文·王端
(作者單位:山東中醫(yī)藥大學附屬醫(yī)院)
人事檔案管理是公立醫(yī)院人事管理中最基礎(chǔ)的工作之一,是行政管理的重要組成部分。隨著國家醫(yī)改的深入進行和事業(yè)單位人事制度改革的不斷推進,公立醫(yī)院人事檔案管理也面臨著新形勢、新任務(wù)。特別是信息化時代的到來,OA系統(tǒng)已在各級公立醫(yī)院行政工作廣泛應(yīng)用,實現(xiàn)公立醫(yī)院人事檔案的信息化管理,已成為提升公立醫(yī)院現(xiàn)代化管理水平的必要環(huán)節(jié),需要醫(yī)院相關(guān)部門加以重視和有效踐行。
公立醫(yī)院傳統(tǒng)的人事檔案管理制度都已日趨完善,但信息化建設(shè)起步晚,相應(yīng)的制度和規(guī)范還不夠健全。比如,國家出臺的檔案信息化建設(shè)實施綱要等法律法規(guī),很多公立醫(yī)院沒有真正落實到位,也沒有依據(jù)國家法規(guī)制定出符合本部門實際的具體標準。有的醫(yī)院甚至連人事檔案信息化建設(shè)所需的必要設(shè)備都沒有配備,短時間內(nèi)無法進入信息化建設(shè)的流程。
公立醫(yī)院多只重視臨床業(yè)務(wù)指標,忽視行政管理的業(yè)績,導致醫(yī)院的資源不往人事檔案管理方面投入。很多醫(yī)院領(lǐng)導對人事檔案管理重視程度不夠,只求檔案保存好就行,造成人事檔案管理仍停留在傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案階段。思想認識不到位,成為人事檔案信息化建設(shè)不到位的重要原因之一。
公立醫(yī)院人事檔案管理人員多是兼職,無法全身心地投入到檔案工作中。加上公立醫(yī)院人事檔案管理人員多半是半路出家,缺少檔案管理方面的專業(yè)知識,更不用說計算機信息化的知識了。相關(guān)知識的缺失,造成專業(yè)技能的落后,嚴重影響了公立醫(yī)院人事檔案信息化建設(shè)的開展。
人事檔案信息化建設(shè)會給醫(yī)院人事檔案管理帶來極大便捷,但安全問題也會接踵而來。由于信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)安全存有漏洞,易被黑客攻擊,造成人事檔案信息系統(tǒng)崩潰,但檔案管理人員目前對此的安全防范意識還不夠,有時會使用計算機連接外網(wǎng)或者隨意插讀U盤等外接設(shè)備,引起計算機病毒入侵,造成檔案信息泄露或丟失,帶來無法彌補的損失。
首先要建立人事檔案信息化建設(shè)的管理機制,明確相關(guān)人員的責任職能。其次根據(jù)國家相應(yīng)的法律法規(guī),結(jié)合公立醫(yī)院實際,建立一套合理、科學、可操作的管理標準,讓信息化建設(shè)有規(guī)可依。再次,要避免制度建立流于形式,積極組織相關(guān)人員對人事檔案信息化管理制度進行學習,并嚴格考核,讓信息化建設(shè)內(nèi)容流程深入人心,用完善的制度為公立醫(yī)院人事檔案信息化建設(shè)保駕護航。
人事檔案信息化建設(shè)需要一批既具有信息化知識、可熟練操作計算機,又懂得人事檔案管理知識和檔案管理實踐經(jīng)驗的人作保障。有條件的三級公立醫(yī)院可以進行專項人才儲備,招聘和培養(yǎng)一批具有人事檔案信息化工作能力的人才,徹底解決人事檔案信息化建設(shè)人員不足的問題。暫時無法配備充足檔案管理人員或者全院職工數(shù)量較少的醫(yī)院,可以考慮和第三方公司合作,購買服務(wù),借助專業(yè)的人才和設(shè)備完成人事檔案信息化的初始過程。
實施人事檔案信息化建設(shè),需要公立醫(yī)院投入一定資金,保障硬件建設(shè),并選取改造專業(yè)的庫房,購買服務(wù)器、磁盤陣列、計算機、高速掃描儀、平板掃描儀、彩色打印機等專業(yè)設(shè)備,對現(xiàn)有檔案進行有效的數(shù)字化前處理工作,建立相應(yīng)的數(shù)據(jù)庫,全面存儲公立醫(yī)院工作人員信息。數(shù)據(jù)庫的建立原則要方便數(shù)據(jù)更新、備份及信息檢索。海量的信息存儲空間在保證人事檔案數(shù)字化圖片存儲的同時,還可以連接院內(nèi)其他管理系統(tǒng),讓數(shù)據(jù)項目更加全面,完善每個職工的電子檔案。要尋求專業(yè)軟件開發(fā)公司的幫助,運用成熟的計算機技術(shù),建立人事檔案數(shù)據(jù)庫檢索系統(tǒng),使其與醫(yī)院的人力資源管理系統(tǒng)融合,打造人力資源信息化管理的新模式。
公立醫(yī)院在利用信息化管理檔案的同時,要充分認識和有效控制信息技術(shù)的各種安全隱患。對用于檔案管理的專用計算機根據(jù)檔案保密等級嚴格控制網(wǎng)絡(luò)連接,減少連接外網(wǎng)計算機的數(shù)量,并做好內(nèi)外網(wǎng)隔離,安裝正版殺毒軟件并實時更新,對服務(wù)器等核心設(shè)備的使用環(huán)境做到五防要求。信息化后的電子檔案要定期維護,及時備份,保障人事檔案信息的完整與安全。
隨著計算機技術(shù)的高速發(fā)展,人事檔案管理已逐步從傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案模式脫離出來。高效、安全的信息化管理手段,徹底解決了公立醫(yī)院人才流動性大、人才專業(yè)性強、人事檔案使用率高的難題。因此,新形勢下做好公立醫(yī)院人事檔案信息化建設(shè),使其更好地服務(wù)于醫(yī)療、教學、科研等工作,是醫(yī)院檔案工作發(fā)展的方向。