文/賀冰花

高校校友檔案工作是高校檔案工作的重要組成部分。特別是改革開(kāi)放深入開(kāi)展的新時(shí)期，隨著高校的快速建設(shè)與發(fā)展，在此以長(zhǎng)安大學(xué)為例探索校友檔案數(shù)字化集成策略，更深層次地促進(jìn)校友檔案的開(kāi)發(fā)和利用，構(gòu)建服務(wù)管理平臺(tái)，架起校友與母校間的感情橋梁，對(duì)于高校的自身發(fā)展與深化社會(huì)服務(wù)，無(wú)不具有重要意義。

隨著高?？焖俳ㄔO(shè)與發(fā)展，高校校友檔案數(shù)字化管理已經(jīng)成為一個(gè)重要課題。深層次地進(jìn)行高校校友檔案的開(kāi)發(fā)和利用，架起高校與校友溝通的橋梁，不僅事關(guān)高校自身的發(fā)展，也對(duì)高校檔案拓展社會(huì)化服務(wù)開(kāi)辟了新的途徑

一、高校校友數(shù)字化檔案集成管理工作顯見(jiàn)不足

毋容置疑，高校校友數(shù)字化檔案集成管理建設(shè)工作是一項(xiàng)重要的工作。然而，這些年來(lái)，由于種種原因，致使這項(xiàng)工作顯見(jiàn)不足。主要表現(xiàn)在：

一是定義不明，制度建設(shè)缺位。高校檔案機(jī)構(gòu)每年都要收集涵蓋高校一切活動(dòng)的十一大類(lèi)檔案，包括黨群、行政、教學(xué)、科研、產(chǎn)品、基建、設(shè)備、出版、外事、財(cái)會(huì)、人物等[1]，可是其中并未有校友檔案的類(lèi)別。這里所稱(chēng)的高校校友，系指曾經(jīng)在同一個(gè)大學(xué)進(jìn)行學(xué)習(xí)、工作和進(jìn)修的人，同時(shí)也包括曾在本校任教或研究的人員。高校校友檔案的征集對(duì)象較為復(fù)雜，收集范圍廣，牽涉部門(mén)多，與教學(xué)類(lèi)中的學(xué)籍檔案、人物檔案都有部分重疊。因此，本文明確高校校友數(shù)字檔案的征集對(duì)象不僅是曾在高校就讀的學(xué)生，也包括本校任教及退休人員，收集范圍除高考錄檢表、學(xué)生成績(jī)單、畢業(yè)登記表、黨團(tuán)組織材料等“老四樣”檔案外，還包括在校期間的重大活動(dòng)材料、科研成果、表彰獎(jiǎng)勵(lì)等，以及校友畢業(yè)后的工作單位、聯(lián)系方式、成果成就等一系列檔案?？墒窃谝酝ぷ髦校捎诙x不明，制度建設(shè)缺位，致使一些校友的檔案收集與利用，受到了很大的影響。

二是結(jié)構(gòu)分散，材料參差不全。目前高校校友檔案的建構(gòu)模式多以機(jī)構(gòu)來(lái)源為主，教務(wù)處負(fù)責(zé)學(xué)生的高考錄檢表、學(xué)生成績(jī)單、學(xué)生登記表、畢業(yè)登記表等基礎(chǔ)學(xué)籍的歸檔；學(xué)工部負(fù)責(zé)學(xué)生獎(jiǎng)懲評(píng)定、先進(jìn)集體、先進(jìn)個(gè)人等德育考評(píng)的歸檔；組織部、校團(tuán)委負(fù)責(zé)校友的黨團(tuán)組織關(guān)系的歸檔；科技處負(fù)責(zé)任教老師的科研成果歸檔；人事部門(mén)負(fù)責(zé)教職工的獎(jiǎng)勵(lì)、處分、任免等個(gè)人成長(zhǎng)材料的歸檔。由此可以看出，校友檔案結(jié)構(gòu)分散，是由檔案管理部門(mén)統(tǒng)一指導(dǎo)，對(duì)各自部門(mén)在其工作中形成的檔案按來(lái)源進(jìn)行收集和整理，且校友資料大多是教學(xué)、黨群類(lèi)的紙質(zhì)檔案。當(dāng)校友個(gè)人檔案丟失需要補(bǔ)檔時(shí)，檔案結(jié)構(gòu)分散造成查找繁瑣、效率低下的現(xiàn)象：如查找高考錄檢表時(shí)需根據(jù)其高考時(shí)間、生源地、專(zhuān)業(yè)等信息精確查找；而學(xué)生成績(jī)單、學(xué)生登記表、畢業(yè)登記表又是以班級(jí)為單位進(jìn)行歸檔的，黨團(tuán)組織信息又是以學(xué)院黨支部為單位進(jìn)行歸檔的，其個(gè)人檔案所需的信息只是其中的某一頁(yè)或某一行信息，這樣的結(jié)構(gòu)管理給查找、更新和維護(hù)帶來(lái)了很大困難與不便，遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能滿(mǎn)足學(xué)校和學(xué)生的需求。此外，由于某些歷史原因，存在學(xué)籍檔案歸檔不全的現(xiàn)象，如長(zhǎng)安大學(xué)在2003年以前沒(méi)有針對(duì)個(gè)人的《學(xué)士學(xué)位申請(qǐng)表》（相當(dāng)于學(xué)士學(xué)位授予決定），2009年以前沒(méi)有《學(xué)生入學(xué)登記表》《學(xué)生登記表》。校友檔案的缺失，由此可見(jiàn)一斑。

