文·王端

（作者單位：山東中醫(yī)藥大學附屬醫(yī)院）

人事檔案管理是公立醫(yī)院人事管理中最基礎(chǔ)的工作之一，是行政管理的重要組成部分。隨著國家醫(yī)改的深入進行和事業(yè)單位人事制度改革的不斷推進，公立醫(yī)院人事檔案管理也面臨著新形勢、新任務(wù)。特別是信息化時代的到來，OA系統(tǒng)已在各級公立醫(yī)院行政工作廣泛應(yīng)用，實現(xiàn)公立醫(yī)院人事檔案的信息化管理，已成為提升公立醫(yī)院現(xiàn)代化管理水平的必要環(huán)節(jié)，需要醫(yī)院相關(guān)部門加以重視和有效踐行。

一、公立醫(yī)院人事檔案信息化建設(shè)中的問題

（一）人事檔案信息化建設(shè)制度不健全

公立醫(yī)院傳統(tǒng)的人事檔案管理制度都已日趨完善，但信息化建設(shè)起步晚，相應(yīng)的制度和規(guī)范還不夠健全。比如，國家出臺的檔案信息化建設(shè)實施綱要等法律法規(guī)，很多公立醫(yī)院沒有真正落實到位，也沒有依據(jù)國家法規(guī)制定出符合本部門實際的具體標準。有的醫(yī)院甚至連人事檔案信息化建設(shè)所需的必要設(shè)備都沒有配備，短時間內(nèi)無法進入信息化建設(shè)的流程。

（二）人事檔案信息化建設(shè)重視程度不夠

公立醫(yī)院多只重視臨床業(yè)務(wù)指標，忽視行政管理的業(yè)績，導致醫(yī)院的資源不往人事檔案管理方面投入。很多醫(yī)院領(lǐng)導對人事檔案管理重視程度不夠，只求檔案保存好就行，造成人事檔案管理仍停留在傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案階段。思想認識不到位，成為人事檔案信息化建設(shè)不到位的重要原因之一。

（三）人事檔案管理人員信息化知識和技能不足

公立醫(yī)院人事檔案管理人員多是兼職，無法全身心地投入到檔案工作中。加上公立醫(yī)院人事檔案管理人員多半是半路出家，缺少檔案管理方面的專業(yè)知識，更不用說計算機信息化的知識了。相關(guān)知識的缺失，造成專業(yè)技能的落后，嚴重影響了公立醫(yī)院人事檔案信息化建設(shè)的開展。

（四）人事檔案信息化建設(shè)的網(wǎng)絡(luò)安全防范不夠

人事檔案信息化建設(shè)會給醫(yī)院人事檔案管理帶來極大便捷，但安全問題也會接踵而來。由于信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)安全存有漏洞，易被黑客攻擊，造成人事檔案信息系統(tǒng)崩潰，但檔案管理人員目前對此的安全防范意識還不夠，有時會使用計算機連接外網(wǎng)或者隨意插讀U盤等外接設(shè)備，引起計算機病毒入侵，造成檔案信息泄露或丟失，帶來無法彌補的損失。

二、公立醫(yī)院人事檔案信息化建設(shè)的措施

（一）建立健全公立醫(yī)院人事檔案信息化建設(shè)制度

首先要建立人事檔案信息化建設(shè)的管理機制，明確相關(guān)人員的責任職能。其次根據(jù)國家相應(yīng)的法律法規(guī)，結(jié)合公立醫(yī)院實際，建立一套合理、科學、可操作的管理標準，讓信息化建設(shè)有規(guī)可依。再次，要避免制度建立流于形式，積極組織相關(guān)人員對人事檔案信息化管理制度進行學習，并嚴格考核，讓信息化建設(shè)內(nèi)容流程深入人心，用完善的制度為公立醫(yī)院人事檔案信息化建設(shè)保駕護航。

（二）加強人事檔案信息化建設(shè)人才儲備

人事檔案信息化建設(shè)需要一批既具有信息化知識、可熟練操作計算機，又懂得人事檔案管理知識和檔案管理實踐經(jīng)驗的人作保障。有條件的三級公立醫(yī)院可以進行專項人才儲備，招聘和培養(yǎng)一批具有人事檔案信息化工作能力的人才，徹底解決人事檔案信息化建設(shè)人員不足的問題。暫時無法配備充足檔案管理人員或者全院職工數(shù)量較少的醫(yī)院，可以考慮和第三方公司合作，購買服務(wù)，借助專業(yè)的人才和設(shè)備完成人事檔案信息化的初始過程。

（三）配足信息化建設(shè)所需設(shè)備并做好檔案數(shù)字化工作

實施人事檔案信息化建設(shè)，需要公立醫(yī)院投入一定資金，保障硬件建設(shè)，并選取改造專業(yè)的庫房，購買服務(wù)器、磁盤陣列、計算機、高速掃描儀、平板掃描儀、彩色打印機等專業(yè)設(shè)備，對現(xiàn)有檔案進行有效的數(shù)字化前處理工作，建立相應(yīng)的數(shù)據(jù)庫，全面存儲公立醫(yī)院工作人員信息。數(shù)據(jù)庫的建立原則要方便數(shù)據(jù)更新、備份及信息檢索。海量的信息存儲空間在保證人事檔案數(shù)字化圖片存儲的同時，還可以連接院內(nèi)其他管理系統(tǒng)，讓數(shù)據(jù)項目更加全面，完善每個職工的電子檔案。要尋求專業(yè)軟件開發(fā)公司的幫助，運用成熟的計算機技術(shù)，建立人事檔案數(shù)據(jù)庫檢索系統(tǒng)，使其與醫(yī)院的人力資源管理系統(tǒng)融合，打造人力資源信息化管理的新模式。

（四）筑牢人事檔案信息化建設(shè)防線

公立醫(yī)院在利用信息化管理檔案的同時，要充分認識和有效控制信息技術(shù)的各種安全隱患。對用于檔案管理的專用計算機根據(jù)檔案保密等級嚴格控制網(wǎng)絡(luò)連接，減少連接外網(wǎng)計算機的數(shù)量，并做好內(nèi)外網(wǎng)隔離，安裝正版殺毒軟件并實時更新，對服務(wù)器等核心設(shè)備的使用環(huán)境做到五防要求。信息化后的電子檔案要定期維護，及時備份，保障人事檔案信息的完整與安全。

隨著計算機技術(shù)的高速發(fā)展，人事檔案管理已逐步從傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案模式脫離出來。高效、安全的信息化管理手段，徹底解決了公立醫(yī)院人才流動性大、人才專業(yè)性強、人事檔案使用率高的難題。因此，新形勢下做好公立醫(yī)院人事檔案信息化建設(shè)，使其更好地服務(wù)于醫(yī)療、教學、科研等工作，是醫(yī)院檔案工作發(fā)展的方向。