侯珍珍

摘 要：能源局檔案管理工作是一項(xiàng)政策性、機(jī)密性、專業(yè)性較強(qiáng)的工作，對(duì)負(fù)責(zé)具體工作的相關(guān)人員的要求較高，不僅需要相關(guān)工作人員要具有很強(qiáng)的責(zé)任心，同時(shí)還需要具備較高的專業(yè)知識(shí)。而當(dāng)前我國(guó)一些地區(qū)的檔案管理工作的重視程度不高，相關(guān)工作人員的素質(zhì)也良莠不齊，這種情況的發(fā)生，容易出現(xiàn)檔案管理工作混亂，影響正常工作運(yùn)行的情況發(fā)生。本文從當(dāng)前能源局檔案管理工作的實(shí)際問(wèn)題出發(fā)，結(jié)合問(wèn)題給出相應(yīng)的解決策略，以期為如今的檔案管理工作帶來(lái)有益的幫助。

關(guān)鍵詞：能源局;檔案管理;問(wèn)題;對(duì)策

合理、科學(xué)的對(duì)檔案進(jìn)行管理，不但可以對(duì)企事業(yè)單位所創(chuàng)造的效益給予標(biāo)準(zhǔn)的很亮，還能夠?qū)@些單位整體的管理水平做出精準(zhǔn)的評(píng)價(jià)。由于檔案所記錄的內(nèi)容是整個(gè)單位的發(fā)展史，所以對(duì)單位的日常工作能夠提供完整的資料，同時(shí)對(duì)單位下一步發(fā)展，以這些檔案資料為支撐，可以做出一個(gè)準(zhǔn)確的研判，能夠?yàn)閱挝晃磥?lái)的發(fā)展提供可靠的數(shù)據(jù)支撐。能源局檔案管理工作主要有兩項(xiàng)重要的作用，一是作為考察的依據(jù)，是與其他文獻(xiàn)不一樣的，其具有一定的法律效應(yīng)，因其自身特點(diǎn)和形成方式，其記錄的事項(xiàng)更具客觀性，使人們更加信服，因此其是一種真實(shí)憑證的存在;二是其可以作為參考，因其記錄的事情具有法律效應(yīng)和客觀性，所以其屬于最為可靠的參考依據(jù)，也是反映單位發(fā)展史最客觀的材料。由此可以得出，檔案管理工作對(duì)于任何的單位而言都是非常重要的，相關(guān)工作人員要定期接受和保管好檔案，同時(shí)要做好檔案管理的保密性工作，以防資料的泄露為單位帶來(lái)不必要的損失。

1 檔案管理出現(xiàn)的問(wèn)題

檔案管理工作通常存在以下幾個(gè)方面的問(wèn)題，需要改進(jìn)：一是部分地區(qū)對(duì)于檔案管理工作重視程度有待提高;二是部分地區(qū)檔案管理力量薄弱;三是硬件設(shè)施不夠完善。具體如下。

1.1 重視程度不夠

當(dāng)前，一些單位對(duì)檔案管理工作的重視程度還有待于提高。認(rèn)為檔案管理只是進(jìn)行對(duì)材料的整理，保管好材料，不是單位的主要職能部門(mén)，不能夠給單位帶來(lái)經(jīng)濟(jì)效益。

這些誤區(qū)的出現(xiàn)，致使單位的檔案管理工作得不到足夠的重視，這種輕視檔案的行為都表明了這些人員對(duì)檔案管理工作沒(méi)有足夠的認(rèn)識(shí)，對(duì)單位的發(fā)展也是非常不利的。目前，我國(guó)尚未構(gòu)建起有關(guān)檔案管理的相關(guān)法律法規(guī)，導(dǎo)致檔案管理缺乏有效的法律依據(jù)。同時(shí)，基于檔案多頭管理，各有政策，久而久之，勢(shì)必將導(dǎo)致檔案管理背標(biāo)準(zhǔn)化，進(jìn)而，使檔案無(wú)法充分發(fā)揮其應(yīng)有的職能。

1.2 管理力量薄弱

檔案管理的實(shí)施承載著兩大功能，即確保檔案信息的安全性和有助于企業(yè)信息使用者快速查詢和使用信息。伴隨著電子計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的廣泛運(yùn)用，檔案管理開(kāi)始趨向于現(xiàn)代化，由于現(xiàn)代化科技手段存在著自身的缺陷，硬件資源極易受到自然災(zāi)害的影響，并且，存儲(chǔ)在軟件系統(tǒng)中的有效資源和數(shù)據(jù)信息易受到病毒的侵?jǐn)_和毀壞，再加上，當(dāng)前很多檔案管人員的沒(méi)有經(jīng)過(guò)專業(yè)的檔案知識(shí)培訓(xùn)，對(duì)檔案管理工作的具體工作方式方法不了解，不能夠規(guī)范的管理檔案。

1.3 相應(yīng)的硬件設(shè)施不全

由于檔案管理工作不能夠得到有效的重視，一些單位對(duì)檔案的存放設(shè)施和辦公條件上不能給予更大的傾斜。致使檔案的存放隨意，沒(méi)有專門(mén)的檔案存放條件。而有的單位即使有專門(mén)的檔案存放地點(diǎn)，但也大多數(shù)設(shè)置在偏僻處，“六防”設(shè)備不配套，由于環(huán)境差，會(huì)使紙質(zhì)檔案發(fā)生霉變，蟲(chóng)蛀等現(xiàn)象的發(fā)生，影響檔案的完整性。更有甚者，一些單位的檔案管理工作連檔案管理工作必備的切刀、統(tǒng)一檔案夾等這些最基本的設(shè)備的都沒(méi)有。

