何華恩

詔安縣機關(guān)事業(yè)單位社會保險中心 福建漳州 363500

機關(guān)事業(yè)單位的社會保險檔案管理工作是社會保險事業(yè)的重要組成部分和基礎(chǔ)。在推進和諧社會建設(shè)和社會保險事業(yè)加快發(fā)展的新形勢下，機關(guān)事業(yè)參保單位的檔案管理工作也面臨一些突出矛盾、困難和問題，直接影響這項工作的有效推進，不能充分發(fā)揮社會保險檔案利用及其管理部門的服務(wù)作用，不利于社會保險事業(yè)的發(fā)展和參保人員基本權(quán)益的保障，應(yīng)深入研究，推進工作創(chuàng)新，盡快解決問題。

1 社保檔案的價值和作用

1.1 是維護參保人員權(quán)益的基本依據(jù)

機關(guān)事業(yè)單位社會保險檔案是廣大參保人員維系自身利益原始的法律憑據(jù)。當自身的利益受到損害時，憑借社會保險檔案可以維護自身利益，也是決定參保對象，特別是離退休人員待遇調(diào)整金額的多少的憑據(jù)[1]。

1.2 有助于維護社會和諧穩(wěn)定

機關(guān)事業(yè)單位社會保險檔案的管理有利于參保單位的穩(wěn)定和諧，社會保險檔案是整個民生檔案的關(guān)鍵組成部分。社會保障體系建設(shè)是現(xiàn)階段構(gòu)建社會主義和諧社會的重要內(nèi)容，管好社保檔案，可以有效推動社保事業(yè)的穩(wěn)定健康發(fā)展，促進民生問題的解決。

2 社保檔案管理存在的主要問題

應(yīng)依法實施社會保險檔案的管理，依法管好用好社保檔案，讓社會保險檔案發(fā)揮積極作用，為人民提供更好的社會檔案服務(wù)。但當前社保檔案管理還存在著一些問題。

2.1 依法管理社保檔案意識不強

一些單位缺乏依法管理社保檔案意識，隨意堆放，雜亂無章，無檔案庫房,無滅火器等，這些不規(guī)范行為加重了社會保險檔案管理的危害性，影響社會保險事業(yè)的發(fā)展。機關(guān)事業(yè)單位中人退休，待遇領(lǐng)取法定年齡的認定憑紙質(zhì)材料，給不法者有機可乘。這些情況，給社保檔案的管理帶來了很多問題。社保檔案管理法治意識薄弱，導(dǎo)致檔案管理工作惡性循環(huán)，不利于維護檔案管理法律的嚴肅性，不利于構(gòu)建法治社會。

2.2 社保檔案管理體制不順

社會保保險涉及面廣，參保單位多，參保人員復(fù)雜，從程序方面包括參保登記、審查、繳費、待遇發(fā)放以及死亡退保等，這些繁瑣的程序，構(gòu)成了大量的檔案管理工作。不同社保業(yè)務(wù)檔案，歸屬不同科室，科室之間交叉工作多，特別是退休中人養(yǎng)老金重算時，需要征收、待遇、職業(yè)年金等科室互相配合，體制不順，在管理過程中會遇到檔案整理“空檔”的問題。雖然我們引進了先進的電子檔案管理系統(tǒng)，但是由于社保檔案管理方面的電子軟件開發(fā)不成熟，實際工作中存在電子檔案管理與紙質(zhì)檔案管理兩種形式，導(dǎo)致電子檔案管理不能得到充分的利用。在電子檔案管理過程中，由于信息網(wǎng)絡(luò)的開放性特點，可能會出現(xiàn)泄密、更改信息等不良現(xiàn)象。

