陳建昭

摘 要：城市規(guī)劃管理檔案是規(guī)劃行政主管部門在城市規(guī)劃編制和管理過程中形成的具有工作查考和保存價值的各種檔案材料，是規(guī)劃管理部門在城市規(guī)劃管理工作中依法實施管理的真實記錄，隨著社會的快速發(fā)展，新形勢下我國城市化水平不斷提高，城市建設的腳步不斷加快，城市規(guī)模也在不斷擴大，城市規(guī)劃的檔案管理工作任務也越來越繁重，做好新形勢下城市規(guī)劃檔案的管理工作有利于提升城市規(guī)劃建設水平，在現(xiàn)代化城市發(fā)展中具有重要意義，為我國城市化進程發(fā)展打下堅實的基礎。

關鍵詞：新形勢;城市規(guī)劃;管理檔案;管理工作

引 言

近年來隨著我國城市化建設進程加快，城市建設進入了新的發(fā)展時期，城市規(guī)模在不斷擴大，城市規(guī)劃的檔案管理工作任務也越來越繁重，城市規(guī)劃檔案管理工作的服務對象越來越多，服務質量的要求越來越高。隨之而來，檔案管理工作中存在的問題也越來越多，面對新形勢，城市規(guī)劃管理檔案工作要抓住機遇，創(chuàng)新工作形式，提高檔案管理水平。

一、城市規(guī)劃管理檔案的主要內容

城市規(guī)劃管理檔案是指在城市規(guī)劃主管部門的專項工作過程中積累起來的各種與城市建設和規(guī)劃有關的文字、圖紙等具有參考和保存價值的資料文獻。因其產生單位不同，其類別和內容也會有所不同，以保山市規(guī)劃管理部門職能職責為例，規(guī)劃管理檔案劃分為建筑工程檔案、批后管理檔案、及規(guī)劃編制成果檔案。建筑工程檔案包括建設項目選址階段歸檔資料、建設用地規(guī)劃許可階段歸檔資料、建設工程規(guī)劃許可階段歸檔材料，即“一書兩證”檔案，還包括戶外廣告、立面翻新、人行道破挖、管線破挖等審批檔案;批后管理檔案包括建設工程竣工規(guī)劃核實階段歸檔材料、違法建設行政處罰案件卷宗;規(guī)劃編制成果檔案包括總體規(guī)劃編制成果、控制性詳細規(guī)劃編制成果、專業(yè)專項規(guī)劃編制成果及其他歸檔資料。

二、充分認識城市規(guī)劃管理檔案工作的重要性。

城市規(guī)劃管理檔案是規(guī)劃行政部門在城市規(guī)劃編制和管理工作中形成的檔案，是城市規(guī)劃和城市建設的重要法律依據，主要是為城市規(guī)劃管理工作服務，其作用主要有兩個方面，即憑證作用和借鑒作用。檔案是歷史的憑證，是第一手參考材料。城市規(guī)劃管理檔案是當時直接使用的文件資料轉化而來的，它客觀地記錄了過去的歷史情況，保留著真實的歷史標記，具有權威性和客觀真實性，它不僅記錄了城市規(guī)劃工作歷史活動的真實經過，還記錄了在各項活動時的思想發(fā)展、形成變化、工作成果以及經驗教訓等。它對于記錄歷史、查考情況、更好地開展工作，具有廣泛的參考作用。有檔案做依據，不僅對城市建設從規(guī)劃到開發(fā)有一個全面的記錄，同時也為城市規(guī)劃的決策提供了重要的信息資源，研究和處理問題就比較準確迅速，從而提高了工作效率，促進了城市規(guī)劃工作的正常開展。

三、當前城市規(guī)劃管理檔案管理工作中存在的問題

（一）城市規(guī)劃管理檔案的相關設施不健全。隨著城市建設的快速發(fā)展，建設項目的數量激增，規(guī)劃管理檔案的數量明顯增加，但城市規(guī)劃檔案管理的相關設施不健全，沒有健全的硬件設施，有些也缺少檔案管理基本軟件條件，沒有專業(yè)的檔案管理室或者檔案管理室潮濕、陰暗，導致各類文檔和圖紙等相關的城市規(guī)劃檔案發(fā)霉變質等，嚴重影響了文獻頁面的美觀性和參考性，使很多資料和文檔發(fā)生了不可恢復的損害。

（二）城市規(guī)劃檔案管理信息化滯后。當前是一個信息化和網絡化的時代，各部門之間的電子政務建設也在如火如荼地開展起來，但是在城市規(guī)劃檔案管理工作領域，信息化和網絡化建設卻還有待加強。大部分單位在檔案管理工作中仍然采用的是傳統(tǒng)的純手工作業(yè)的方式，管理效率低下，錯誤率高，使得城市規(guī)劃檔案管理工作在信息社會中難以發(fā)揮其應有的功能，難以適應時代的發(fā)展。

