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        淺談新時(shí)期如何做好文書(shū)檔案管理工作

        2020-11-30 09:08:39道維麗
        卷宗 2020年22期
        關(guān)鍵詞:新時(shí)期管理工作

        道維麗

        摘 要:近些年來(lái),隨著我國(guó)信息技術(shù)和科學(xué)技術(shù)的發(fā)展日趨成熟,社會(huì)各階層都開(kāi)始越來(lái)越重視對(duì)文書(shū)檔案管理的工作?,F(xiàn)階段,隨著文書(shū)檔案的數(shù)量逐年增多,傳統(tǒng)的文書(shū)檔案管理程序的一些弊端慢慢顯露出來(lái),為檔案管理工作帶來(lái)了較大的挑戰(zhàn)。新時(shí)期信息時(shí)代的到來(lái),企業(yè)如何做好文書(shū)檔案管理工作成為文書(shū)檔案管理人員亟需研究的課題。本文通過(guò)對(duì)新時(shí)期文書(shū)檔案管理工作中存在的主要問(wèn)題進(jìn)行分析與研究,并結(jié)合檔案管理工作中的實(shí)際問(wèn)題,提出了新時(shí)期優(yōu)化文書(shū)檔案管理工作的有效創(chuàng)新舉措。

        關(guān)鍵詞:新時(shí)期;文書(shū)檔案;管理工作

        1 新時(shí)期文書(shū)檔案管理工作中存在的主要問(wèn)題

        1.1 文書(shū)檔案管理工作人員的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)普遍偏低

        文書(shū)檔案管理工作作為一項(xiàng)政策性較強(qiáng)的工作,不僅給我們帶來(lái)了豐富的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn),還給單位今后的決策提供了有力依據(jù)。但是目前的文書(shū)檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)以及業(yè)務(wù)能力良莠不齊,企業(yè)對(duì)于文書(shū)檔案管理工作的重視程度不夠都嚴(yán)重影響著檔案管理工作的開(kāi)展與順利進(jìn)行。甚至有些單位直接隨意安排員工進(jìn)行檔案管理,這一傳統(tǒng)守舊的管理意識(shí)與新時(shí)期信息時(shí)代對(duì)文書(shū)檔案管理工作的要求并不吻合,嚴(yán)重影響了文書(shū)檔案管理方式與認(rèn)知,使得文書(shū)檔案管理的工作中普遍存在不科學(xué)、不規(guī)范、不統(tǒng)一的現(xiàn)象,無(wú)法實(shí)現(xiàn)對(duì)文書(shū)檔案管理的智能化管理與便捷式管理。

        1.2 文書(shū)檔案的利用率與評(píng)估優(yōu)化水平有待提升

        現(xiàn)階段的文書(shū)檔案管理工作很容易受到上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的忽視,因此,對(duì)于文書(shū)檔案的利用率以及評(píng)估優(yōu)化并沒(méi)有得到最大限度的提升[1]。上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的不重視直接影響了對(duì)文書(shū)檔案管理技術(shù)設(shè)備的資金投入與人才引進(jìn),在一定程度上造成了企業(yè)無(wú)法進(jìn)行文書(shū)檔案管理工作的信息化系統(tǒng)工程,不利于企業(yè)的科學(xué)有效發(fā)展。另外,還有很多企業(yè)采用傳統(tǒng)的文書(shū)檔案管理模式,依靠人力檢索,不僅浪費(fèi)人力與時(shí)間,還加大了勞動(dòng)成本與強(qiáng)度,效率依舊低下,不利于企業(yè)實(shí)現(xiàn)對(duì)內(nèi)部檔案管理信息與資源價(jià)值的充分利用。

        1.3 整體規(guī)劃協(xié)調(diào)工作沒(méi)有做好,檔案歸類(lèi)方式不當(dāng)

        隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷發(fā)展,很多企業(yè)開(kāi)始運(yùn)用電子信息技術(shù)不斷建立健全較為完善、規(guī)范的電子存檔系統(tǒng),為的是實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案信息化管理與資源共享。但是,現(xiàn)階段最大的問(wèn)題就是整體規(guī)劃協(xié)調(diào)工作不充分,在管理的過(guò)程中容易出現(xiàn)局限性,缺乏對(duì)整體工作的嚴(yán)謹(jǐn)規(guī)劃與運(yùn)作模式上的協(xié)調(diào)性,各部門(mén)與小組在對(duì)文書(shū)檔案進(jìn)行管理與歸檔時(shí)方法不合理,給整體的管理工作增加了難度系數(shù)。

        2 新時(shí)期做好文書(shū)檔案管理工作的有效舉措

        2.1 加強(qiáng)對(duì)文書(shū)檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)的培養(yǎng)與提升

