潘雅寧

（廣東司法警官職業(yè)學(xué)院，廣東 廣州 510520）

信息時(shí)代的發(fā)展帶來(lái)的是更快捷的技術(shù)以及更方便的管理體制，而信息技術(shù)的飛速發(fā)展也給人們帶來(lái)了更多的可能，傳統(tǒng)的檔案管理體制已經(jīng)不能符合現(xiàn)代的要求，因此，現(xiàn)代的檔案管理工作必須在信息化的趨勢(shì)下進(jìn)行及時(shí)的更新?lián)Q代，利用更加高端的技術(shù)保障檔案的信息安全，確保檔案信息不會(huì)出現(xiàn)泄漏的問(wèn)題，并且在檔案的管理上更加快捷高效，幫助我們的檔案管理工作人員能減少工作量的同時(shí)提升工作效率。

一、檔案管理工作的現(xiàn)狀分析

（一）管理模式陳舊，不能適應(yīng)新時(shí)代的信息技術(shù)發(fā)展

隨著社會(huì)的不斷發(fā)展變革，信息技術(shù)涌入了我們的生活，我們進(jìn)入了數(shù)字化時(shí)代，在享受信息技術(shù)便捷性的同時(shí)，我們反觀當(dāng)前檔案管理工作的缺失，很多的地方、院校的檔案管理工作仍然選擇陳舊的模式，沒(méi)有進(jìn)行及時(shí)的更新，也沒(méi)有將新時(shí)代的新技術(shù)注入到當(dāng)前的檔案管理工作中，檔案工作效率不高，浪費(fèi)人力物力財(cái)力，沒(méi)有體現(xiàn)檔案管理工作的效率。

（二）檔案管理工作松散，日后查找工作繁瑣

檔案管理的松散性主要表現(xiàn)在檔案管理工作沒(méi)有形成一定的規(guī)模，檔案管理的人員多但是不受重視，大眾認(rèn)為檔案管理工作不是一項(xiàng)有技術(shù)性的內(nèi)容，因此，選派一些學(xué)校的退休教師或者是員工進(jìn)行檔案管理工作，沒(méi)有形成嚴(yán)密的檔案管理工作制度，加之檔案管理工作沒(méi)有落實(shí)信息化的要求，還是原先的翻找的模式，入檔和調(diào)檔工作會(huì)耗費(fèi)很多的時(shí)間和精力，同時(shí)，在今后的管理方面也會(huì)有所疏漏。

（三）檔案信息安全工作不能保障

檔案信息安全關(guān)乎著個(gè)人秘密和一些機(jī)密的內(nèi)容，因此要保障檔案的安全性，才能進(jìn)一步的開(kāi)展工作，促進(jìn)檔案管理的信息化實(shí)施。但是由于當(dāng)前檔案管理工作沒(méi)有形成最新的管理模式，也未使用最先進(jìn)的管理設(shè)備，因此，檔案信息安全工作不能保證，單純的檔案室放置管理，還無(wú)法避免火災(zāi)、水災(zāi)或者是地震等意外的發(fā)生，這樣無(wú)法保證檔案信息的相對(duì)安全。

