孫慧穎

摘 要：隨著社會(huì)生產(chǎn)力的不斷提高，我國(guó)檔案管理體制也隨之更迭創(chuàng)新，檔案管理體制的進(jìn)步提高了企業(yè)的工作效率，同時(shí)推動(dòng)著各大企業(yè)的產(chǎn)業(yè)升級(jí)，對(duì)于企業(yè)來(lái)說(shuō)發(fā)揮出檔案管理工作最大效能是特別關(guān)鍵的，它能保障企業(yè)的正常運(yùn)營(yíng)，對(duì)待企業(yè)日后大事件決策有著深層影響。本文從當(dāng)前檔案管理發(fā)揮的現(xiàn)狀進(jìn)行分析，從目前運(yùn)用現(xiàn)狀所出現(xiàn)的問(wèn)題中提出相關(guān)建議，期望能夠促進(jìn)企業(yè)良好發(fā)揮出檔案管理工作的最優(yōu)效能，以此更好推動(dòng)企業(yè)的發(fā)展與進(jìn)步。

關(guān)鍵詞：檔案管理;工作效能;思路分析

引 言

改革開(kāi)放后我國(guó)經(jīng)濟(jì)迎來(lái)快速發(fā)展時(shí)期，催生著更好、更適應(yīng)市場(chǎng)變化的檔案管理體制，無(wú)論是事業(yè)單位還是其他私企組織，檔案管理對(duì)企業(yè)發(fā)展有著不可忽視的作用。做好檔案管理工作能夠有效的減少企業(yè)在面對(duì)產(chǎn)業(yè)轉(zhuǎn)型或升級(jí)的難度，檔案的有據(jù)可查使得企業(yè)在大事件決策上更準(zhǔn)確，便于日后各類項(xiàng)目的開(kāi)展，加快了企業(yè)的工作效率，因此做好檔案管理工作是一項(xiàng)尤為重要的事情，企業(yè)充分發(fā)揮出檔案管理工作的良好效能，便于企業(yè)能夠根據(jù)自身發(fā)展歷程進(jìn)行借鑒與總結(jié)，能夠有效的推動(dòng)企業(yè)產(chǎn)業(yè)的創(chuàng)新與升級(jí)。

一、檔案管理工作運(yùn)營(yíng)現(xiàn)狀分析

（一）檔案管理的配套設(shè)施缺乏保障

為了檔案管理工作更優(yōu)化，那么對(duì)待檔案保管應(yīng)更加仔細(xì)認(rèn)真，檔案的基礎(chǔ)配套措施不可或缺，這樣才能更加完善的保管好檔案[1]。但目前大多數(shù)企業(yè)對(duì)檔案保管情況并沒(méi)有達(dá)到理想狀態(tài)，很多企業(yè)隨意將檔案放在書(shū)架或展覽架上，沒(méi)有配套相關(guān)的資料室，這樣的存放很容易讓檔案字跡受潮或者遺失相關(guān)資料，嚴(yán)重的話將泄露商業(yè)機(jī)密導(dǎo)致企業(yè)面臨不可想象的損失;檔案涉及著各個(gè)部門(mén)的工作內(nèi)容，因此檔案的復(fù)雜性也決定了檔案管理應(yīng)該更為專業(yè)化和安全性，同時(shí)檔案的紙質(zhì)材料容易受到蟑螂等相關(guān)動(dòng)物的損害，所以在進(jìn)行檔案保管時(shí)還需要注意日常維護(hù)，進(jìn)行相關(guān)滅蟲(chóng)工作，企業(yè)也可以引入高級(jí)的配套措施，采用雙份檔案資料進(jìn)行備案，保證資料損失情況出現(xiàn)時(shí)還有B方案進(jìn)行選擇，但是目前企業(yè)仍然缺少對(duì)檔案保管的基礎(chǔ)配套設(shè)備。

