劉萍

摘 要：網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的興盛使工作、生活、學(xué)習(xí)都步入信息化發(fā)展的階段，在檔案的歸納整理方面如何利用信息化更高效地做好相關(guān)工作是急需解決的問(wèn)題。本文以信息化檔案管理分類中檔案整理程序不規(guī)范為入手點(diǎn)，分析檔案搜集不夠完整、資料的整理不夠謹(jǐn)慎細(xì)致以及在檔案交接過(guò)程中存在不及時(shí)等問(wèn)題，認(rèn)為在信息化檔案的管理中應(yīng)該建立合理規(guī)范的系統(tǒng)化整理分類程序，從資料的收集到交接，工作人員都應(yīng)細(xì)致做好每一步，保證資料的完整系統(tǒng)、整理分類的準(zhǔn)確細(xì)致以及資料交接的及時(shí)高效。

關(guān)鍵詞：信息化;檔案管理;分類;整理

在網(wǎng)絡(luò)科技盛行的時(shí)代，檔案的信息化為檔案的儲(chǔ)存、整理、查找提供了便捷，但是傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理過(guò)渡到信息化管理方式投入一定的人力資源和時(shí)間成本以及資金，現(xiàn)階段的信息化檔案管理系統(tǒng)不成熟，在收集、整理、儲(chǔ)存、移交等方面仍然存在問(wèn)題，因此如何將檔案管理納入信息化是值得思考和探究的問(wèn)題。

1 信息化檔案管理歸檔整理分類技巧的必要性

檔案的信息化為檔案的儲(chǔ)存和查找整理提供了極大便利，擺脫了傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理占據(jù)空間大、查找費(fèi)時(shí)費(fèi)力、分類耗時(shí)不便、移交路程遠(yuǎn)耗時(shí)大等問(wèn)題的束縛，但是在紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)向信息化時(shí)本身工程浩大，尤其是在資料搜集和整理方面，將全部的檔案信息輸入信息系統(tǒng)已經(jīng)需要耗費(fèi)管理者巨大心力，再加上后期的分類、交接等程序，難免在過(guò)程中出現(xiàn)疏漏，在實(shí)際的檔案信息化過(guò)程中更是困難重重。首先是檔案管理者在檔案信息化的過(guò)程中可能存在跟不上時(shí)代步伐，導(dǎo)致管理觀念落后的情況。信息化檔案管理與之前相比涵蓋的范圍更加廣泛，檔案中的內(nèi)容更加詳盡豐富，檔案形式也區(qū)別于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，因此在初步實(shí)現(xiàn)檔案信息化的過(guò)程中，工作的復(fù)雜程度對(duì)于檔案管理人員而言有所困難，難以在短時(shí)間內(nèi)適應(yīng)形式的改變，用傳統(tǒng)的觀念對(duì)待新型檔案管理方式顯然行不通。

其次，在應(yīng)對(duì)廣泛的檔案資料時(shí)，從檔案的收集、整理再到移交方面都為管理人員帶來(lái)了巨大的困難。檔案信息化的第一步就是搜集足夠的資料來(lái)源將其歸檔，但在實(shí)際過(guò)程中，資料的搜集需要各個(gè)部門乃至學(xué)校、公司、家庭里面每一個(gè)人的配合，并且保證資料的正確完整，這本身就是一項(xiàng)耗時(shí)費(fèi)力的工作。而后續(xù)的整理、分類及移交方面，各部門沒(méi)有形成統(tǒng)一的系統(tǒng)標(biāo)準(zhǔn)和移交程序，導(dǎo)致了檔案整理混亂、移交不到位等問(wèn)題。因此在檔案的管理中，建立起一套規(guī)范化、系統(tǒng)化的技巧和管理系統(tǒng)對(duì)檔案的信息化管理具有重要意義。

2 信息化檔案管理歸檔整理分類技巧

2.1 遵循規(guī)范合理的歸納整理分類程序

檔案信息化歸檔整理需要消除過(guò)程中存在的重復(fù)工作、無(wú)效工作等問(wèn)題，因此急需建立一套合理簡(jiǎn)潔規(guī)范的管理程序。

首先，部門加強(qiáng)應(yīng)對(duì)檔案管理工作的重視程度，督促檔案管理人員及時(shí)轉(zhuǎn)變檔案管理觀念，對(duì)其進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn)，爭(zhēng)取培養(yǎng)出一批專業(yè)高效的管理人員。傳統(tǒng)檔案管理過(guò)渡到信息化檔案管理需要工作人員既有專業(yè)的檔案學(xué)知識(shí)和實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，又需要有應(yīng)對(duì)新型科技和信息系統(tǒng)的能力，因此部門應(yīng)該安排專門的檔案管理人員對(duì)其進(jìn)行培訓(xùn)和鍛煉，并在實(shí)踐中檢測(cè)其檔案管理能力。在確立了專門的檔案管理人員之后，部門應(yīng)該減少該崗位的調(diào)動(dòng)以確保檔案工作的高效便捷，在進(jìn)行檔案管理崗位的調(diào)動(dòng)時(shí)，也應(yīng)及時(shí)對(duì)換任人員進(jìn)行培訓(xùn)和測(cè)試，以確保管理工作的順利交接。

