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        檔案管理現(xiàn)代化與信息化的實現(xiàn)路徑

        2020-11-30 09:08:39張俊玲
        卷宗 2020年22期
        關(guān)鍵詞:現(xiàn)代化檔案管理信息化

        張俊玲

        摘 要:傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理,由于安全性不足、使用效率較低,已經(jīng)逐漸被時代所淘汰?,F(xiàn)代化與信息化檔案管理系統(tǒng)建設(shè),得到各單位的高度重視。本文重點分析檔案管理現(xiàn)代化與信息化的實踐路徑,先提出現(xiàn)階段檔案管理信息化建設(shè)存在的阻礙,進而提出加強硬件設(shè)備建設(shè)、引進檔案管理系統(tǒng)與強化管理人員培訓(xùn)等建議,這樣有利于提升檔案管理現(xiàn)代化與信息化的建設(shè)速度,營造安全穩(wěn)定的檔案管理環(huán)境。

        關(guān)鍵詞:檔案管理;現(xiàn)代化;信息化

        提升事業(yè)單位檔案管理工作效率,加強現(xiàn)代化與信息化建設(shè)十分必要。只有針對老舊硬件及時換置,引進先進的檔案管理系統(tǒng),才能有效實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)。檔案管理現(xiàn)代化與信息化建設(shè)在實踐中,還需要配合有效的管理措施,下面文章將對此論述。

        1 檔案管理現(xiàn)代化與信息化建設(shè)效果

        1.1 提升檔案管理效率

        加強現(xiàn)代化與信息化檔案管理建設(shè),能夠有效提升檔案資料管理效率。傳統(tǒng)人工檔案管理工作模式下,由于工作人員對檔案信息查找錄用的速度有限,導(dǎo)致檔案管理效率受到嚴(yán)重影響,比如檔案管理工作任務(wù)量較大時,只能依靠增大人力資源投入量來提升管理效率。這樣的工作模式并不合理,甚至?xí)绊懙綑n案管理工作開展的整體質(zhì)量。而現(xiàn)代化與信息化檔案管理模式中,充分運用了計算機軟件系統(tǒng),能夠?qū)崿F(xiàn)檔案的自動分類與錄入,不僅管理效率得到提升,檔案在管理與使用過程中的質(zhì)量也得到了保障。

        1.2 增強檔案使用安全性

        將現(xiàn)代化與信息化技術(shù)引入到檔案管理中,能夠明顯提升檔案使用過程中的安全性。傳統(tǒng)檔案管理模式,是針對紙質(zhì)資料直接保存并使用,在反復(fù)復(fù)印與傳遞的過程中,紙質(zhì)檔案十分容易出現(xiàn)破損。這樣不僅會影響到檔案的管理效率,更會導(dǎo)致資料使用過程中出現(xiàn)丟失等嚴(yán)重問題?,F(xiàn)代化與信息化檔案管理路徑構(gòu)建后,能夠?qū)⒓堎|(zhì)檔案制作成電子檔案,檔案使用中也不需要對紙質(zhì)原件進行反復(fù)的查閱。這樣既提升了檔案使用過程中的安全性,也能避免原始檔案破損或丟失。

        2 檔案管理現(xiàn)代化與信息化建設(shè)現(xiàn)存阻礙

        2.1 硬件設(shè)備使用性能不足

        檔案管理工作中開展現(xiàn)代化與信息化建設(shè)面臨的首要問題,是硬件設(shè)備使用階段的先進性不足[1]。硬件設(shè)備是檔案管理系統(tǒng)運行的基礎(chǔ),大部分單位由于硬件設(shè)備缺乏更新,仍然使用傳統(tǒng)老舊落后的設(shè)備,不僅運行速度緩慢,并且設(shè)備在使用過程中也容易出現(xiàn)故障,造成正在存儲的檔案資料丟失?,F(xiàn)代化信息化檔案管理工作的開展,需要無紙辦公配合進行[2]。當(dāng)前的硬件設(shè)備水平,并不足以滿足現(xiàn)代化與信息化檔案管理工作的全面推進,仍然需要配合紙質(zhì)檔案使用與管理。

        2.2 軟件系統(tǒng)尚未實現(xiàn)全覆蓋

        檔案管理信息化建設(shè),需要將檔案管理軟件系統(tǒng)落實。雖然現(xiàn)在大部分單位均已經(jīng)推行了檔案管理辦公系統(tǒng),但從檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)的整體進程分析,仍然存在軟件系統(tǒng)覆蓋不全面的情況。對于一些沒能實現(xiàn)軟件系統(tǒng)覆蓋的單位,需要與其他單位對接,對檔案資料進行使用時,由于自身軟件系統(tǒng)水平不達標(biāo),并不能進行線上信息傳遞,仍然需要使用紙質(zhì)檔案原件。軟件系統(tǒng)全面覆蓋是檔案管理現(xiàn)代化與信息化建設(shè)的保障。只有實現(xiàn)軟件系統(tǒng)覆蓋,才能有效開展后續(xù)檔案管理工作的改革。