（二）檔案管理工作認(rèn)知意識(shí)不夠

從我國(guó)目前企業(yè)對(duì)檔案管理工作的情況來(lái)說(shuō)，很多企業(yè)將檔案管理工作歸功于行政管理處，忽略了基礎(chǔ)檔案管理的重要性，部分企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)企業(yè)發(fā)展前景難以估摸，局限于關(guān)注企業(yè)的經(jīng)濟(jì)收益和產(chǎn)業(yè)建設(shè)，輕視了檔案管理工作對(duì)企業(yè)單位經(jīng)濟(jì)的增長(zhǎng)作用，導(dǎo)致各基層人員對(duì)單位建設(shè)認(rèn)知存在偏差，極大的降低了工作效率，此外企業(yè)內(nèi)部檔案管理工作缺乏長(zhǎng)期性部署與監(jiān)管，領(lǐng)導(dǎo)和員工對(duì)檔案管理工作認(rèn)知意識(shí)不強(qiáng)，難以具備相關(guān)的職業(yè)責(zé)任感，導(dǎo)致檔案資料整理不全、歸整散亂等現(xiàn)象出現(xiàn)，嚴(yán)重阻礙了企業(yè)的發(fā)展[2]。

（三）相關(guān)檔案管理工作人員素質(zhì)不強(qiáng)

由于檔案資料比較繁瑣和復(fù)雜，所以相關(guān)工作人員需要仔細(xì)認(rèn)真的將檔案進(jìn)行分類，同時(shí)能夠更專業(yè)的將檔案進(jìn)行整理與規(guī)劃，這對(duì)檔案管理人員的職業(yè)素質(zhì)提出了更高的要求[3]。從目前來(lái)看，大部分企業(yè)的檔案管理工作人員并沒(méi)有進(jìn)行相關(guān)的專業(yè)培訓(xùn)，他們無(wú)法了解檔案的類別和快速將檔案進(jìn)行調(diào)取，導(dǎo)致在實(shí)際使用中出現(xiàn)誤工誤點(diǎn)，使得相關(guān)人員的工作效率降低，從而無(wú)法達(dá)到相關(guān)業(yè)績(jī)業(yè)效，檔案管理工作人員的業(yè)務(wù)工作能力不強(qiáng)、基本職業(yè)素質(zhì)不夠硬，使得員工的積極性受到影響，無(wú)法安心進(jìn)行工作使得檔案管理工作效能降低。

二、提升檔案管理工作效能策略

（一）制定有效合理的檔案管理工作制度

嚴(yán)格意義上來(lái)說(shuō)，檔案管理的專業(yè)性和合理性，是為了之后企業(yè)在面對(duì)企業(yè)轉(zhuǎn)型或產(chǎn)業(yè)升級(jí)等相關(guān)重大決策上提供相關(guān)依據(jù)，在企業(yè)初期將檔案規(guī)整好，隨著企業(yè)的發(fā)展充實(shí)檔案資料，為日后企業(yè)發(fā)展奠定基礎(chǔ)。因此，建立一個(gè)合理有效的檔案管理工作制度必不可少，它能夠保證企業(yè)有條有理的開(kāi)展檔案工作，能夠更好地發(fā)揮出檔案管理工作的最大效能。企業(yè)在制度檔案管理工作制度時(shí)首先考慮到檔案查詢的便利性，能夠使得員工快速調(diào)取相關(guān)檔案資料，節(jié)省相關(guān)人員對(duì)檔案保管的成本;其二是更好的將檔案信息交融化，利用現(xiàn)在的互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)實(shí)現(xiàn)檔案信息的共享和互動(dòng)，極大提升員工的工作效率，但需要注意對(duì)待商業(yè)機(jī)密和相關(guān)秘密檔案做好防范工作，建立極強(qiáng)的網(wǎng)絡(luò)屏障防止黑客偷竊相關(guān)資料，企業(yè)制度出合理有效的檔案管理工作制度，提高了員工的工作積極性，更好的提升檔案管理工作效能，發(fā)揮出檔案管理工作應(yīng)有的價(jià)值。

