蔣楠

摘 要：企業(yè)人事檔案管理是一項(xiàng)十分重要的工作，其關(guān)系到企業(yè)的人事變動(dòng)、職工晉升以及薪酬等諸多方面的內(nèi)容，但是當(dāng)前我國很多企業(yè)對(duì)人事檔案管理工作不夠重視，該工作還面臨很多問題，影響到了企業(yè)的穩(wěn)定運(yùn)行?；诖耍疚膶?duì)這些問題進(jìn)行了總結(jié)，并對(duì)其做出了詳細(xì)分析，在此基礎(chǔ)上提出針對(duì)性的完善建議，希望能夠?yàn)槠髽I(yè)人事檔案管理工作的有序開展帶來有利作用。

關(guān)鍵詞：人事檔案管理;諸多問題;重視;完善建議

在新時(shí)期背景下，我國市場經(jīng)濟(jì)的整體發(fā)展形勢發(fā)生了變化，企業(yè)所面臨的競爭壓力更大，因此很多企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)將注意力放在了業(yè)績、經(jīng)濟(jì)活動(dòng)等方面，而并不注重內(nèi)部管理，尤其是人事檔案管理工作。這導(dǎo)致人事檔案管理面臨著諸多方面的缺陷，比如管理制度缺失、流程不完善等，對(duì)于人員的晉升、考核帶來了不利影響，影響了員工工作的積極性，最終導(dǎo)致企業(yè)凝聚力的降低，無法提升企業(yè)的綜合競爭力。因此加強(qiáng)這方面內(nèi)容的研究，不斷提升人事檔案管理的有效性意義重大。

1 企業(yè)人事檔案管理的概述

1.1 企業(yè)人事檔案管理的含義

企業(yè)人事檔案管理指的是對(duì)企業(yè)人事關(guān)系有關(guān)的檔案信息、資料等進(jìn)行管理的活動(dòng)，包括職工基本資料信息、晉升信息、職稱信息以及其它有關(guān)的信息等。通過人事檔案管理，能夠使企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)每一位職工都進(jìn)行清晰了解，明確職工的個(gè)人情況，并科學(xué)對(duì)其進(jìn)行崗位安排，并對(duì)其進(jìn)行管理等?？梢哉f，人事檔案管理工作是一項(xiàng)復(fù)雜的工作，涉及諸多方面的內(nèi)容，且與企業(yè)所有職工息息相關(guān)，會(huì)對(duì)員工的利益產(chǎn)生直接影響，也會(huì)對(duì)企業(yè)的穩(wěn)定發(fā)展帶來一定的作用。

1.2 企業(yè)人事檔案管理的重要性

1）是增強(qiáng)企業(yè)競爭力和凝聚力的重要途徑。企業(yè)通過有效對(duì)人事檔案信息進(jìn)行管理，能夠清晰反映每一位員工的情況，這樣企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)就可以對(duì)各位員工進(jìn)行更為深入地了解，根據(jù)員工的興趣愛好對(duì)其進(jìn)行崗位、任務(wù)分配，根據(jù)員工的需求對(duì)其進(jìn)行獎(jiǎng)勵(lì)等，這就能夠使員工有更高的滿意度，提升員工對(duì)企業(yè)的認(rèn)同感，從而能夠在企業(yè)中形成良好的工作氛圍，這對(duì)于企業(yè)的持續(xù)發(fā)展是較為有利的。同時(shí)，通過對(duì)員工檔案信息的清晰了解，還能夠及時(shí)對(duì)員工進(jìn)行考核，合理對(duì)員工的薪酬進(jìn)行調(diào)整，做好鼓勵(lì)和表揚(yáng)等，也能夠使員工工作熱情和積極性的提升，使各位員工之間更好地進(jìn)行配合與協(xié)調(diào)，為企業(yè)競爭力和凝聚力的提升會(huì)帶來較好的作用。