其次，建立廣泛、統(tǒng)一的信息系統(tǒng)，并確立基礎(chǔ)劃分標(biāo)準(zhǔn)。在資料收集整理中，不同部門需要?jiǎng)澐纸y(tǒng)一或相似的分類標(biāo)準(zhǔn)，并建立統(tǒng)一的管理系統(tǒng)，以方便后續(xù)的檔案管理和交接。部門可以以項(xiàng)、子項(xiàng)為基礎(chǔ)對(duì)不同檔案進(jìn)行劃分，并在相似或統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)下對(duì)子項(xiàng)的各個(gè)部分進(jìn)行細(xì)致分類，建立了統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)以后，檔案的信息化管理的便捷性會(huì)大大提高。管理人員通過(guò)計(jì)算機(jī)的文件整理功能，對(duì)檔案所包含的資料范圍和方法進(jìn)行融合，并用代碼表對(duì)其進(jìn)行編制，檔案的分類效率便能得到顯著改善。需要注意的是，沒(méi)有一以概之的分類標(biāo)準(zhǔn)，檔案管理對(duì)象不同，采取的管理程序必然有所差別，檔案管理人員應(yīng)明確檔案分類的思路，在堅(jiān)持簡(jiǎn)化原則的基礎(chǔ)上對(duì)其進(jìn)行管理分類。

2.2 廣泛收集相關(guān)資料

完整準(zhǔn)確的資料信息收集是檔案歸檔整理效率提高的基礎(chǔ)，只有在橫向和縱向兩個(gè)方面保證檔案的完整性，后續(xù)的歸檔整理才能順利開(kāi)展。在收集資料時(shí)，首先需要分清收集什么資料，收集哪些人員的資料，明確資料收集的范圍。在檔案的收集中，工作人員應(yīng)該明確所要收集資料的縱向地域范圍和橫向的內(nèi)容范圍，確保自己所保管檔案區(qū)域內(nèi)的資料完整無(wú)缺，內(nèi)容填寫正確。

其次，在檔案的收集過(guò)程中，要明確各方的責(zé)任，做到每步工作都落實(shí)到每個(gè)人身上，不做無(wú)用功。在收集資料時(shí)，管理人員應(yīng)該弄清楚參建單位和檔案部門的職責(zé)，參建單位應(yīng)該建立與檔案部門相通的檔案管理系統(tǒng)，并要求員工對(duì)自己的信息在網(wǎng)上進(jìn)行填寫和檢查，保證資料的準(zhǔn)確性，并及時(shí)上交系統(tǒng)。檔案部門在接收到參建單位的檔案資料時(shí)應(yīng)及時(shí)按照分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行歸檔整理。最后，檔案部門應(yīng)提高自身信息系統(tǒng)的安全性，保證檔案的保管條件。信息化檔案管理區(qū)別于傳統(tǒng)的檔案管理方式，檔案不會(huì)受到天氣、時(shí)間等因素的影響而受到物理傷害，但是檔案人員仍然需要保證檔案的完整性，不斷提高檔案信息系統(tǒng)的安全性能，擴(kuò)充系統(tǒng)容量，保證檔案不丟失、不重復(fù)。此外遇到崗位調(diào)動(dòng)時(shí)，檔案人員應(yīng)及時(shí)做好工作的交接，保證下一個(gè)管理人員熟悉系統(tǒng)的操作和檔案分類管理流程，以確保檔案的完整性。

2.3 對(duì)資料進(jìn)行細(xì)致分類整理

檔案的信息化管理的目的是簡(jiǎn)化檔案分類、移交流程，現(xiàn)代技術(shù)的運(yùn)用能夠使檔案的整理和分類更加便捷細(xì)致。為了提高資料整理的效率，首先，應(yīng)該加大檔案管理的資金和人才投入，開(kāi)發(fā)適用于檔案整理分類的軟件和硬件，或者直接使用可信度高、系統(tǒng)穩(wěn)定耐用的具有收集和分類功能的軟件。軟件開(kāi)發(fā)者應(yīng)該具備一定的檔案管理意識(shí)，使得開(kāi)發(fā)的軟件有足夠大的容量收納大量檔案信息，并且具備一定的分類和檢索、傳送功能，能夠讓管理者快速地檢索到自己需要的資料，并向其他系統(tǒng)進(jìn)行傳輸。

其次，檔案管理需從所屬機(jī)構(gòu)或團(tuán)體本身的需求出發(fā)進(jìn)行歸檔整理。對(duì)于檔案的歸檔整理，不僅需要明確檔案的來(lái)源地及流向地以方便日后的檔案移交，還需要從檔案所屬機(jī)構(gòu)的實(shí)際需要出發(fā)，為了團(tuán)體管理的方便，對(duì)其所屬的檔案類別進(jìn)行細(xì)致劃分。如公司的檔案管理，可以員工所在部門為大類標(biāo)準(zhǔn)，從其職位、日常工作、職責(zé)、是否轉(zhuǎn)正等方面進(jìn)行歸檔整理。

3 結(jié)束語(yǔ)

在當(dāng)今時(shí)代，信息化檔案管理已經(jīng)成為無(wú)法避免的趨勢(shì)，但是在很長(zhǎng)一段時(shí)間內(nèi)紙質(zhì)檔案與信息化檔案將持續(xù)共存并用。因此在對(duì)檔案信息化進(jìn)行歸檔整理時(shí)，需要做好紙質(zhì)與信息化的過(guò)渡，提高檔案管理人員的信息化意識(shí)和能力，在各部門間建立統(tǒng)一高效的檔案信息系統(tǒng)以應(yīng)對(duì)浩瀚的資料收集和歸檔整理、移交工作，以應(yīng)對(duì)網(wǎng)絡(luò)化的趨勢(shì)。

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