寧華峰

中國石化共享服務(wù)有限公司濮陽服務(wù)部 河南濮陽 457000

1 對(duì)私報(bào)銷業(yè)務(wù)實(shí)施共享的基本情況

中國石化費(fèi)用報(bào)銷系統(tǒng)于2014年5月在洛陽工程公司、上海石油公司開始投入使用，通過建設(shè)集中部署、統(tǒng)一管理的中國石化費(fèi)用報(bào)銷管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)了總部及下屬企業(yè)報(bào)銷業(yè)務(wù)處理的程序化、自動(dòng)化、集成化、影像化，為費(fèi)用報(bào)銷業(yè)務(wù)納入財(cái)務(wù)共享服務(wù)范圍奠定基礎(chǔ)，同時(shí)也為下一步實(shí)現(xiàn)集團(tuán)范圍內(nèi)報(bào)銷制度統(tǒng)一化及報(bào)銷業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)化創(chuàng)造條件。截至2018年，中國石化共享服務(wù)有限公司已經(jīng)完成境內(nèi)全部單位財(cái)務(wù)共享服務(wù)上線工作（含費(fèi)用報(bào)銷系統(tǒng)上線），費(fèi)用報(bào)銷系統(tǒng)也得到了廣泛使用。

1.1 費(fèi)用報(bào)銷系統(tǒng)功能簡(jiǎn)介

（1）系統(tǒng)功能。①通過統(tǒng)一的系統(tǒng)支持企業(yè)現(xiàn)有業(yè)務(wù)，包括行為申請(qǐng)、事后報(bào)銷、員工借還款管理、憑證生成、付款集成等功能。②提供員工自助查詢、財(cái)務(wù)部門統(tǒng)計(jì)分析、領(lǐng)導(dǎo)綜合查詢等功能。③將內(nèi)控要求固化到系統(tǒng)中并統(tǒng)一部分關(guān)鍵業(yè)務(wù)流程。④與總部統(tǒng)一建設(shè)的ERP、會(huì)計(jì)集中核算、HR、TMS、MDM、郵件、門戶等系統(tǒng)進(jìn)行集成。

（2）上線范圍。主要包含兩類，一類是對(duì)私費(fèi)用報(bào)銷業(yè)務(wù)，指收款人為中石化內(nèi)部員工；另一類是對(duì)公費(fèi)用報(bào)銷業(yè)務(wù)，指收款人為供應(yīng)商。其中對(duì)私費(fèi)用報(bào)銷業(yè)務(wù)的掛賬、支付業(yè)務(wù)，全部納入費(fèi)用報(bào)銷系統(tǒng)。

（3）使用人員。原則上使用該系統(tǒng)的用戶必須為HR系統(tǒng)中的在職員工且擁有AD賬號(hào)，否則將無法使用該系統(tǒng)進(jìn)行費(fèi)用報(bào)銷。系統(tǒng)每天晚上，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)同步HR系統(tǒng)中的人員信息，要確保HR系統(tǒng)及時(shí)更新。

1.2 對(duì)私報(bào)銷業(yè)務(wù)流程

（1）企業(yè)員工因公發(fā)生經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)產(chǎn)生相關(guān)費(fèi)用需要報(bào)銷的，將發(fā)票等附件粘貼至固定格式的粘貼單，經(jīng)過部門領(lǐng)導(dǎo)、企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)、財(cái)務(wù)領(lǐng)導(dǎo)等簽字審批后，登錄費(fèi)用報(bào)銷系統(tǒng)網(wǎng)頁，發(fā)起報(bào)銷申請(qǐng)，并將紙質(zhì)單據(jù)打包寄送到財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心。

（2）財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心憑證檔案科簽收紙質(zhì)單據(jù)后，將其掃描存儲(chǔ)，并傳送至費(fèi)用報(bào)銷系統(tǒng)中形成電子影像。

（3）財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心報(bào)銷核算科根據(jù)單據(jù)形成的電子影像審核如下內(nèi)容：①發(fā)票的合規(guī)性，挑出假票、廢票；②報(bào)銷金額與發(fā)票金額是否一致；③權(quán)簽是否完整；④費(fèi)用是否在規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)之內(nèi)，超標(biāo)費(fèi)用有無特批；⑤報(bào)銷單填寫的事項(xiàng)與發(fā)票是否一致等。如果審核不通過，則核算人員要使用外部協(xié)同功能（必要時(shí)還可使用即時(shí)通訊軟件和電話）與企業(yè)初審人員進(jìn)行聯(lián)系溝通，確認(rèn)問題所在并就處理意見達(dá)成一致后，再進(jìn)行后續(xù)編制掛賬憑證及付款工作。

1.3 企業(yè)/共享職責(zé)劃分

企業(yè)應(yīng)在約定時(shí)間內(nèi)均衡、及時(shí)提交報(bào)銷申請(qǐng)和必要附件，并對(duì)所提供資料的真實(shí)性、合法性、合規(guī)性、完整性負(fù)責(zé)。