二、現(xiàn)如今新型信息化檔案信息安全管理的重要性

當(dāng)今社會(huì)數(shù)字化技術(shù)不斷普及，人們利用數(shù)字化、信息化技術(shù)到自己生活的方方面面，不僅用于生活起居，也會(huì)運(yùn)用于當(dāng)前的工作之中。新型的檔案管理技術(shù)不僅僅能將檔案管理的安全性能提升，還能減少更多的人力、物力、財(cái)力，減少檔案管理工作人員的工作量，解放檔案管理工作人員的雙手，讓其投入到當(dāng)前的信息化檔案柜的管理中來(lái)，促進(jìn)各項(xiàng)管理工作能更加智能化、信息化、便捷化。而新型的檔案管理模式，正是運(yùn)用大數(shù)據(jù)彌補(bǔ)當(dāng)前檔案管理的不足，將數(shù)字化信息化的優(yōu)勢(shì)技術(shù)引入到檔案管理內(nèi)部，用電子檔案柜進(jìn)行嚴(yán)密的管理，不僅每臺(tái)電子管理柜都裝有智能電腦系統(tǒng)，而且電子遷移檔案，檔案柜所占得面積不大，能放下更多的檔案，管理員打開(kāi)電腦輸入密碼，找到所屬的幾號(hào)檔案柜，按下第幾排，電子檔案柜會(huì)直接移動(dòng)到你所需的一排，不僅方便省事，整齊劃一，還具有電子化的功能，而且還可以有效隔絕外界的火源、水源，極大地保護(hù)了檔案信息的安全。

三、檔案信息安全保障體系構(gòu)建策略

（一）建立健全檔案信息安全技術(shù)保障體系

檔案信息安全技術(shù)是用技術(shù)的進(jìn)一步加強(qiáng)和改善去確保檔案信息的安全性。而技術(shù)性就需要和數(shù)字化、信息化的時(shí)代相結(jié)合，將信息安全系統(tǒng)建立完善，并且用信息安全服務(wù)去切實(shí)保障信息安全問(wèn)題，促進(jìn)檔案信息安全保障體系的構(gòu)建。我們所講的信息安全技術(shù)可以包含物理安全技術(shù)，物理安全技術(shù)是在檔案信息長(zhǎng)期管理的過(guò)程中普遍并且一直存在的一個(gè)問(wèn)題，主要包括一些物理的環(huán)境對(duì)檔案的安全產(chǎn)生威脅的相對(duì)應(yīng)的解決技術(shù)，物理安全技術(shù)能利用相關(guān)的儲(chǔ)存介質(zhì)保障檔案信息能防水、防火、防地震、防雷等，確保在物理性質(zhì)上，我們的檔案安全不受侵害；接下來(lái)還包含系統(tǒng)安全技術(shù)，而系統(tǒng)的安全技術(shù)用我們通俗的話將就是用除了硬件以外的軟件來(lái)保障檔案信息的安全、不遺失，系統(tǒng)安全需要保障的是網(wǎng)絡(luò)的安全和數(shù)據(jù)軟件的安全，在軟件方面，從軟件的開(kāi)發(fā)和研制，到最終的實(shí)驗(yàn)、修改程序等都要經(jīng)過(guò)嚴(yán)密的程序，確保檔案信息不受威脅，同時(shí)在網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)方面不形成共享機(jī)制，確保網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)的安全，同時(shí)建立嚴(yán)密的網(wǎng)絡(luò)安全防火墻和網(wǎng)絡(luò)的監(jiān)控措施，對(duì)檔案信息加密管理，并且安全的儲(chǔ)存在一定的地方，有備份，防止入侵，也能在損毀之后進(jìn)行及時(shí)恢復(fù)；技術(shù)研究與應(yīng)用等方面，一定要健全安全保障體系，層層把關(guān)，在技術(shù)環(huán)節(jié)上不出紕漏，在以往紙質(zhì)版的保存劣勢(shì)下，能凸顯信息技術(shù)檔案信息管理安全化，促進(jìn)檔案管理的進(jìn)一步發(fā)展。

（二）檔案信息安全及今后管理的重點(diǎn)步驟

檔案信息的安全建立主要依靠技術(shù)人員進(jìn)行，通過(guò)嚴(yán)密的網(wǎng)絡(luò)信息安全技術(shù)保障檔案的信息不受侵犯，但是針對(duì)今后的管理實(shí)施環(huán)節(jié)如何保障檔案的信息管理安全，這是我們?cè)诮窈蟮墓ぷ髦行枰鸩铰鋵?shí)，并且步步咬緊的環(huán)節(jié)。

1.加強(qiáng)對(duì)檔案信息管理人員的使用、管理培訓(xùn)