二、構(gòu)建校友檔案數(shù)字化集成管理模式

為了彌補(bǔ)校友檔案管理工作的缺失，構(gòu)建校友檔案數(shù)字化集成管理模式實(shí)為一種行之有效的方法。其具體做法如下：

一是以畢業(yè)生檔案為數(shù)據(jù)來(lái)源，構(gòu)建校友檔案基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫(kù)。實(shí)現(xiàn)校友檔案數(shù)字化集中管理的核心是建立校友檔案基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫(kù)。前期，我們對(duì)長(zhǎng)安大學(xué)自1951年以來(lái)的畢業(yè)生的原始檔案進(jìn)行數(shù)字化加工處理，以歷年新增的畢業(yè)生信息為基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，將高考錄檢表、入學(xué)登記表、成績(jī)單、畢業(yè)登記表等學(xué)籍信息以學(xué)號(hào)或身份證號(hào)作為主關(guān)鍵詞實(shí)現(xiàn)批量導(dǎo)入及資料匹配，構(gòu)建長(zhǎng)安大學(xué)海量校友檔案基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫(kù)。校友檔案基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫(kù)的構(gòu)建過(guò)程是將原始檔案的數(shù)字化信息進(jìn)行整理、比對(duì)、分類(lèi)、著錄、掛接、鑒定、檢索、統(tǒng)計(jì)等，使無(wú)序的信息有序化，這是對(duì)校友檔案有效管理和控制的基礎(chǔ)。

二是以知名教師資源庫(kù)為補(bǔ)充，豐富校友檔案。具體做法是以人事系統(tǒng)教師個(gè)人信息為基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，以國(guó)家“萬(wàn)人計(jì)劃”哲學(xué)社會(huì)科學(xué)領(lǐng)軍人才、“新世紀(jì)百千萬(wàn)人才工程”國(guó)家級(jí)人選、國(guó)家“千人計(jì)劃”入選者、教育部“新世紀(jì)優(yōu)秀人才支持計(jì)劃”入選者等為條件篩選本校知名教師信息，實(shí)現(xiàn)批量錄入，建立知名教師資源庫(kù)。

三是以校友合作交流為途徑，完善校友檔案。在校友畢業(yè)后就業(yè)中心提供的檔案數(shù)據(jù)的基礎(chǔ)上，對(duì)集成平臺(tái)進(jìn)行多元化擴(kuò)展，增加系統(tǒng)模塊，如注冊(cè)登錄、班級(jí)管理、老鄉(xiāng)社團(tuán)、校友論壇、招聘信息發(fā)布、校友捐贈(zèng)等，加強(qiáng)學(xué)校與校友的跟蹤、合作與交流。校友在該平臺(tái)不僅可以持續(xù)完善個(gè)人的動(dòng)態(tài)信息，還可以上傳、瀏覽班級(jí)動(dòng)態(tài)、發(fā)表留言、查找同學(xué)、回饋母校，發(fā)布所在單位的人才需求，協(xié)助解決畢業(yè)生的就業(yè)問(wèn)題等[2]。

