王海淼

（河北省保定市望都縣自然資源和規(guī)劃局，河北 保定 072450）

新時(shí)代的發(fā)展要求高校檔案管理工作進(jìn)行創(chuàng)新，在創(chuàng)新的過(guò)程中應(yīng)該充分利用先進(jìn)技術(shù)，將數(shù)字化檔案管理平臺(tái)進(jìn)行建立。但是數(shù)字化檔案管理平臺(tái)在建立的過(guò)程中仍然存在一些問(wèn)題，針對(duì)這些問(wèn)題管理人員以及學(xué)校應(yīng)該積極進(jìn)行分析，找出應(yīng)對(duì)之策，使檔案管理數(shù)字化中的難題得到有效解決。在檔案管理創(chuàng)新的過(guò)程中，管理人員應(yīng)該積極創(chuàng)新，敢于打破常規(guī)，積極獻(xiàn)計(jì)獻(xiàn)策，并且積極與領(lǐng)導(dǎo)人員進(jìn)行探討，這樣才能使創(chuàng)新工作得到有效的開(kāi)展，使檔案管理數(shù)字化得以實(shí)現(xiàn)。

一、數(shù)字化檔案的基本內(nèi)涵

數(shù)字化檔案是一種新型的檔案信息類(lèi)型，其中不僅包含了檔案的數(shù)字化轉(zhuǎn)變，也包含了現(xiàn)代化的信息技術(shù)和多媒體技術(shù)，而檔案的建設(shè)主要依賴(lài)于我國(guó)的現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和計(jì)算機(jī)技術(shù)，對(duì)于檔案的長(zhǎng)期儲(chǔ)存和云儲(chǔ)存來(lái)說(shuō)有積極意義。在對(duì)相關(guān)的數(shù)據(jù)進(jìn)行有效的歸納整理以后，將數(shù)據(jù)完全歸于計(jì)算機(jī)進(jìn)行保管，其傳輸使用能夠有效通過(guò)網(wǎng)絡(luò)的方式進(jìn)行傳遞，而在進(jìn)行資料錄入時(shí)，相較于傳統(tǒng)的紙質(zhì)資料庫(kù)來(lái)說(shuō)，這種保存方式能夠?qū)D像、視頻和聲音等不同形式的記錄進(jìn)行保存，而在進(jìn)入計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)庫(kù)后，這些資料可轉(zhuǎn)換為數(shù)字代碼進(jìn)行記錄，日后在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中進(jìn)行答案利用時(shí)也可方便的調(diào)取，大大提高了檔案管理的安全性和調(diào)取時(shí)的可用性。

二、檔案數(shù)字化管理的優(yōu)勢(shì)

（一）優(yōu)化檔案歸檔管理程序

在信息技術(shù)時(shí)代，隨著信息化的快速發(fā)展，檔案管理工作變得越來(lái)越繁重。由于數(shù)字檔案管理系統(tǒng)能夠保證信息采集和傳輸?shù)目焖俸蜁惩?，因此能夠及時(shí)歸檔這些檔案管理，大大提高檔案采集整理的效率。另外，通過(guò)數(shù)字檔案管理系統(tǒng)，通過(guò)信息網(wǎng)絡(luò)及時(shí)傳輸檔案，可以實(shí)現(xiàn)檔案的遠(yuǎn)程檔案管理。

（二）降低檔案管理成本

傳統(tǒng)的檔案管理主要由手工整理和歸檔紙質(zhì)檔案組成，這種粗放的檔案管理模式消耗了巨大的辦公費(fèi)用。隨著信息量的增加，只有通過(guò)增加辦公人員的數(shù)量才能完成檔案管理的任務(wù)，通過(guò)構(gòu)建數(shù)字檔案管理系統(tǒng)，將檔案的載體形式轉(zhuǎn)化為存儲(chǔ)盤(pán)、光盤(pán)和服務(wù)器，有效地節(jié)約了檔案管理的成本和空間，從而降低了檔案管理的辦公成本和倉(cāng)儲(chǔ)管理成本，提高了檔案的經(jīng)濟(jì)效益。

（三）優(yōu)化檔案資料的檢索查詢(xún)

數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)取代傳統(tǒng)的手工紙質(zhì)檔案管理模式后，檔案數(shù)據(jù)的統(tǒng)計(jì)效率和質(zhì)量有了很大的提高。同時(shí)，由于數(shù)字檔案管理系統(tǒng)建立了數(shù)據(jù)庫(kù)和共享網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，有利于檔案的在線傳輸、交換和檢索。此外，檔案數(shù)據(jù)管理的數(shù)字化能夠?qū)崿F(xiàn)檔案數(shù)據(jù)智能檢索的檢索效率和范圍，有助于提高檔案數(shù)據(jù)的利用率。

三、檔案管理數(shù)字化建設(shè)的途徑及方法

（一）提升檔案管理人員的整體素質(zhì)

