zhì)量、著錄要求等。標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范制定的過程將期待實現(xiàn)的效果與質(zhì)量要求一一擺明，可以防止溝通過程的差池與遺漏，這是做好數(shù)字檔案館建設(shè)的重要基礎(chǔ)。

（二）完善檔案人才隊伍

數(shù)字檔案館建設(shè)經(jīng)費由各學(xué)校負責(zé)，隨著社會整體對檔案重要性認識的提升，高校對檔案館工作的重視與支持增加，檔案館數(shù)字化項目經(jīng)費申請相對以前更容易。目前最大的難題在于工作人員的信息技術(shù)水平普遍不高與對網(wǎng)絡(luò)安全隱患的擔(dān)憂。調(diào)查結(jié)果顯示，高校檔案館的工作人員年齡偏高，數(shù)量偏少。年齡偏大的工作人員工作經(jīng)驗豐富，熟悉工作業(yè)務(wù)，但新興技術(shù)在檔案工作中的運用，對他們來說是一個巨大的挑戰(zhàn)。人員數(shù)量的限制，使得檔案工作人員只能忙于現(xiàn)有傳統(tǒng)檔案管理工作，鮮有精力關(guān)注數(shù)字檔案館的建設(shè)。為此，高校檔案館應(yīng)完善檔案人才隊伍建設(shè)，適當(dāng)引進檔案專業(yè)、計算機專業(yè)新生力量。他們的信息技術(shù)水平較高，且更容易接受新生事物，高校檔案館年輕力量的注入將更有利于數(shù)字檔案館建設(shè)的推進。此外，高校檔案館應(yīng)為本館工作人員提供更多接受培訓(xùn)、溝通交流的機會，高校檔案館工作人員自身也應(yīng)不斷學(xué)習(xí)，更新知識體系，適應(yīng)數(shù)字檔案館建設(shè)的要求。

（三）開展遠程利用服務(wù)工作

建立數(shù)字檔案館，除了出于對珍貴檔案保護的考慮，最重要的意義是為檔案用戶提供便捷的利用服務(wù)，最理想的目標(biāo)是讓檔案的使用可以突破時空界限，使檔案用戶準(zhǔn)確迅速地查找到所需要的檔案。3所高校檔案館目前提供利用的情況顯示，高校檔案館的遠程利用服務(wù)能力有待于進一步提升。目前有多家高校檔案館開展檔案遠程利用工作，現(xiàn)有的遠程利用的形式多為用戶驗證身份后在線申請，檔案工作人員后臺辦理，然后通過快遞提供給用戶。如2017年底，燕山大學(xué)啟用“檔案遠程利用服務(wù)系統(tǒng)”[3]；2018年底，山東農(nóng)業(yè)大學(xué)檔案預(yù)約查詢系統(tǒng)上線[4]等。這種遠程利用方式是為用戶提供預(yù)約查詢?nèi)肟?，而?shù)字檔案館應(yīng)有的遠程利用是為用戶提供自助查閱檔案的平臺，顯然，目前的遠程利用方式并未完全實現(xiàn)數(shù)字檔案館的遠程利用效果，但這已經(jīng)是邁出了遠程利用服務(wù)的一步。數(shù)字檔案館要實現(xiàn)檔案的遠程利用存在的最大風(fēng)險是利用的安全性問題，如身份驗證的準(zhǔn)確性，一旦開啟網(wǎng)絡(luò)利用，可能出現(xiàn)的身份驗證錯誤導(dǎo)致個人檔案外泄，用戶自助下載后檔案的保存路徑與時間等是高校檔案工作人員的擔(dān)心之處。高校檔案館應(yīng)借鑒現(xiàn)有的其他信息系統(tǒng)遠程利用的建設(shè)經(jīng)驗，逐步開展并實現(xiàn)檔案的遠程利用，進一步推動數(shù)字檔案館建設(shè)。

（四）加強校際之間的溝通交流

系統(tǒng)的不規(guī)范、未來的不確定性等是高校數(shù)字檔案館推進緩慢的重要原因。檔案管理系統(tǒng)與教務(wù)、教學(xué)系統(tǒng)無法無縫銜接，與數(shù)字化檔案難以掛接以及系統(tǒng)的維護更新不及時等是各高校面臨的現(xiàn)實問題。一家高水平的檔案管理系統(tǒng)公司提供的檔案管理系統(tǒng)可以根據(jù)用戶需求量身定制，并同時考慮到后續(xù)升級、開發(fā)的模塊與系統(tǒng)是否可以相容等問題。另外，數(shù)字化公司數(shù)量很多，各公司的工作效率等情況不一，3所高校在檔案管理系統(tǒng)的使用過程中體驗不相同。高校檔案館在數(shù)字檔案館建設(shè)過程中，可合作對檔案管理系統(tǒng)進行測評，就數(shù)字化檔案工作質(zhì)量進行溝通交流，及時就自身使用的檔案管理系統(tǒng)公司服務(wù)體驗進行交流。或者工作進程較快的分享經(jīng)驗，使后續(xù)進行數(shù)字檔案館建設(shè)的高校少走彎路，進程較慢的高校檔案館在借鑒經(jīng)驗的基礎(chǔ)上，根據(jù)自身對功能的需求向公司提出改進意見，如果該公司無法使自己的需求得到基本滿足，就要適時更換新的公司，降低工作難度，減少低水平重復(fù)建設(shè)。

對J市的3所高校檔案館的調(diào)研顯示，高校數(shù)字檔案館建設(shè)需要進行調(diào)整和規(guī)范。信息化建設(shè)是時代的大潮流，在這個技術(shù)型時代，逆潮流而行不是一個明智的選擇。高校數(shù)字檔案館建設(shè)勢在必行，尚未開始數(shù)字檔案館建設(shè)的高校檔案館應(yīng)認清現(xiàn)階段檔案工作整體形勢，迎頭趕上。高校檔案工作者需直面信息化這一時代潮流，結(jié)合本館實際，在借鑒經(jīng)驗、總結(jié)教訓(xùn)的基礎(chǔ)上，加快數(shù)字檔案館建設(shè)進程。