摘 要：文書檔案形成于企業(yè)的運營過程之中，能夠為企業(yè)的運轉(zhuǎn)以及管理活動提供支持，確保決策的科學性。文書檔案管理工作在企業(yè)經(jīng)營管理中占據(jù)著重要的地位，能夠?qū)ζ髽I(yè)的發(fā)展方向產(chǎn)生影響。本文首先介紹了企業(yè)文書檔案管理存在的問題，進而探究文書檔案管理工作的重要性，最后論述優(yōu)化企業(yè)文書檔案管理的具體舉措。

關鍵詞：文書檔案;管理工作;企業(yè)文書

文書檔案也被稱為管理性檔案，指的是那些具有保存?zhèn)洳閮r值的檔案，通常是由企事業(yè)單位以及機關團體等社會組織在行政管理活動中所形成的。文書檔案管理工作的質(zhì)量會對企業(yè)的生產(chǎn)、經(jīng)營以及管理產(chǎn)生十分重要的影響，文書檔案信息是否準確會直接影響企業(yè)決策的科學性。在經(jīng)濟全球化的大背景下，檔案資源的價值越來越為人們所關注，如何提升文書檔案管理工作的水平，更好地為企業(yè)發(fā)展服務是我們亟需解決的一個問題。

1 企業(yè)文書管理工作存在的問題

1）各部門缺乏協(xié)調(diào)配合。文書檔案管理需要各部門的密切配合，然而在實際的檔案管理工作中，各部門的文檔工作配合缺乏默契，整體的執(zhí)行效果也大打折扣。企業(yè)的歸檔工作需要將各部門的相關文件資料進行整合收集，然而有些部門往往不樂于將需要歸檔的文件交由檔案員統(tǒng)一保管。檔案管理人員在多次催繳之后只能選擇放棄，這使得重要文件丟失的概率大大增加，這類問題的出現(xiàn)，極大地束縛了整體檔案管理工作的高效運轉(zhuǎn)。為了避免這種情況的出現(xiàn)，企業(yè)應當有針對性的采取相應的措施，加強各部門之間的配合，并由一個專門的部門負責文書檔案管理工作，從而使得文書檔案管理工作的順利進行。

2）文秘與檔案管理工作銜接存在偏差。一些文秘人員對檔案管理工作缺乏相應的了解，檔案管理人員也對文秘工作缺乏真正的認識，這使二者在工作認知層面存在著一定的差異，使得執(zhí)行效果不甚理想。文秘與檔案管理工作出現(xiàn)了銜接主體的偏差，導致公文格式與處理程序出現(xiàn)許多錯誤，例如紙張不規(guī)范，裝訂不合理等問題。

3）文書檔案保密工作有待進一步加強?？萍嫉陌l(fā)展使得經(jīng)濟競爭愈演愈烈，為了在競爭中占據(jù)優(yōu)勢地位，很多境外組織都會通過一些非法的手段來竊取一些先進的科學技術成果，這種情形下，我國企業(yè)必須對文書檔案的保密性給予足夠的重視，從而避免信息泄露給企業(yè)發(fā)展造成不可挽回的損失。目前企業(yè)文書檔案保密工作具有新的特點：一是內(nèi)部主動泄密，二是木馬、后門盜竊文書檔案層出不窮，三是口令保護過于簡單。除了一些客觀因素外，在文書檔案保密工作中最主要的因素就是“人”。文書管理檔案保密性的提高離不開檔案管理人員的努力，因此為了保障文書檔案保密管理工作能夠順利開展，必須制定嚴格的聘用條件，并對他們進行專業(yè)的訓練。在大數(shù)據(jù)時代，信息資源的重要性是不言而喻的，如果企業(yè)的核心信息外泄，會給企業(yè)帶來致命性的打擊。為了避免信息泄露情形的出現(xiàn)，企業(yè)應當從各個層面來開展保密工作，既要利用各種技術來對信息進行加密，也要對相應人員進行培訓，避免出現(xiàn)信息的內(nèi)部泄露。

2 文書檔案管理工作的重要性

1）完整且準確的紀實憑證。當企業(yè)要調(diào)取某一特定時期的歷史記錄，這時檔案管理工作的重要性便顯現(xiàn)出來。市場是瞬息萬變的，如果企業(yè)不能做好應對準備，及時的調(diào)整經(jīng)營管理方案，很容易被時代所拋棄。橫店集團作為一個特大型民營企業(yè)，已經(jīng)有多年的發(fā)展歷史，業(yè)務遍及多個國家和地區(qū)，為通過文書檔案管理工作，能夠?qū)ζ髽I(yè)的發(fā)展脈絡進行梳理，為企業(yè)今后發(fā)展指引方向。