由于當(dāng)前我國(guó)大部分的檔案管理人員都沒(méi)有接受過(guò)專(zhuān)業(yè)的培訓(xùn)，因此相關(guān)部門(mén)就需要加大對(duì)于相關(guān)人員的培訓(xùn)力度，促使生綜合素質(zhì)水平的提升，確保檔案管理工作效率得到提升。具體來(lái)說(shuō)，首先，要加強(qiáng)對(duì)于其職業(yè)道德的培訓(xùn)，幫助其樹(shù)立正確的職業(yè)道德觀，并提升其對(duì)信息安全的重視與保密意識(shí)水平。其次，則需要開(kāi)展一定的檔案管理工作的業(yè)務(wù)知識(shí)培訓(xùn)工作，使其業(yè)務(wù)處理能力得到提升。最后，還需要重視現(xiàn)代化管理技術(shù)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的培訓(xùn)工作，使其能夠更加全面的掌握檔案管理設(shè)備的操作方法，為檔案管理數(shù)字化的建設(shè)奠定良好基礎(chǔ)。

（二）提升檔案管理的軟硬件數(shù)字設(shè)備水平

在對(duì)檔案管理工作進(jìn)行數(shù)字化建設(shè)時(shí)，想要使其建設(shè)水平得到提升，還需要引入各類(lèi)先進(jìn)的軟硬件設(shè)備。就往往就需要各級(jí)政府加大資金的投入力度，使得檔案管理部門(mén)的能夠?qū)ο冗M(jìn)的檔案管理數(shù)字化設(shè)備進(jìn)行有效的引進(jìn)，給檔案管理工作的數(shù)字化建設(shè)工作提供足夠的物質(zhì)基礎(chǔ)保障。

（三）數(shù)據(jù)上得以更新

由于城建檔案管理涉及的數(shù)據(jù)較多，相關(guān)部門(mén)可以通過(guò)建立數(shù)據(jù)庫(kù)的形式進(jìn)行數(shù)據(jù)管理，確保數(shù)據(jù)得到及時(shí)的更新和有效。數(shù)據(jù)庫(kù)是一種很好的數(shù)據(jù)建立系統(tǒng)模式，能夠高效地處理及歸納到具體的檔案數(shù)據(jù)，從而完善城建檔案管理的工作。建立相關(guān)的信息數(shù)據(jù)庫(kù)后，必須對(duì)檔案管理人員進(jìn)行賬號(hào)資料的確立，保證其隨時(shí)進(jìn)行更新及調(diào)取資料信息。相關(guān)部門(mén)要對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)執(zhí)行過(guò)程進(jìn)行規(guī)范，確保城建檔案數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和更新度，更好地推動(dòng)檔案數(shù)字化建設(shè)工作。與此同時(shí)，還要確保數(shù)字化建設(shè)的安全網(wǎng)絡(luò)構(gòu)建，在制定相關(guān)規(guī)定的時(shí)候，必須明確規(guī)定檔案管理人員的責(zé)任，確保數(shù)據(jù)的安全及準(zhǔn)確。例如，設(shè)置身份證驗(yàn)證、短信驗(yàn)證、賬號(hào)密碼設(shè)置、選取安全系數(shù)高的設(shè)備等，嚴(yán)格審核數(shù)字化建設(shè)中的數(shù)據(jù)安全，保證數(shù)據(jù)處于安全的網(wǎng)絡(luò)體系中。

（四）保證檔案信息虛擬化工作開(kāi)展的有效性

通過(guò)對(duì)于檔案信息進(jìn)行虛擬化的建設(shè)，能夠幫助檔案管理人員利用計(jì)算機(jī)更加集中性的對(duì)其進(jìn)行管理。首先，要對(duì)虛擬性的檔案信息資源進(jìn)行創(chuàng)建，使得服務(wù)器具有較強(qiáng)的管理性能，從而對(duì)檔案信息的數(shù)字化管理成本進(jìn)行有效的控制。其次，檔案管理工作者還要使其與別的檔案信息資系統(tǒng)進(jìn)行結(jié)合，對(duì)相關(guān)的信息進(jìn)行共享，使得信息利用率水平得到提升。最后，還要對(duì)科學(xué)規(guī)范的檔案信息管理系統(tǒng)進(jìn)行創(chuàng)設(shè)，有效創(chuàng)新檔案信息的管理方法，從而提升檔案管理的數(shù)字化水平。

四、結(jié)語(yǔ)

對(duì)于檔案管理工作來(lái)說(shuō)，其未來(lái)的必然發(fā)展趨勢(shì)就是創(chuàng)新和數(shù)字化的建設(shè)發(fā)展。因此，檔案管理部門(mén)及有關(guān)人員就需要對(duì)其進(jìn)行足夠的重視，并通過(guò)與時(shí)代發(fā)展潮流的掌握，對(duì)自身的專(zhuān)業(yè)知識(shí)能力與職業(yè)素養(yǎng)水平進(jìn)行提升，并在日常工作的開(kāi)展過(guò)程中對(duì)于工作方法進(jìn)行創(chuàng)新和應(yīng)用。