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        大數(shù)據(jù)信息技術(shù)在檔案管理中的運(yùn)用探析

        2020-11-27 23:31:20曲靜
        商品與質(zhì)量 2020年15期
        關(guān)鍵詞:檔案管理信息化信息技術(shù)

        曲靜

        山東省葡萄研究院 山東濟(jì)南 250100

        1 大數(shù)據(jù)時(shí)代工程檔案管理信息化

        在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下,各類(lèi)數(shù)字信息技術(shù)的發(fā)展和應(yīng)用極大程度地推動(dòng)了各個(gè)領(lǐng)域的發(fā)展。各類(lèi)工程電子文件的出現(xiàn),使得工程檔案管理工作不斷向著信息化的方向發(fā)展,在保存和管理工程檔案信息數(shù)據(jù)的過(guò)程中,建立檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)可以更好地為工程管理服務(wù)。檔案管理信息化不僅可以提高電子檔案管理的質(zhì)量和效率,還能夠有效提升電子檔案的利用率,保證檔案管理服務(wù)良性運(yùn)行。只有這樣,檔案管理工作才能為工程建設(shè)提供具體的信息依據(jù),加強(qiáng)各個(gè)部門(mén)之間的有效共通。[1]另外,信息化程度較高的檔案管理服務(wù)還能更加及時(shí)地對(duì)檔案信息進(jìn)行保存、管理及修整,極大提高了檔案信息的流通效率,同時(shí)明顯降低了檔案管理的成本。

        2 大數(shù)據(jù)信息技術(shù)在檔案管理中的運(yùn)用意義

        2.1 有效提升數(shù)據(jù)分析處理能力

        數(shù)據(jù)分析是大數(shù)據(jù)信息技術(shù)的重要組成部分。通過(guò)將大數(shù)據(jù)信息技術(shù)應(yīng)用于檔案管理中,有效提升了企業(yè)檔案管理工作的數(shù)據(jù)分析處理能力。作為企業(yè)檔案管理人員,可以結(jié)合企業(yè)現(xiàn)實(shí)需要來(lái)科學(xué)合理地分析數(shù)據(jù)庫(kù)中的存儲(chǔ)信息,進(jìn)而將檔案信息的潛在價(jià)值以及客戶(hù)的真實(shí)需要充分地挖掘出來(lái)。

        2.2 有效加強(qiáng)了數(shù)據(jù)檢索質(zhì)量

        過(guò)往傳統(tǒng)的檔案管理工作,多數(shù)以紙質(zhì)檔案存儲(chǔ)為主。在進(jìn)行數(shù)據(jù)檢索時(shí),就需要投入過(guò)多的精力。這不僅會(huì)降低數(shù)據(jù)檢索質(zhì)量,也會(huì)影響到數(shù)據(jù)檢索信息。通過(guò)將大數(shù)據(jù)信息技術(shù)應(yīng)用于檔案管理中,管理人員可以結(jié)合數(shù)據(jù)特性將其劃分為不同分類(lèi),并對(duì)各個(gè)類(lèi)別的數(shù)據(jù)進(jìn)行集中統(tǒng)一管理。而企業(yè)人員則可以結(jié)合自身需要,在大數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行檔案信息檢索,進(jìn)而大力提升檔案信息檢索質(zhì)量與效率,并促進(jìn)各項(xiàng)工作的順利開(kāi)展。

        3 大數(shù)據(jù)信息技術(shù)在檔案管理中的運(yùn)用問(wèn)題

        3.1 缺乏專(zhuān)業(yè)的人才隊(duì)伍

        由于信息時(shí)代科學(xué)技術(shù)的發(fā)展突飛猛進(jìn),檔案管理的方法、手段也日益更新。而由于傳統(tǒng)觀念的影響,目前檔案管理仍未走向新技術(shù)應(yīng)用的前沿,相應(yīng)地大數(shù)據(jù)應(yīng)用的專(zhuān)業(yè)人才隊(duì)伍也未配套建設(shè),目前的檔案管理人員大數(shù)據(jù)管理意識(shí)薄弱,相關(guān)專(zhuān)業(yè)水平不高,只會(huì)將紙質(zhì)信息錄入電腦,停留在電子化管理階段,數(shù)據(jù)分類(lèi)也缺乏科學(xué)性和合理性,沒(méi)有真正實(shí)現(xiàn)信息化管理。

        3.2 檔案信息管理工作的安全性有待進(jìn)一步提升

        盡管大數(shù)據(jù)信息技術(shù)有效提升了檔案管理工作效率與質(zhì)量,但是不可否認(rèn),檔案管理信息系統(tǒng)極易受到黑客、病毒等破壞因素地侵?jǐn)_。這不僅會(huì)影響到檔案管理工作的順利進(jìn)行,也會(huì)影響到檔案信息的完整性與安全性。因此,在將大數(shù)據(jù)信息技術(shù)應(yīng)用于檔案管理工作中時(shí),檔案信息的安全性受到了越來(lái)越多企業(yè)的重視[2]。

        3.3 檔案信息缺乏統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)

