于文哲

中交路建自貢市政工程C．D段二分部 四川自貢 643000

隨著近年來(lái)我國(guó)“互聯(lián)網(wǎng)+”的不斷發(fā)展，李克強(qiáng)總理在政府工作報(bào)告中明確指出，將“互聯(lián)網(wǎng)+”應(yīng)用于我國(guó)經(jīng)濟(jì)社會(huì)的發(fā)展中，是保證我國(guó)市場(chǎng)均衡并起到國(guó)際化改革的關(guān)鍵。隨著近年來(lái)我國(guó)各項(xiàng)企業(yè)的不斷發(fā)展，電商平臺(tái)的建立也隨之增加。將企業(yè)辦公用品的采購(gòu)，應(yīng)用“互聯(lián)網(wǎng)+”來(lái)進(jìn)行優(yōu)化是保證我國(guó)電商平臺(tái)化、專業(yè)化的關(guān)鍵因素。相關(guān)統(tǒng)計(jì)研究發(fā)現(xiàn)我國(guó)每年的企業(yè)辦公用品采購(gòu)的市場(chǎng)規(guī)模已達(dá)2300億元左右，具有極為廣大的市場(chǎng)，而在進(jìn)行傳統(tǒng)的辦公用品采購(gòu)時(shí)，其中存在的弊端較多，隨著近年來(lái)“互聯(lián)網(wǎng)+”的不斷發(fā)展，電商化集中采購(gòu)能夠大大提高企業(yè)的招標(biāo)采購(gòu)模式質(zhì)量，有助于提高辦公用品的采購(gòu)質(zhì)量，對(duì)于管理規(guī)范和頻繁采購(gòu)來(lái)說(shuō)都有積極意義[1]。

1 辦公用品使用及管理的現(xiàn)狀分析

通過(guò)調(diào)研分析企事業(yè)單位辦公用品管理及使用情況，了解到關(guān)于員工在辦公用品使用方面的態(tài)度、日常管理及審批模式均存在很多問(wèn)題，日積月累形成了辦公用品的浪費(fèi)。調(diào)查顯示，很多職工從來(lái)不關(guān)注辦公用品使用情況。日常辦公存在的各種浪費(fèi)和不必要的損耗，同時(shí)也有很多員工認(rèn)為辦公用品領(lǐng)用制度不完善、管理不規(guī)范、懲罰制度不明確，讓很多人鉆了空子等。首先，紙張的使用存在浪費(fèi)。在網(wǎng)上辦公越來(lái)越方便的同時(shí)，無(wú)紙化辦公仍然是不可取代的方式，會(huì)議場(chǎng)合還要將文件打印出來(lái)人手一份，在大型會(huì)議的場(chǎng)合更是需要準(zhǔn)備備份，而紙質(zhì)的文件在使用過(guò)后通常不會(huì)回收重復(fù)利用（所謂使用可能只是簡(jiǎn)單的翻閱或只是作為會(huì)議陳設(shè)），這樣每年的紙張存在大量浪費(fèi)，而且可能只有一個(gè)字的修改或調(diào)整，就廢棄所有打印好的文件、信封、便簽紙等，并且基本都是單面使用，對(duì)辦公資源造成極大的浪費(fèi)。簽字筆替代了鋼筆、圓珠筆，本可以更換筆芯繼續(xù)使用的中性筆也很少有人愿意更換[2]。

2 傳統(tǒng)辦公用品采購(gòu)模式存在的弊端

對(duì)于大多數(shù)企業(yè)來(lái)說(shuō)，每年甚至每天都需要消耗大量的辦公用品，是企業(yè)的一項(xiàng)十分重要的支出，而在企業(yè)進(jìn)行各項(xiàng)商業(yè)活動(dòng)時(shí)，應(yīng)當(dāng)將辦公用品采購(gòu)資金作為一項(xiàng)重要的運(yùn)營(yíng)資金，而中小型企業(yè)在進(jìn)行辦公用品的集中采購(gòu)時(shí)，主要采購(gòu)對(duì)象以周圍的零售店和批發(fā)市場(chǎng)為主，但對(duì)于大型企業(yè)來(lái)說(shuō)，辦公用品的采購(gòu)僅僅依靠批發(fā)市場(chǎng)或零售店是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的，所以大多數(shù)大型企業(yè)都會(huì)與區(qū)域供應(yīng)商進(jìn)行聯(lián)系，這是現(xiàn)代我國(guó)大多數(shù)企業(yè)在進(jìn)行辦公用品采購(gòu)時(shí)的現(xiàn)狀。無(wú)論是中小型企業(yè)還是大型企業(yè)，在進(jìn)行傳統(tǒng)的辦公用品采購(gòu)時(shí)，需要面臨的因素較多，各項(xiàng)交流和支付方式都較為繁瑣，并且雙方在進(jìn)行交易時(shí)往往存在信息不透明的狀況，對(duì)于部分小型企業(yè)來(lái)說(shuō)，由于資金限制，在進(jìn)行供應(yīng)商的選擇時(shí)都會(huì)慎重考慮，這樣大大降低了交易雙方溝通的效率，采購(gòu)周期較長(zhǎng)，導(dǎo)致企業(yè)在運(yùn)營(yíng)過(guò)程中很容易出現(xiàn)物資短缺的現(xiàn)象。

