文·梁荃

毋庸置疑，在大數(shù)據(jù)時代背景下，傳統(tǒng)企業(yè)檔案管理模式已越來越不能適應現(xiàn)代企業(yè)發(fā)展的需要，應用全新的檔案管理模式是提高企業(yè)檔案管理效率與質量的關鍵所在。在大數(shù)據(jù)時代加強對云計算、物聯(lián)網技術的有效應用，可以最大限度提高檔案收集率，豐富檔案資源?？梢詫⒎爆嵉臋n案數(shù)據(jù)處理分析更加簡單化，并且還有利于打造統(tǒng)一的檔案管理平臺，理順檔案工作體制機制，推動企業(yè)檔案管理工作的發(fā)展。從理論上分析，大數(shù)據(jù)最為主要的特征便是數(shù)據(jù)的海量性，對于企業(yè)而言，生產、經營、考研、管理工作中會產生眾多的檔案資料與技術數(shù)據(jù)，檔案管理工作至關重要，但如何管理和使用這些海量信息，更好地為企業(yè)服務，是擺在企業(yè)檔案工作者面前的一項重要任務。

一、大數(shù)據(jù)背景下企業(yè)檔案工作所面臨的問題

（一）缺乏先進的檔案管理意識

就目前而言，在信息技術日新月異發(fā)展的形勢下，部分企業(yè)對應用信息技術，特別是云計算、物聯(lián)網技術從事檔案管理方面意識有所欠缺，仍舊采取傳統(tǒng)的檔案管理模式，出現(xiàn)固步自封與放任自流的現(xiàn)象。甚至部分企業(yè)領導者與管理者認為，檔案管理無法產生經濟效益，認識不到大量檔案信息通過大數(shù)據(jù)分析對企業(yè)的經營、管理的意義，并沒有對檔案現(xiàn)代化管理技術加以重視，把檔案工作置于新技術運用之外，久而久之，檔案管理效率越來越低，檔案作用越來越小，檔案工作越來越被動。

（二）檔案的收集齊全完整程度下降

企業(yè)檔案管理無法與企業(yè)的現(xiàn)代化、新技術管理相匹配，無法融合發(fā)展，檔案業(yè)務與企業(yè)管理不能對接，大量的電子文件、數(shù)據(jù)無法及時全面收集、保存、管理，企業(yè)檔案室僅僅收集和管理部分傳統(tǒng)紙質檔案，檔案的齊全完整性大打折扣，企業(yè)檔案的完整性、系統(tǒng)性、成套性難以保證，更妄談分析與利用。

（三）檔案信息安全存在隱患

在當前大數(shù)據(jù)時代下，積極做好檔案安全工作至關重要，不僅可以起到風險防范的作用，而且能夠保護檔案信息資料?，F(xiàn)階段大多數(shù)企業(yè)信息系統(tǒng)建立在互聯(lián)網平臺上，即便是辦公系統(tǒng)是建立在局域網狀態(tài)之下，仍然會受到計算機病毒或者黑客所帶來的攻擊，而且大多數(shù)企業(yè)管理系統(tǒng)具備的信息下載功能，雖然可以為工作人員提供便利的條件，但是往往會對信息安全產生影響，信息可能發(fā)生泄露。如果檔案管理不具備計算機技術手段，就無法開展電子檔案的異地異質備份工作。當然備份工作也可以由企業(yè)的信息中心來承擔，但所有檔案備份工作由企業(yè)檔案部門統(tǒng)一承擔，更易于發(fā)揮檔案部門的專業(yè)優(yōu)勢和集約優(yōu)勢。

（四）管理平臺和技術難以滿足信息需求

根據(jù)調查分析，當前企業(yè)的數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)，主要是用來進行檔案整理，檔案管理平臺逐漸成為了輔助性工具。此外，數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)是時代變遷與科技進步下的重要產物，在大數(shù)據(jù)背景下，用戶對檔案資源的利用也發(fā)生了變化，從多份關聯(lián)文件集中查閱到單一文件精確查閱，雖然能夠提高查閱的精確性，但是大多數(shù)企業(yè)檔案管理處于獨立的狀態(tài)，并沒有實現(xiàn)數(shù)字檔案管理信息的整合與共享。

（五）檔案管理人員知識更新過慢

要想進一步推動企業(yè)檔案管理工作的可持續(xù)發(fā)展，更多需要從檔案管理者入手，這是其關鍵角色。在大數(shù)據(jù)時代下數(shù)字檔案管理系統(tǒng)更新比較快，部分檔案管理者在觀念與意識上存在缺陷，業(yè)務能力與管理思維仍舊停留在傳統(tǒng)檔案管理模式之上，不僅缺乏對信息技術的理解，而且計算機水平偏低，從而制約了檔案管理現(xiàn)代化的有序開展。

