俞 輝/中國電建集團華東勘測設(shè)計研究院有限公司

當前信息技術(shù)快速發(fā)展，檔案工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型不斷深化。新修訂檔案法明確要求企業(yè)事業(yè)單位以及其他組織應(yīng)當加強檔案信息化建設(shè)，并明確“電子檔案與傳統(tǒng)載體檔案具有同等效力，可以以電子形式作為憑證使用”。國家檔案局下發(fā)《企業(yè)數(shù)字檔案館（室）建設(shè)指南》，并下發(fā)關(guān)于開展企業(yè)數(shù)字檔案館（室）建設(shè)試點相關(guān)文件，在全國范圍內(nèi)組織實施企業(yè)數(shù)字檔案館建設(shè)，要求各企業(yè)積極申報。筆者所在的華東勘測設(shè)計研究院（簡稱“華東院”）為國家大型綜合性甲級勘測設(shè)計研究單位，近年來調(diào)整發(fā)展方向，實施“二三三”發(fā)展戰(zhàn)略，即提升“工程技術(shù)和數(shù)字化智慧化”為兩大核心能力，推動“水電與新能源、城鄉(xiāng)建設(shè)、生態(tài)與環(huán)境”三大業(yè)務(wù)工作。為更好地服務(wù)企業(yè)發(fā)展，企業(yè)檔案工作亟需轉(zhuǎn)型升級，建設(shè)企業(yè)檔案館能夠滿足企業(yè)數(shù)字化、智慧化的發(fā)展需求。2018年，華東院被確定為國家檔案局首批企業(yè)數(shù)字檔案館（室）建設(shè)試點單位。華東院積極開展試點建設(shè)工作，從組織、人力、資金等方面予以保障。經(jīng)過1年多的建設(shè)，試點工作取得了豐碩的成果。2019年10月，“華東院數(shù)字檔案館建設(shè)試點項目”通過國家檔案局驗收。國家檔案局認為，華東院基本解決了電子文件四性檢測、長期保管、業(yè)務(wù)系統(tǒng)在線歸檔等技術(shù)難題，在三維模型+數(shù)據(jù)歸檔管理、自定義專題數(shù)據(jù)庫的數(shù)字化編研等方面有創(chuàng)新突破，建成了具有國際水平的企業(yè)數(shù)字檔案館，具有較高的示范效應(yīng)和推廣價值，也為華東院逐步推進電子文件單套制管理奠定了基礎(chǔ)。

1 建設(shè)重點

1.1 基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

一是依托已有IT基礎(chǔ)設(shè)施，有針對性地建設(shè)大容量、高可靠性、高數(shù)據(jù)存儲安全性的存儲系統(tǒng)，配備快速整理、計算、檢索要求的高性能計算平臺；結(jié)合數(shù)字檔案館特殊應(yīng)用與保護需要，對現(xiàn)有數(shù)據(jù)中心及機房、全球網(wǎng)以及華東云等IT基礎(chǔ)設(shè)施進行動態(tài)調(diào)整。

二是基于企業(yè)電子檔案管理系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)分內(nèi)網(wǎng)和外網(wǎng)的實際，在內(nèi)外網(wǎng)絡(luò)之間分別通過防火墻和入侵防御系統(tǒng)進行隔離和過濾，防止外部攻擊或入侵。為提高電子檔案管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)可用性、安全性、可遷移、可備份特性，系統(tǒng)中所有的電子檔案數(shù)據(jù)和元數(shù)據(jù)分開存儲。其中，電子檔案數(shù)據(jù)存放在文件服務(wù)器中，包含所有的圖紙、報告、文件、照片等電子文件，僅供內(nèi)網(wǎng)訪問；電子檔案元數(shù)據(jù)存放在檔案主數(shù)據(jù)庫中，經(jīng)過安全處理和相關(guān)權(quán)限驗證后可進行部分外網(wǎng)訪問。兩者分開存儲使得數(shù)據(jù)更加安全。

三是參照華東院多年來企業(yè)類ERP系統(tǒng)的開發(fā)和架構(gòu)優(yōu)化設(shè)計經(jīng)驗，根據(jù)BMPMN2.0國際標準的相關(guān)要求，采用了Fix BPMCS企業(yè)級軟件開發(fā)平臺，具備較強的部署能力，擁有各種集群、多數(shù)據(jù)庫及多Web服務(wù)器，支持基于組件的軟件開發(fā)，具有廣泛的技術(shù)兼容性和可擴展性。采用三層Web技術(shù)架構(gòu)，用戶基于企業(yè)內(nèi)網(wǎng)或廣域網(wǎng)訪問系統(tǒng)；Web和業(yè)務(wù)服務(wù)器負責處理用戶的業(yè)務(wù)請求，并向用戶反饋處理結(jié)果數(shù)據(jù)。采用SQL Server數(shù)據(jù)庫，負責存儲相關(guān)檔案數(shù)據(jù)、業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)、用戶數(shù)據(jù)等。