2）是實(shí)現(xiàn)企業(yè)穩(wěn)定持續(xù)運(yùn)行的重要方法。在新時(shí)代背景下企業(yè)所面臨的競爭壓力更大，而企業(yè)之間的競爭已經(jīng)不再僅僅局限于產(chǎn)品和市場的競爭，更多的是體現(xiàn)在人力資源和知識(shí)方面的競爭，所以企業(yè)做好人力資源管理十分迫切。人事檔案管理是人力資源管理中的重要部分，通過有效對(duì)人事檔案信息進(jìn)行管理，能夠促進(jìn)企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)員工情況進(jìn)行了解，結(jié)合不同員工的差異對(duì)其進(jìn)行培訓(xùn)，這就能夠使員工技能得到提升，從而實(shí)現(xiàn)員工的良好成長，促進(jìn)企業(yè)更好地運(yùn)行。并且，合理對(duì)人事檔案信息進(jìn)行管理，還能夠及時(shí)對(duì)員工進(jìn)行評(píng)價(jià)，對(duì)崗位進(jìn)行調(diào)整，或者對(duì)工作任務(wù)進(jìn)行劃分等，這就能夠降低員工的不良情緒，使員工的個(gè)性需求得到滿足，也能夠提升員工的工作動(dòng)力，為企業(yè)的穩(wěn)定持續(xù)運(yùn)行奠定良好的基礎(chǔ)。

2 新時(shí)期背景下企業(yè)人事檔案管理中存在的問題

在新時(shí)期背景下，我國企業(yè)人事檔案管理還面臨著很多問題，集中表現(xiàn)為企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)人事檔案管理的認(rèn)識(shí)度低下、企業(yè)缺乏科學(xué)的人事檔案管理制度和流程、人事檔案管理方式落后等，這些問題制約了企業(yè)人事檔案管理工作的開展，也影響了企業(yè)的持續(xù)運(yùn)行。

2.1 企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)人事檔案管理的認(rèn)識(shí)度低下

因?yàn)樾聲r(shí)期背景下，企業(yè)所面臨的競爭更為嚴(yán)峻，所以很多企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)為了提升企業(yè)的發(fā)展成效，增強(qiáng)競爭力，而將更多的精力和時(shí)間都花費(fèi)在了業(yè)績以及業(yè)務(wù)活動(dòng)上，對(duì)于業(yè)績的提升進(jìn)行了各種各樣的設(shè)想，制定了對(duì)應(yīng)的制度措施等，但是卻并沒有對(duì)人事檔案管理提升重視度。因?yàn)槿耸聶n案管理工作屬于后勤工作，所以對(duì)其較為忽略，該部門員工的工作無法得到支持和肯定，久而久之員工的工作動(dòng)力和積極性下降，失去了工作的耐心，導(dǎo)致該工作存在很多問題。還有一些企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的思想觀念較為固化，認(rèn)為人事檔案管理就是對(duì)員工信息進(jìn)行管理的，不需要什么技巧，也不需要對(duì)工作進(jìn)行更新、改進(jìn)等，沒有認(rèn)識(shí)到在企業(yè)快速發(fā)展和變動(dòng)中，人事檔案管理工作也需要得到改進(jìn)，不注重對(duì)部門工作進(jìn)行考核，導(dǎo)致員工缺乏必要的工作壓力，存在嚴(yán)重的得過且過心理。

2.2 缺乏科學(xué)的人事檔案管理制度

由于很多企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)人事檔案管理工作不重視，所以也不會(huì)對(duì)該工作進(jìn)行系統(tǒng)分析，導(dǎo)致檔案管理部門所運(yùn)用的制度體系較為落后，這些制度是很早就建立的，在當(dāng)前企業(yè)快速發(fā)展中已經(jīng)表現(xiàn)出很多缺陷，亟待進(jìn)行完善。并且還有一些企業(yè)所構(gòu)建的人事檔案管理流程缺乏科學(xué)性，不能對(duì)人事檔案管理工作進(jìn)行系統(tǒng)規(guī)劃，有關(guān)流程存在沖突、重疊等現(xiàn)象，也不利于人事檔案管理工作的順利開展。另外，還有一些企業(yè)對(duì)人事檔案管理部門的崗位設(shè)置不夠科學(xué)，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)不能對(duì)人事檔案管理工作進(jìn)行系統(tǒng)認(rèn)識(shí)和了解，無法根據(jù)具體的情況來設(shè)置崗位，且各個(gè)崗位職責(zé)分工不明確，導(dǎo)致一些崗位的員工工作內(nèi)容較少，每天較為輕松，而其它崗位的員工則工作職責(zé)較多，任務(wù)較重，難以實(shí)現(xiàn)協(xié)調(diào)，嚴(yán)重影響了員工的工作積極性和動(dòng)力。