2.3 一些社保檔案管理人員不適應(yīng)工作需要

雖然我國頒布了相關(guān)的法律法規(guī)和業(yè)務(wù)規(guī)范，在很大程度上對社保檔案管理進行了規(guī)范，但是對于檔案管理的具體工作流程，沒有嚴格統(tǒng)一的規(guī)范，社保檔案管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)整體上不高，對檔案分類不明，劃分期限不清只會對社保檔案進行基本的收納，更不用說除塵，防蛀，防濕，防火等措施，無法對檔案做到必要的管理。尤其是引入電子檔案管理，很多檔案管理人員缺乏計算機管理技能，連基本的excel表格都不會操作，案卷目錄無法建立，不能適應(yīng)日新月異的工作需要。一些法律意識淡薄者，在工作中容易受金錢等誘惑，進行檔案造假。

3 社保檔案管理的創(chuàng)新途徑

3.1 大力宣傳社保檔案作用

要在廣大干部群眾中組織多種多樣的檔案法律法規(guī)宣傳教育活動，大力宣傳檔案管理工作的重要性以及檔案利用的價值，提高全社會對社保檔案管理重要性的了解和認識。在宣傳過程中應(yīng)對管理人員和公眾進行《檔案法》等相關(guān)法律法規(guī)進行宣傳，例如社保電子檔案可以作為證據(jù)在刑事訴訟中發(fā)揮作用，為人民提供相關(guān)的保障。

《檔案法》規(guī)定，一切國家機關(guān)、武裝力量、政黨、社會團體、社會事業(yè)單位和公民都有保護檔案的義務(wù)，各單位都應(yīng)將檔案工作納入重要議事日程，定期聽取檔案工作匯報，及時解決檔案管理過程中出現(xiàn)的問題[2]。

3.2 推進社保檔案管理信息化

針對當前機關(guān)事業(yè)單位檔案管理實際工作中存在電子檔案和紙質(zhì)檔案兩種管理方式的問題，結(jié)合社會信息化的發(fā)展，應(yīng)進一步提升檔案管理水平，讓社會保險檔案管理更為便捷高效；應(yīng)利用信息技術(shù)條件，社會社保檔案管理部門可以對社保檔案的信息進行利用和共享，讓社保管理信息發(fā)揮更大的作用。對社會保險檔案進行電子化或者數(shù)字化管理，有利于節(jié)省空間，提升管理效率。根據(jù)現(xiàn)行的機關(guān)事業(yè)單位社保檔案保存期限分為：永久、100年、50年、20年、10年等，期限長，分類多，人工成本高特點，應(yīng)加大人力物力財力投入，加快推進機關(guān)事業(yè)單位社保檔案管理信息化提升檔案管理信息化水平。

3.3 完善社保檔案管理制度

針對機關(guān)事業(yè)單位社會保險檔案管理中存在的問題，進一步建立健全社保檔案管理整理規(guī)范制度，使優(yōu)化和整合檔案資源，用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、數(shù)據(jù)技術(shù)管理檔案，為民生服務(wù)等都有章可循。應(yīng)加強對社保檔案管理人員的法制教育，使其了解法律規(guī)定，真正懂法、守法、用法，依法管理社保檔案。

3.4 提高社保檔案管理人員素質(zhì)

由于機關(guān)事業(yè)社會保險所涉及的面廣，參保單位多，參保人員復(fù)雜，相應(yīng)加大了機關(guān)事業(yè)單位社會保險檔案的管理難度和工作量，要求社會保險管理人員具備較高的業(yè)務(wù)素養(yǎng)和工作能力，提高工作效率。應(yīng)加強對機關(guān)事業(yè)單位中社保檔案管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)的培養(yǎng)，尤其是加強社會保險檔案管理相關(guān)法律法規(guī)及業(yè)務(wù)規(guī)范的培訓(xùn)。法律意識的薄弱，是檔案管理人員違法的主要原因，讓檔案管理人員明白對檔案進行造假是違法行為[3]。

4 結(jié)語

社保檔案管理工作十分重要，我們必須高度重視，加大投入，積極推進信息化、體制機制等方面的創(chuàng)新，努力做好這項工作，促進社會保險事業(yè)發(fā)展。