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        關(guān)于互聯(lián)網(wǎng)+時代檔案管理的問題的思考

        2020-11-30 09:08:39劉思敏
        卷宗 2020年22期
        關(guān)鍵詞:互聯(lián)網(wǎng)機遇檔案管理

        劉思敏

        摘 要:進入21世紀,先進的互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)已經(jīng)進入各個行業(yè),并且和行業(yè)很好融合。檔案管理行業(yè)屬于傳統(tǒng)信息管理領(lǐng)域。檔案管理工作的內(nèi)容包括項目檔案、財務(wù)信息檔案、人力資源信息檔案等,檔案密切關(guān)系個人與集體的利益。由于傳統(tǒng)檔案管理方式效率偏低,且缺陷較大,因此我國目前已經(jīng)采用互聯(lián)網(wǎng)檔案管理方式,并且效果很好。本文針對互聯(lián)網(wǎng)+時代下檔案管理目前存在的問題作出思考,從機遇挑戰(zhàn)角度思考,并給出建設(shè)性意見。

        關(guān)鍵詞:檔案管理;互聯(lián)網(wǎng)+;問題;機遇;對策

        因為互聯(lián)網(wǎng)時代的到來,我們處在信息大爆炸的時代。每天的信息量大的驚人。因此傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理方式無法適應(yīng)信息時代的進步。為了促進我們檔案管理領(lǐng)域的發(fā)展。國家鼓勵將互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)深入檔案管理領(lǐng)域帶動檔案管理發(fā)展。根據(jù)調(diào)查,我國已擁有一些先進的檔案管理信息系統(tǒng),并且無論從信息保存完整性,信息處理方面都取得了不錯的效果。但是互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)建立的檔案管理系統(tǒng)同樣也存在一些問題,下面從機遇和挑戰(zhàn)角度來思考這些問題。

        1 檔案管理的機遇

        1.1 豐富技術(shù)手段

        目前的檔案管理工作采用多元化的管理手段,這些都來源于互聯(lián)網(wǎng)的技術(shù)支持。因為傳統(tǒng)的檔案管理大多數(shù)用紙筆進行人工記錄、整理、存檔方式來完成檔案管理工作。這種工作方式需要耗費比較多的紙墨資源和大量的人工成本。盡管檔案管理工作的工作人員每天的工作量很大,但是工作效率很低,且出錯率高。那么采用檔案管理信息系統(tǒng),就會很大的節(jié)約紙墨資源,節(jié)省人工成本。因為輸入信息更加方便,出錯率也會降低很多。檔案管理工作人員可以通過對信息檔案進行分組管理,接著通過檢索功能就能很好地匹配到需要的檔案信息。檔案信息管理系統(tǒng)不僅提高信息檔案之間的關(guān)聯(lián)性,讓工作人員的工作更加方便。而且系統(tǒng)中的儲存功能更加齊全,不僅可以保存文字圖片,還可以保存音頻和視頻,大大地提高了檔案管理的準確性。

        1.2 拓展服務(wù)空間

        因為互聯(lián)網(wǎng)+時代導(dǎo)致信息的泛濫,據(jù)統(tǒng)計,現(xiàn)在每天產(chǎn)生的信息量相當(dāng)于過去幾千年的總信息量的幾十倍都不止。如此大的信息量必定占用很大的儲存空間。但是如果采用傳統(tǒng)檔案進行管理,那么必定需要非常大的空間來儲存這些檔案信息。但是互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)研發(fā)的檔案管理系統(tǒng)卻有著非常大的儲存管理空間。它可以通過數(shù)字信息的形式將檔案的信息存儲進電腦系統(tǒng)。相對傳統(tǒng)的檔案室儲存方式,電腦儲存成本會降低很多。檔案管理的工作人員只要有電子設(shè)備,就可以可以隨時隨地檢索查閱需要的檔案信息,并且檔案信息管理系統(tǒng)可以實現(xiàn)在線和離線管理。離線狀態(tài)可以節(jié)約流量,聯(lián)網(wǎng)狀態(tài)還可以為使用者提供遠程服務(wù),先進的互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)打破時間和空間限制,拓展了盡可能大的服務(wù)空間。

        2 檔案管理的挑戰(zhàn)