        要想使文書(shū)檔案管理工作更加有效地發(fā)揮自身的積極作用,不斷適應(yīng)新時(shí)期發(fā)展的需要,企業(yè)要通過(guò)提升檔案管理人員的工作責(zé)任感與專(zhuān)業(yè)的綜合素質(zhì)這一最基本的舉措來(lái)進(jìn)行加強(qiáng)檔案管理工作的實(shí)行。一方面,文書(shū)檔案管理工作對(duì)相關(guān)工作人員的要求隨著時(shí)代的發(fā)展在不斷增加。檔案管理人員的高度責(zé)任感與良好的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)與技術(shù)水平對(duì)檔案管理工作的順利開(kāi)展具有十分重要的意義;另一方面,對(duì)于企業(yè)的發(fā)展有著促進(jìn)作用。檔案管理人員的素質(zhì)提升能夠很好的為企業(yè)提供事實(shí)記錄,為單位指出明確的發(fā)展方向與目標(biāo),進(jìn)而為企業(yè)更好地進(jìn)行決策提供有力的依據(jù)與基礎(chǔ)。首先,要大力統(tǒng)籌對(duì)檔案管理人員的職業(yè)范疇,定期對(duì)管理人員進(jìn)行培訓(xùn)與學(xué)習(xí)教育,明確管理者的工作職能,不斷強(qiáng)化對(duì)其專(zhuān)業(yè)知識(shí)和技能的指導(dǎo)與提升[2]。其次,要順應(yīng)新時(shí)期信息化的發(fā)展,不斷學(xué)習(xí)工作中需要的計(jì)算機(jī)操作與網(wǎng)絡(luò)信息知識(shí)和技術(shù),不斷提升自身電子信息技術(shù)的管理技能與專(zhuān)業(yè)能力,并借助于計(jì)算機(jī)與網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行信息化、科學(xué)化的檔案管理,進(jìn)而優(yōu)化自身的工作能力,提升工作效率。

        2.2 有效實(shí)現(xiàn)文書(shū)檔案管理工作的信息化、現(xiàn)代化管理

        現(xiàn)階段的文書(shū)檔案管理大多還是以紙質(zhì)的形式進(jìn)行傳播,方式較為傳統(tǒng)、死板,而且容易受外界的影響發(fā)生損壞或者損失。實(shí)現(xiàn)對(duì)文書(shū)檔案管理工作的信息化、現(xiàn)代化管理,最主要的是采用新時(shí)期數(shù)字化的檔案管理能夠有效避免上面的意外情況而導(dǎo)致的重要檔案與名貴書(shū)籍資料的遺失。另外,實(shí)現(xiàn)文書(shū)檔案的信息化,人們就能夠在網(wǎng)絡(luò)上看到稀有的文書(shū),不僅能夠?qū)ξ臅?shū)進(jìn)行有效保存,還能夠?qū)崿F(xiàn)對(duì)檔案的共享。最后,在進(jìn)行文書(shū)檔案管理的過(guò)程中,還需要注意利用先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)與計(jì)算機(jī)技術(shù)對(duì)檔案的記錄與傳輸?shù)木珳?zhǔn)度,以確保檔案記載的準(zhǔn)確性與真實(shí)性。

        2.3 不斷建立健全檔案管理制度

        新時(shí)期下,為了促進(jìn)文書(shū)檔案管理工作更加強(qiáng)有力工作,就需要不斷建立健全檔案管理制度,為管理工作提供堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)與保障。一方面,企業(yè)對(duì)于文書(shū)檔案管理部門(mén)的工作要加強(qiáng)重視,通過(guò)不斷強(qiáng)化其職責(zé)功能來(lái)加強(qiáng)檔案管理人員的責(zé)任感與工作使命,各單位必須要成立專(zhuān)門(mén)的文書(shū)檔案管理部門(mén)與小組,優(yōu)化檔案管理的管理設(shè)備與技術(shù),大力引進(jìn)專(zhuān)業(yè)性較強(qiáng)的綜合型檔案管理人才,通過(guò)合理的工作激勵(lì)機(jī)制進(jìn)行提升工作質(zhì)量[3]。另一方面,通過(guò)制定相關(guān)了的檔案管理制度,加強(qiáng)檔案管理工作人員對(duì)自身工作的重視程度,提升自身職業(yè)職能與技能,使得檔案管理部門(mén)與小組在進(jìn)行收集、篩選、整理以及記錄的每一項(xiàng)工作環(huán)節(jié)中都能夠更加科學(xué)與規(guī)范,實(shí)現(xiàn)檔案管理機(jī)制的優(yōu)化。

