劉平

單縣行政審批服務(wù)局 山東單縣 274300

在信息技術(shù)發(fā)展水平不斷提升的今天，機(jī)關(guān)事業(yè)單位產(chǎn)生的電子文件和檔案資料也越來越多。在這種情況下，只有采取相應(yīng)的措施提升檔案管理的信息化水平，才能夠滿足機(jī)關(guān)事業(yè)單位的日常工作需求，促進(jìn)機(jī)關(guān)事業(yè)單位的發(fā)展與進(jìn)步。

1 檔案科學(xué)化管理這一重要舉措的意義

以往的管理辦法是將重要的紙質(zhì)檔案資料整理，如果工作人員將這些資料任意擺放在檔案室，將導(dǎo)致檔案管理的雜亂無章。機(jī)關(guān)單位的員工具有流動(dòng)性，若要求他們自行保管檔案材料，在員工任免工作時(shí)，可能會(huì)出現(xiàn)檔案找不到的現(xiàn)象，影響機(jī)關(guān)單位的工作延續(xù)性。檔案對(duì)機(jī)關(guān)單位造成的損失是不可估量的，將工作的原始資料——檔案，將其妥善保管是機(jī)關(guān)單位在管理過程中十分簡單并且基礎(chǔ)的工作[1]。

2 目前機(jī)關(guān)單位在檔案管理中出現(xiàn)的問題

2.1 忽視檔案管理的重要性

現(xiàn)階段，機(jī)關(guān)單位對(duì)容易彰顯成績的管理十分重視，比如財(cái)務(wù)管理和人事管理等，忽視對(duì)于檔案管理的工作，這種現(xiàn)象普遍存在于我國機(jī)關(guān)事業(yè)單位。更有甚者，事業(yè)單位沒有設(shè)立單獨(dú)的檔案管理部門，究其原因就是認(rèn)識(shí)不充分，不了解檔案管理制度在日常工作中的重要地位，沒有深刻體會(huì)到檔案管理工作會(huì)對(duì)于單位的重要性。將檔案管理部門與其他部門相比較，前者非常容易被管理者忽視，或?qū)ζ渚?，還有的單位在檔案管理部門只有兼職的員工。而兼職員工沒有專業(yè)的檔案管理知識(shí)，并且職位還不固定。因?yàn)闄n案管理工作易被忽視的屬性，也在一定程度上限制了檔案管理工作的發(fā)展方向。

2.2 檔案管理制度的停滯不前

現(xiàn)階段，檔案管理這一模式在伴隨著機(jī)關(guān)事業(yè)單位的深入改革后也迎來新的關(guān)注高度，但是機(jī)關(guān)單位的發(fā)展和檔案管理制度存在日益增長的矛盾。一個(gè)單位的檔案分布在不同的部門，阻礙了部門間的相互了解，讓檔案管理存在很多問題，并且處于離散的狀態(tài)。因?yàn)楦鱾€(gè)部門職員都不是相關(guān)專業(yè)畢業(yè)，或沒有經(jīng)過系統(tǒng)的學(xué)習(xí)，很難讓他們從心里重視檔案管理的重要問題，最終使檔案的利用率逐步下降[2]。

2.3 沒有完整的科學(xué)化檔案管理方式

電子信息技術(shù)在伴隨著快速發(fā)展的電腦網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，成了職員日常工作中、學(xué)生學(xué)習(xí)過程中不可或缺的重要工具。越來越多的高科技技術(shù)被逐漸發(fā)明，并快速應(yīng)用到學(xué)習(xí)、工作和生活中，不但方便了人們?nèi)粘Ｉ?，還對(duì)人們的辦事效率有了大幅度改善，并且摒棄了傳統(tǒng)的檔案管理模式，出現(xiàn)了越來越高技術(shù)水平的管理方式。相較于以往的紙質(zhì)材料來說，電子信息技術(shù)的快速應(yīng)用，新形勢(shì)下的方案與舊的方案發(fā)生越來越多的碰撞[3]。