3 企業(yè)辦公用品采購(gòu)流程及管理

3.1 辦公用品采購(gòu)供應(yīng)鏈集中化管理

近年來(lái)，許多大型企業(yè)在接待外賓、展會(huì)展覽、采購(gòu)用車等方面采取了統(tǒng)一的管理模式，并取得了很好的效果。但由于辦公用品種類繁多，各個(gè)部門需求不同等因素，還沒(méi)辦法做到集中采購(gòu)，極大增加了企業(yè)的成本，造成了一定程度的浪費(fèi)。辦公用品主要分為高值管理品和低值消耗品兩部分。昂貴的用品包括電腦、打印機(jī)、空調(diào)、投影儀等設(shè)備。便宜消耗品包括簽字筆、計(jì)算器、便利貼、電池、垃圾袋、A4紙等每日消耗用品。這部分日常消耗用品由于每日使用量大，具有不可控因素，肉眼無(wú)法體會(huì)到它的消耗，但這部分的支出占每年的支出費(fèi)用相當(dāng)大的比例。眾所周知，每日的辦公用品消耗大，很零散，導(dǎo)致其采購(gòu)頻率遠(yuǎn)遠(yuǎn)高出其他用品。如果公司不設(shè)立相應(yīng)部門進(jìn)行管理，各部門各自為政分別采購(gòu)，大大增加了采購(gòu)成本。某公司意識(shí)到這一問(wèn)題后采用了集中化管理，由于購(gòu)買量巨大，跟供應(yīng)商建立了長(zhǎng)期合作，大大降低了采購(gòu)成本，減少了人力、物力和財(cái)力的浪費(fèi)，提高了辦公工作的效率，使企業(yè)運(yùn)轉(zhuǎn)得更加順暢[3]。

3.2 辦公用品采購(gòu)供應(yīng)鏈管理的規(guī)范化

由于辦公用品種類繁多，采購(gòu)頻繁，采用辦公軟件管理，可以極大地提高辦公人員效率，減少物品閑置、人員浪費(fèi)的情況。該公司采用辦公管理系統(tǒng)后，使辦公用品的采購(gòu)事宜變得井然有序，效率提高明顯，成本節(jié)約顯著。據(jù)了解，該公司的支出成本比之前減少了十幾萬(wàn)之多。①開(kāi)發(fā)商的選擇。采購(gòu)部門在采購(gòu)前對(duì)員工的意見(jiàn)進(jìn)行總結(jié)整理，選擇統(tǒng)一品牌的辦公用品進(jìn)行采購(gòu)。在對(duì)市場(chǎng)進(jìn)行了充分調(diào)研后，通過(guò)招標(biāo)的方式選擇了信譽(yù)高、質(zhì)量好、價(jià)格低的供應(yīng)商。并隨之與其建立長(zhǎng)期合作的關(guān)系，保障了供貨的穩(wěn)定性、時(shí)效性、節(jié)約性。在降低成本的同時(shí)，提升了工作效率。②構(gòu)建采購(gòu)體系。企業(yè)應(yīng)該建立開(kāi)發(fā)一套自己的采購(gòu)系統(tǒng)，在系統(tǒng)中可以隨時(shí)查詢產(chǎn)品的型號(hào)、數(shù)量、價(jià)格、庫(kù)存。當(dāng)發(fā)現(xiàn)自己所需的辦公用品數(shù)量不多時(shí)，可以及時(shí)向主管部門提出審批，審批后由采購(gòu)部門聯(lián)系供應(yīng)商進(jìn)行訂貨。這種流水線的工作模式，最大限度上減輕了員工的工作負(fù)擔(dān)，增加了效率，使賬目變得透明化。企業(yè)可以在流水線的各個(gè)采購(gòu)環(huán)節(jié)中設(shè)置一名主管人員，當(dāng)下級(jí)部門有需求提出申請(qǐng)后，系統(tǒng)可以及時(shí)提醒主管部門進(jìn)行審批，做到各個(gè)環(huán)節(jié)及時(shí)化、透明化、責(zé)任化，主管可以對(duì)審批內(nèi)容進(jìn)行檢閱，駁回不合理的請(qǐng)求，使辦公用的采購(gòu)更加經(jīng)濟(jì)合理，減少不必要的開(kāi)支。

4 結(jié)語(yǔ)

辦公用品的采購(gòu)與發(fā)放問(wèn)題是企業(yè)成本管理中面臨的一項(xiàng)重要問(wèn)題，信息化管理模式的構(gòu)建，是促進(jìn)辦公用品管理效率提升的有效措施。因此企業(yè)在對(duì)辦公用品管理過(guò)程中，應(yīng)該從本單位實(shí)際情況入手，對(duì)信息化的管理手段進(jìn)行應(yīng)用，以實(shí)現(xiàn)自身管理效率的提升。