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        淺談事業(yè)單位創(chuàng)新人事檔案管理水平的具體措施

        2020-11-30 09:08:39劉芬
        卷宗 2020年22期
        關(guān)鍵詞:事業(yè)單位檔案管理

        ?劉芬

        摘 要:隨著我國經(jīng)濟(jì)的飛速發(fā)展,事業(yè)單位面臨的市場競爭壓力也逐漸提升。事業(yè)單位間的競爭,歸根結(jié)底是人才間的競爭。人力資源作為事業(yè)單位發(fā)展的主要力量,需要充分發(fā)揮其作用和價值。而人事檔案管理工作是人力資源管理中的重要組成部分,其管理水平能夠直接影響事業(yè)單位發(fā)展?fàn)顟B(tài)?,F(xiàn)如今,事業(yè)單位受多種因素影響,存在人事檔案管理不到位現(xiàn)象,導(dǎo)致事業(yè)單位人才流失嚴(yán)重。因此,本文結(jié)合事業(yè)單位人事檔案管理中存在的問題進(jìn)行分析,并針對性提出創(chuàng)新措施,希望能夠為管理人員提供參考借鑒,為促進(jìn)事業(yè)單位穩(wěn)定發(fā)展奠定良好基礎(chǔ)。

        關(guān)鍵詞:事業(yè)單位;人事檔案;檔案管理;創(chuàng)新措施

        事業(yè)單位人事檔案管理工作是人力資源管理工作中的重要組成部分,其管理水平能夠直接影響事業(yè)單位發(fā)展?fàn)顩r。人事檔案主要記錄單位人才教育、人才品德以及人才工作經(jīng)歷等多項內(nèi)容,有助于單位更加快速的了解和掌握人才實際情況,從而為人才合理分配崗位?,F(xiàn)如今,隨著事業(yè)單位市場競爭力的逐漸增加,大部分單位都認(rèn)識到了人事檔案管理的重要性,并且積極投入檔人事案管理工作中[1]。然而,受多種因素影響,事業(yè)單位人事檔案管理水平仍然停滯不前,導(dǎo)致單位人才大量流失,不利于事業(yè)單位實現(xiàn)穩(wěn)定發(fā)展目標(biāo)。由此可見,創(chuàng)新人事檔案管理方式,提高人事檔案管理水平,已經(jīng)成為事業(yè)單位未來發(fā)展中的必經(jīng)之路,需要給予高度重視。

        1 事業(yè)單位創(chuàng)新人事檔案管理中存在的問題

        1.1 人事檔案管理粗放

        當(dāng)前,雖然大部分事業(yè)單位均認(rèn)識到人事檔案管理的重要性,但是結(jié)合實際管理情況來看,仍然存在人事檔案管理內(nèi)容單一這一問題。具體體現(xiàn)在對人才精力、經(jīng)驗等記錄方式大同小異,無法充分體現(xiàn)人才的特點和價值?;蛘呷耸聶n案對人才的描述過于模糊,對人才缺乏全面、客觀的評價。另外,在人事檔案管理工作中,管理人員只重視檔案完整性管理工作,沒有重視內(nèi)容審查和鑒定工作,導(dǎo)致諸多檔案記錄內(nèi)容缺乏真實性。更有甚者為了獲得預(yù)想職位,可以偽造檔案信息。除此之外,事業(yè)單位人事檔案管理中還普遍存在一個問題[2],即分類和整理缺乏表標(biāo)準(zhǔn)性問題。具體體現(xiàn)在各類檔案混在一起,使得檔案在調(diào)取和查閱過程中需要消耗大量精力和時間,嚴(yán)重降低了事業(yè)單位工作效率和工作水平。

        1.2 無頭檔案較多

        近年來,我國經(jīng)濟(jì)發(fā)展迅速,各行各業(yè)相繼崛起,在這一發(fā)展背景下,社會群眾的崗位選擇也更加豐富,導(dǎo)致事業(yè)單位人才流動較大。同時,事業(yè)單位現(xiàn)階段正處于改革和創(chuàng)新起始階段,內(nèi)部人才調(diào)動頻繁。雖然諸多事業(yè)單位保存了人才檔案,但是卻無法將檔案信息與當(dāng)事人聯(lián)系在一起,而這類檔案統(tǒng)稱為“無頭檔案”。產(chǎn)生“無頭檔案”的主要原因有以下兩點:第一,事業(yè)單位缺乏健全的人事檔案管理制度,人事調(diào)動和人事檔案管理工作沒能充分協(xié)調(diào)。第二,事業(yè)單位人才流動過大,人事檔案管理工作沒能結(jié)合實際情況及時更新檔案內(nèi)容。這些原因均是產(chǎn)生“無頭檔案”的根本原因。與此同時,事業(yè)單位某些崗位是通過不正當(dāng)渠道獲得,這些人往往沒有按照辦理手續(xù)以及標(biāo)準(zhǔn)程序入職,導(dǎo)致檔案信息存在各種問題。除此之外,部分事業(yè)單位為避免人才流失[3],對人事檔案設(shè)定了某些限制條件,導(dǎo)致人才離開后檔案需要持續(xù)留在事業(yè)單位,從而造成“無頭檔案”。

