劉曉宇

摘 要：新的歷史時期對人事人才工作提出了更高的要求，如何發(fā)揮人事檔案信息資源管理效益，推動高素質(zhì)專業(yè)化人才隊伍中的建設(shè)是一項新的、緊迫的課題。但是，現(xiàn)階段事業(yè)單位的人事檔案管理仍存在種種問題，制約了人事人才工作的開展。鑒于此，本文作者結(jié)合長期負責(zé)或直接從事人事檔案管理工作的實踐，探討了事業(yè)單位人事檔案管理中的問題及對策，希望對開展相關(guān)的工作有所幫助。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;人事檔案;管理

人事檔案是人事人才信息的主要載體，記錄著人才成長的歷史軌跡，反映著人才的政治品質(zhì)、道德品行、專業(yè)素養(yǎng)、能力水平等重要情況，具有高度的權(quán)威性和公信力，是事業(yè)單位人事人才管理工作的重要組成部分。為了更好地提高事業(yè)單位人事檔案管理的效能，有必要分析其常見問題并制定有效的解決方案。

1 事業(yè)單位人事檔案管理中存在的主要問題

1.1 重視程度不夠

人事檔案工作低調(diào)且單調(diào)，是一項嚴(yán)謹(jǐn)細致、政治性和專業(yè)性都很強的工作。雖然表面上不像其他業(yè)務(wù)工作轟轟烈烈引人關(guān)注，也不一定能夠在短時間內(nèi)就可以取得顯著的成績，但卻是一個單位人力人才工作的重要基礎(chǔ)。然而在現(xiàn)實中，事業(yè)單位人事檔案管理常常處于不被重視甚至是忽視的狀態(tài)，部分同志認(rèn)為人事檔案工作很簡單，是輔助性、服務(wù)性工作，不直接產(chǎn)生經(jīng)濟效益，也看不到直觀的業(yè)績，不能與其他工作相提并論，對人事檔案的管理常常是“說時重要，做時次要，忙時忘掉，用時需要”。

1.2 管理水平低下

一是人員問題。事業(yè)單位的人事檔案管理人員選用門檻較低，一般都不具備不可替代的專業(yè)技能，大部分都是黨辦、人事科或者辦公室的工作人員兼職，上崗前并未經(jīng)過專業(yè)檔案知識培訓(xùn)和《檔案法》《干部人事檔案工作條例》等法律法規(guī)的系統(tǒng)學(xué)習(xí)，致使部分同志對人事檔案管理的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)一知半解，了解不深入、掌握不全面。這種現(xiàn)象在筆者所在的單位和系統(tǒng)普遍存在，兼職管理人員在管理人事檔案的同時可能還要從事文字材料的寫作、人事工資的填報、會議的組織協(xié)調(diào)等各種工作，投入到人事檔案管理中的時間和精力十分有限，因而經(jīng)常出現(xiàn)整理歸檔不及時，分類不科學(xué)，整理不規(guī)范等現(xiàn)象。

二是硬件問題。雖然近幾年因檔案管理達標(biāo)機制的建立倒逼著很多事業(yè)單位在設(shè)備配備上進行了一些投入，但也有考慮到財力因素和單位自身條件的局限性，沒有將辦公、閱檔、庫房分開的情況，雖在鐵門、鐵窗、鐵柜等基本設(shè)施和防火、防潮、防盜硬軟件設(shè)施上進行了加強，但是配備不足或者不規(guī)范問題仍然存在，特別是在計算機、掃描儀等必要設(shè)施上投入不夠，沒有及時更新升級，計算機版本過低，不能兼容一些必備的軟件。

三是方式問題。很多單位在管理方式上還相對落后，受制于落后的觀念和設(shè)施，人事檔案管理的信息化程度很低，在信息資源的數(shù)字化方面還有相當(dāng)?shù)牟罹啵蟛糠謫挝恢皇前褌€人信息、檔案目錄存入計算機，檔案的檢索、調(diào)閱等仍沿用手工操作，因頻繁調(diào)用原件，人為磨損、灰塵腐蝕、脂汗污損、強光照射等因素造成紙張變色發(fā)脆、字跡模糊消退等現(xiàn)象，甚至有被涂改造假的風(fēng)險，對檔案的安全性、完整性、公信力和權(quán)威性造成影響。

1.3 收集整理力度不強

一是檔案管理制度不全、執(zhí)行不嚴(yán)。相當(dāng)一部分單位沒有建立檔案管理制度，或者制定了但內(nèi)容不完善、宣傳不及時、措施不嚴(yán)謹(jǐn)、獎懲不嚴(yán)格。

二是收集材料不及時、不完整。這個問題在基層單位仍有存在，一些檔案資料堆放在角落落滿灰塵，重要文件分散在不同的資料柜里，有時一個干部的檔案就同時存在考察材料、年度考核材料、入黨資料等重要材料缺失的現(xiàn)象，令人憂慮。