三、實(shí)現(xiàn)校友檔案數(shù)字化集成管理的途徑

實(shí)現(xiàn)高校校友檔案數(shù)字化集成管理建設(shè)是校友檔案信息集成的手段，是智慧校園建設(shè)的重要組成部分。就長(zhǎng)安大學(xué)校友數(shù)字化檔案集中管理主要有兩層含義，首先是檔案館內(nèi)部分散在不同卷宗中的校友信息的數(shù)字化采集、處理、存儲(chǔ)、組織、集成；其次是校友檔案集中管理平臺(tái)與如教務(wù)系統(tǒng)、就業(yè)系統(tǒng)等其他管理信息系統(tǒng)之間的集成，通過(guò)面向?qū)ο蟮南到y(tǒng)接口實(shí)現(xiàn)檔案信息的無(wú)縫對(duì)接[3]。通過(guò)多種集成途徑，從而實(shí)現(xiàn)高校校友檔案數(shù)字化集成管理。

途徑一，標(biāo)準(zhǔn)集成。標(biāo)準(zhǔn)集成是實(shí)現(xiàn)校友檔案數(shù)字化集成管理的基礎(chǔ)。標(biāo)準(zhǔn)集成就是通過(guò)分解校友檔案信息以及信息化工作過(guò)程中不同標(biāo)準(zhǔn)間的矛盾、缺失、不一致，明確校友檔案信息的標(biāo)準(zhǔn)，整理方案和移交時(shí)間和過(guò)程等，形成一個(gè)兼容、連貫、一致、具有動(dòng)態(tài)發(fā)展規(guī)律的標(biāo)準(zhǔn)體系，確保校友檔案收集內(nèi)容的有效性。

途徑二，信息集成。信息集成是校友檔案數(shù)字化集成管理的核心。通過(guò)校友檔案數(shù)字化集成平臺(tái)的構(gòu)建形成統(tǒng)一的數(shù)據(jù)環(huán)境，將處于不同卷宗、不同信息系統(tǒng)中的信息匯總至校友檔案數(shù)據(jù)庫(kù)中，并對(duì)各種信息進(jìn)行重新組織與關(guān)聯(lián)，確保信息的真實(shí)性、完整性與準(zhǔn)確性，保證不同數(shù)據(jù)源信息間的有機(jī)聯(lián)系，使數(shù)據(jù)庫(kù)中的信息具備不斷擴(kuò)充和及時(shí)更新的能力，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)信息的系統(tǒng)化、有序化存儲(chǔ)和資源共享。

途徑三，組織集成。組織集成是實(shí)現(xiàn)校友檔案數(shù)字化集成管理的保障。校友檔案信息集成涉及教務(wù)處、學(xué)生處、就業(yè)處、校友會(huì)等各個(gè)部門(mén)之間的合作和協(xié)調(diào)，如果不能統(tǒng)一觀(guān)念，統(tǒng)一步調(diào)，校友檔案數(shù)字化集成管理平臺(tái)將成為毫無(wú)意義的空殼。組織集成就是要對(duì)組織機(jī)構(gòu)、人員、資金進(jìn)行規(guī)劃與調(diào)整，在不同部分之間尋求符合共同利益并最大限度滿(mǎn)足各自利益的平衡點(diǎn)，建立有效的協(xié)調(diào)和管理機(jī)制，實(shí)現(xiàn)校友檔案信息資源的共建共享。

四、構(gòu)建校友檔案數(shù)字化集成管理平臺(tái)

校友檔案數(shù)字化集成管理平臺(tái)的構(gòu)建非常必要，實(shí)踐效果顯著，這個(gè)平臺(tái)的構(gòu)建需確保各模塊功能的緊密集成。長(zhǎng)安大學(xué)具體構(gòu)建方式是：

其一，平臺(tái)的構(gòu)建方式分為四層。主要包括表示層、業(yè)務(wù)層、數(shù)據(jù)層及安全保障層。各層包含的信息內(nèi)容有所不同。諸如：

1.表示層：校友檔案數(shù)字化集成管理平臺(tái)主要支持文字、圖表、圖像、音頻、視頻等各種信息表現(xiàn)形式，以及檔案服務(wù)過(guò)程中產(chǎn)生的文件類(lèi)型，如jpg、word、pdf等。