        1.3 人事檔案管理體制落后

        結(jié)合事業(yè)單位人事檔案管理現(xiàn)狀可以看出,大部分單位仍然采用多頭管理方式,導(dǎo)致人事檔案管理工作存在分散性特點,無法充分滿足事業(yè)單位發(fā)展現(xiàn)狀。另外,事業(yè)單位人事檔案管理分類大多以學(xué)生、干部、工人三類為主,然而,隨著時代的不斷發(fā)展,各種各樣的復(fù)合型人才應(yīng)運而生,這些人才從類型方面區(qū)分,并不包含于以上三種類型之中。由于類型模糊,在一定程度上為事業(yè)單位人事檔案管理工作增加了挑戰(zhàn)性。另外,事業(yè)單位“檔隨人走”這一管理模式,也存在一定的不足之處,這種管理方法嚴(yán)重減低了單位人事檔案管理效率,導(dǎo)致檔案與當(dāng)事人實際情況不一致。

        2 事業(yè)單位創(chuàng)新人事檔案管理水平的具體措施

        2.1 完善人事檔案內(nèi)容

        上文提到,現(xiàn)階段事業(yè)單位人事檔案普遍存在內(nèi)容單一問題,針對這一問題,需要事業(yè)單位進(jìn)一步完善和豐富檔案內(nèi)容。具體來說:第一,提高事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)層的人事檔案管理意識,只有領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)識到人事檔案管理重要性,才能夠給予管理工作相應(yīng)的人力、物力和財力。并組建專業(yè)管理部門,全面提高人事檔案管理的專業(yè)性。第二,強化人事檔案管理人員綜合水平,一方面事業(yè)單位需要強化管理人員專業(yè)能力培訓(xùn)力度,提高其專業(yè)能力和責(zé)任意識,使管理人員能夠在實際工作中規(guī)范行為,有效提高人事檔案管理質(zhì)量和管理水平。另一方面,事業(yè)單位需要強化管理人員思想道德水平,通過灌輸正確思想道德知識,提高其職業(yè)態(tài)度和責(zé)任意識,從而保證管理人員能夠尊重和熱愛人事檔案管理工作,并認(rèn)識到自身對事業(yè)單位發(fā)展的重要性,保證在自己的崗位盡職盡責(zé),杜絕以權(quán)謀私等不良現(xiàn)象,從而為事業(yè)單位穩(wěn)定發(fā)展貢獻(xiàn)個人力量。第三,豐富檔案內(nèi)容[4]。檔案內(nèi)容不僅需要詳細(xì)記錄人才的教育歷史、工作經(jīng)驗以及思想道德,還要體現(xiàn)人才的特長和特點。保證事業(yè)單位通過查閱檔案能夠全面了解人才真實情況,從而為其合理安排崗位,使其能夠在事業(yè)單位發(fā)展中充分發(fā)揮自身作用和價值。第四,建立健全的檔案管理制度,并嚴(yán)格落實到實際工作中,保證做到各項工作有章可依。

        2.2 減少無頭檔案

        想要減少事業(yè)單位中的“無頭檔案”,需要做好無頭檔案預(yù)防工作。具體來說,人事檔案管理部門需要強化自身與人才調(diào)動部門的溝通和交流,保證第一時間了解人才的流動情況,并對人才檔案進(jìn)行相應(yīng)調(diào)整。另外,人事檔案管理人員需要具備較強的責(zé)任意識和工作能力,嚴(yán)格按照相關(guān)規(guī)范檢查和審核檔案內(nèi)容,并詳細(xì)登記,有效減少無頭檔案的產(chǎn)生。與此同時,針對已經(jīng)產(chǎn)生的無頭檔案,需要結(jié)合檔案內(nèi)容和工作所需分析檔案是否保留。并且要將檔案合理分類和保存,針對不在崗檔案需要聯(lián)系當(dāng)事人將檔案轉(zhuǎn)出。針對無保留價值或偽造檔案需要上報領(lǐng)導(dǎo)并對檔案進(jìn)行銷毀。

        3 結(jié)束語

        綜上所述,人事檔案管理工作能夠直接影響事業(yè)單位發(fā)展?fàn)顟B(tài),需要事業(yè)單位加以重視,并結(jié)合現(xiàn)存問題進(jìn)行分析,針對性提出創(chuàng)新措施,為促進(jìn)事業(yè)單位穩(wěn)定發(fā)展奠定良好基礎(chǔ)。

        參考文獻(xiàn)

        [1]趙春蕾.新形勢下事業(yè)單位檔案管理工作的創(chuàng)新途徑探索[J].辦公室業(yè)務(wù),2018,No.290(09):182.

        [2]陶玉瓊.事業(yè)單位人事檔案管理的創(chuàng)新探討[J].辦公室業(yè)務(wù),2018,No.296(15):136-137.

        [3]王元淵;事業(yè)單位人事檔案管理模式的創(chuàng)新探索[J].辦公室業(yè)務(wù),2018,No.288(07):138.

        [4]覃燕春.事業(yè)單位人事檔案管理的創(chuàng)新路徑[J].企業(yè)科技與發(fā)展,2018,No.441(07):216-217.

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