王艷瓊

摘 要：在當(dāng)前我國經(jīng)濟(jì)高速發(fā)展的背景下，高速公路的建設(shè)與規(guī)劃數(shù)量逐步增加。運(yùn)營高速公路的企業(yè)需要對檔案進(jìn)行規(guī)范化管理，以增加自身的工作效率。本文首先分析了檔案管理存在的問題，隨后深入研究規(guī)范管理的方法與途徑。

關(guān)鍵詞：高速公路;營運(yùn)企業(yè);檔案規(guī)范管理

引 言

對檔案的管理工作是檔案機(jī)構(gòu)為整體企業(yè)提供信息服務(wù)的各類業(yè)務(wù)總稱，由于記錄工作存在于生產(chǎn)經(jīng)營等各項(xiàng)活動中，因此對大量的檔案進(jìn)行有效管理具有一定的必要性。高速公路經(jīng)營企業(yè)檔案資料是在生產(chǎn)、經(jīng)營、管理過程中形成的具有保存價(jià)值的信息，其形式通常具備多樣性，能夠以文本、音視頻文件等形式存儲。由于生產(chǎn)經(jīng)營管理過程中會產(chǎn)生大量的保存資料，進(jìn)而形成龐大的檔案數(shù)據(jù)，企業(yè)如果需要有效管理檔案，就必須利用有效、科學(xué)的管理方法。通過管理檔案，能夠在一定程度上促進(jìn)企業(yè)技術(shù)的進(jìn)步以及利潤的提高，達(dá)到提高社會效益的目標(biāo)。如果沒有做好規(guī)范的檔案管理，有可能會導(dǎo)致企業(yè)歷史記錄出現(xiàn)混亂，影響正常經(jīng)營的問題。因此，做好檔案管理工作是高速公路企業(yè)科學(xué)生產(chǎn)經(jīng)營的基礎(chǔ)，也是革新自身效率的重要保障，管理人員需要進(jìn)一步提高檔案管理工作的水平，為企業(yè)提供有效的檔案管理工作。

一、當(dāng)前高速公路運(yùn)營企業(yè)檔案管理存在的問題

隨著高速公路項(xiàng)目由建成轉(zhuǎn)入運(yùn)營階段，相關(guān)企業(yè)的檔案管理內(nèi)容和對象也會隨之發(fā)生一定程度的改變。在這種情況下，檔案管理人員所遇到的問題也會有所不同。當(dāng)前我國高速公路運(yùn)營企業(yè)在檔案管理方面主要存在以下問題：由于企業(yè)本身的管理發(fā)展水平較為低下，缺乏集中管理模式，導(dǎo)致檔案活動管理發(fā)生游離。對檔案的管理過于松散，哪個部門使用檔案便交由哪個部門進(jìn)行管理，導(dǎo)致進(jìn)行管理活動的資料分崩析離，無法有效實(shí)現(xiàn)正確的管理操作。同時(shí)，由于復(fù)雜的檔案信息資源利用，并缺乏規(guī)范科學(xué)化的管理制度，導(dǎo)致檔案管理工作處于較為落后的狀態(tài)，需要進(jìn)行檔案查詢時(shí)無法快速查找相關(guān)檔案，降低了工作效率[1]。當(dāng)前，大量高速公路運(yùn)營企業(yè)在檔案管理設(shè)備和保管條件上存在著嚴(yán)重的不足，使檔案安全保管措施流于表面。相關(guān)部門的檔案管理人員不足，導(dǎo)致檔案查找困難，利用速度慢，效率低下。部分高速公路運(yùn)營公司檔案還存在內(nèi)容不準(zhǔn)確、完整性較低的現(xiàn)象。這些因素共同造成了當(dāng)前高速公路運(yùn)營企業(yè)檔案無法對外開放，同時(shí)檢索程序結(jié)構(gòu)復(fù)雜，降低了檔案靈活程度。

