紀(jì)齊魯

（長(zhǎng)白山保護(hù)開發(fā)區(qū)醫(yī)療保險(xiǎn)經(jīng)辦中心，安圖 133613）

引 言

互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代來臨，經(jīng)濟(jì)迅速發(fā)展，信息保密顯得愈發(fā)關(guān)鍵，群眾對(duì)檔案管理工作質(zhì)量提出更高的要求。科學(xué)技術(shù)是社會(huì)發(fā)展的主要生產(chǎn)力，因此，在進(jìn)行社會(huì)管理、建設(shè)和發(fā)展時(shí)，必須始終將它們與科學(xué)技術(shù)緊密結(jié)合。信息技術(shù)是一種先進(jìn)的應(yīng)用技術(shù)，面對(duì)信息時(shí)代的大量檔案，這種存儲(chǔ)及使用趨勢(shì)正在變得電子化。電子信息技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用已成為必然的發(fā)展趨勢(shì)。眾所周知，傳統(tǒng)檔案以紙質(zhì)版為主，在檔案管理過程中難免遭遇自然災(zāi)害的侵蝕，進(jìn)而耗費(fèi)大量資源加以維護(hù)。而依托于互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的電子檔案橫空出世，顯著減輕檔案管理難度，并提升管理效率，但同時(shí)也產(chǎn)生了傳統(tǒng)檔案管理以外的新漏洞，因而了解現(xiàn)階段電子檔案管理難點(diǎn)并找尋解決方案具有重要意義。

一、電子檔案簡(jiǎn)述

電子檔案與傳統(tǒng)檔案的呈現(xiàn)形式不同，依托于互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，消除傳統(tǒng)紙質(zhì)版檔案存放難度大的問題，并通過網(wǎng)絡(luò)實(shí)時(shí)傳輸及調(diào)用，大幅提升管理效率，且電子版檔案量級(jí)小，少量設(shè)備可容納千萬人信息，無需實(shí)際空間存放，減輕資源負(fù)擔(dān)。社會(huì)快速發(fā)展，電子檔案存儲(chǔ)模式多樣化，目前已徹底脫離傳統(tǒng)紙質(zhì)版檔案特征，且功能愈發(fā)強(qiáng)大，既能滿足數(shù)據(jù)信息資源集成目標(biāo)，同時(shí)有效解決群眾問題。

二、電子檔案管理的重要性

電子檔案是一個(gè)以數(shù)字化技術(shù)為基礎(chǔ)，通過使用信息技術(shù)與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，從而構(gòu)建起來的信息管理平臺(tái)，它對(duì)檔案管理工作有著重要意義。使用電子檔案，可以使檔案管理工作的效率及質(zhì)量得到提升，還能促使檔案管理工作的綜合管理能力的提高?，F(xiàn)在電子檔案雖然已經(jīng)得到了普及應(yīng)用，但是電子檔案的保密性不強(qiáng)，這就使檔案安全面臨一定的風(fēng)險(xiǎn)。

三、現(xiàn)階段電子檔案管理存在的缺陷

（一）真實(shí)性

與傳統(tǒng)紙質(zhì)版檔案相比，電子檔案依托于“增刪改查”四大功能，操作簡(jiǎn)單，不留痕跡。而檔案內(nèi)容并非一成不變，期間各類更新過程不會(huì)記錄在案，導(dǎo)致內(nèi)容審核難度增大，甚至于少數(shù)心懷不軌的管理人員擅自變更檔案信息，從而嚴(yán)重?fù)p害群眾利益，更抹黑公共機(jī)構(gòu)形象。

（二）保密性

由于電子檔案存儲(chǔ)于計(jì)算機(jī)，勢(shì)必存在保密性缺陷。隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)愈發(fā)達(dá)，病毒、系統(tǒng)問題均可能導(dǎo)致檔案信息泄露，一旦落于不法分子手中，則極大可能損害群眾利益。并且檔案管理人員可能存在操作失誤問題，則進(jìn)一步增加信息被盜竊的概率，因非實(shí)際盜竊手段，網(wǎng)絡(luò)追查需要耗費(fèi)更多時(shí)間。

四、提高電子檔案管理水平的具體手段

（一）增強(qiáng)檔案管理人員綜合素養(yǎng)