2.3 人事檔案管理方式落后

人事檔案管理方式指的是人事檔案管理過程中所運(yùn)用的方法和手段，當(dāng)前我國很多企業(yè)人事檔案管理者在開展工作的時(shí)候依然是將傳統(tǒng)的手工模式作為重要模式，手工對(duì)各個(gè)部門的信息進(jìn)行收集、匯總、處理、歸檔等，這樣往往需要花費(fèi)較多的時(shí)間，人事檔案管理的效果并不理想，且誤差較多。比如，在對(duì)各位員工信息進(jìn)行保存的時(shí)候，需要手工到其部門中進(jìn)行信息的整理、收集，并做出篩選，最終將其保存在部門檔案中，且有員工信息發(fā)生變動(dòng)的時(shí)候，要手工對(duì)其檔案進(jìn)行尋找，并做出更正，整個(gè)流程較為繁瑣，檔案管理者的工作較為復(fù)雜。而通過引入信息化技術(shù)，借助于信息手段對(duì)員工檔案信息進(jìn)行管理，則能夠降低其繁瑣性，提升檔案管理的有效性，比如可以借助于系統(tǒng)對(duì)各位員工的檔案信息進(jìn)行調(diào)取，對(duì)其進(jìn)行更正，或者將其發(fā)送給企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行觀看等，這能夠降低檔案管理的復(fù)雜性，提升管理效率。但是很多企業(yè)因?yàn)樾畔⒒夹g(shù)的引進(jìn)需要花費(fèi)較高的成本，對(duì)信息化建設(shè)不注重等原因的影響，而并沒有引入信息化設(shè)備，這一問題亟待進(jìn)行解決。

2.4 人事檔案管理者的技能欠缺

人事檔案管理者的技能與素質(zhì)會(huì)直接影響人事檔案管理的結(jié)果，所以企業(yè)要注重對(duì)人事檔案管理者的技能考核， 明確其技能情況，并及時(shí)進(jìn)行培訓(xùn)。當(dāng)前因?yàn)楹芏嗥髽I(yè)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)人事檔案管理工作的重視度低下，所以并不會(huì)在這一工作上花費(fèi)過多的時(shí)間，對(duì)檔案管理者的關(guān)注也不夠，不能定期對(duì)其技能進(jìn)行考核，無法深入了解其能力，也難以及時(shí)對(duì)其進(jìn)行培訓(xùn)，這使得很多人事檔案管理者存在技能欠缺、思想觀念落后的問題，阻礙了企業(yè)人事檔案管理工作的進(jìn)程。比如在新時(shí)期背景下，企業(yè)的發(fā)展環(huán)境發(fā)生了變化，業(yè)務(wù)流程、工作模式等都隨著計(jì)算機(jī)的運(yùn)用而得到了更新，所以人事檔案管理的內(nèi)容、手段等都需要相應(yīng)隨之變化，但是因?yàn)槿耸聶n案管理者的綜合技能欠缺，難以對(duì)新技術(shù)進(jìn)行運(yùn)用，所以導(dǎo)致這一工作的開展受到了限制，影響了工作效果。

3 新時(shí)期背景下解決企業(yè)人事檔案管理問題的對(duì)策

在新時(shí)期背景下，要想促進(jìn)企業(yè)人事檔案管理工作成效的提升，增強(qiáng)人事檔案管理的有效性，就必須要對(duì)其存在的問題進(jìn)行詳細(xì)分析，并結(jié)合這些問題構(gòu)建對(duì)應(yīng)的完善措施。