2）具有一定的參考價值。在信息化時代，文書檔案信息類型與數(shù)量呈不斷增長的趨勢，檔案信息資源的價值也越來越大。文書檔案資料在企業(yè)各項工作的開展中都扮演著重要的角色，能夠為企業(yè)決策提供信息支持，從而規(guī)避有可能出現(xiàn)的經(jīng)營風險，實現(xiàn)企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。橫店集團的業(yè)務涵蓋第二與第三產(chǎn)業(yè)，高質(zhì)量的文書檔案管理工作為橫店集團擴大規(guī)模提供了信息資源，確保其能夠避免經(jīng)濟陷阱，在自身發(fā)展的同時能夠?qū)窠?jīng)濟增長有所貢獻。

3 優(yōu)化企業(yè)文書檔案管理的具體舉措

1）提升文書檔案信息化管理水平?；ヂ?lián)網(wǎng)技術的出現(xiàn)為經(jīng)濟發(fā)展注入了新的活力，不及催生了一些新興行業(yè)，例如電商、物流，而且為傳統(tǒng)行業(yè)提供了更多的發(fā)展機會。在這種時代背景下，企業(yè)如果想要切實提高文書檔案管理工作的質(zhì)量與效率，就必須利用云數(shù)據(jù)、大計算等技術，做到信息化管理。與傳統(tǒng)的管理方式相比，信息化管理不僅能夠節(jié)省管理的實間，減少文書管理的成本支出，而且能夠避免人工管理的誤差問題，從而有效減少檔案丟失的問題。為了能夠建立一個系統(tǒng)的管理平臺，企業(yè)應當投入相應的資金，利用云儲存技術來實現(xiàn)資源的共享，從而加強企業(yè)各部門之間的配合。檔案數(shù)量與種類的不斷多使得文書檔案管理工作越來越困難，如果還是單純的依靠傳統(tǒng)的人工管理，那么企業(yè)文書管理工作會處于一個混亂的狀態(tài)，那為企業(yè)決策提供依據(jù)的作用也無法得到發(fā)揮。長此以往，不僅文書管理工作會流于形式，難以實現(xiàn)應有的價值，整個企業(yè)的經(jīng)營管理也會受到限制，難以在市場中有很強的競爭力。為了避免這種情況的出現(xiàn)，信息化管理體系的創(chuàng)建勢在必行，企業(yè)要從自身發(fā)展的現(xiàn)實需要出發(fā)，將互聯(lián)網(wǎng)技術引入到文書管理工作之中，從而切實提升文書管理的專業(yè)性與科學性。

2）提升檔案文書管理工作人員的綜合素質(zhì)。在當今社會，經(jīng)濟領域的競爭日趨激烈，一個企業(yè)如果想要在競爭中獲得最終的勝利必須依靠高素質(zhì)的專業(yè)型人才。為了保證文書檔案管理工作順利開展，企業(yè)應當將更多的注意力放在文書管理人員綜合素質(zhì)提高上來。首先，企業(yè)應當制定一套完備的文書檔案管理人員招聘要求，確保相關人員掌握一定的文書檔案管理知識與能力。其次，企業(yè)還應當定期為文書檔案管理人員提供專業(yè)的培訓，確保他們具備從事文書檔案管理的基本素質(zhì)，保證文書檔案管理工作有序開展。最后，還應當加強文書檔案管理人才隊伍建設，引進一些責任心強的人來從事文書檔案管理工作，并給予他們一定的物質(zhì)與精神獎勵，確保他們能夠全身心的投入到文書檔案管理工作中來。文書檔案管理工作人員的素質(zhì)決定著文書檔案管理工作的水平，如果工作人員缺乏相應的知識與技能，對文書檔案管理的重要性缺乏正確的認識，那么無論外部條件多么完備，文書檔案管理工作也難以按照預期設想那樣開展，文書檔案的信息價值也無法得到應有的發(fā)揮。

3）實現(xiàn)文書檔案的規(guī)范化管理。在文書檔案的管理過程中，各類程序的規(guī)范性會對檔案管理的質(zhì)量產(chǎn)生重要影響，因此必須確保文書檔案管理的規(guī)范性。在進行文書檔案管理時，應當將各項文書工作進行準確的記錄，使各項處理都符合規(guī)定，從而將文書管理與檔案管理緊密聯(lián)系起來。例如在開展文檔編號以及文書分類工作的時候，應當將文書和檔案一一對應起來，從而為今后的查詢工作提供便利。文書檔案管理的工作人員要定期檢查和維護檔案案卷，及時刪除一些不必要的文件，對案卷進行整合，將具有內(nèi)在聯(lián)系性的案卷聯(lián)系在一起，從而提高案卷查詢的效率與案卷的使用率。除此之外，文書檔案管理的有關人員還應當學習國家有關文檔管理的法律法規(guī)以及政策要求，在結合企業(yè)制度規(guī)范的同時實現(xiàn)文書檔案的規(guī)范化管理。

文書檔案管理工作在企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營中發(fā)揮著重要的作用，為了進一步提升文書管理工作的實效性，必須強化文書檔案的管理力度，提升文書檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)和業(yè)務水平，從而實現(xiàn)文書檔案管理的制度化與規(guī)范化。

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作者簡介

厲琳群（1977-），女，漢族，浙江東陽人，本科，中級職稱，研究方向：企業(yè)檔案管理。