二、規(guī)范高速公路運(yùn)營企業(yè)檔案管理的方法途徑

（一）有效制定規(guī)則。在高速公路營運(yùn)企業(yè)檔案管理的過程中，相關(guān)管理人員可以按照運(yùn)營檔案標(biāo)準(zhǔn)工作流程手冊對整體檔案體系進(jìn)行革新與標(biāo)準(zhǔn)化改造。在這個過程中，管理人員需要結(jié)合現(xiàn)有企業(yè)實(shí)際對檔案文件資源進(jìn)行綜合管理，實(shí)現(xiàn)檔案本身工作的基本流程，保證收集、保管、銷毀等工作流程的正常進(jìn)行，要求實(shí)施人員嚴(yán)格遵守相關(guān)方法和制度，禁止私自處理檔案的情況發(fā)生[2]。通過合理制定檔案體系標(biāo)準(zhǔn)，能夠加強(qiáng)高速公路運(yùn)營企業(yè)的檔案管理工作效果，實(shí)現(xiàn)綜合管理。部門人員需要確保職能的分離效果，提高對工作制度的重視程度，合理進(jìn)行檔案管理工作。

（二）加強(qiáng)相關(guān)管理區(qū)域建設(shè)。企業(yè)中檔案保存的相關(guān)位置應(yīng)當(dāng)符合設(shè)備齊全、環(huán)境條件適宜的基本要求，管理層人員應(yīng)當(dāng)按照國家標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)檔案管理庫房、檔案閱覽室以及檔案管理人員辦公區(qū)域。同時(shí)，還可以對一線檔案工作人員進(jìn)行表彰，設(shè)置檔案管理榮譽(yù)表揚(yáng)榜，提升工作人員的積極性，并增強(qiáng)檔案管理的效率。通過對檔案管理區(qū)域的有效建設(shè)，能夠提升檔案存放的靈活性，使其滿足現(xiàn)有高速公路運(yùn)營企業(yè)對檔案的需求，并為以后的進(jìn)一步發(fā)展預(yù)留空間。

（三）定期組織檔案管理培訓(xùn)工作。檔案人員需要經(jīng)過一定程度的培訓(xùn)，保證在專業(yè)能力以及綜合素質(zhì)上達(dá)到進(jìn)行檔案管理工作的最低標(biāo)準(zhǔn)。因此，高速公路運(yùn)營企業(yè)可以定期安排相關(guān)人員積極參加檔案管理部門的培訓(xùn)活動，通過這種方式加強(qiáng)他們的基本管理能力以及道德素養(yǎng)，避免意外事件的發(fā)生。檔案部門開展的培訓(xùn)活動需要遵守基本的規(guī)章制度流程，做到有效提升工作人員的處事態(tài)度的目標(biāo)，加強(qiáng)企業(yè)檔案管理規(guī)范。

（四）實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化檢查流程。為了能夠?qū)ΜF(xiàn)有的業(yè)務(wù)檔案進(jìn)行規(guī)范化管理，工作人員需要注意項(xiàng)目檔案的合理填寫，并將其納入日常管理的基本要求中。檔案管理部門需要建立人員責(zé)任制，由對應(yīng)的人員負(fù)責(zé)管理對應(yīng)檔案，做到工作完整、準(zhǔn)確[3]。在管理工作完成后，應(yīng)當(dāng)進(jìn)行系統(tǒng)歸檔，實(shí)現(xiàn)責(zé)任人與檔案的相互連接。通過進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化檢查，使檔案與實(shí)際條件達(dá)成信息同步，明確流程規(guī)范文件的編制要求，使高速公路企業(yè)檔案做到有效的收集、整理、分類、移交、歸檔。企業(yè)管理人員應(yīng)當(dāng)定期對信息檔案質(zhì)量進(jìn)行抽查，執(zhí)行核查工作，并且每隔一段時(shí)間應(yīng)當(dāng)組織檔案整理。如果在這個過程中發(fā)現(xiàn)不合格問題，則需要追查責(zé)任人，并限期整改。

