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        對事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新思路的探討

        2020-11-27 15:00:01李慶華
        商品與質量 2020年43期
        關鍵詞:事業(yè)單位檔案管理信息技術

        李慶華

        齊河縣人力資源和社會保障局 山東德州 251100

        隨著時代的進步和發(fā)展,事業(yè)單位的社會作用日益凸顯,其管理工作也受到了更多的重視。把握事業(yè)單位檔案管理的實情,是推動檔案管理事業(yè)發(fā)展的關鍵。目前,我國檔案管理存在著管理觀念和管理手段落后,缺乏完善的管理體制和創(chuàng)新等問題,制約了檔案管理的發(fā)展。這些問題不會隨著時間的推移而消失。如果不及時解決,問題會越來越嚴重。這些問題的分析是解決問題的前提和基礎。要正確認識事物的本質,從積極實踐的角度重視創(chuàng)新路徑的探索[1]。

        1 研究意義

        事業(yè)單位檔案管理工的調整和優(yōu)化是當前檔案工作的基本點,人員需高度重視事業(yè)單位檔案整理及歸檔工作,不斷改進檔案管理的工作效率。另外,要積極更新事業(yè)單位檔案管理系統(tǒng),工作人員會積累更為豐富的工作經驗,樹立科學的考核指標,從而為檔案管理的現(xiàn)代化和信息化建設奠定堅實基礎?,F(xiàn)代技術在事業(yè)單位檔案管理中發(fā)揮著重要作用,其有利于完善檔案管理工作的結構形式,提高現(xiàn)代化管理水平,同時也可督促相關部門切實做好檔案管理工作,高度重視檔案管理。

        2 創(chuàng)新思路

        2.1 創(chuàng)新管理理念

        首先,要對傳統(tǒng)的檔案管理觀念進行轉變。過去,檔案管理沒有充分受到事業(yè)單位的重視,導致單位職工的認識出現(xiàn)了一定的偏差。針對這種情況,就需要對傳統(tǒng)檔案管理觀念大力轉變。特別是新時代下,需要將服務意識作為轉變的重點,只有這樣,方可以應對外界形勢帶來的諸多挑戰(zhàn)。其次,要逐步協(xié)調單位其他部門共同開展工作。事業(yè)單位要積極改革檔案內容與服務模式,將可有可無的錯誤摒棄掉,通過管理機制的完善構建,協(xié)調單位內其他部門開展好檔案工作。過去事業(yè)單位往往局限于一個部門內開展檔案管理工作,無法直接聯(lián)系其他的部門,具有較低的協(xié)調性,難以充分發(fā)揮檔案管理的優(yōu)勢。針對這種情況,在檔案資源安全性不受影響的前提下,需要積極拓展檔案管理工作范圍,在事業(yè)單位整體工作中逐步加入檔案管理內容,引導其他部門積極參與進來,促使檔案管理工作得到高質量的完成。此外,事業(yè)單位要對外部單位、企業(yè)成功的檔案管理理念積極學習與吸收,不斷創(chuàng)新自身理念。

        2.2 數(shù)字化檔案管理

        隨著信息技術的飛速發(fā)展,人們的工作和生活發(fā)生了巨大的變化。信息技術的有效利用帶來了很多便利,使得許多重復性的工作被機器代替。數(shù)字化檔案管理模式的建設將大大提高事業(yè)單位檔案管理的效率。利用數(shù)字信息技術對檔案進行管理,可以防止檔案的流失,方便大量檔案的存儲和整理,有效地改變傳統(tǒng)檔案管理的弊端。因此,事業(yè)單位應在改革過程中大力發(fā)展數(shù)字檔案,利用掃描技術、加密技術和數(shù)據(jù)庫技術,確保檔案信息的完整性和安全性。加強檔案管理信息化建設,不僅需要檔案管理人員的參與,還需要信息技術技能型人才的積極配合。因此,首先需要建立一個能夠存儲和組織檔案的網(wǎng)絡平臺。其次,我們需要懂信息技術的專業(yè)人士和檔案管理人員,對檔案進行整理整理,提高工作效率。

        2.3 建設高素質的管理隊伍

        首先要引進及培訓優(yōu)秀人才。聘用能夠熟練應用信息技術的專業(yè)檔案管理人才,改善檔案管理的水平,同時單位內部也需加大培訓力度,組織開展檔案信息化管理培訓,創(chuàng)建信息化知識和技能平臺,以傳統(tǒng)工作模式為基礎,不斷發(fā)展創(chuàng)新,真正實現(xiàn)檔案的智能化管理。其次,在事業(yè)單位內部,需營造濃厚的專業(yè)理論知識學習氛圍,讓工作人員重點學習檔案的數(shù)字化、智能化及現(xiàn)代化管理,從而使管理人員正確看待檔案管理的作用。另外,購進先進的設備,創(chuàng)新檔案管理工作模式,在日常管理工作中全方位利用信息技術。再次,工作人員之間要積極溝通和學習工作經驗。新一代的檔案管理工作人員應向經驗豐富的檔案管理人員學習,在工作中及時發(fā)現(xiàn)并糾正自身不足[2]。

        2.4 創(chuàng)新管理體制

        檔案管理的發(fā)展離不開問題的突破。最突出的問題是制度不完善,不符合實際情況。我們要充分認識到,只有在制度的規(guī)范下檔案管理才能有序發(fā)展?;诖耍獔远ú灰频剡M行制度創(chuàng)新建設,以檔案為重點,實現(xiàn)統(tǒng)一管理的最終目標。另外,可以基于部門分類管理進行兩級管理體系,細化工作,明確目標,落實到人。建立檔案室,統(tǒng)一存放各部門檔案。為了做好區(qū)分,避免工作中的失誤,可以對儲存區(qū)進行規(guī)劃,每個區(qū)域由專人負責。有些檔案,如人事檔案、財務檔案等,更為重要,不容出現(xiàn)任何差池。為此要堅持直接管理的原則,做好數(shù)據(jù)收集和歸檔工作[3]。新時代下,還要積極拓展信息管理服務方式,充分應用遠程管理功能,通過遠程管理點的構建,更加科學的管理檔案資源,更加順暢的交流、利用檔案資源。

        3 結語

        綜上所述,為更好的發(fā)揮檔案管理工作職能,需要結合時代發(fā)展的要求,逐步創(chuàng)新與完善事業(yè)單位檔案管理理念與方法。事業(yè)單位要結合自身情況,制定出針對性、特色化的檔案管理制度體系,逐步拓展與延伸檔案管理的內容與職能,加快檔案管理信息化建設步伐,全面創(chuàng)新檔案管理工作,促使檔案資源的價值得到充分利用與發(fā)揮。

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