        2.4 優(yōu)化文書(shū)檔案管理的質(zhì)量與水平

        社會(huì)新形勢(shì)下,必須要用科學(xué)的管理形式提升與優(yōu)化檔案管理的質(zhì)量與水平,提升對(duì)文書(shū)檔案的深度開(kāi)發(fā)與利用。對(duì)于檔案管理工作進(jìn)行規(guī)范與優(yōu)化,可以從程序管理和方法管理等多個(gè)方面進(jìn)行。首先,應(yīng)該積極將文書(shū)檔案的各宗卷進(jìn)行徹底盤(pán)查,對(duì)已經(jīng)過(guò)期的或者已無(wú)使用價(jià)值的文書(shū)檔案實(shí)時(shí)淘汰;其次,由于文書(shū)檔案的卷數(shù)較多,內(nèi)容較為復(fù)雜,所以管理起來(lái)就比較繁瑣。加強(qiáng)對(duì)文書(shū)檔案的重組與整理,能夠在有效避免出現(xiàn)重復(fù)文書(shū)檔案的同時(shí),還能夠?qū)⒂嘘P(guān)聯(lián)或者內(nèi)容相似的文書(shū)進(jìn)行有序排列與組合;再者,對(duì)于沒(méi)有頁(yè)碼或者標(biāo)題的不完整的文書(shū)檔案,要通過(guò)專(zhuān)業(yè)人員對(duì)其進(jìn)行完善與修復(fù),加強(qiáng)對(duì)文書(shū)檔案的提名工作,有效進(jìn)行文書(shū)檔案的分類(lèi)與標(biāo)號(hào)工作,以確保檔案的完整性,有效促進(jìn)文書(shū)檔案檢索的準(zhǔn)確性,便于檔案的規(guī)范化管理;最后,結(jié)合信息技術(shù)進(jìn)行對(duì)文書(shū)檔案的管理工作。在對(duì)文書(shū)進(jìn)行整理與歸類(lèi)時(shí),可以借助于計(jì)算機(jī)軟件將文書(shū)檔案依照文件形成進(jìn)行順序整理,不僅節(jié)約了整理時(shí)間,還削減了檔案歸檔的難度,大大提升了管理工作的效率[4]。通過(guò)不斷利用高新技術(shù),將文書(shū)檔案管理工作與信息技術(shù)有效融合,使管理工作更加細(xì)節(jié)化、條理化,實(shí)現(xiàn)檔案管理由傳統(tǒng)紙質(zhì)向自動(dòng)化、信息化、現(xiàn)代的管理方向轉(zhuǎn)變,不斷減少對(duì)人力和時(shí)間的消耗,提升了檔案管理的工作效率。

        3 結(jié)語(yǔ)

        綜上所述,文書(shū)檔案作為企業(yè)單位各項(xiàng)工作的真實(shí)記錄,對(duì)企業(yè)的發(fā)展具有深遠(yuǎn)的影響,不僅能夠?qū)ΜF(xiàn)階段的管理進(jìn)行有效指導(dǎo),還能夠?yàn)槠髽I(yè)提供有力的歷史考察依據(jù)。新時(shí)期,只有不斷加強(qiáng)對(duì)文書(shū)檔案管理工作的重視,科學(xué)、規(guī)范的對(duì)其進(jìn)行管理,才能夠不斷促進(jìn)企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展,為文書(shū)檔案的資源共享與資源開(kāi)發(fā)利用奠定良好的基礎(chǔ)。新時(shí)期背景下,將信息技術(shù)與文書(shū)檔案管理工作進(jìn)行有效融合是社會(huì)發(fā)展的必然趨勢(shì),在進(jìn)行文書(shū)檔案管理工作的過(guò)程中,需要管理人員不斷提升自身綜合素養(yǎng)與信息化手段,加強(qiáng)對(duì)檔案管理程序的規(guī)范,不斷優(yōu)化現(xiàn)代化、信息化的文書(shū)檔案管理。

        參考文獻(xiàn)

        [1]李彩虹.淺談新形勢(shì)下企業(yè)如何做好文書(shū)檔案保密管理工作的選人與用人[J].國(guó)際公關(guān),2019(08):185.

        [2]田東陽(yáng).新形勢(shì)下如何做好事業(yè)單位文書(shū)檔案的管理工作[J].科技視界,2019(21):186+183.

        [3]王菁慧.適應(yīng)新時(shí)期發(fā)展需要做好文書(shū)檔案管理工作[J].科技創(chuàng)新與應(yīng)用,2013(12):292.

        [4]李青.新形態(tài)下如何做好事業(yè)單位文書(shū)檔案管理工作研究[J].辦公室業(yè)務(wù),2018(14):106.

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