3.1 提升對(duì)人事檔案管理工作的重視度

第一，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)要認(rèn)識(shí)到企業(yè)人事檔案管理在企業(yè)發(fā)展中的重要作用，明確其價(jià)值和意義，并不斷提升對(duì)人事檔案管理的重視度。在日常運(yùn)行中，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)不僅要注重業(yè)績和經(jīng)濟(jì)活動(dòng)有關(guān)的工作，同時(shí)也要在人事檔案管理上分配一點(diǎn)時(shí)間，要對(duì)人事檔案管理部門員工的工作進(jìn)行明確，對(duì)員工進(jìn)行鼓勵(lì)，肯定員工的工作，這樣才能夠使員工感受到自身的地位和價(jià)值，從而更有信心地開展工作。第二，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)要對(duì)其他部門員工進(jìn)行宣傳與教育，使其都能夠認(rèn)識(shí)到人事檔案管理的重要性，并積極配合人事檔案管理部門進(jìn)行信息的提供，做好工作協(xié)調(diào)。第三，明確人事檔案管理部門的工作標(biāo)準(zhǔn)和要求，并適當(dāng)為員工施加壓力，比如為員工設(shè)定短期目標(biāo)，使員工在哪個(gè)時(shí)期達(dá)到哪些目標(biāo)，激發(fā)員工工作的積極性和動(dòng)力，改變傳統(tǒng)模式下員工得過且過的心理，不斷提升工作的有效性。

3.2 健全人事檔案管理制度

企業(yè)應(yīng)當(dāng)對(duì)人事檔案管理制度進(jìn)行完善和健全，要結(jié)合企業(yè)的現(xiàn)實(shí)發(fā)展情況對(duì)原有的制度進(jìn)行更新，加入一些新的內(nèi)容，使制度有更強(qiáng)的實(shí)用性和操作性，更好地指導(dǎo)員工工作。比如一些企業(yè)原有的人事檔案管理制度只要求對(duì)員工的基本資料信息、職稱信息、晉升情況等進(jìn)行記錄就可以了，但是當(dāng)前在企業(yè)快速發(fā)展中，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)員工的興趣愛好、各個(gè)時(shí)期所取得的工作成果等更為關(guān)心，以此對(duì)員工進(jìn)行崗位調(diào)整或者實(shí)施獎(jiǎng)勵(lì)等，這就要對(duì)制度進(jìn)行修訂，在其中加入員工的興趣愛好、工作成果等，這樣才可以更為精準(zhǔn)地對(duì)員工情況進(jìn)行反映。同時(shí)，如果在企業(yè)快速發(fā)展中，原有的制度有很多內(nèi)容已經(jīng)落后于企業(yè)發(fā)展，那么企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)也可以果斷將這些制度摒棄掉，結(jié)合企業(yè)發(fā)展進(jìn)行新制度的制定，使其有更高的操作性，更好地指導(dǎo)人事檔案管理部門的工作。還要對(duì)各個(gè)崗位的職責(zé)要求等進(jìn)行明確，嚴(yán)格依據(jù)詳細(xì)工作內(nèi)容進(jìn)行職責(zé)的劃分，并做好崗位設(shè)置，確保每一個(gè)崗位的工作都較為明確，且工作量基本一樣，促進(jìn)員工之間相互監(jiān)督，推動(dòng)人事檔案管理工作成效的全面提升。