（五）構(gòu)建合理的檢索工具。檔案管理進(jìn)行編目工作時(shí)，需要有效利用基本檢索工具，如案例目錄和文件目錄等。管理人員在進(jìn)行編研、賬目管理后，需要根據(jù)公司自身管理的特點(diǎn)，編寫具備企業(yè)特色的匯編調(diào)研材料。內(nèi)容可以包括高速公路收費(fèi)站調(diào)研活動情況、公路運(yùn)行狀況、監(jiān)測報(bào)告等調(diào)研材料。通過這種方式，能夠有效加強(qiáng)檔案本身發(fā)揮的作用效果，在需要的時(shí)刻給予企業(yè)決策幫助，并促進(jìn)企業(yè)完成信息公開。

（六）落實(shí)辦公自動化。高速公路運(yùn)營企業(yè)應(yīng)當(dāng)對檔案資料進(jìn)行辦公自動化系統(tǒng)革新操作，實(shí)現(xiàn)管理效率的大幅提升。要落實(shí)辦公自動化，檔案管理部門工作人員必須熟悉電子文件的收集和管理操作，并具備基礎(chǔ)計(jì)算機(jī)操作能力[4]。只有具備這些條件后，檔案管理部門才能有效地對各種檔案進(jìn)行規(guī)范的電子化管理。

（七）革新基本制度。與其他類型的公司檔案工作相比，高速公路運(yùn)營企業(yè)在相關(guān)領(lǐng)域一直處于不利地位。為改變這種狀況，高速公路運(yùn)營公司可以從檔案的可靠性、管理制度以及工作人員權(quán)責(zé)等方面進(jìn)行革新，徹底落實(shí)有關(guān)制度，以盡快實(shí)現(xiàn)檔案管理工作目標(biāo)。管理部門需要根據(jù)高速公路運(yùn)營的特點(diǎn)，通過各種社會調(diào)查進(jìn)行分析討論，對調(diào)查結(jié)果進(jìn)行歸納整合，形成高速公路檔案管理規(guī)范。

（八）整合重要文件檔案。高速公路運(yùn)營企業(yè)檔案管理部門需要及時(shí)解決檔案收集和處理的困難，并對重要但卻容易被忽視的文件材料進(jìn)行快速整合，例如重大會議、業(yè)務(wù)、決策活動的聲像檔案等。在完成整合后，需要認(rèn)真核對內(nèi)容，防止出現(xiàn)差錯，并嚴(yán)格把好規(guī)范格式關(guān)，以利于今后的檔案查閱利用。

（九）加強(qiáng)抽查工作的落實(shí)程度。檔案管理工作既要注重全面的審核抽查，又要注重專項(xiàng)排查效果。通常對檔案的排查工作可以分為多個階段，即收集、完善、上架等。因此，管理者應(yīng)認(rèn)真審查各個階段，通過分析呈報(bào)文件材料范圍，實(shí)現(xiàn)對分類的主要定位。審查的主要重點(diǎn)應(yīng)是業(yè)務(wù)中容易被忽視和出現(xiàn)錯誤的部分，通過落實(shí)有效檢查，達(dá)到提高檔案管理的規(guī)范性。通常檔案管理有著大量分類工作，因此管理人員需要認(rèn)識到企業(yè)的查漏補(bǔ)缺標(biāo)準(zhǔn)，通過建立專業(yè)的記錄機(jī)制，做好標(biāo)準(zhǔn)報(bào)表和材料的準(zhǔn)備工作。

結(jié)束語

綜上所述，在高速公路運(yùn)營企業(yè)的檔案管理工作中存在著一些問題，相關(guān)部門人員應(yīng)當(dāng)采取多種措施，達(dá)到改善工作質(zhì)量的目標(biāo)，為運(yùn)營企業(yè)的進(jìn)一步發(fā)展打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

參考文獻(xiàn)

[1] 李瀠. 高速公路營運(yùn)企業(yè)檔案工作一體化規(guī)范管理的探索與實(shí)踐[J]. 廣東公路交通， 2019.

[2] 林麗娜. 淺談高速公路營運(yùn)公司檔案信息化建設(shè)[J]. 知識文庫， 2015（21）：61-62.