3 機(jī)關(guān)單位順利進(jìn)行科學(xué)化檔案管理的重要辦法

3.1 政府部門應(yīng)該大力支持相關(guān)事業(yè)部門

政府應(yīng)求立法部門針對(duì)檔案管理的辦法制定或完善法規(guī)，依法加強(qiáng)建設(shè)機(jī)關(guān)單位的檔案管理部門，對(duì)機(jī)關(guān)單位要有目的性的進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)督并指導(dǎo)督促。政府部門應(yīng)該多與相應(yīng)機(jī)關(guān)進(jìn)行座談，宣揚(yáng)檔案管理的必要性及完善檔案管理制度的意義，為相應(yīng)的機(jī)關(guān)單位打造一個(gè)積極的工作氛圍。要將在檔案管理方面表現(xiàn)優(yōu)異的單位或個(gè)人找出來作為榜樣，做好帶頭作用并全面改善全國機(jī)關(guān)單位的檔案管理水平。最后，政府相關(guān)部門在有必要的時(shí)候采取必要措施，深入基層并且制定措施和管理制度，每過一段時(shí)間采取抽查考核的制度，對(duì)于不滿足要求的單位或個(gè)人進(jìn)行相應(yīng)的知識(shí)培訓(xùn)。

3.2 摒棄以往檔案管理的思想

機(jī)關(guān)單位想要實(shí)現(xiàn)檔案科學(xué)化管理，就必須要拋棄舊的管理措施，積極接納新的管理方式。打破落后的檔案管理模式，將各個(gè)部門之間的界限去除掉，才能有更高的效益。機(jī)關(guān)單位必須要先改變管理理念，才能更好地監(jiān)督檔案管理工作人員進(jìn)行實(shí)時(shí)收集、合理歸類、妥善保管，最后加以整合與利用的工作。相關(guān)的機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)作為領(lǐng)頭羊率先去了解有關(guān)檔案管理方式的相關(guān)書籍和文獻(xiàn)，促使在機(jī)關(guān)單位內(nèi)部形成由上而下對(duì)檔案管理工作的重要性認(rèn)識(shí)[4]。

3.3 完善檔案科學(xué)化管理制度

科學(xué)的檔案管理機(jī)制是相關(guān)事業(yè)單位進(jìn)行檔案科學(xué)化管理必不可少的條件。相關(guān)單位首要條件是改善檔案管理的科學(xué)化，這會(huì)保障檔案收錄的及時(shí)、分類的合理以及最后的歸檔步驟完整性。完善管理措施，必須要根據(jù)檔案管理的可持續(xù)發(fā)展性、能否適應(yīng)相關(guān)單位的現(xiàn)實(shí)情況和檔案能否進(jìn)行安全儲(chǔ)存。管理部門需要合理運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)資源和技術(shù)，開發(fā)能滿足本單位和檔案管理工作的操作程序，通過規(guī)范管理職能以及合理運(yùn)用技術(shù)兩方面共同保證數(shù)據(jù)安全，將紙質(zhì)版和電子版上的檔案統(tǒng)一到一個(gè)操作系統(tǒng)中，實(shí)現(xiàn)職員的高效率工作。

3.4 建立完整的檔案管理系統(tǒng)

將檔案進(jìn)行檔案化處理逐漸演變?yōu)橄嚓P(guān)單位在實(shí)現(xiàn)檔案科學(xué)化管理的重要工作，將檔案用電子文檔的形式進(jìn)行收發(fā)、存貯的操作，可以方便工作人員進(jìn)行查閱或者修改。計(jì)算機(jī)技術(shù)不斷發(fā)展，電子文檔正在不斷取代紙質(zhì)文檔，將計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用到眾多行業(yè)和領(lǐng)域中已經(jīng)成了常見的事情。在對(duì)于檔案管理的工作來看，以往的人工管理模式很難滿足處理大量數(shù)據(jù)的需求。通過計(jì)算機(jī)進(jìn)行檔案管理，可以避免人為的失誤并且提高了準(zhǔn)確度和效率。所以，檔案科學(xué)化管理就需要機(jī)關(guān)單位完善局域網(wǎng)，將檔案進(jìn)行共享處理，才能更好地提高檔案管理工作的科學(xué)性與正確性，更具有說服力[5]。

4 結(jié)語

檔案是一項(xiàng)重要的資源，在檔案管理中如何將其進(jìn)行科學(xué)化整合是機(jī)關(guān)單位目前急迫改善的問題。在戰(zhàn)略性高度全面認(rèn)識(shí)檔案管理的重要性是不能缺少的。檔案管理部門同時(shí)也需要對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)化、信息化、規(guī)范化的措施并積極探索，進(jìn)而對(duì)機(jī)關(guān)單位的可持續(xù)化健康發(fā)展提供必要的有力保障。