1.2 安全保密建設(shè)

依照信息安全管理體系（ISMS）和信息技術(shù)服務(wù)管理體系（ITSMS）相關(guān)國際/國家標準，建立并完善信息安全和信息技術(shù)服務(wù)管理體系，并取得認證證書。安全保密體系方面，建立信息保護、安全審計、入侵防御等一系列主、被動安全防護系統(tǒng)，提高趨勢分析、風險防控和預(yù)警能力，提高故障診斷與回溯能力。技術(shù)防護方面，從物理環(huán)境、網(wǎng)絡(luò)、主機、應(yīng)用、數(shù)據(jù)5個層面建立了較為全面的安全防護措施。

1.3 數(shù)字資源建設(shè)

根據(jù)檔案珍貴程度、開放程度、利用率、數(shù)字化資金情況等，明確數(shù)字化范圍與順序。數(shù)字化依照《紙質(zhì)檔案數(shù)字化規(guī)范》、華東院《企業(yè)傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化標準》等規(guī)范標準，應(yīng)用專業(yè)修復(fù)技術(shù)、大幅面檔案掃描技術(shù)、圖像拼接技術(shù)、消藍、去污（噪）處理技術(shù)、錄音錄像切分優(yōu)化技術(shù)、錄音錄像格式轉(zhuǎn)換技術(shù)、檔案復(fù)原技術(shù)。實行“三檢”制度，即印務(wù)公司數(shù)字化加工人員自檢、質(zhì)量主管質(zhì)檢、圖檔中心驗收，全面把控數(shù)字化工作質(zhì)量。傳統(tǒng)載體檔案的數(shù)字化率達97.9%以上；實現(xiàn)OA公文在線歸檔14425件，設(shè)計流程系統(tǒng)在線歸檔14164件，工程項目管理系統(tǒng)在線歸檔310卷；建立大事記、機構(gòu)沿革、典型工程等5個專題數(shù)據(jù)庫。

2 建設(shè)難點

2.1 元數(shù)據(jù)封裝與捕獲

一直以來XML和JSON都是規(guī)范化的文件格式，其應(yīng)用非常廣泛。大數(shù)據(jù)時代，數(shù)據(jù)交換的要求越來越高，近年來JSON已經(jīng)超過XML成為應(yīng)用最廣泛的交換語言格式，特別是在非關(guān)系型數(shù)據(jù)庫應(yīng)用當中。JSON不僅減少了XML解析造成的性能問題或兼容性問題，而且對于Javascript來說非常容易使用。結(jié)合行業(yè)發(fā)展趨勢、華東院研發(fā)體系特點和工作效率考慮，采用JSON進行元數(shù)據(jù)封裝，為實現(xiàn)文檔跨系統(tǒng)共享成為可能。

華東院電子檔案管理系統(tǒng)的元數(shù)據(jù)有3種捕獲方式。一是系統(tǒng)自動采集。OA公文系統(tǒng)、設(shè)計流程系統(tǒng)、工程項目管理系統(tǒng)等業(yè)務(wù)系統(tǒng)在電子文件產(chǎn)生和流轉(zhuǎn)過程中，實時采集元數(shù)據(jù)的文件屬性信息；數(shù)字檔案館在電子文件歸檔和整理過程中，自動采集元數(shù)據(jù)項的檔案屬性信息，如文件題名、形成日期等。二是系統(tǒng)自動生成。電子檔案管理系統(tǒng)在電子文件歸檔和整理過程中，按照設(shè)定的規(guī)則自動生成，如錄入人、整編日期等。三是選擇著錄或手工著錄。無法通過上述兩種方式產(chǎn)生數(shù)據(jù)的元數(shù)據(jù)項，由檔案整編人員在電子檔案管理系統(tǒng)中通過預(yù)定義值域列表選擇著錄或手工著錄，如保管期限等。

2.2 電子文件及元數(shù)據(jù)在線歸檔

一是OA公文系統(tǒng)與設(shè)計流程系統(tǒng)?；谌A東院綜合信息管理系統(tǒng)的OA公文系統(tǒng)、設(shè)計流程系統(tǒng)與電子檔案管理系統(tǒng)進行對接，采用預(yù)歸檔庫作為中間數(shù)據(jù)庫，向數(shù)字檔案館歸檔。電子文件產(chǎn)生與流轉(zhuǎn)過程閉環(huán)時，在中間數(shù)據(jù)庫通過數(shù)據(jù)庫視圖的形式，從跨數(shù)據(jù)源的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)系統(tǒng)數(shù)據(jù)表中，自動采集電子文件屬性信息及流程處理環(huán)節(jié)信息。數(shù)據(jù)庫視圖具有視圖不可更改、數(shù)據(jù)從源表中生成的特性，由此數(shù)據(jù)安全性、有效性得到保障。此外，將業(yè)務(wù)系統(tǒng)電子文件的屬性信息和流轉(zhuǎn)過程固化為PDF文件，與電子文件及其元數(shù)據(jù)一并流轉(zhuǎn)至電子檔案管理系統(tǒng)預(yù)歸檔庫，再由檔案整編人員進行人工著錄，補充完整其他元數(shù)據(jù)信息，完成電子文件及元數(shù)據(jù)歸檔保存。

