趙曉紅

中核四0四有限公司 甘肅嘉峪關 735100

1 檔案管理在當代企業(yè)中的重要性

檔案管理是一種管理文檔的有效方式，不僅可以減少檔案搜索時間，還可以減少檔案管理人員的工作量。雖然企業(yè)檔案是記錄歷史的材料，但企業(yè)發(fā)展中的檔案記錄是能夠成為將來企業(yè)選擇發(fā)展的必要輔助內(nèi)容。在改革過程中，大型企業(yè)逐步走向多元化，在集團企業(yè)及其子企業(yè)之間建立了資產(chǎn)與資產(chǎn)之間的新關系，從而檔案管理的行政作用被這種關系進一步削弱。企業(yè)信息和檔案的形成與企業(yè)管理、生產(chǎn)和運營的每個方面密切相關，并記錄企業(yè)的發(fā)展和變化過程。當前，企業(yè)檔案不僅由單純的傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案，還有以下幾種形式：①圖片形式；②錄音形式；③視頻形式等多種形式。在企業(yè)發(fā)展中，行政管理檔案可以作為以后行政規(guī)劃和管理決策的基礎，以提高它的科學性和可操作性。在企業(yè)發(fā)展中，會計記錄和企業(yè)發(fā)展記錄可以作為企業(yè)制定經(jīng)濟和財物風險管理計劃的基礎，以確保企業(yè)財務穩(wěn)定性，凝聚企業(yè)理念，提高企業(yè)凝聚力和競爭力的重要方法，當企業(yè)遇到法律問題時，檔案的存儲在法庭中可視為證據(jù)出現(xiàn)，抵御法律風險[1]。簡而言之，有效管理企業(yè)檔案，它可以企業(yè)更高效，穩(wěn)定的長期發(fā)展。

2 新時期企業(yè)檔案管理舉措

2.1 從建章立法入手

不同企業(yè)在檔案管理工作上的規(guī)定和標準各不相同，許多單位缺乏規(guī)定和標準，大大降低了檔案管理工作的標準化程度，造成工作效率低、檔案質(zhì)量參差不齊的現(xiàn)象；不僅減弱了檔案的存取與調(diào)配效率，影響了檔案管理信息化發(fā)展進程，還降低了檔案的應用率。大量低水平的重復作業(yè)與建設由此產(chǎn)生。同時，相關制度的滯后也令檔案管理工作只能停留在輔助管理的位置上無法繼續(xù)向前發(fā)展，更沒有突破。因此，建立相關制度規(guī)范檔案管理工作迫在眉睫，加強制度的建設和章程的規(guī)范需要提出標準化的檔案管理工作流程，而這個流程應符合實際工作需要。

2.2 做到規(guī)范化

維護檔案的完整、準確與安全，是檔案管理的基礎性工作和重要內(nèi)容，特別是涉及貫徹落實黨的路線、方針、政策方面，直接關系到組織人事部門對干部的評價、培養(yǎng)和使用，關系到個人的切身利益和政治前途。因此，對檔案管理的基礎工作一定要加以規(guī)范。但在檔案管理的實際工作中，仍存在著一些薄弱環(huán)節(jié)，如檔案材料收集整理不及時、基礎設施不配套、保管條件惡劣、檔案的查（借）閱等手續(xù)沒按規(guī)定履行等，針對這些問題，應做到收集歸檔程序化、鑒別整理規(guī)范化、設施建設標準化，從而保證各項工作井然有序地開展[2]。

2.3 與新時代的科技發(fā)展結(jié)合

檔案材料保存了非常多的指示性文件，又記錄著大量信息內(nèi)容，是一個豐富的信息資源庫。但是檔案的整理工作十分繁瑣，重復性勞動很多，且勞動強度大。如果利用計算機來整理這些檔案，便能夠做到事半功倍。按照文件排列順序進行打印，這樣既可以降低人工歸檔時的錯漏，還可以發(fā)揮出計算機的優(yōu)勢，壓縮了手工操作的繁瑣程序，提高了工作效率。

檔案管理工作中，要重視檔案材料信息的組織化和系統(tǒng)化。先輸入要檢索的關鍵詞，再點擊要查找的范圍，檢索出來的文件便是要找事件的范圍，查找的結(jié)果既準確又不會浪費時間，這樣才能發(fā)揮出檔案資源管理的作用。隨著電子技術的應用，現(xiàn)代科技存在的網(wǎng)絡安全問題也在檔案管理信息化中有所呈現(xiàn)。因此，為了保證網(wǎng)絡安全，要制定出嚴密的電子文件安全管理規(guī)章，不斷完善電子文件在流轉(zhuǎn)時的跟蹤登錄管理。同時，設立行之有效的管理系統(tǒng)，按照檔案信息的安全、人員的職責、設備的管理等因素，對操作權限進行合理劃分，并在工作模式和軟件功能上做周密設計[3]。

2.4 檔案資源的有效利用

合理有效地利用檔案資源可以促進社會經(jīng)濟的快速發(fā)展。檔案信息資源已成為整個社會發(fā)展中不可缺少的信息來源，檔案管理工作的意義就是要充分發(fā)揮出檔案資源的最大效用，而檔案的開發(fā)利用是實現(xiàn)檔案自身價值最直接的方式，也是檔案管理工作的價值所在。因此，要努力強化檔案信息資源的開發(fā)與利用，更好地實現(xiàn)檔案資源的全面共享。檔案工作人員除了要在檔案信息的收集、整理、鑒定、保管等方面多下工夫外，還應該做好檔案材料的編目、檢索和編研工作，編制出適合使用的檢索信息工具，建立起健全的檢索系統(tǒng)及檔案材料匯編體系，方便用戶能及時、精準地查到所需資料。同時，要加強對檔案資源的嚴格保管，做到隨時為使用者提供全面細致的檔案信息。

2.5 抓好素質(zhì)隊伍建設

隨著社會的不斷發(fā)展，檔案工作也隨之由傳統(tǒng)向現(xiàn)代化轉(zhuǎn)型。要不斷提高檔案管理隊伍的綜合素質(zhì)，做到知識化、年輕化、專業(yè)化，使檔案管理工作既能繼承和發(fā)揚老檔案工作者的優(yōu)良作風，又能根據(jù)時代需要，與時俱進，開拓創(chuàng)新。但是，在實際工作中，檔案管理隊伍建設有很多需要加強和改進的地方，檔案管理手段應進行相應的調(diào)整和變化。針對檔案管理配備比例不夠、人員整體素質(zhì)不高等問題，應通過抓基礎、抓培訓、抓待遇一系列措施，整體提高檔案管理隊伍的綜合素質(zhì)，促進檔案管理隊伍建設，提高檔案的管理水平。

綜上所述，在知識經(jīng)濟時代，企業(yè)檔案的價值不容小覷，對企業(yè)發(fā)展有重大影響，企業(yè)需要關注自身檔案的管理工作和不斷提高自身檔案管理的質(zhì)量和效率?，F(xiàn)代所有類型的檔案都可以被視為企業(yè)的一種財富，那么企業(yè)需對其格外重視，并將其進行整理收集保管，以便它可以在需要中發(fā)揮更大的價值作用，促進其穩(wěn)定和長期的發(fā)展。