首先，在任用檔案信息管理人員的時(shí)候要堅(jiān)持保密性原則，在錄用的環(huán)節(jié)簽訂保密協(xié)議，提前說(shuō)明檔案管理工作的重要性和保密性，確保工作人員從思想上重視起來(lái)。其次，要加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作人員的培訓(xùn)。檔案管理工作人員是每天與檔案接觸最多的人員，在系統(tǒng)的操作和管理的規(guī)范方面需要進(jìn)行相應(yīng)的培訓(xùn)，在促進(jìn)其業(yè)務(wù)素質(zhì)增長(zhǎng)的同時(shí)也能確立更加規(guī)范的管理人員保障體系，確保檔案管理系統(tǒng)的正常運(yùn)行，并且從一定的層面確保檔案安全管理工作的有序進(jìn)行。院校的檔案管理工作者要定期對(duì)檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，培訓(xùn)的內(nèi)容包括安全意識(shí)的提升培訓(xùn)以及系統(tǒng)操作的培訓(xùn)，加強(qiáng)檔案工作管理人員的安全意識(shí)和管理素質(zhì)以及專業(yè)素養(yǎng)，提高檔案管理工作人員的工作能力和工作效率，將安全管理工作落實(shí)到位。

2.建立健全檔案信息安全管理制度

制度的制定是為了更加有效的進(jìn)行檔案信息管理，因此，制定相應(yīng)的檔案信息管理制度可以保障今后的運(yùn)行，規(guī)范檔案管理人員的工作，促進(jìn)檔案管理的有序進(jìn)行，只有按照規(guī)章制度辦事，才能確保我們的檔案信息安全性。例如，在檔案館建立安全防范責(zé)任制度，將安全防范責(zé)任落實(shí)到具體的部門(mén)，具體的工作小組和人頭上，加強(qiáng)對(duì)重要數(shù)據(jù)及文件的管理和系統(tǒng)化操作，并進(jìn)行備份處理；完善信息管理安全管理制度，有助于做好檔案信息泄露的預(yù)防工作，將信息泄露的損失控制在最小范圍之內(nèi)，最大程度發(fā)揮檔案信息化的作用和優(yōu)點(diǎn)【1】。

3.建立檔案信息安全管理部門(mén)

建設(shè)檔案信息管理部門(mén)是為今后發(fā)展做鋪墊，因此，首先要將部門(mén)成立的職責(zé)明確清楚，就是加強(qiáng)對(duì)檔案的安全和保密管理，保障檔案信息安全管理各個(gè)環(huán)節(jié)、步驟的正常運(yùn)行【2】。而各個(gè)環(huán)節(jié)上的監(jiān)督管理工作也是由檔案信息管理部門(mén)所進(jìn)行的，缺乏監(jiān)督的管理就不能稱之為完整的管理體制，只有將制度和人員的工作進(jìn)行合理的監(jiān)督，才能促進(jìn)檔案信息安全管理工作的有序開(kāi)展。同時(shí)還要建立檔案信息安全管理規(guī)范原則，并實(shí)行動(dòng)態(tài)化管理，因?yàn)槊恳豁?xiàng)制度的開(kāi)展不可能是完美的，都是需要在實(shí)踐中進(jìn)行完善和改進(jìn)的。

四、小結(jié)

檔案信息安全管理保障體系是對(duì)檔案信息安全技術(shù)保障體系的有力支持。在完成檔案信息化系統(tǒng)的搭建之后，需要結(jié)合有效的信息安全管理手段，建立檔案信息安全保障體系【3】。因此，院校的檔案管理工作不是一項(xiàng)一朝一夕的事情，而是一項(xiàng)長(zhǎng)期的工作，為了擺脫原先管理模式的漏洞，需加強(qiáng)新時(shí)代檔案信息安全管理工作的運(yùn)行，促進(jìn)檔案信息的安全管理工作有序推進(jìn)。