二是工程項目管理系統(tǒng)。工程項目管理系統(tǒng)與電子檔案管理系統(tǒng)的對接，采用總接口分發(fā)子接口的形式；接口方案整體使用UTF-8編碼；接口之間數(shù)據(jù)傳輸采用WebService技術(shù)，WebService采用HTTP協(xié)議傳輸數(shù)據(jù)；采用JSON格式封裝數(shù)據(jù)。工程項目管理系統(tǒng)電子文件及其元數(shù)據(jù)，在WebService中采取模擬http請求的方式，發(fā)送到中間庫進行相關(guān)檢測后由中間庫向電子檔案管理系統(tǒng)歸檔。在工程項目管理系統(tǒng)中根據(jù)配置自動采集需要歸檔的電子文件及元數(shù)據(jù)，項目檔案文控人員整編完善其他元數(shù)據(jù)信息，并提交在線歸檔審核。完成在線歸檔審核時系統(tǒng)自動觸發(fā)工程項目管理系統(tǒng)和數(shù)字檔案館對接，通過WebService中模擬http請求的形式調(diào)用相關(guān)接口，向中間庫歸檔工程項目管理系統(tǒng)的電子文件屬性信息和電子文件。業(yè)務(wù)系統(tǒng)將電子文件形成和流轉(zhuǎn)的元數(shù)據(jù)信息封裝到JSON文件中，和電子文件一并流轉(zhuǎn)至中間庫的同時啟動檢測程序。通過檢測程序的電子文件和元數(shù)據(jù)信息，再由檔案整編人員進行人工著錄補充完整其他元數(shù)據(jù)信息，完成電子文件及元數(shù)據(jù)歸檔保存。

2.3 長期保存格式轉(zhuǎn)化

為滿足電子文件長期保存需要，將電子文件審批流程也作為電子文件歸檔，研究電子文件自動轉(zhuǎn)PDF技術(shù)。華東院數(shù)字檔案館建設(shè)的電子文件格式轉(zhuǎn)換包括“兩類處理”“三類轉(zhuǎn)化”。“兩類處理”包括新產(chǎn)生電子文件的處理和歷史文件的處理。其中新產(chǎn)生電子文件的處理是在業(yè)務(wù)系統(tǒng)上流程閉環(huán)后自動將形成過程信息轉(zhuǎn)換為PDF，在中間庫中將不符合歸檔格式的文件自動轉(zhuǎn)換為PDF文件；歷史文件的處理采用電子文件自動轉(zhuǎn)換程序定時執(zhí)行的方式實現(xiàn)，執(zhí)行后將轉(zhuǎn)換成功的文件掛接到原來所屬的電子檔案記錄上并保留原文件，電子文件屬性自動標識為轉(zhuǎn)換附件?！叭愞D(zhuǎn)化”指Microsoft Office文件格式轉(zhuǎn)化、AutoCAD文件格式轉(zhuǎn)化和電子文件審批流程格式轉(zhuǎn)化。

2.4 四性檢測和系統(tǒng)測試

一是真實性檢測。通過MD5比對、xml文件解析比對、自動捕獲信息比對等檢測電子文件和電子檔案的來源真實性、元數(shù)據(jù)真實性、內(nèi)容真實性、元數(shù)據(jù)與內(nèi)容關(guān)聯(lián)真實性、歸檔信息包或移交信息包的真實性。二是完整性檢測。通過系統(tǒng)自動統(tǒng)計比對、自動檢測比對、MD5比對等檢測電子文件和電子檔案數(shù)據(jù)總數(shù)量檢測、元數(shù)據(jù)完整性檢測、內(nèi)容完整性檢測以及歸檔信息包完整性檢測。三是可用性檢測。通過自動檢測比對、格式比對、人工抽檢比對等，檢測電子文件和電子檔案元數(shù)據(jù)、內(nèi)容、軟硬件環(huán)境以及歸檔/移交信息包的可用性。四是安全性檢測。通過防護體系檢測、人工判斷讀取速度等進行歸檔和移交信息包病毒檢測、歸檔和移交載體安全性檢測、歸檔和移交過程安全性檢測。此外，還從功能測試、性能測試、安全保密測試、兼容性等方面進行電子檔案管理系統(tǒng)測試，確保電子檔案的真實性、可靠性、完整性、可用性、安全性。

采用的四性檢測方案能根據(jù)電子文件歸檔和電子檔案接收的檢測要求，對接收的電子文件四性和電子檔案有關(guān)屬性進行檢測，列表展示各份案卷/文件的四性檢測結(jié)果；還可查閱“四性檢測報告”，查看每份案卷/文件詳細的檢測報告，明確檢查結(jié)果細項。