三是人事檔案材料制作不規(guī)范。人事檔案材料的整理和干部檔案一樣有嚴(yán)格的要求，用紙規(guī)格、排列順序、裝訂規(guī)范都有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)。但在實際操作中依舊存在紙張大小不一、褶皺破損未修復(fù)、編排順序、裝訂不合要求等各種現(xiàn)象，少數(shù)基層事業(yè)單位甚至出現(xiàn)年年整檔年年不規(guī)范的情況，必須引起高度重視。

1.4 利用水平較低

就目前而言，人事檔案管理服務(wù)開發(fā)意識不夠，利用效率較低，一般只是滿足了干部職工基本情況查詢方面的需要，利用的方式單一，在運用大數(shù)據(jù)等信息技術(shù)，提供人才結(jié)構(gòu)狀況查詢、統(tǒng)計分析，開展人力資源信息的挖掘和研究等方面沒有發(fā)揮出完全的作用。

2 事業(yè)單位人事檔案管理的改進對策

2.1 高度重視，加強人事檔案管理制度建設(shè)

新時期人事檔案的管理是服務(wù)于新時代中國特色社會主義事業(yè)的基礎(chǔ)性工作，是重要的執(zhí)政資源，必須高度重視，根據(jù)《檔案法》《干部人事檔案工作條例》等法律法規(guī)的規(guī)定，從制度層面系統(tǒng)謀劃，從人事檔案形成的初始階段，到零散資料的收集、甄別、分類、整理、組卷歸檔、分級定密、借閱、儲藏保管、開發(fā)利用等各個環(huán)節(jié)進行規(guī)范，建立嚴(yán)謹(jǐn)?shù)娜耸聶n案管理制度并加強檢查和指導(dǎo)。

2.2 完善基礎(chǔ)，加強人事檔案管理硬件建設(shè)

規(guī)范的硬件設(shè)施是人事檔案管理的基礎(chǔ)之基礎(chǔ)，必須克服可有可無、可輕可重的思想，保障專項經(jīng)費的投入，建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的庫房和閱檔室，配備足夠的符合要求的檔案柜、空調(diào)、電腦、掃描儀、除濕機、監(jiān)視器等設(shè)備，保證通風(fēng)、采光、防潮、防蛀、防盜、防火等基本的管理要求，從硬件措施的加強上保障檔案保管的安全和完整。

2.3 提高素質(zhì)，加強人事檔案管理人員隊伍建設(shè)

由于人事檔案工作是一項政策性、業(yè)務(wù)性和保密性極強的工作，要求從事人事檔案管理的人員必須相對穩(wěn)定，并且要具有高度的政治責(zé)任感和強烈的事業(yè)心，受得住寂寞，耐得住平凡，傾心投入、認(rèn)真細致，并且在計算機硬件和軟件技術(shù)上有一定的造詣。因此，不僅在選人用人上要精挑細選，還要定期組織業(yè)務(wù)知識培訓(xùn)，不斷提高檔案管理水平。同時，建立相應(yīng)的考核獎懲機制，對于在人事檔案的管理和利用工作中取得重大成績、做出突出貢獻的管理人員在個人待遇和崗位晉升中給予政策上的傾斜，形成正確的導(dǎo)向。

2.4 提增質(zhì)效，加強人事檔案管理現(xiàn)代化和信息化建設(shè)

現(xiàn)代信息技術(shù)為人事檔案的管理、人事信息的挖掘分析、人力資源的整合提供了更多的可能，實現(xiàn)檔案管理數(shù)字化、信息化、標(biāo)準(zhǔn)化是新的歷史時期對人事檔案工作提出的新要求，也是檔案管理發(fā)展的必然趨勢。因此，事業(yè)單位必須與時俱進，積極開展信息化建設(shè)，定期做好新增紙質(zhì)檔案材料的收集、整理和數(shù)字化加工，最大程度保留檔案材料原貌，確保紙質(zhì)檔案內(nèi)容與數(shù)字化檔案內(nèi)容完全一致，推動人事檔案工作提質(zhì)增效。

2.5 提升效能，充分發(fā)揮人事檔案管理的作用和價值

人事檔案管理工作的核心在于利用，應(yīng)當(dāng)強化服務(wù)理念、嚴(yán)格利用程序、創(chuàng)新利用方法，充分發(fā)揮檔案的資政作用，體現(xiàn)憑證價值，除了查閱、復(fù)制和摘錄等方式以外，還應(yīng)當(dāng)積極運用大數(shù)據(jù)技術(shù)為人才資源配置、人才隊伍建設(shè)、人才工作規(guī)律研究等提供精準(zhǔn)高效的服務(wù)，從而進一步提升人事檔案管理的效能。

3 結(jié)論

如今，事業(yè)單位改革正逐步深化。改革中，人力人才資源的配置將更加優(yōu)化，人才干事創(chuàng)業(yè)的積極性將進一步激發(fā)，因此人事檔案管理必將在改革中發(fā)揮出重大的基礎(chǔ)性作用。為了適應(yīng)改革的要求，必須高度重視人事檔案管理，從制度的完善、硬件的加強、人員素養(yǎng)的提升、信息化建設(shè)的探索等方面，實現(xiàn)人事檔案管理質(zhì)效的進一步提升，為新的歷史時期深化改革提供重要見證和服務(wù)。

參考文獻

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