檔案管理工作不能過于依賴互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，人為操作同樣重要，管理部門必須糾正對(duì)檔案管理工作的錯(cuò)誤理解，了解管理人員選拔、晉升制度對(duì)檔案管理工作的重要意義，根據(jù)現(xiàn)有財(cái)政狀況，適當(dāng)增大相關(guān)經(jīng)濟(jì)投入。同時(shí)，管理部門應(yīng)及時(shí)對(duì)過往管理問題進(jìn)行復(fù)盤，并逐步優(yōu)化檔案管理規(guī)章制度，定期邀請(qǐng)同行專家對(duì)員工進(jìn)行培訓(xùn)，培訓(xùn)內(nèi)容不局限于工作模塊，還需針對(duì)職業(yè)精神進(jìn)行深刻講解。拓寬檔案管理人員學(xué)習(xí)掌握更多科學(xué)先進(jìn)的檔案管理理念和技巧，確保檔案管理工作人員綜合能力維持在高水平，并能夠針對(duì)已發(fā)生或者可預(yù)見的問題提供切實(shí)的解決方案，熟悉功能愈發(fā)多樣化的檔案管理系統(tǒng)，從而為客戶提供更好的服務(wù)質(zhì)量。此外，人才選拔應(yīng)提高門檻，通過綜合性考量實(shí)現(xiàn)高水平人才利用，以期為檔案管理團(tuán)隊(duì)注入新鮮血液。

（二）優(yōu)化檔案管理制度

根據(jù)調(diào)查可知，因檔案管理人為因素導(dǎo)致的信息丟失問題頻繁發(fā)生，雖然通過強(qiáng)化工作能力能夠在一定程度上減免發(fā)生概率，但是卻難以從源頭解決問題。為此，管理部門應(yīng)針對(duì)檔案信息資源真實(shí)性及源數(shù)據(jù)儲(chǔ)存提供解決方式。例如，優(yōu)化管理系統(tǒng)，每一步操作均可實(shí)現(xiàn)還原，且源數(shù)據(jù)自動(dòng)備份至其他設(shè)備。此外，通過構(gòu)建檔案監(jiān)督制度，派遣高水平的監(jiān)督人員進(jìn)行定期巡視，竭盡全力降低違法亂紀(jì)的概率，以提高電子檔案管理工作的合法化與規(guī)范化。

（三）完善電子檔案管理的安全防護(hù)措施

互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)是電子檔案管理工作的核心，日常工作對(duì)技術(shù)的依賴性逐漸增強(qiáng)，因而反向激勵(lì)互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)快速發(fā)展，從而為電子檔案管理提供更高效、便捷的操作平臺(tái)，但隨之而來的是更高概率的風(fēng)險(xiǎn)。為此，檔案管理人員應(yīng)根據(jù)業(yè)務(wù)差異科學(xué)劃分檔案文件，并備份至不同載體，避免因突發(fā)事故而導(dǎo)致信息丟失。同時(shí)，加強(qiáng)對(duì)工作硬件設(shè)備的安全檢查，定期檢查計(jì)算機(jī)健康，避免不法分子抓住漏洞偷取信息。管理部門應(yīng)正視現(xiàn)階段計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的弊端，正確認(rèn)識(shí)到區(qū)分信息的優(yōu)缺點(diǎn)，提升安全性，增加勞動(dòng)量，科學(xué)整合傳統(tǒng)檔案管理模式，以及電子檔案管理模式的優(yōu)點(diǎn)。此外，研發(fā)部門應(yīng)更重視安全技術(shù)開發(fā)，及時(shí)更新辦公管理系統(tǒng)及技術(shù)，實(shí)現(xiàn)檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)存儲(chǔ)量的擴(kuò)大，并預(yù)先制定完整且可行的信息安全拯救方案，甚至可針對(duì)重要程度較高的文件進(jìn)行特殊加密處理。