        2.3 檔案管理人員素質(zhì)偏低

        檔案管理人員的素質(zhì)水平是影響工作質(zhì)量的重要因素,部分單位雖然已經(jīng)換置了先進的硬件設(shè)備,并實現(xiàn)檔案管理系統(tǒng)全覆蓋,但檔案管理過程中,現(xiàn)代化與信息化建設(shè)進程并不理想。檔案管理人員的素質(zhì)偏低,導(dǎo)致對檔案管理軟件系統(tǒng)的功能了解并不全面,系統(tǒng)操作以及使用過程中產(chǎn)生的問題不能第一時間被解決,這一現(xiàn)象嚴(yán)重影響到檔案管理工作的落實。雖然各單位針對檔案管理系統(tǒng)進行了軟件與硬件的建設(shè),但配套的人員培訓(xùn)工作開展并不及時,嚴(yán)重限制了檔案管理軟件使用功能的實現(xiàn)。由于檔案管理人員素質(zhì)偏低,導(dǎo)致軟件系統(tǒng)使用過程中缺乏有效維護,最終出現(xiàn)了影響檔案管理及檔案使用的實質(zhì)性問題。

        3 檔案管理實現(xiàn)現(xiàn)代化與信息化的有效路徑

        3.1 加強硬件設(shè)備更新建設(shè)

        實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化與信息化建設(shè),各單位需要加強硬件設(shè)備更新,針對老舊的硬件設(shè)備及時換置,確保硬件設(shè)備在使用過程中的先進性。硬件設(shè)備換至更新過程中,不僅要考慮是否能夠滿足當(dāng)時的檔案管理需求,更要從檔案管理現(xiàn)代化與信息化建設(shè)的長遠角度分析,確保硬件設(shè)備的兼容性能夠達到檔案管理系統(tǒng)的運行標(biāo)準(zhǔn)。加強硬件設(shè)備維修檢測,發(fā)現(xiàn)故障問題第一時間解決,確保硬件設(shè)備能夠為檔案管理信息系統(tǒng)的運行使用奠定良好的基礎(chǔ)。硬件設(shè)備先進性能夠達到檔案管理使用需求,后續(xù)管理工作才可以配合進行。

        3.2 開發(fā)引進檔案管理系統(tǒng)

        針對檔案管理系統(tǒng)進行開發(fā),并引進先進的檔案管理軟件,能夠促進檔案管理中現(xiàn)代化與信息化建設(shè)的快速實現(xiàn)。在開發(fā)并引進檔案管理系統(tǒng)與軟件過程中,要結(jié)合單位的實際情況,確保檔案管理系統(tǒng)在工作實踐中能夠發(fā)揮作用,避免系統(tǒng)過于先進,與現(xiàn)階段檔案管理需求不符合。加強檔案管理系統(tǒng)使用期間的維護,冗余信息要及時清除,確保系統(tǒng)運行速度以及使用過程中的安全性。提升檔案管理系統(tǒng)的覆蓋率,使檔案管理涉及的部門均能在穩(wěn)定的系統(tǒng)平臺下辦公,高效完成工作任務(wù)。

        3.3 加強檔案管理人員培訓(xùn)

        結(jié)合檔案管理信息系統(tǒng)使用功能以及操作特征,針對檔案管理人員定期展開培訓(xùn),培訓(xùn)內(nèi)容包括檔案管理軟件的常規(guī)操作及檔案管理系統(tǒng)的運行維護。針對檔案管理信息系統(tǒng)使用過程中的各項安全規(guī)定加以落實,從而提升檔案管理人員綜合素質(zhì)水平。通過檔案管理工作開展過程中的專業(yè)技能培訓(xùn)及考核,避免檔案管理中,由于人員操作性問題,影響其使用效率與安全性。對檔案管理人員開展的培訓(xùn),要確保培訓(xùn)內(nèi)容與單位檔案管理系統(tǒng)相一致,提升檔案管理人員專業(yè)技能的素質(zhì)與水平。

        4 結(jié)語

        檔案管理現(xiàn)代化與信息化的建設(shè),離不開硬件設(shè)備和軟件系統(tǒng)支持。除此之外,加強檔案管理人員培訓(xùn)、提升管理人員綜合技術(shù)水平也十分重要。未來各單位檔案管理工作,將面向現(xiàn)代化與信息化方向推進,現(xiàn)階段存在的弊端也將逐步得到解決,檔案管理硬件設(shè)備與軟件系統(tǒng)先進性將得到明顯提升。

        參考文獻

        [1]肖芳.大數(shù)據(jù)背景下城建檔案管理信息化建設(shè)路徑[J].辦公室業(yè)務(wù),2019,(09):41.

        [2]董德松.醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)單位檔案的信息化建設(shè)管理研究[J].卷宗,2018(4).

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