共享根據(jù)企業(yè)提交的報(bào)銷申請(qǐng)和必要附件，對(duì)賬務(wù)處理的準(zhǔn)確性和及時(shí)性負(fù)責(zé)，同時(shí)有權(quán)拒絕提供違反國家法律法規(guī)及中石化相關(guān)制度規(guī)定的報(bào)銷申請(qǐng)。

2 對(duì)私報(bào)銷業(yè)務(wù)的痛點(diǎn)

2.1 系統(tǒng)設(shè)計(jì)不夠開放

系統(tǒng)僅支持在中國石化內(nèi)網(wǎng)環(huán)境登錄網(wǎng)頁操作，員工發(fā)生經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)后，只能將發(fā)票集中在辦公室，邊整理、邊回憶、邊提報(bào)申請(qǐng)。與時(shí)下流行的記賬類APP、小程序相比，不能做到經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)與發(fā)票的實(shí)時(shí)記錄。

2.2 發(fā)票的鑒定沒有手段

發(fā)票是費(fèi)用報(bào)銷業(yè)務(wù)的核心附件，報(bào)銷核算人員需要其中的假票、廢票予以甄別。共享雖然啟用了OCR識(shí)別技術(shù)，從實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)看，OCR的技術(shù)在短期內(nèi)僅能對(duì)固定尺寸、所識(shí)別信息在身份證上固定位置、固定字體、固定字號(hào)、最低清晰度的基礎(chǔ)上方能有效識(shí)別；即使是增值稅專票，當(dāng)部分信息打印位置略有偏移或清晰度不夠都無法有效識(shí)別，而且識(shí)別錯(cuò)誤的信息不能有效提示，尤其雞肋的地方是，當(dāng)OCR識(shí)別完成后，還需要人工再逐一核對(duì)。識(shí)別與核對(duì)的結(jié)果也沒有與國家稅務(wù)總局的發(fā)票數(shù)據(jù)庫相連，無法在OCR識(shí)別階段就提示發(fā)票是否為真，也無法判斷發(fā)票上的購買方納稅人識(shí)別號(hào)是否正確。

2.3 費(fèi)用報(bào)銷與共享服務(wù)提報(bào)入口不一致

費(fèi)用報(bào)銷業(yè)務(wù)需要企業(yè)業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員登錄費(fèi)用報(bào)銷系統(tǒng)的網(wǎng)址進(jìn)行申請(qǐng)，而如果企業(yè)需要調(diào)整已生成的報(bào)銷憑證，則需要業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員登錄共享自助服務(wù)系統(tǒng)的網(wǎng)址進(jìn)行申請(qǐng).

兩個(gè)系統(tǒng)的設(shè)計(jì)、提報(bào)界面、提報(bào)要求、處理方式完全不同，兩個(gè)系統(tǒng)來回切換，既增加了企業(yè)提報(bào)人員和共享核算人員雙方的學(xué)習(xí)成本，也容易使企業(yè)業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員產(chǎn)生混淆，出現(xiàn)提報(bào)途徑有誤的問題，降低了工作效率。

2.4 預(yù)算管理功能不足

“事事有審批，事前有預(yù)算，事中有控制，事后有分析”這是中國石化內(nèi)控要求。費(fèi)用報(bào)銷系統(tǒng)做到了“事事有審批”以及業(yè)務(wù)招待、主辦會(huì)議等經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)“事前有預(yù)算”，但在“事中有控制，事后有分析”上，還沒有可靠的功能予以支持。雖然費(fèi)用報(bào)銷系統(tǒng)有資金計(jì)劃這一節(jié)點(diǎn)，但該節(jié)點(diǎn)與企業(yè)實(shí)際使用的資金管理系統(tǒng)并沒有關(guān)聯(lián)，只是費(fèi)用報(bào)銷系統(tǒng)自身增加的一個(gè)控制概念，宏觀上沒有企業(yè)不能掌控當(dāng)月費(fèi)用報(bào)銷計(jì)劃執(zhí)行情況，微觀上也不能針對(duì)具體某一筆業(yè)務(wù)是否支付做出選擇。

2.5 沒有建立信用檔案

對(duì)于費(fèi)用報(bào)銷容易出現(xiàn)的假票報(bào)銷、虛假報(bào)銷等情況，系統(tǒng)沒有建立信用檔案。存在問題的發(fā)票，最壞的情況僅僅還是退單重新整改單據(jù)，沒有任何懲罰性錯(cuò)誤，對(duì)于企業(yè)而言，存在較大的稅務(wù)風(fēng)險(xiǎn)，但對(duì)于業(yè)務(wù)經(jīng)辦人個(gè)人而言，使用假票報(bào)銷的風(fēng)險(xiǎn)低、投機(jī)收益大。