3.3 做好人事檔案管理方式的創(chuàng)新

在新時(shí)代背景下，企業(yè)必須要對(duì)傳統(tǒng)的人事檔案管理方式進(jìn)行創(chuàng)新，為人事檔案管理賦予更大的更強(qiáng)的時(shí)代性特征，提升整個(gè)工作的規(guī)范性。第一，可以積極在人事檔案管理部門引入信息化設(shè)備，構(gòu)建信息系統(tǒng)，并結(jié)合各個(gè)崗位的實(shí)際情況進(jìn)行權(quán)限的設(shè)置，使各位員工都能夠在系統(tǒng)中開展工作，避免出現(xiàn)權(quán)限沖突。比如檔案收集崗位的員工，可以通過信息化系統(tǒng)與各個(gè)部門進(jìn)行聯(lián)系，使各個(gè)部門負(fù)責(zé)人通過系統(tǒng)對(duì)員工的信息進(jìn)行傳遞，及時(shí)對(duì)信息進(jìn)行匯總和收集;而檔案分類整理部門的員工則可以借助于信息系統(tǒng)對(duì)各位員工的信息進(jìn)行自主分類或者匯總等，降低工作量，提升工作效率;第二，對(duì)原有的人事檔案形式進(jìn)行創(chuàng)新。在傳統(tǒng)模式下，企業(yè)通常采用紙質(zhì)的形式對(duì)員工的人事檔案信息進(jìn)行保存，這些紙質(zhì)信息較為單調(diào)，難以對(duì)員工的情況進(jìn)行全面反應(yīng)，而在新時(shí)代背景下，企業(yè)則可以采用視頻、圖片等形式對(duì)員工的信息進(jìn)行保存，以此對(duì)員工進(jìn)行更為直觀地體現(xiàn)，促進(jìn)企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)從多層面、多角度對(duì)員工進(jìn)行了解，更好地對(duì)員工工作進(jìn)行安排。比如，可以借助于微信、QQ、微博等軟件對(duì)員工的信息進(jìn)行收集，還可以以此對(duì)員工思想動(dòng)態(tài)進(jìn)行了解，深入記錄員工的表現(xiàn)等，提升人事檔案信息的完整性。第三，要不斷拓寬人事檔案的內(nèi)容。新時(shí)期背景下，人力資源就是企業(yè)的核心競爭力，所以企業(yè)的穩(wěn)定發(fā)展離不開人力資源的優(yōu)化管理，企業(yè)可以借助于大數(shù)據(jù)技術(shù)、云計(jì)算技術(shù)等對(duì)員工的日常生活進(jìn)行跟蹤，做好信息篩選，深入記錄員工的興趣、愛好、家庭情況、特殊困難等，將這些信息加入到員工檔案中，便于領(lǐng)導(dǎo)深入對(duì)員工進(jìn)行了解，并結(jié)合員工情況為員工安排工作，特殊照顧等，這樣也能夠提升人員管理的有效性，為企業(yè)核心競爭力的提升奠定基礎(chǔ)。

3.4 增強(qiáng)人事檔案管理者的教育與培訓(xùn)

在新時(shí)代背景下，企業(yè)人事檔案管理工作與傳統(tǒng)模式下有較大的不同，這對(duì)員工技能和素質(zhì)提出了更高的要求，所以企業(yè)應(yīng)當(dāng)積極對(duì)人事檔案管理者進(jìn)行培訓(xùn)與教育，為其灌輸新知識(shí)和新技能，使其能夠?qū)崿F(xiàn)與時(shí)俱進(jìn)，更好地服務(wù)于企業(yè)發(fā)展。比如， 可以為人事檔案管理者培訓(xùn)信息化技能、互聯(lián)網(wǎng)知識(shí)等，使其深化對(duì)這些技術(shù)手段的認(rèn)識(shí)，更好地將其運(yùn)用到工作中，提升工作效果。還可以為其培訓(xùn)新媒體技術(shù)，使其對(duì)新媒體進(jìn)行深入認(rèn)識(shí)，有效對(duì)各種新媒體進(jìn)行運(yùn)用，對(duì)各位員工的檔案信息進(jìn)行全面收集。另外，還要為員工培訓(xùn)一些專業(yè)化技能知識(shí)，比如人事檔案管理技巧、注意事項(xiàng)等，使員工能夠不斷提升自身的人事檔案管理技能，通過專業(yè)化知識(shí)和水平的提升，帶動(dòng)工作質(zhì)量的提升，增強(qiáng)工作的規(guī)范性程度，為企業(yè)的持續(xù)發(fā)展奠定良好的基礎(chǔ)。

4 結(jié)束語

新時(shí)期背景下，企業(yè)發(fā)展壓力更大，競爭更為激烈，更需要對(duì)人事檔案管理提升重視度，這就要求企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)要站在全局上對(duì)人事檔案管理進(jìn)行規(guī)劃，深化對(duì)其的認(rèn)識(shí)，并對(duì)傳統(tǒng)的人事檔案管理制度進(jìn)行完善，積極進(jìn)行信息化技術(shù)的引進(jìn)，加強(qiáng)人事檔案管理者的培訓(xùn)與教育，只有這樣才能夠?yàn)槿耸聶n案管理工作的深化發(fā)展帶來強(qiáng)有力的保障，為企業(yè)的持續(xù)穩(wěn)定發(fā)展帶來諸多有利作用。不過需要注意的是，不同企業(yè)的實(shí)際情況不同，人事檔案管理所面臨的環(huán)境也不相同，存在的問題也并非本文所概述的，還要結(jié)合自身的具體情況進(jìn)行對(duì)應(yīng)策略的選取，盡量使人事檔案管理更貼近于企業(yè)的發(fā)展，提升人事檔案管理的有效性。

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