        從我國(guó)整體情況來(lái)看,各個(gè)地區(qū)乃至各個(gè)企業(yè)間的檔案管理工作都缺乏統(tǒng)一性的管理標(biāo)準(zhǔn)。在具體工作過(guò)程中,各個(gè)企業(yè)往往會(huì)結(jié)合自身需要來(lái)對(duì)檔案信息進(jìn)行管理。也正是由于管理規(guī)范的不統(tǒng)一性,不利于對(duì)檔案管理進(jìn)行區(qū)域性管理,影響到各個(gè)企業(yè)間檔案信息的共享,并最終影響到檔案管理工作質(zhì)量與效率。

        4 大數(shù)據(jù)信息技術(shù)在檔案管理中的運(yùn)用

        4.1 培養(yǎng)正確的數(shù)據(jù)意識(shí)

        大數(shù)據(jù)時(shí)代中,檔案管理模式的前提是真實(shí)的數(shù)據(jù),因此要培養(yǎng)正確的數(shù)據(jù)觀念。檔案管理中要注重實(shí)時(shí)產(chǎn)生的新數(shù)據(jù),捕捉到檔案資料中的隱藏?cái)?shù)據(jù)以及其他與之相關(guān)的開(kāi)放性數(shù)據(jù)。在檔案管理過(guò)程中,將檔案內(nèi)容形成的數(shù)據(jù)和其他數(shù)據(jù)結(jié)合起來(lái),形成區(qū)域關(guān)聯(lián),就能建立起正確的數(shù)據(jù)管理意識(shí)。

        4.2 提高工程檔案管理人員的綜合業(yè)務(wù)水平

        在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下,互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展和應(yīng)用為檔案信息管理帶來(lái)了極大的便利。各個(gè)企業(yè)的檔案管理部門(mén)應(yīng)積極引進(jìn)綜合技能水平較高的人才,積極主動(dòng)地為員工提供業(yè)務(wù)培訓(xùn)的機(jī)會(huì),完善專(zhuān)業(yè)知識(shí)結(jié)構(gòu)部署,提高人員技能水平。此外,為了提高員工歸屬性,企業(yè)應(yīng)建立并完善相應(yīng)的激勵(lì)政策,提高企業(yè)內(nèi)部的資源信息的管理能力。在檔案管理中培養(yǎng)認(rèn)真仔細(xì)、嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ髯黠L(fēng),提升個(gè)人品德修養(yǎng)是檔案管理工作中積極性、主動(dòng)性和創(chuàng)造性的力量源泉。

        4.3 進(jìn)一步提升檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)

        首先,企業(yè)需要充分地認(rèn)識(shí)到大數(shù)據(jù)信息技術(shù)在檔案管理中運(yùn)用的重要性,并給予此項(xiàng)工作足夠的重視。其次,企業(yè)需要加大人才培養(yǎng)力度。通過(guò)定期不定期組織專(zhuān)項(xiàng)技能培訓(xùn),來(lái)大力提升檔案管理人員的檔案管理水平,并通過(guò)技能培訓(xùn),來(lái)豐富檔案管理人員的大數(shù)據(jù)信息知識(shí)。最后,檔案管理人員也需要積極發(fā)揮自身主觀能動(dòng)性。通過(guò)改變思想認(rèn)知,來(lái)積極配合大數(shù)據(jù)信息技術(shù)在檔案管理工作中的運(yùn)用力度。檔案管理人員需要認(rèn)識(shí)到過(guò)往傳統(tǒng)的檔案管理方式,不僅會(huì)影響到企業(yè)檔案信息的安全性與完整性,也無(wú)法充分地發(fā)揮出檔案信息的潛在價(jià)值,并影響到企業(yè)現(xiàn)實(shí)發(fā)展需要。

        4.4 建立健全的檔案管理信息化體系

        健全的檔案管理信息化體系可以給檔案管理工作的順利開(kāi)展提供充足的制度保障。因此,企業(yè)需要結(jié)合現(xiàn)實(shí)需要,建立健全的檔案信息化管理體系。首先,在將大數(shù)據(jù)信息技術(shù)應(yīng)用于檔案管理工作時(shí),企業(yè)需要制定出相應(yīng)的應(yīng)用規(guī)范,并加大監(jiān)管力度,確保管理人員嚴(yán)格按照應(yīng)用規(guī)范來(lái)執(zhí)行[3]。其次,企業(yè)需要建立檔案管理信息化安全防范機(jī)制。大數(shù)據(jù)信息技術(shù)在被應(yīng)用于檔案管理工作中時(shí),很容易因?yàn)橄到y(tǒng)漏洞、病毒或者黑客攻擊等,影響到檔案管理信息的安全性與完整性。為此,企業(yè)需要加大檔案管理信息系統(tǒng)安全防護(hù)。

        5 結(jié)語(yǔ)

        大數(shù)據(jù)時(shí)代的來(lái)臨改變了我國(guó)檔案管理工作方式,優(yōu)化了檔案管理工作的結(jié)構(gòu)。為了適應(yīng)新時(shí)代發(fā)展的需求,我國(guó)檔案管理人員應(yīng)具備創(chuàng)新創(chuàng)造意識(shí),將大數(shù)據(jù)技術(shù)與檔案管理緊密結(jié)合在一起,制定出嚴(yán)格的檔案管理制度,構(gòu)建安全的檔案管理平臺(tái),豐富檔案管理工作的服務(wù)內(nèi)容,培養(yǎng)出專(zhuān)業(yè)的管理人才,建立起一支高素質(zhì)的管理團(tuán)隊(duì),從而促進(jìn)檔案管理的信息化發(fā)展。

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