二、大數(shù)據(jù)時代下企業(yè)檔案工作應對探索

如上所言，在大數(shù)據(jù)背景下，企業(yè)檔案管理工作受到多方面因素所帶來的影響，如果不及時處理與解決，則會制約企業(yè)檔案管理的發(fā)展與進步?，F(xiàn)階段企業(yè)檔案管理工作的創(chuàng)新應該從以下五個方面進行探索：

（一）實施一體化企業(yè)檔案管理機制

以大數(shù)據(jù)技術為依托，在企業(yè)運行當中，根據(jù)實際情況有針對性地制定檔案管理與信息化建設規(guī)劃，要盡可能的將檔案管理納入到企業(yè)整體管理體系當中，使檔案工作與企業(yè)信息化建設無縫鏈接，做到企業(yè)生產、經營、科研、管理等全鏈條數(shù)據(jù)信息，從形成到傳輸、備份、歸檔、整理、保管和使用一體化管理。不能將檔案工作與企業(yè)整體信息化建設割裂開。如果檔案管理系統(tǒng)不能與企業(yè)整體信息管理平臺融合為一體，即使為檔案部門配備再高標準的管理平臺與硬件設施，也只能是個現(xiàn)代化的裝飾，難以發(fā)揮實際作用，實現(xiàn)海量信息的收集、處理與共享，提高檔案數(shù)據(jù)資源的有效利用。

（二）構建最廣泛的數(shù)字檔案資源體系

嚴格意義上分析，對于企業(yè)而言，所謂大數(shù)據(jù)資源涉及的內容比較多，不僅包括了企業(yè)自身形成的全部數(shù)據(jù)信息，而且還包含了與企業(yè)生產、經營相關聯(lián)的最廣泛的信息資源，如同類企業(yè)信息、上下游關聯(lián)企業(yè)信息、產品信息、市場信息、客戶信息、科技信息、政策信息等，甚至國際國內形勢、自然災害等都有可能影響到市場、價格等。大數(shù)據(jù)背景下的檔案工作基礎，或重中之重就是要占用海量信息資源。

（三）提高檔案信息化服務水平

大數(shù)據(jù)背景下的檔案服務，創(chuàng)新在分析，創(chuàng)新在主動，創(chuàng)新在便捷。在擁有廣泛數(shù)據(jù)資源的前提下，應用先進的計算機技術對數(shù)據(jù)檔案資源加以分析，或者利用數(shù)據(jù)挖掘技術做好檔案的開發(fā)，構建專項檔案資源庫，從中分析出有規(guī)律、有前瞻性的信息，為領導決策提供參考，為科研提供依據(jù)，為市場提供方向。要優(yōu)化檔案信息服務方式，可以通過現(xiàn)代化技術構建云服務平臺，讓工作人員能夠隨時隨地的進行查閱或者構建可視化平臺，對檔案進行全方位的了解與展示。

（四）承擔檔案信息風險控制工作責任

積極做好信息風險控制工作是大數(shù)據(jù)背景下的關鍵所在，也是保證檔案管理有序性的重要舉措之一。檔案部門承擔數(shù)據(jù)信息備份工作具有獨特的環(huán)境優(yōu)勢和管理優(yōu)勢。電子數(shù)據(jù)的異地異質備份是保證數(shù)據(jù)安全的切實措施，而檔案室是一個專業(yè)的、具備一定保管保護條件的獨立空間，是備份的首選。企業(yè)檔案人員是從事具體事務管理的專業(yè)人員，具有強烈的管理意識和管理責任心，同時具有管理經驗。如果再輔以先進的信息化管理設備，提供云計算、互聯(lián)網等系統(tǒng)做好信息資源安全控制工作，減少黑客所帶來的侵犯，才能從根本上保證檔案的安全性。

（五）做好檔案信息化人才建設工作

在大數(shù)據(jù)時代做好檔案信息化人才建設工作是保證檔案資源有序管理的重要所在，人才是企業(yè)競爭的重要保證。檔案管理現(xiàn)代化人才的培養(yǎng)，是大數(shù)據(jù)背景下開展檔案工作的重要條件。要積極培養(yǎng)檔案管理人員的現(xiàn)代化意識，要讓檔案管理人員對自己肩上所承擔的重責加以了解，另外還要針對實際的情況做好培訓與再教育，將大數(shù)據(jù)下檔案管理工作所面臨的機遇與挑戰(zhàn)加以了解，將新穎且值得應用的現(xiàn)代化技術及時的傳遞給檔案管理人員，使其在觀念與思想上具有現(xiàn)代化。另外還要讓檔案管理人員對計算機技術加以了解，提高計算機水平，積極探索新的檔案管理模式。

總而言之，在大數(shù)據(jù)背景下，企業(yè)檔案管理工作需要結合時代發(fā)展的要求，探索創(chuàng)新，對癥下藥地加以解決。另外新技術日新月異，做好檔案管理技術研發(fā)，盡可能的應用現(xiàn)代化技術，才能推動檔案管理工作適應企業(yè)信息化發(fā)展的需求，提高企業(yè)檔案的管理水平和利用服務水平。