（四）現(xiàn)代化的管理能力

信息時(shí)代的到來是當(dāng)今科技進(jìn)步和社會(huì)發(fā)展的必然趨勢(shì)，如今互聯(lián)網(wǎng)已經(jīng)走進(jìn)各行各業(yè)并被廣泛使用。對(duì)于檔案管理者而言，要學(xué)會(huì)使用計(jì)算機(jī)對(duì)信息技術(shù)進(jìn)行操作，掌握信息處理能力，做好信息的接受、存儲(chǔ)、加工、備份、輸出；掌握現(xiàn)代通訊能力，遠(yuǎn)距離的獲取和傳遞信息資源；本地資源編輯能力，將檔案的信息根據(jù)其要求和使用情況進(jìn)行分類。只有掌握這些現(xiàn)代化技能，才能為使用者提供更快、更好的檔案信息資源。信息時(shí)代的核心就是計(jì)算機(jī)技術(shù)的普遍運(yùn)用，要想在信息時(shí)代中提升管理者的工作能力，熟練操作計(jì)算機(jī)是一項(xiàng)必備技能。信息時(shí)代的檔案收集、加工、存儲(chǔ)和傳遞都可以經(jīng)由計(jì)算機(jī)進(jìn)行協(xié)調(diào)管理，不懂計(jì)算機(jī)的人會(huì)成為信息時(shí)代的功能性文盲。只有掌握好計(jì)算機(jī)操作，才可以增加自身工作效率，為使用者提高服務(wù)質(zhì)量。

（五）借鑒國(guó)內(nèi)外成功經(jīng)驗(yàn)

任何領(lǐng)域的進(jìn)步都不能局限于某一地域，而且不同地域的互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)差異化較大，因而國(guó)內(nèi)人士應(yīng)針對(duì)自身領(lǐng)域存在的問題向其他地域獲取經(jīng)驗(yàn)。電子檔案管理部門可聯(lián)系其他地區(qū)負(fù)責(zé)人，定期派遣人員進(jìn)行交流，例如，互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)問題可詢問國(guó)外地區(qū)同事，高密度、大量級(jí)檔案處理問題可咨詢北上廣深地區(qū)同事，通過學(xué)習(xí)以及借鑒他人的工作模式，并結(jié)合自身以及當(dāng)?shù)貙?shí)際情況，探索出更加恰當(dāng)?shù)臋n案管理工作模式。

（六）開闊的視野和創(chuàng)新精神

信息時(shí)代下對(duì)于檔案工作者提出了更高要求，需要工作人員具有良好的視野和開拓進(jìn)取的精神。開闊的視野是當(dāng)今文化工作必不可少的要素，擁有這種能力更有利于完成日常工作。只有擁有了開闊的視野和全面的開放思想，才能創(chuàng)造性地工作，并改善自身的宏觀管理和總體規(guī)劃能力。對(duì)于檔案管理，還需要全新的愿景和想法。檔案管理人員應(yīng)及時(shí)了解國(guó)內(nèi)檔案管理領(lǐng)域的動(dòng)態(tài)，并能夠根據(jù)單位檔案管理的實(shí)際情況，不斷創(chuàng)新。

結(jié) 語

綜上所述，傳統(tǒng)檔案管理模式已難以滿足現(xiàn)階段檔案管理需求，而電子檔案橫空出世，解決傳統(tǒng)檔案管理模式的部分弊端，但同時(shí)衍生出新的難題，本文提議管理部門應(yīng)優(yōu)化電子檔案管理制度，加強(qiáng)管理團(tuán)隊(duì)綜合能力，充分發(fā)揮電子檔案的優(yōu)勢(shì)，維持檔案管理事業(yè)持續(xù)發(fā)展。面對(duì)如今社會(huì)的高速發(fā)展和科學(xué)技術(shù)的日益更新，作為檔案管理工作人員，需要跟上社會(huì)變化，轉(zhuǎn)變自己的思維方式，改觀自身對(duì)于檔案管理操作上的價(jià)值觀和行為方式，鍛煉應(yīng)變能力以面對(duì)瞬息萬變的信息時(shí)代。提高自己的應(yīng)變能力、堅(jiān)持不斷地學(xué)習(xí)、豐富自己的專業(yè)知識(shí)技能，讓自己充滿現(xiàn)代思想并掌握現(xiàn)代技術(shù)，具備良好的政治素養(yǎng)和科學(xué)態(tài)度，將以上內(nèi)容完美融合，做信息時(shí)代中有素質(zhì)、有能力的專項(xiàng)人才。