（三）檔案人員專業(yè)能力不強，業(yè)務素質不高。由于檔案工作不受重視，很多城市規(guī)劃管理部門并沒有專職檔案員，以至于兼職檔案員檔案員的專業(yè)業(yè)務能力薄弱，業(yè)務水平還有待提高。許多檔案管理人員還在延續(xù)多年前的管理方式，缺乏創(chuàng)新，在檔案管理數字化、信息化方面做得還不夠，無法適應當今時代的發(fā)展。

四、加強新形勢下城市規(guī)劃檔案管理工作的措施

（一）強化組織領導，周密組織安排。組建領導機構，領導重視是搞好規(guī)劃檔案管理工作的關鍵，成立城市規(guī)劃管理檔案領導小組，明確分管領導和相關責任人，由專人負責具體事宜，確保檔案工作責任和任務落實到位，將檔案工作納入年度計劃。保證人力、物力、財力的投入，在檔案庫房及相關設備等方面給予必要的保障，投入資金購置密集架等檔案裝具和實現(xiàn)信息化的軟硬件基礎設施。

（二）完善城市規(guī)劃管理檔案信息化建設。要完善城市規(guī)劃審批檔案信息化建設，一是要完善軟硬件基礎設施，即根據實際需要配備計算機軟、硬件和網絡設備，選擇先進、成熟、適用的技術，使之能完成業(yè)務管理、事務管理、檔案利用服務等工作。二是構建涵蓋全局范圍的城市規(guī)劃檔案管理和服務網絡體系，實現(xiàn)全局城市規(guī)劃管理檔案一體化管理。三是通過檔案管理數字化，可以支持現(xiàn)代化的檢索工具，能快速的檢索到所需的檔案信息，使之能快速的提供詳細、即時的數據信息，不受時間和空間等限制，大大提高了其使用效率。四是改善檔案的利用方式，將紙質檔案轉為數字化檔案，可增強對檔案原件的保護，減少圖紙檔案的折損，使檔案的使用更為安全，同時又可很好地防止檔案原件被篡改，大大減少了原件受損或遺失的可能性。

（三）不斷提高城市規(guī)劃管理檔案管理人員的綜合素質。一是加強檔案人員基礎業(yè)務培訓，提升業(yè)務水平。二是對規(guī)劃專業(yè)知識進行學習。對規(guī)劃管理檔案的管理離不開對規(guī)劃審批及規(guī)劃編制等工作的了解，尤其是檔案整理過程中的材料分類以及對規(guī)劃圖紙的判讀，因此檔案工作人員應不斷更新自身的知識結構，提升規(guī)劃知識水平。三是提升信息化工作技能?，F(xiàn)在的檔案管理工作已不同于傳統(tǒng)的檔案管理工作，日益發(fā)展的信息技術已運用到現(xiàn)代檔案管理工作中，城市規(guī)劃檔案管理人員應不斷更新自身的觀念，調整心態(tài)，學習并掌握必要的網絡知識和現(xiàn)代化技術，使之能發(fā)揮出最大的利用價值。

（四）加強對城市規(guī)劃檔案管理的制度建設。一個嚴格、科學、合理的管理制度是實現(xiàn)檔案管理工作高效運行的基礎，城市規(guī)劃檔案管理部門應該制定更加嚴格的制度標準，使得管理人員的每一項具體工作都能按照章程有條不紊地進行，當工作出現(xiàn)問題的時候及時追究相關工作人員的個人責任，將造成的損失降低最低，促使工作人員提高對檔案管理工作的責任感，對于激發(fā)其工作熱情也具有積極意義。

結 語

總而言之，城市規(guī)劃管理檔案是城市發(fā)展的基礎前提，為了能夠更好的適應現(xiàn)代化城市建設的需要，需加強城市規(guī)劃管理檔案在新形勢下的管理和利用水平，為城市的規(guī)劃建設管理奠定堅實的基礎。

參考文獻

[1] 胥朝蕓.城市規(guī)劃管理檔案信息化建設淺析——以杭州市城市規(guī)劃檔案館為例[J].云南檔案，2009（10）.

[2] 叢化龍.淺論城市規(guī)劃檔案管理的信息化[J].河南建材，2011（1）.

[3] 魏少華.城市規(guī)劃檔案管理工作淺析.[J].黑龍江檔案，2012.（5）.

[4] 蘭麗敏.淺談如何做好城市規(guī)劃檔案管理工作.[J].北方經貿，2012.（11）.