（二）重視檔案管理工作

倘若企業(yè)忽視檔案管理的工作，將會(huì)導(dǎo)致企業(yè)的工作效能極大降低，同時(shí)面臨企業(yè)轉(zhuǎn)型困難，因此在企業(yè)初期無(wú)論是領(lǐng)導(dǎo)還是員工都應(yīng)該對(duì)公司的檔案進(jìn)行重視，去積極的學(xué)習(xí)和借鑒檔案管理的措施與方法，對(duì)待檔案管理不能一蹴而就，檔案管理是一項(xiàng)不斷積累不斷歸整的工作，因此相關(guān)人員需要更好掌握檔案內(nèi)容的變動(dòng)，配合相關(guān)人員進(jìn)行檔案的調(diào)取，明確檔案管理工作對(duì)企業(yè)發(fā)展的重要性。

（三）采用激勵(lì)制度調(diào)動(dòng)相關(guān)人員的工作積極性

為了能夠調(diào)動(dòng)員工的工作積極性，企業(yè)可以通過(guò)制定激勵(lì)制度對(duì)相關(guān)人員進(jìn)行獎(jiǎng)懲做法，讓檔案管理工作更加井然有序[4]。通過(guò)對(duì)員工的物質(zhì)獎(jiǎng)勵(lì)或精神鼓勵(lì)，促進(jìn)員工對(duì)檔案管理學(xué)習(xí)的積極性，讓員工主動(dòng)學(xué)習(xí)優(yōu)秀的檔案管理措施并運(yùn)用于實(shí)踐中，當(dāng)然對(duì)待檔案管理出錯(cuò)的員工予以口頭警戒或罰款的方式，嚴(yán)格遵循公司制度的相關(guān)要求，提升員工工作的責(zé)任感，在進(jìn)行績(jī)效考核時(shí)要做好公平公正，若出現(xiàn)貪污或栽贓狀況時(shí)也應(yīng)進(jìn)行處罰，同時(shí)對(duì)處罰結(jié)果進(jìn)行公示。

三、結(jié)束語(yǔ)

檔案管理工作對(duì)待企業(yè)的發(fā)展起著至關(guān)重要的作用，檔案管理工作的優(yōu)化與創(chuàng)新是隨著時(shí)代的變化不斷升級(jí)，通過(guò)新穎的檔案管理工作方法，發(fā)揮出檔案管理工作效能，從而使得企業(yè)更好的去適應(yīng)市場(chǎng)的快速發(fā)展。因此，在企業(yè)在加強(qiáng)檔案管理工作時(shí)，首先需要明確自身企業(yè)在檔案管理工作已經(jīng)出現(xiàn)的問(wèn)題，按照企業(yè)發(fā)展的實(shí)際情況進(jìn)行調(diào)整，對(duì)待管理檔案引起重視;此外，還可以引入高級(jí)的配套設(shè)施，創(chuàng)新檔案管理制度，推動(dòng)檔案管理工作專業(yè)化;最后，跟隨企業(yè)的發(fā)展歷程檔案信息，去回望和總結(jié)出企業(yè)之后發(fā)展方向，讓企業(yè)產(chǎn)業(yè)迎來(lái)最大升級(jí)。

參考文獻(xiàn)

[1] 王俊，晏宇星.探討如何發(fā)揮檔案管理工作效能[J].辦公室業(yè)務(wù)，2019（07）：74.

[2] 徐擁軍，張臻，任瓊輝.我國(guó)檔案管理體制的演變：歷程、特點(diǎn)與方向[J].檔案學(xué)通訊，2019（01）：15-22.

[3] 姚飛.關(guān)于如何發(fā)揮檔案管理工作效能的思路分析[J].民營(yíng)科技，2015（11）：127.

[4] 韓東. 檔案信息化建設(shè)若干問(wèn)題研究[D].吉林大學(xué)，2011.