        2.1 管理模式變革

        眾所周知,傳統(tǒng)檔案管理完全依靠人工來實現(xiàn),而且特別需要有經(jīng)驗的檔案管理人才。但是卻無法兼并檔案信息的準確性和系統(tǒng)性。并且這種依賴經(jīng)驗的工作管理方式缺少標(biāo)準化管理流程。但是使用互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)建立的檔案管理系統(tǒng)則應(yīng)該建立一個相對標(biāo)準化的管理模式,而且對從事檔案管理工作的員工專業(yè)技能以及綜合素質(zhì)要求更高。要達到檔案管理學(xué)領(lǐng)域?qū)I(yè)水平,并且還要有互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)學(xué)習(xí)背景,才能更好地完成檔案管理的工作。

        2.2 管理難度增加

        互聯(lián)網(wǎng)+時代的到來,意味著各行各業(yè)更加標(biāo)準化,檔案管理工作也不例外。因為檔案本身就屬于差異性與動態(tài)性比較大的信息。隨著檔案數(shù)據(jù)的不斷增加,導(dǎo)致管理難度不斷增加。檔案管理系統(tǒng)是參考傳統(tǒng)檔案管理的工作流程包括記錄、編檔、分類、歸檔、查閱和修改。先進的技術(shù)促使管理系統(tǒng)操作更加方便,但同時面臨一個很大的問題,就是信息的安全性和保密性。因為存在信息系統(tǒng)的數(shù)據(jù)屬于網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù),而網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)的風(fēng)險性非常大,容易因為惡意的攻擊和病毒導(dǎo)致檔案信息泄露,而且需要經(jīng)常進行備份,如果因為遺忘或者系統(tǒng)故障沒有及時備份,那么就會導(dǎo)致檔案信息丟失從而造成巨大損失。

        3 檔案管理的對策

        3.1 提高管理意識

        檔案管理與個人、公司、企業(yè)甚至國家都息息相關(guān),實際上檔案管理工作是屬于非常復(fù)雜且要求很高的工作。它需要從業(yè)人員能有很好的專業(yè)理論基礎(chǔ)和良好實踐操作能力。從事檔案管理工作的人員不僅要學(xué)習(xí)和掌握電子文件管理技術(shù)、科技檔案管理技術(shù)、檔案保護技術(shù)以及檔案信息查詢技術(shù),還應(yīng)該不斷培養(yǎng)管理意識,加強工作責(zé)任感。重視對檔案的保護意識。要將檔案的安全與準確當(dāng)成工作的重中之重。

        3.2 構(gòu)建管理制度

        上文可知,新的檔案信息管理系統(tǒng)來源于互聯(lián)網(wǎng)時代新型技術(shù)的支持。它突破了時間空間的局限性,為相關(guān)領(lǐng)域的工作提供更大的便捷性。但是使用互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)研發(fā)的檔案管理系統(tǒng)除了依賴技術(shù)本身,還應(yīng)該建立配套的管理體系,根據(jù)檔案管理信息系統(tǒng)的特點構(gòu)建專門的管理體系,實時跟蹤檔案數(shù)據(jù)的流向,保證檔案數(shù)據(jù)安全,最大限度提高檔案管理的效率。

        4 結(jié)論

        本文對傳統(tǒng)檔案管理模式與互聯(lián)網(wǎng)+時代的信息技術(shù)研發(fā)的檔案管理系統(tǒng)進行比較,分析新型采用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的管理系統(tǒng)面臨的機遇與挑戰(zhàn)問題,并對目前檔案管理信息存在的瑕疵進行分析并提出建議和對策,目的是期望在互聯(lián)網(wǎng)+時代,檔案管理領(lǐng)域能夠發(fā)展地更加健全。

        參考文獻

        [1]李波.“互聯(lián)網(wǎng)+”時代檔案數(shù)據(jù)服務(wù)公司面臨的機遇與挑戰(zhàn)[J].山東檔案,2016(11):22-23.

        [2]白金.大數(shù)據(jù)時代化的信息管理發(fā)展[D].北京大學(xué),2017.

        [3]柯俊杰.集成的高等學(xué)校檔案信息管理與服務(wù)方面的問題研究[D].四川大學(xué),2018.

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