文·王曉靜

教育教學(xué)檔案是指在教育教學(xué)管理工作中形成的具有保存價值的文字、圖表、聲像等材料，是決定教育教學(xué)質(zhì)量的重要依據(jù)。做好教育教學(xué)檔案的管理和利用，有利于深化技工院校專業(yè)人才培養(yǎng)模式，有利于技工院校開展教學(xué)質(zhì)量監(jiān)控與評估，有利于技工院校規(guī)范實訓(xùn)場所管理，有利于提高技工院校辦學(xué)水平和知名度，對技工院校教育事業(yè)的發(fā)展具有十分重要的意義。傳統(tǒng)教育教學(xué)檔案以紙質(zhì)材料為主，已經(jīng)不適應(yīng)信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)發(fā)展的新形勢，創(chuàng)新教育教學(xué)檔案管理方式，建立規(guī)范、標準的信息化教育教學(xué)檔案迫在眉睫。

一、技工院校教育教學(xué)檔案管理現(xiàn)狀及存在的問題

（一）教學(xué)檔案管理體制不夠完善

技工院校教學(xué)檔案管理分布較為廣泛，各部門和院系都直接或間接擔(dān)負教學(xué)管理工作，都會產(chǎn)生教學(xué)檔案，檔案量較大。雖然有的院校建立了檔案館，但由于規(guī)章制度不健全，各部門和院系之間的交流和共享問題，存在各自為政的現(xiàn)象，其根本原因就是教學(xué)檔案管理工作體制不完善，制度執(zhí)行落實不到位，職責(zé)不清晰，管理工作不夠科學(xué)、規(guī)范，收集和整理隨意性強。因此，教學(xué)檔案的作用和價值得不到有效利用和體現(xiàn)。

（二）教學(xué)檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)有待提升

大多數(shù)技工學(xué)校并未配備專業(yè)的教學(xué)檔案管理人員，普遍存在身兼數(shù)職的情況，有的是行政管理人員，有的是院系教學(xué)秘書，還有的是一線教師，專職檔案管理人員少之又少。這些兼職人員均未接受過專業(yè)檔案管理的培訓(xùn)，在時間和精力上也難以滿足工作要求，不但欠缺專業(yè)管理能力，業(yè)務(wù)不熟悉，對教學(xué)檔案管理的功能、意義及重要性也缺乏認識，通常只是簡單地對教學(xué)檔案材料進行收集，管理及處置較為隨便，無法確保教學(xué)檔案管理的實際效果。

（三）教學(xué)檔案信息利用價值得不到充分發(fā)揮

教學(xué)檔案的應(yīng)用價值主要表現(xiàn)在教學(xué)評估工作中，通過評估可以對教育教學(xué)能力進行評價，進而改進和提高教育教學(xué)水平。當(dāng)前，大多數(shù)技工院校的檔案管理人員側(cè)重于檔案資料的整理、歸檔及保存，對檔案信息的利用不夠重視。檔案整理歸檔后，主要為需要查閱資料的人員提供紙質(zhì)資料，查詢查閱手段基本以人工為主，工作效率低下，造成教育教學(xué)檔案信息的利用率過低，不能通過評估，更不能促進教育教學(xué)水平的提高。

（四）教學(xué)檔案管理信息化程度不夠

由于信息化技術(shù)的發(fā)展，檔案管理的形式以及載體也在呈現(xiàn)多樣化發(fā)展，使得檔案管理的工作能夠更加方便快捷。但是，目前大多數(shù)技工院校檔案管理的硬件設(shè)施較為落后，無法適應(yīng)檔案管理信息化發(fā)展的需要。落后的教學(xué)檔案管理方式使教學(xué)檔案收集、查詢效率低下，降低了教育教學(xué)檔案的管理水平，不能發(fā)揮出應(yīng)有的價值。

二、建議和措施

（一）創(chuàng)新技工院校教育教學(xué)檔案管理模式

根據(jù)教學(xué)檔案采集整理流程、采集方法、歸檔時間、存檔時限、借閱、移交管理等具體要求，建設(shè)教育教學(xué)檔案網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)；根據(jù)技工院校教育教學(xué)的特點制定檔案管理制度；根據(jù)各部門、院系自身工作涉及的內(nèi)容、范疇進行職責(zé)、權(quán)利劃分，使責(zé)權(quán)明確統(tǒng)一；根據(jù)管檔人員比較分散的特點，實行部門責(zé)任制，學(xué)期初各部門、院系上交各自檔案目錄，期末上交紙質(zhì)材料，檔案管理部門依據(jù)學(xué)校教育教學(xué)檔案網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)進行核對、檢查和評估，納入部門考核結(jié)果。通過以上管理措施及模式，逐步提高各部門、院系對教育教學(xué)檔案管理重要性的認識。

（二）加強對檔案管理人才的培養(yǎng)

技工院校檔案管理部門要采取定期和不定期的方式，利用集中培訓(xùn)或以工代干的形式，加大培訓(xùn)力度，不斷對管理人員進行信息技術(shù)專業(yè)知識培訓(xùn)。可以采取技術(shù)比武、年終評比等形式，激勵管檔人員，使管檔人員掌握更多的專業(yè)技能和素養(yǎng)，樹立教學(xué)檔案管理信息化的理念，積極適應(yīng)信息化發(fā)展的要求。

（三）提升教學(xué)檔案管理信息化水平，提升檔案信息利用率

隨著信息技術(shù)的迅猛發(fā)展，運用信息和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)已經(jīng)成為教學(xué)檔案管理工作的發(fā)展趨勢。改變傳統(tǒng)檔案收集、管理、查詢的傳統(tǒng)模式，建立教育教學(xué)檔案的數(shù)字化、信息化、網(wǎng)絡(luò)化為主，加大信息化工作的設(shè)備、資金、專業(yè)人才等投入，利用信息技術(shù)建立教育教學(xué)檔案信息資源數(shù)據(jù)庫，逐步形成信息數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)信息檢索功能，提升檔案服務(wù)教學(xué)的能力，逐步提升教學(xué)檔案信息利用率。同時，要加強對教學(xué)檔案管理網(wǎng)絡(luò)安全問題的管理，建立安全的檔案管理系統(tǒng)，確保檔案管理信息的安全。

總之，只有運用現(xiàn)代信息科技成果不斷創(chuàng)新技工院校教育教學(xué)檔案管理方式和利用模式，將教育教學(xué)檔案信息數(shù)字化、信息化、網(wǎng)絡(luò)化，建立數(shù)字檔案館，實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)共享，才能提高技工院校教學(xué)檔案的質(zhì)量和效率，充分發(fā)揮其服務(wù)功能，深化專業(yè)人才培養(yǎng)模式，提升技工院校知名度。