薛瑞娟

單縣行政審批服務局 山東單縣 274300

信息技術的快速發(fā)展推動了檔案事業(yè)的深化變革，檔案信息化建設需要形成綜合化、規(guī)范化、標準化與專業(yè)化的管理體系。新時代應當提高檔案化管理建設的效率，增加檔案管理設施設備的投入，注重以新技術提高檔案管理的效率。具體來說要形成專業(yè)的檔案管理體系，完善信息化的檔案管理制度，明確各個部門在信息化環(huán)境下的檔案管理職責分工，形成自己的檔案管理工作監(jiān)督機制，從而推動檔案管理工作的順利改革[1]。

1 檔案管理信息化建設的重要性

隨著數(shù)字化、信息化的不斷發(fā)展，檔案管理工作開始廣泛應用信息技術，這樣的方式能夠不斷推進檔案管理工作信息化的進程。隨著我國社會經(jīng)濟的快速發(fā)展，檔案管理工作變得越來越重要，并且對檔案管理提出非常高的要求，推進了檔案管理工作信息化進程。檔案管理的信息化可以確保檔案原文檔的完整真實性，有利于對檔案資料進行開發(fā)利用。檔案的信息化管理可以讓檔案整理以及分類變得更加輕松，也可以規(guī)范檔案管理工作。在現(xiàn)如今的信息化社會中，要緊握有利時機，加快辦公信息化進程，從而做好檔案管理信息化建設。檔案管理信息化足以讓工作人員提高處理檔案的效率，從而提高檔案處理速度，節(jié)省辦公費用與空間，更便于工作人員的查找。在全新的歷史發(fā)展階段，一定要充分利用計算機網(wǎng)絡資源，及時實現(xiàn)檔案管理信息化。

2 檔案信息化建設中所存在的問題

2.1 數(shù)據(jù)異構性

隨著我國進入信息化時代，越來越多的機關開始使用計算機技術方便我們的日常工作，許多的資料以及文件也都開始以各種形式在網(wǎng)絡數(shù)據(jù)庫中進行存儲。這樣的工作模式以及存儲方式雖然極大的方便了工作人員，但卻對于檔案館管理的工作人員造成一定的影響。例如，在機關辦公室中，許多的文件以及資料都以各種各樣的形式存儲在數(shù)據(jù)庫中，在這樣的模式下，雖然方便了辦公室工作人員對于各類檔案文件的提取以及存儲，但是卻對于檔案管理的工作人員造成了一些阻礙。在數(shù)據(jù)庫存儲時，檔案管理的工作人員需要將文件按照不同的屬性以及來源、形式的進行分類存儲。而數(shù)據(jù)異構性極大的影響了檔案管理人員的工作效率，同時也對于我國檔案信息化建設的腳步造成了一定的阻礙。

2.2 檔案信息化建設管理標準要求不明確

雖然國家檔案局也制定了一些檔案信息化建設管理的標準指南和要求，這些僅僅是業(yè)務指導層面上的東西，缺乏行政層面上的強制執(zhí)行措施和要求。各單位在具體的檔案管理工作中依然是我行我素，堅持自己原來的管理方式，所以檔案信息化建設管理還必須要求政策制度上的統(tǒng)一標準才行。

2.3 滯后性

目前檔案管理中對于檔案信息不及時的進行歸檔整理，造成了大量檔案信息丟失，所以降低了人們對檔案信息化建設的興趣。開展檔案信息化建設可以改進原來的檔案管理形式，也可以提高檔案信息的查找速度，檔案的信息化建設不只具有先進的檔案管理技術，還要靠完善的檔案管理制度和檔案管理人員的積極性作保障[2]。

3 檔案信息化建設與檔案管理的對策

3.1 提高檔案管理人員修養(yǎng)

檔案管理人員的專業(yè)水平在很大程度上決定了檔案信息化建設的質量。檔案管理人員的素質還關系檔案數(shù)據(jù)信息應用價值能否有效實現(xiàn)。為了更好的發(fā)揮檔案在輔助決策，推動項目與數(shù)據(jù)運轉方面的任用，應當提高檔案管理工作人員的業(yè)務能力。第一步，建立綜合型的檔案管理人員工作體系，確定責任分工，增強大家的信息化檔案管理意識，注重強調整體工作的質量；第二步，增強管理人員的培訓工作，促進專業(yè)技術人員不斷參與各種信息化檔案管理技術的培訓活動，基于豐富的學習培訓提高檔案管理業(yè)務技能。

3.2 提高檔案信息化建設力度

信息時代應當形成互動性的檔案管理機制，形成綜合性的檔案數(shù)據(jù)運轉機制，這樣才能提高檔案管理的效率，解決檔案管理中的實際問題。首先，加強檔案管理信息技術硬件設施的供給力度，根據(jù)大數(shù)據(jù)時代的特征配置相關專業(yè)的檔案管理設備，擴大檔案的收儲范圍，實現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)的有效共享，有效聯(lián)通，解決檔案傳輸方面的問題。其次，開發(fā)專業(yè)的檔案管理系統(tǒng)軟件，提高檔案管理的智能化水平，在直觀的界面中輔助各部門人員實時傳遞檔案信息，更好的提高效率，降低檔案運行過程中的風險，進而提高檔案管理工作的質量。

3.3 實現(xiàn)檔案信息共享

如今時代已經(jīng)逐漸的進入了大數(shù)據(jù)時代，所以為了方便機關的工作我們需要實現(xiàn)檔案信息共享。在實行檔案信息共享中，我們首先需要挖掘一批計算機專業(yè)的相關人才，以保證檔案信息共享可以順利的進行。此外，我們在進行檔案信息共享的同時，還需要時刻注意檔案信息安全問題。大數(shù)據(jù)時代的到來除了給我們帶來了許多的便利，也給我們帶來了許多的威脅，其中網(wǎng)絡安全就是之一。所以為了保證我們的檔案信息不被不法分子竊取或是損壞，我們需要時刻對于檔案信息安全提高重視。

3.4 建立網(wǎng)絡檔案

網(wǎng)絡檔案的建立可以提高檔案信息化建設與管理的效率。網(wǎng)絡檔案建立時要注意以下兩點，一是建立檔案網(wǎng)站，通過內部網(wǎng)站及檔案服務平臺的建設，發(fā)揮網(wǎng)站及服務平臺的優(yōu)勢，提高檔案管理的服務功能。要將網(wǎng)絡檔案建設成檔案信息服務平臺，以實現(xiàn)檔案信息的合理應用。二是配備必要的檔案信息化管理硬件設施，通過計算機設備的支持和檔案管理軟件的支持保證網(wǎng)絡檔案能進行交換互用，提升檔案管理的安全性，以最大限度實現(xiàn)檔案的價值。

4 結語

總之，檔案信息化建設管理是未來檔案管理的發(fā)展方向和主流模式，現(xiàn)在的檔案管理部門一定要提高對開展檔案信息化建設管理的認識，加大檔案信息化建設力度，加快檔案信息化建設管理步伐，為快速提升國家檔案管理水平做出自己的努力[3]。