2.業(yè)務(wù)層：校友檔案數(shù)字化集成管理建設(shè)的主要業(yè)務(wù)是文件數(shù)據(jù)的生成、流轉(zhuǎn)、歸檔、保管、存儲(chǔ)維護(hù)等過(guò)程業(yè)務(wù)。系統(tǒng)建設(shè)時(shí)要統(tǒng)一部署、明確責(zé)任，選擇合適的存儲(chǔ)載體和設(shè)備，完善日常的維護(hù)、檢查、更新等工作，確保數(shù)據(jù)的完整性和安全性。

3.數(shù)據(jù)層：數(shù)據(jù)中心是業(yè)務(wù)應(yīng)用、信息服務(wù)及決策系統(tǒng)運(yùn)行的基礎(chǔ)，主要包括統(tǒng)一管理的數(shù)據(jù)庫(kù)以及支撐這些數(shù)據(jù)庫(kù)管理、動(dòng)態(tài)更新和交換的軟硬件基礎(chǔ)環(huán)境。

4.安全保障層：底層網(wǎng)絡(luò)安全及認(rèn)證基礎(chǔ)設(shè)施主要由平臺(tái)服務(wù)商來(lái)支持，保障數(shù)據(jù)資源、數(shù)據(jù)訪(fǎng)問(wèn)、傳輸、提取的安全性，以及信息傳輸過(guò)程的機(jī)密性、完整性，防止信息傳輸過(guò)程中被竊聽(tīng)或泄露，嚴(yán)格做好校友檔案信息的加密處理。

其二，平臺(tái)建立應(yīng)用效果明顯，加速了校友檔案開(kāi)發(fā)與利用。

縱觀(guān)長(zhǎng)安大學(xué)建立的校友檔案數(shù)字化集成平臺(tái)，展示了強(qiáng)大的功能，包括班級(jí)畢業(yè)合影、學(xué)位合影的查詢(xún)展示、校友個(gè)人入學(xué)、畢業(yè)照片的查詢(xún)展示、校友畢業(yè)后個(gè)人成就展示、知名教師成果展示、學(xué)生風(fēng)采展示，以及校友學(xué)籍檔案查詢(xún)、校友就業(yè)創(chuàng)業(yè)論壇服務(wù)等，并充分考慮了信息公開(kāi)與隱私保密的標(biāo)準(zhǔn)準(zhǔn)則，設(shè)置了數(shù)據(jù)校驗(yàn)和分級(jí)保密功能，以保證校友檔案數(shù)據(jù)的安全性。

平臺(tái)構(gòu)建實(shí)現(xiàn)了采集錄入工作的信息化，包括信息手動(dòng)單個(gè)錄入和excel批量添加校友，excel批量更新校友資料、照片等；支持重復(fù)信息的篩選、批量刪除等。班級(jí)及個(gè)人信息、相冊(cè)、附件的上傳、下載等。在校史館中通過(guò)觸屏查詢(xún)系統(tǒng)讓每個(gè)已畢業(yè)的校友都能夠查詢(xún)到當(dāng)年讀書(shū)時(shí)的個(gè)人、班級(jí)、教師等歷史信息，架起校友“未曾遠(yuǎn)走”的感情紐帶。該平臺(tái)的價(jià)值在于完善了校友檔案資源庫(kù)的建設(shè)，提升了高校檔案館的新的功能，并開(kāi)創(chuàng)了個(gè)性服務(wù)、遠(yuǎn)程服務(wù)的新篇章。在開(kāi)發(fā)的過(guò)程中，利用勤工助學(xué)的學(xué)生采集處理海量校友歷史數(shù)據(jù)，并與信息技術(shù)專(zhuān)業(yè)的師生與檔案館工作人員共同參與設(shè)計(jì)方案，不僅立足學(xué)校實(shí)際、降低成本，而且給信息技術(shù)的學(xué)生提供了研究和學(xué)習(xí)的實(shí)踐機(jī)會(huì)。

基于上述，長(zhǎng)安大學(xué)采取多種策略建立高校校友檔案數(shù)字化集成管理平臺(tái)的實(shí)踐表明，高校校友檔案的開(kāi)發(fā)與利用，架起高校與校友之間的橋梁，不僅拓展了高校檔案的社會(huì)化服務(wù)功能，還為學(xué)校的建設(shè)與發(fā)展注入了新的動(dòng)力與活力?？芍^效果顯著，一舉多贏(yíng)。