2 檔案管理工作的對(duì)策

針對(duì)以上問(wèn)題，針對(duì)檔案管理工作筆者提出以下建議，僅供廣大同仁參考。

2.1 加強(qiáng)重視程度

在當(dāng)前的檔案管理工作過(guò)程中，要加強(qiáng)單位對(duì)這項(xiàng)工作的重視程度。首先，作為單位的負(fù)責(zé)人就要加強(qiáng)這方面的思想建設(shè)，加大對(duì)檔案管理工作的重視性。其次，最為檔案管理的直接操作者，檔案管理工作人員的素質(zhì)和知識(shí)結(jié)構(gòu)也是十分重要的，要加強(qiáng)這些人員的思想建設(shè)和定期對(duì)這些人進(jìn)行培訓(xùn)工作，使其真正掌握科學(xué)管理的原則和方法，提高工作效率，提高檔案管理的質(zhì)量。

2.2 健全檔案管理制度

相關(guān)部門(mén)要在實(shí)際的檔案管理工作過(guò)程中，要制定相對(duì)科學(xué)、合理的檔案管理制度，并嚴(yán)格按照這些規(guī)章制度執(zhí)行檔案管理工作。同時(shí)，規(guī)章制度的建立，能夠在約束職工的同時(shí)，還能夠在一定程度上約束單位領(lǐng)導(dǎo)的行為。這些規(guī)章制度由檔案管理部門(mén)來(lái)制定和執(zhí)行，在執(zhí)行過(guò)程中要真正做到獎(jiǎng)罰明了，充分體現(xiàn)其權(quán)威性。

2.3 加強(qiáng)硬件設(shè)施建設(shè)，強(qiáng)化服務(wù)意識(shí)

在實(shí)際的檔案管理工作中，各單位要專門(mén)設(shè)立用來(lái)存放檔案的檔案室，同時(shí)，加強(qiáng)各方面硬件設(shè)施的配備，從而保證檔案的完整性和整潔性。而檔案管理的工作人員要樹(shù)立正確的檔案管理工作意識(shí)，以增強(qiáng)服務(wù)意識(shí)和主動(dòng)服務(wù)為出發(fā)點(diǎn)，明確所要服務(wù)的方向，提高服務(wù)質(zhì)量。而服務(wù)質(zhì)量的好壞則是作為檔案管理工作是否真正具有權(quán)威性和客觀性的憑證。

2.4 加強(qiáng)檔案的基礎(chǔ)工作

首先，加強(qiáng)檔案信息的收集工作。要做好檔案信息的收集，單純依靠檔案管理員的力量是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的，單位各部門(mén)應(yīng)該配備一個(gè)兼職檔案管理人員，對(duì)本部門(mén)需要?dú)w檔的資料、信息進(jìn)行收集，整理，并按時(shí)在檔案管理部門(mén)要求的時(shí)間內(nèi)進(jìn)行檔案上交，檔案信息收集是否齊全、準(zhǔn)確，直接決定了檔案整體質(zhì)量的高低，影響到整個(gè)檔案的歷史真實(shí)性。當(dāng)前很多檔案收集整理人員對(duì)檔案收集工作不夠重視，平時(shí)不積累，需要上交資料時(shí)才臨時(shí)翻找資料，隨意性極大。沒(méi)有檔案收集人員平時(shí)認(rèn)真、及時(shí)、準(zhǔn)確的收集，檔案工作就不可能符合規(guī)定要求。其次，檔案的整理和分類。檔案管理人員對(duì)于各部門(mén)收集的并移交上來(lái)的檔案信息要進(jìn)行及時(shí)的整理和分類，在進(jìn)行分類時(shí)，應(yīng)根據(jù)保管期限的不同以及檔案類別的不同進(jìn)行劃分。避免分類出現(xiàn)混亂無(wú)章的情況，這樣在日后進(jìn)行檔案查找時(shí)才能有效提升檔案查閱效率。再次，進(jìn)行裝合、排列入柜。這一流程應(yīng)該體現(xiàn)出檔案管理的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化，在進(jìn)行檔案裝合時(shí)應(yīng)該首先將備考表填寫(xiě)齊全，內(nèi)容主要包括本盒裝的是什么，或裝盒的原因，標(biāo)注上立卷人和查卷人，記錄上立卷日期。完成檔案裝盒后，檔案的基礎(chǔ)工作基本完成，可以將檔案進(jìn)行入柜排列，在對(duì)檔案進(jìn)行入柜排列時(shí)應(yīng)該將盒子按照編號(hào)從左至右依次排列好。

3 結(jié)語(yǔ)

綜上所述，檔案管理工作作為一個(gè)單位或者企業(yè)的基礎(chǔ)所在，起著至關(guān)重要的作用。但在目前的實(shí)際工作過(guò)程中，會(huì)遇到很多問(wèn)題，針對(duì)這些問(wèn)題做出相應(yīng)的解決辦法，是確保當(dāng)前檔案管理工作的前提，也是一個(gè)單位或者企業(yè)能夠正陽(yáng)運(yùn)行的保證。所以，相關(guān)單位要做好檔案管理工作，為單位的發(fā)展奠定良好的基礎(chǔ)。

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